A situação em que os empreendedores se deparam com a necessidade de fazer o flash dos documentos está longe de ser incomum. Documentos podem ser necessários para inspeção fiscal, fundo de pensão ou para armazenamento no arquivo.
É estritamente proibido colar documentos ou prender com um grampeador. Para evitar problemas e não ganhar a reputação de uma pessoa analfabeta, você precisa saber como fazer o flash dos documentos de acordo com todos os requisitos.
Regras gerais
À primeira vista, pode parecer que nenhuma dificuldade em documentos vinculativos deve surgir, mas isso não é inteiramente verdade. O processo deve ser abordado de forma responsável para que os documentos estejam em boa forma. Muitas gráficas podem fazer esse trabalho por uma taxa fixa e em pouco tempo, mas nem todo empresário arrisca confiar papéis importantes a pessoas de fora. Para não usar os serviços de profissionais sempre, vale a pena descobrir como os documentos são exibidos corretamente.
Estruturas de supervisão não fornecem aos empreendedores orientações específicas sobre essa questão, então você precisa lidar com isso sozinho. Informações podem ser obtidas nas diretrizes no campo do trabalho de escritório.
Costurar papel com fio
Como fazer o flash de documentos dessa maneira? Para fazer isso, prepare os acessórios. Você precisa ter threads, agulhas e cola. O processo consiste em três etapas:
- Preparação de documentos. Todos os trabalhos devem ser dispostos na ordem correta e numerados com um lápis no canto da folha. Os furos podem ser feitos com um furador ou usar um furador. No caso em que há muitos papéis e é impossível perfurá-los com um furador, vale a pena usar uma unha afiada e um martelo. O número de furos depende da importância e finalidade do documento. Documentos altamente sensíveis são grampeados em cinco furos para evitar falsificação de folhetos. Os buracos devem estar localizados à esquerda, no centro do campo livre. A distância deve ser de aproximadamente três centímetros de uma punção para outra.
- Write-off Entendendo como costurar documentos com threads, você precisa conhecer as nuances importantes. Na maioria dos casos, é costume usar fio ou fio LS-210. Outros segmentos duráveis também são permitidos. É necessário iniciar o processo pela parte de trás do buraco, que está localizado no meio. É costume grampear os documentos duas vezes para obter a força desejada. O fio é trazido para a parte de trás da punção central e é amarrado com um nó. Se você precisar fixar papéis que não são de valor particular, você pode usar um thread regular.
- Certificação de um documento. Para certificar corretamente o papel, é necessário preparar uma pequena folha com dimensões de 4 por 5 cm, que deve ser colada ao feixe de modo que as extremidades do fio estejam livres. Na folha você deve indicar o número de papéis arquivados em número e palavras, bem como a posição, nome e iniciais da pessoa responsável. Depois disso, o certificador coloca sua assinatura e selo, se houver. As bordas da assinatura e da vedação devem ir além dos adesivos do folheto.
Como preparar documentos para inspeção fiscal?
Qualquer empreendedor é obrigado a fornecer vários relatórios sobre suas atividades, portanto, é necessário ter conhecimento de como enviar documentos para o serviço fiscal. Para evitar inconsistências, é aconselhável verificar com a pessoa responsável sobre as regras de fixação de documentos.
Para o documento final deve ser uma lista de todos os documentos em anexo. A lista deve ser incluída no início do processo e numerada separadamente.Também é necessário indicar as datas dos documentos e o número de folhas. Deve ser lembrado que o número é colocado nas folhas, não nas páginas. Se o documento for multi-volume, as folhas de cada volume serão numeradas separadamente.
Para as autoridades fiscais, você precisa piscar documentos em 3 furos, nem mais nem menos. A distância entre as punções deve ser superior a três centímetros. Você precisa organizá-los nos campos do lado esquerdo. Os buracos são feitos usando um furador ou uma agulha grossa. As perfurações devem estar no meio do campo para que o texto seja claramente visível. Todos os furos devem ser feitos de forma que fiquem estritamente um sob o outro.
Que fio costurar?
Os documentos para imposto precisam ser costurados apenas com uma agulha perfurante, usando fio ou fio LS-210. Em casos extremos, é permitido o piscar com um fio de nylon dobrado várias vezes.
O encadeamento é exibido na parte de trás da última folha. As extremidades, cujo comprimento não pode ser superior a 6 cm, devem ser amarradas. O adesivo é feito de acordo com as regras geralmente aceitas e é certificado por assinatura e selo. As extremidades do segmento devem estar livres.
Se o documento for armazenado por mais de dez anos, cinco perfurações devem ser feitas. Neste caso, o adesivo deve ser feito de papel de seda.
Capa do documento
Você precisa saber não apenas como fazer o flash de documentos, mas também como escolher uma capa para eles. Eles podem ser de três tipos: padrão, não-padrão e aqueles usados para armazenamento a longo prazo de papéis. Como regra, na maioria das vezes as dimensões da capa são 229 por 324 mm, são usadas para folhas A4.
Se o documento for maior, você precisará criar uma capa personalizada. Para fazer isso, você pode entrar em contato com a gráfica ou fazê-lo sozinho. Os papéis que precisam ser armazenados por mais de 25 anos devem ser enquadrados em uma capa resistente feita de papelão grosso. Se o documento deve ser transferido para o arquivo de estado, o material da capa deve estar livre de ácido.
Firmware de 4 furos
Dependendo de quanto tempo os documentos são armazenados, a execução pode ser de dois tipos:
- Parcial, em que as folhas não podem ser numeradas. Nesse caso, um inventário e uma folha de certificação não precisam ser compilados. Esse design é permitido para documentos armazenados por não mais de dez anos.
- A execução completa é necessária se os documentos estiverem no arquivo há mais de dez anos. Neste caso, você precisa piscar documentos em 4 furos.
A tampa deve ser sólida, feita de papelão grosso, cuja espessura é de 0,35 a 1,5 mm. Os elementos de descrição devem estar localizados de acordo com o GOST 17914-72. Ao preencher o papel, você precisa lembrar que o texto deve ser bem lido. Todos os elementos de metal, como clipes de papel e grampos, devem ser removidos.
Para firmware em 4 furos, você precisa preparar um furador, uma fixação para fixação, agulhas grandes e roscas. Se houver muitas folhas, é melhor usar uma broca.
As sutilezas da costura arquivística
Antes de imprimir documentos, você precisa verificar todos os papéis e organizá-los na ordem correta. As folhas de inventário devem ser numeradas separadamente. No final, uma testemunha é necessária.
Se a caixa estiver parcialmente concluída, o papelão deve ser aplicado na parte superior e inferior. No caso de um design completo, é necessário costurar e colar usando cola PVA.
Para prender o pacote, você deve usar opressão ou um dispositivo especial. A punção inferior e superior deve estar localizada a uma distância de 30 mm das bordas dos campos. Os dois orifícios restantes estão localizados a uma distância de cerca de 80 mm dos furos extremos.
As extremidades do fio devem ser enfiadas em diferentes agulhas e mantidas nas punções do meio no lado da frente. A linha é exibida da parte de trás através das perfurações extremas para a frente. Além disso rosqueado em buracos adjacentes. As extremidades precisam ser amarradas pelas costas.
Conclusão
O relatório correto e o gerenciamento de documentos é um dos aspectos essenciais de um negócio bem-sucedido. Portanto, os gerentes devem abordar esse assunto com toda a responsabilidade e saber como limpar os documentos corretamente.
