Documentos pessoais são documentos emitidos por autoridades estaduais contendo informações biográficas para identificar o proprietário. Eles são necessários ao fazer transações com imóveis, obter empréstimos, comprar passagens. Bem como o registro de relações trabalhistas.
Classificação de documentos
Para a classificação de documentos usando o princípio de origem e semelhança.
Por origem, existem tipos de documentos:
- privado
- oficial.
Um documento de origem privada é um meio de papel criado por um indivíduo em sua vida pessoal, não relacionado à sua esfera de trabalho ou deveres públicos. Tais documentos incluem cartas, memórias de natureza privada, diários, álbuns de fotos.
Um documento oficial é uma fonte de informação criada por uma entidade legal, um empreendedor individual, a fim de cumprir suas tarefas estatutárias e afetar o campo social e trabalhista.
Tipos de documentos
Entre o funcionário distinguir esses tipos de documentos pessoais:
- cartões de identidade;
- confirmando especialidade, educação, qualificação;
- confirmando a antiguidade;
- pessoal.
É impossível encontrar um emprego se os documentos acima não forem fornecidos ao serviço de pessoal. Esta obrigação de um empregado é regulada pelo artigo 65 do Código do Trabalho da Federação Russa. O documento principal que comprova a identidade de uma pessoa é um passaporte.
Mas, além do passaporte, há muitos documentos que podem substituí-lo, se necessário, identificação. Este é um certificado de um marinheiro, um militar, identidade militar, autorização de residência, certidão de nascimento, passaporte estrangeiro, etc.
Documentos para emprego
Emprego será negado se a posição previr habilidades profissionais e o candidato não tiver um documento de educação. Para os médicos, isto é, além de um diploma de um instituto médico e de um estágio, um certificado de treinamento avançado e um certificado pelo direito de prestar serviços médicos em uma especialidade específica.
Documentos de natureza pessoal incluem reclamações, reclamações, reclamações por escrito, explicativas.
Arquivo pessoal
A lista de assuntos de nomenclatura é aprovada pelo chefe da organização. Um arquivo pessoal não é obrigatório para empresas. Uma exceção para organizações governamentais, onde são emitidas para todos. O empregador decide, independentemente, criar ou não. Benefícios tangíveis: os arquivos pessoais fornecem informações rápidas, oportunas e completas sobre cada funcionário. No caso de inspeções pelas autoridades de inspeção, quando numerosos documentos de funcionários podem ser urgentemente necessários, a condução de tais casos simplifica enormemente o procedimento. Todos os documentos necessários para a criação de pastas são fornecidos pelo próprio funcionário, mas às vezes o empregador coleta informações de forma independente para verificar o funcionário recém-contratado, por exemplo, características e recomendações.
Durante o período de trabalho, o funcionário está envolvido no processo de trabalho: é possível transferi-lo para outros departamentos ou para outros cargos, impondo sanções disciplinares ou prêmios. Tudo isso é acompanhado pela publicação de documentos pessoais que reabastecem o arquivo pessoal do funcionário. Fecha-se após o término das relações de trabalho com o empregado. O período de retenção para arquivos pessoais de funcionários dispensados antes de 01.01.2003 é de 75 anos e de 50 anos para aqueles dispensados após 01.01.2003. Casos de líderes da organização, deputados de qualquer nível, funcionários com prêmios e títulos são armazenados indefinidamente.
Estrutura regulamentar de documentos
Não há ato regulando a composição de arquivos pessoais. Os empregadores determinam a lista de documentos de forma independente, com base nas especificidades da organização. Os documentos recebidos são divididos em várias categorias.
Existem documentos pessoais necessários para a conclusão de um contrato de trabalho. Em sua base, um contrato de trabalho é preenchido, as informações são inseridas no programa 1C. Não há como fazer sem contrato de trabalho, passaporte, registro de emprego, TIN, SNILS.
Se o candidato está se candidatando a um cargo que exige educação profissional, então um diploma. Se um candidato é responsável pelo serviço militar, então um cartão militar. Para algumas categorias de funcionários, um relatório médico baseado nos resultados de um exame médico é obrigatório.
A próxima categoria é os documentos que foram criados durante o período de trabalho na organização. Isso inclui cópias de ordens para transferências, um encerramento.
E a última categoria são os documentos que foram formados após a rescisão do contrato de trabalho. Dependendo dos motivos para demissão, esta é uma carta de demissão, um aviso de demissões, uma cópia da certidão de óbito e uma cópia da ordem de demissão.
Fluxo de trabalho
Os funcionários nomeados por ordem do Diretor Geral responsável por manter o fluxo de trabalho do pessoal são pessoalmente responsáveis pela segurança dos documentos. Se as informações sobre o empregado forem alteradas, o arquivo pessoal será complementado, mas o documento antigo não poderá ser removido. As pastas com caixas devem estar em um gabinete de metal especial ou seguro. É proibido armazenar documentos pessoais dos funcionários após atingir as metas de processamento. Assim que a meta para a qual os documentos foram solicitados for atingida, eles devem ser excluídos do caso e devolvidos ao proprietário com a assinatura. Se não houver possibilidade de retorno, eles estarão sujeitos a destruição por uma comissão especialmente designada.