Ao contratar qualquer especialista, o empregador inicia um cartão pessoal especial. É formado na forma de T-2. Ele contém várias informações sobre o empregado e também indica a data do emprego. O oficial de pessoal está envolvido na preparação deste documento. Para inserir dados, uma amostra do cartão pessoal do funcionário é usada, o que permite que você entenda quais informações devem estar contidas neste documento. Esses cartões devem ser formados por empresas diferentes e por empreendedores individuais que contratam cidadãos.
São necessários cartões de empregado pessoal?
Os cartões pessoais são representados por um importante documento contábil que contém informações pessoais sobre um funcionário específico da empresa. As características de sua compilação incluem:
- é certamente formado para cada especialista pelo empregador, representado pelo chefe da empresa ou empresário privado;
- Para criar este documento, o formulário T-2 aprovado é usado;
- um cartão é elaborado para absolutamente qualquer funcionário da empresa que possa trabalhar com base em um contrato de prazo fixo ou ilimitado;
- este documento é criado imediatamente após o acordo formal de um especialista específico, e as informações são inseridas até a rescisão do contrato de trabalho;
- o cartão pessoal é fechado no momento em que o cidadão sai, mas ao mesmo tempo deve ser armazenado na empresa por pelo menos 10 anos.
Esses cartões estão no departamento pessoal de qualquer empresa.
Posso me recusar a solicitar cartões pessoais?
Os empregadores são obrigados a preparar e preencher este documento. Não é permitido substituir cartões por arquivos pessoais. Portanto, um cartão pessoal T-2 é um documento obrigatório para todos os empregadores.
Este documento deve duplicar as informações inseridas no livro de trabalho. Portanto, as informações são indicadas não apenas sobre a contratação, mas também sobre o recebimento de vários prêmios por um cidadão, sobre transferências, demissões ou outros eventos. O empregador deve informar o especialista direto com a assinatura de cada entrada inserida no cartão.
Quais documentos são necessários?
Uma forma uniforme do cartão pessoal de um funcionário deve estar disponível para todos os empregadores. Para inserir informações diferentes neste documento, o chefe da empresa deve solicitar ao cidadão certa documentação, que inclui:
- passaporte de um cidadão;
- livro de trabalho;
- o pessoal militar apresenta uma identificação militar;
- documentos sobre educação;
- SNILS;
- TIN;
- outros documentos, e eles dependem do tipo de cargo que um cidadão ocupará na empresa, portanto, certificados médicos, uma carteira de motorista, um certificado de desenvolvimento profissional, bem como vários documentos confirmando que o funcionário recebeu vários prêmios do estado são frequentemente necessários.
Além disso, informações de documentos administrativos publicados pelo diretor da empresa são inseridas. Outros dados são transmitidos oralmente pelo cidadão, uma vez que não podem ser obtidos a partir de documentos oficiais. Estes incluem informações sobre a composição da família, informações de contato, datas de nascimento das crianças, nível de conhecimento de qualquer língua estrangeira ou outros dados. Toda esta informação é transmitida oralmente. Portanto, ao preencher inicialmente uma amostra do cartão pessoal de um funcionário, é necessário que o especialista esteja presente durante esse processo.
Quais seções estão disponíveis?
O cartão pessoal tem muitas seções diferentes, cada uma com seu propósito exclusivo. As informações são inseridas somente na presença de documentos oficiais dos quais os dados são transferidos. As seções do cartão pessoal do funcionário são representadas pelos seguintes itens:
- informações gerais sobre o cidadão;
- informações sobre registro militar;
- a data em que um cidadão foi contratado ou transferido para outro cargo na empresa;
- informações sobre certificação aprovadas;
- informação sobre os cursos com base nos quais a qualificação de um cidadão foi melhorada;
- dados de reciclagem;
- lista todos os prêmios, recompensas e honras recebidos pelo especialista;
- informação de férias;
- dados sobre vários benefícios sociais que um funcionário pode usar com base em requisitos legislativos são fornecidos;
- informação adicional;
- informações sobre o término das relações de trabalho com o empregado, e isso inclui informações sobre o pedido com base no qual o contrato de trabalho foi rescindido.
Cada seção deve incluir apenas informações confiáveis, para as quais é importante usar os documentos recebidos do funcionário, bem como vários pedidos elaborados pelo empregador.
Regras de compilação
Ao inserir informações no documento, é recomendável usar uma amostra do cartão pessoal do funcionário para evitar erros. Ao manter este documento, as seguintes regras são consideradas:
- o formulário é impresso exclusivamente em cartão;
- impressão duplex é usada;
- se um cartão for criado para pessoal científico e pedagógico, então o formulário T-4 é usado;
- esta documentação é armazenada no arquivo por 75 anos;
- Se a empresa fechar ou o PI deixar de funcionar, o documento será enviado ao arquivo da região, pois serve como prova do emprego de um cidadão em particular.
O cartão pessoal T-2 não é iniciado para cidadãos que trabalham meio período, portanto, eles são criados exclusivamente para funcionários em tempo integral.
As nuances do preenchimento
Ao inserir qualquer informação na forma de um cartão pessoal, é necessário que o oficial de pessoal cumpra determinadas regras. Estes incluem:
- as duas primeiras páginas devem ser preenchidas imediatamente após a contratação de um novo especialista;
- todas as outras páginas são preenchidas durante o trabalho do cidadão na empresa, por exemplo, ao receber um prêmio ou transferir para outro cargo;
- toda a informação é transferida exclusivamente de documentos oficiais;
- Cada informação inserida é completada com uma referência à fonte, geralmente apresentada por ordem do manual.
A empresa pode usar um sistema eletrônico que permite manter cartões pessoais de funcionários em formato eletrônico. Mas, em qualquer caso, a documentação corretamente preenchida é impressa em papelão.
Um exemplo de cartão pessoal de um funcionário pode ser encontrado abaixo.
Todos os dados são inseridos nos campos apropriados. Continuação do documento abaixo.
Quais informações pessoais são inseridas?
Na primeira página do cartão pessoal deve haver informações pessoais sobre o especialista contratado. Para isso, os dados de um passaporte, diploma e outros documentos semelhantes disponíveis para o especialista contratado são utilizados.
As regras para inserir informações pessoais incluem:
- indica o nome do cidadão;
- Indique quais idiomas estrangeiros um funcionário fala;
- as informações da experiência podem ser extraídas do caderno de trabalho ou de outros documentos transmitidos pelo funcionário;
- a data e local de nascimento do cidadão são prescritos, e não é aconselhável usar abreviaturas;
- se uma pessoa tem uma segunda cidadania, então o nome do estado é prescrito;
- informações sobre familiares de um cidadão;
- O local de inscrição e residência é indicado.
Os principais pontos do documento são preenchidos precisamente ao se candidatar a um emprego. O cartão pessoal do funcionário é armazenado no departamento de pessoal da empresa.Assim que todas as informações necessárias forem inseridas, o funcionário deve certificar-se de sua confiabilidade, após o qual ele assina o documento.
Dados de registro militar
Esta informação é inserida na segunda seção. Para este fim, é indicado se o novo empregado é responsável pelo serviço militar, e se também é fornecida informação sobre se ele é adequado para o serviço militar.
O funcionário do departamento de pessoal deve obter informações exclusivamente com o ID militar do funcionário. Se um empregado estiver sujeito a uma chamada, esse fato é indicado em um cartão pessoal.
Informação Educacional
Cada funcionário pode ter seu próprio nível de educação, para o qual os códigos apropriados são usados durante o uso do cartão.
Por exemplo, se um empregado tem apenas uma educação geral básica, então o número 03 é colocado e, se ele se formar, o código é 18. Se um aluno estiver estudando nos últimos cursos do instituto, é feita uma entrada sobre a presença de ensino superior incompleto. Para fazer isso, um certificado especial é solicitado ao cidadão, que ele pode receber na instituição de ensino.
Profissão
Informações sobre a profissão são inseridas no parágrafo 7 do documento. Reflete a profissão que um novo funcionário possui.
É necessário indicar não somente a profissão principal, mas também as adicionais, se houver. O principal deve ser a especialidade, que é a mais significativa para a empresa imediata.
Experiência de trabalho
É calculado com base nas informações disponíveis na pasta de trabalho ou outra documentação do empregado. Usando essas informações, você pode entender se o funcionário tem direito a vários benefícios.
É importante considerar não apenas a experiência geral, mas também contínua. Para fazer isso, estima-se quanto tempo decorreu entre as datas de demissão e emprego. Se houver um período superior a um mês, nesse caso a experiência será interrompida.
Informação da Família
A informação sobre se um cidadão é oficialmente casado é retirada do passaporte. Se o empregado nunca esteve em uma barca, então o código 1 é indicado, e se ele tiver um cônjuge oficial, a figura 2 é colocada.
Para viúvos, o código 4 é usado, e se o homem é divorciado, o código 5. É aplicado, além disso, informações sobre a composição da família no cartão pessoal. A informação está contida no parágrafo 10. É importante indicar aqui quem é um parente próximo do cidadão. Pais, irmãos, cônjuges e filhos estão incluídos. Além disso, devem ser fornecidas informações sobre todos os alunos sobre os quais a tutela oficial foi emitida.
No parágrafo 11, os detalhes do passaporte do empregado são dados.
Local de residência
Esta informação é considerada importante, pois permitirá que você encontre um funcionário se ele não vier de repente para o trabalho. Além disso, com base nesse endereço, você pode enviar várias notificações por email.
Tanto quanto possível, as informações de contato sobre o empregado são inseridas no parágrafo 12.
Emprego e transferências
Esta seção começa necessariamente com um registro, com base no qual um especialista é admitido na empresa. Além do cartão pessoal do funcionário, o livro de trabalho também é preenchido. Para isso, as informações da ordem emitida pelo empregador são levadas em conta. Os seguintes dados devem ser indicados:
- data de recebimento ou transferência;
- nome do departamento em que o especialista irá trabalhar;
- cargo ocupado, qualificação e classificação;
- salário, subsídios e tarifa.
No final, o empregado deve assinar o documento.
Certificação e treinamento avançado
Esta seção é preenchida se a certificação dos funcionários for realizada no trabalho. Para isso, a data deste evento e a decisão tomada pela comissão são indicados.
Se um cidadão é submetido a treinamento de longo prazo, com base no qual ele melhora suas qualificações, essa informação é inserida em um cartão pessoal. Neste caso, apenas o treinamento que dura mais de 100 horas é levado em consideração.
Além disso, são apresentadas informações sobre reciclagem de pessoal. Nesse caso, o funcionário adquire outra profissão.Mas o treinamento deve levar mais de 500 horas acadêmicas no tempo.
Feriados e benefícios sociais
Na seção destinada a férias, todos os dias de descanso são registrados. A informação é dada em férias anuais ou de estudo, bem como em dias elaborados sem pagamento.
A base pode ser uma ordem de gerenciamento ou um cronograma de férias.
Demissão
Esta seção é preenchida somente após o término do contrato de trabalho com o empregado. Aqui a data de demissão e os detalhes da ordem relevante são indicados.
Depois de fazer essa entrada, o cartão pessoal é fechado. Assina o oficial de pessoal e empregado.
Regras de armazenamento
O cartão pessoal do funcionário é armazenado usando um cofre ou closet. Não é permitido que todo o pessoal da empresa tenha acesso a esses documentos.
Organize documentos usando os delimitadores usuais em ordem alfabética e departamentos da empresa. Eles são armazenados por 75 anos.
Conclusão
Um cartão pessoal é um documento obrigatório e importante para cada funcionário. Está preenchido em qualquer empresa. Ele contém várias informações sobre o empregado, apresentadas pelas datas de seu emprego e demissão, bem como dados pessoais.
O documento é armazenado apenas em um gabinete seguro ou fechado, uma vez que não é permitido que todos os funcionários da empresa tenham acesso a ele. É preenchido por um oficial de pessoal designado.