Um número crescente de empresas russas está começando a estudar os problemas associados aos fluxos de informação. O que é esse fenômeno? Qual é o significado dos fluxos de informação para o desenvolvimento das organizações? Quais são as características da aplicação da metodologia para o seu estudo para empresas de diferentes indústrias?
A importância prática dos fluxos de informação
Entre as áreas nas quais os fluxos de informação são da maior importância prática estão o gerenciamento empresarial.
A fim de aumentar a eficiência da produção de mercadorias, bem como sua qualidade, para dominar a produção de novos tipos e introduzir tecnologias avançadas, os líderes da empresa empregam uma ampla gama de métodos científicos e aplicados.
Os fluxos de informação na organização contribuem significativamente para o trabalho de qualidade dos gerentes em todas as áreas observadas.
Ao explorá-los, as empresas podem resolver com sucesso os problemas associados à exploração dos recursos de produção existentes.
O uso de fluxos de informação na produção
Vamos considerar por quais mecanismos os fluxos de informação na empresa estão envolvidos. Como regra geral, as empresas tentam construí-las nas projeções do sistema. A base para a formação dos quais são recursos de informação (tendo origem interna e externa).
Típico modelo de informação fluxos na empresa, como dissemos acima, reflete o interesse da administração da empresa em melhorar a qualidade da gestão. Sua construção implica a solução das seguintes tarefas principais:
- introdução de sistemas de controle nas linhas de produção;
- análise da qualidade das fontes de informação, sua coleta, avaliação da significância e perspectivas de engajamento nos negócios;
- modelagem de mecanismos de influência direta da informação nos processos de produção;
- criar e atualizar uma base de conhecimento corporativo;
O algoritmo específico para construir o modelo depende, em regra, das especificidades da indústria da empresa. Em alguns segmentos, a troca de informações tanto dentro da corporação quanto com o mercado externo pode ser difícil devido ao sigilo ou dificuldades tecnológicas na compilação de dados em arquivos e sua posterior transmissão ao destinatário.
Tipos de fluxos de informação
Os critérios de classificação geralmente aceitos, que permitiriam nomear inequivocamente os tipos de fluxos de informação, ainda não foram desenvolvidos na moderna escola de marketing russa. Muitos aspectos problemáticos que refletem a exploração de dados. No entanto, entre os especialistas há um modelo bastante difundido que divide os fluxos em tipos, dependendo da natureza da informação. Então, eles podem ser:
- financeira;
- tecnológico;
- marketing;
Isso, é claro, está longe de ser uma classificação exaustiva dos fluxos de informação. Claro, a lista continua. Exemplos específicos de fluxos de informação podem ser muito diferentes. É importante não confundi-los por causa de sua harmonia com os fenômenos da indústria. Por exemplo, fluxos financeiros e de informação que impliquem canais de liquidação em dinheiro e não-caixa refletindo informações, estatísticas ou analíticas, sobre fluxos de caixa não são a mesma coisa. No entanto, o primeiro pode ser bastante qualitativamente complementado pelo segundo.
Envolvendo threads como uma ferramenta competitiva
Se um sistema de fluxo de informações funcionando corretamente é introduzido na empresa, isso pode se tornar uma vantagem competitiva significativa da empresa. Em que aspectos?
Primeiro de tudo, no controle de processo. Quando os funcionários responsáveis da empresa recebem adequadamente as informações necessárias, isso permite que eles otimizem de maneira mais eficaz certas etapas da produção. As informações obtidas pelos especialistas nos permitem identificar as tecnologias mais significativas do ponto de vista da rentabilidade do negócio, além de apresentar aquelas que provavelmente se tornarão.
Outra vantagem proporcionada pela análise dos fluxos de informação é melhorar a qualidade da gestão no nível de pessoal.
Possuindo os dados necessários, corporativo estruturas de gestão o pessoal tem em mãos uma ferramenta que permite organizar de maneira mais eficiente o trabalho das estruturas corporativas internas.
Outro fator competitivo que uma empresa pode obter usando fluxos de informação em seu trabalho é a melhor distribuição de recursos financeiros e materiais.
Possuindo as informações necessárias, os gerentes saberão em que volumes e por onde direcionar fluxos de caixa e matérias-primas mais intensivamente, e onde menos.
Todos os três fatores observados tornam a empresa mais forte em potencial confronto com os concorrentes. Os fluxos de informação tornam possível, em primeiro lugar, superar os participantes do mercado devido à melhor comunicação entre estruturas corporativas internas. Como resultado, a produção é mais eficiente, a rentabilidade é maior, os preços são mais competitivos e, portanto, a atratividade crescente aos olhos dos compradores ou clientes de seu segmento.
Prática de Gestão de Informação
Por quais mecanismos práticos as empresas gerenciam os fluxos de informação? Como regra geral, a base para a troca e análise de dados é a interação dos funcionários responsáveis pelo trabalho em áreas relevantes, através de documentos corporativos internos, recursos da rede e da web, às vezes fontes financeiras. Neles, via de regra, da forma mais confiável (em contraste com, por exemplo, negociações orais, correspondência entre funcionários, etc.), é descrita a situação atual (ou planejada) dos negócios em uma estrutura organizacional específica.
Há uma categoria especial de pessoas envolvidas no gerenciamento do sistema de informações corporativas - geradores de informações. Eles possuem a autoria dos tipos de dados discutidos acima. A principal nuance aqui é que, em uma empresa (especialmente se for uma empresa grande), em alguns casos, é problemático identificar funcionários específicos que participaram da geração de determinadas informações. A principal razão é que uma parte significativa dos documentos (especialmente os financeiros) passa por procedimentos de aprovação e ajuste em vários estágios, no nível de vários níveis de gerenciamento.
O trabalho dos "autores" dos fluxos de informação pode ser espontâneo (ou seja, os documentos são formados como um subproduto da atividade principal do trabalho) ou executados de maneira regular - podem ser especialistas cuja tarefa é gerar o máximo de dados relacionados às atividades da empresa.
Dados extraídos de documentos corporativos internos e de outras fontes com sinais de confiabilidade são carregados no sistema de informação (concordaremos que já existe na empresa). Depois disso, as informações são analisadas e é tomada uma decisão sobre como usar os documentos. Se eles são prescritivos (por exemplo, são instruções), então os gerentes podem considerar necessário fazer ajustes ou, inversamente, deixá-los inalterados. Se estes forem, digamos, documentos contábeis, então as conclusões relevantes sobre eles podem ser transferidos para o departamento financeiro para análises e relatórios subsequentes.
No final, tudo se resume a garantir que os fluxos de informações estejam de alguma forma envolvidos. E aqueles que não têm utilidade prática foram excluídos da circulação. O significado aplicado é o principal critério de informação em uma empresa.
Tecnologia de rede
Vários especialistas consideram o uso de tecnologias de rede o principal critério para a qualidade do funcionamento de um sistema de informações corporativas. O que significa aqui?
O fato é que o movimento dos fluxos de informação, idealmente, de acordo com especialistas, deve basear-se no princípio do multi-vetor. Ou seja, os canais menos fechados (assim como unidirecionais) - melhor. Quanto mais pessoas competentes envolvidas na geração e compartilhamento de dados, mais eficientes são os negócios. Do ponto de vista tecnológico, a rede será o canal ideal para sua interação. Na prática, pode ser um site corporativo. Isso não é necessariamente público - o acesso dos usuários da Internet pode ser total ou parcialmente limitado.
As tecnologias de rede, é claro, também são úteis em termos de construção de relacionamentos entre a empresa e os players externos, que, a propósito, também podem ser geradores de informações. Os fluxos externos de informação, vindos, por exemplo, na forma de solicitações de clientes ou ofertas comerciais de outras organizações, em muitos casos são dados de significado prático.
Por exemplo, tendo recebido dos clientes um determinado conjunto de solicitações para a liberação de mercadorias com características que ainda não são características dos produtos, a administração da empresa pode decidir lançar esses produtos em produção. Como o comprador quer vê-los no balcão, ele informou sobre seus desejos através do canal de informações fornecido pela empresa. A capacidade de se comunicar com os clientes também pode ser considerada uma vantagem competitiva nos negócios.
Critérios de Qualidade da Informação
Tendo considerado como os fluxos de informações externas e internas são formados, podemos estudar os critérios que determinam a qualidade das informações recebidas na circulação corporativa interna. Para tais especialistas incluem:
- relevância (oportunidade);
- veracidade (verificabilidade);
- relevância (reflexão de problemas reais);
- utilidade (valor aplicado);
- compreensibilidade (interpretação não ambígua);
- integralidade (não há necessidade de esclarecer os fatos);
O processo, que envolve a verificação das informações que circulam dentro da empresa, pelos critérios acima, alguns especialistas chamam de controle (do controle inglês). A tarefa dos especialistas responsáveis por este trabalho é minimizar a presença de dados que não atendam aos critérios do sistema de informações da empresa.
Sobre o controle
Diversos especialistas atribuem significado adicional ao termo "controle". Em particular, há uma opinião de que se trata de uma atividade relacionada não apenas à análise da qualidade da informação, mas também à sua interpretação, identificando aspectos que afetam o significado aplicado da informação. Além disso, há especialistas que reduzem o significado do termo "controle" apenas às atividades das estruturas financeira e econômica do empreendimento. Ou seja, em sua opinião, todas as informações que estão em circulação dentro da empresa devem, em última instância, ser usadas para otimizar lucros e despesas. Qualquer esquema de fluxo de informações de acordo com este conceito deve ser analisado quanto ao impacto na lucratividade do negócio.
Há especialistas que estão, de certa forma, estreitando as funções dos especialistas em controlar. Em sua teoria, essa atividade deve ser limitada apenas à coleta de informações de diferentes geradores e sua distribuição aos departamentos competentes. Em alguns casos, os controladores podem formar o ideal, de acordo com sua avaliação, estrutura do fluxo de informações, o formato de sua apresentação.Especialistas acreditam que ele deve ser analisado e interpretado por estruturas especializadas em uma determinada área da empresa.
Isto é, relativamente falando, as estatísticas que refletem o consumo de tinta durante a produção de brinquedos devem ser transmitidas aos especialistas responsáveis pela fase de produção correspondente. Dados financeiros - na contabilidade, etc. Controlar implica apenas uma função estatística. O estudo dos fluxos de informação é realizado pelas estruturas competentes da empresa.
O valor do gerenciamento de fluxo de informações
Vamos tentar determinar em quais aspectos o maior valor do gerenciamento dos fluxos de informação é expresso. Ao mesmo tempo, concordamos que o controle ocupa uma das funções centrais desse processo (e não apenas em termos de coleta de dados e sua estruturação).
A principal característica dos fluxos de informação é a concentração dos objetivos de gerenciamento. A totalidade dos dados que circulam na corporação determina um aumento qualitativo no nível de conhecimento de cada um dos departamentos, em grande parte devido à interação com outras estruturas da empresa e ao reconhecimento mútuo da relevância das tarefas enfrentadas pelo empreendimento.
Trabalhar com fluxos de informação, bem como controlar (desde que haja profundidade suficiente de uso), permite detectar pontos fracos no negócio. Ligações de produção individuais estão sendo melhoradas, os produtos da empresa estão se tornando melhores e mais competitivos.
O trabalho com fluxos de informação envolve a concentração de recursos da empresa (não apenas material, mas também pessoal), identificando os lados mais fortes do modelo de negócio, encontrando novas fontes de aumento de competitividade, introduzindo mecanismos inovadores de produção que não foram testados anteriormente.
O uso de fluxos de informação em logística
Em que outras áreas as informações são usadas ativamente? Na logística, definitivamente. Qual poderia ser a razão disso?
As empresas que operam no campo da produção e venda de mercadorias são caracterizadas não apenas por informações, mas também por uma grande variedade de fluxos de materiais - a movimentação de produtos da fábrica para os consumidores, com e sem intermediários, dentro e fora do país. Na verdade, essa função é responsabilidade da logística, que se tornou uma indústria independente. Sua característica mais importante é que nela informações e fluxos de materiais podem ser estudados simultaneamente. Como?
Especialistas acreditam que o gerenciamento eficaz dos fluxos de materiais depende diretamente da qualidade do processamento de informações usado nos sistemas logísticos.
Aqui depende muito do nível de conhecimento que gerentes e especialistas possuem que realizam a análise correspondente.
O fato é que a logística é uma área relativamente nova para a Rússia. E esses critérios que são característicos de sistemas de informação, digamos, de tipo bancário ou de produção, não são completamente compatíveis com essa indústria.
Em primeiro lugar, dizem os especialistas, no nível dos métodos e princípios. Do ponto de vista tecnológico, o fluxo de informações logísticas pode ser explorado com ferramentas tradicionais. Mas como usá-los corretamente em um aspecto metodológico, a logística russa está apenas aprendendo a entender, dizem os especialistas.
Ao mesmo tempo, especialistas do setor, como dizem os analistas, estão fazendo algum progresso. Isso se deve principalmente à intensa informatização do setor de logística. Agora, a maioria dos funcionários de empresas russas tem acesso a PCs e tecnologias de rede, e softwares relevantes para pesquisa e tarefas analíticas estão sendo ativamente desenvolvidos. As empresas de logística obtêm mais oportunidades de serem abertas no âmbito das tecnologias de rede - tanto em termos de interação com outros participantes do mercado quanto em termos de troca de dados com os clientes.
