No decorrer das atividades de qualquer empresa, um grande número de documentos comerciais aparece. Entre essa massa, destacam-se documentos pessoais em um complexo separado. Em nosso artigo, queremos falar sobre quais tipos existem, como são armazenados.
Relações com funcionários
O fluxo de trabalho organizado adequadamente na empresa é a chave para o sucesso de suas atividades. Portanto, os documentos comerciais sempre precisam receber a devida atenção e, portanto, são formatados e armazenados adequadamente.
Vale a pena recordar que as relações de trabalho entre o empregador e os empregados são sempre reguladas pelo Código do Trabalho da Federação Russa. É com base em seus artigos que a organização deve organizar adequadamente a demissão, recepção e transferência de funcionários. Todos aqueles papéis nos quais são indicadas as etapas da atividade laboral dos trabalhadores, são os documentos sobre o pessoal (pessoal, pessoal).
A tarefa desses trabalhos é executar e assegurar adequadamente as relações de trabalho entre os funcionários e o empregador. Deve-se notar que a documentação pessoal é um dos aspectos mais importantes do serviço de pessoal em qualquer empresa. A correção e a pontualidade da papelada devem estar sob o controle da cabeça.
A maior parte da documentação é obrigatória e é fornecida pelo Código do Trabalho da Federação Russa, instruções sobre a manutenção de livros de trabalho, legislação sobre pensões e outros regulamentos.
Tipos de documentos sobre pessoal
Documentos sobre pessoal podem ser divididos nos seguintes tipos:
- Artigos relacionados ao pessoal da empresa.
- Documentos que confirmam a promoção dos funcionários.
- Documentos confirmando a implementação da disciplina trabalhista.
- Documentos relacionados com a rescisão do contrato de trabalho.
Como podemos ver, os documentos sobre o pessoal incluem muitos documentos que regulam a relação entre empregadores e empregados. Todos eles regulam certos assuntos relacionados ao pessoal da empresa.
Os documentos de pessoal primários são divididos em dois tipos:
- No pessoal de contabilidade.
- Em contabilidade de horas de trabalho e cálculos relacionados a remuneração.
Documentos sobre o pessoal incluem: encomendas, contratos de trabalho, diplomas, certificados, livros de trabalho, arquivos pessoais, cartões, certificados de certificação de empregados, procuração pessoal.
Armazenamento de documentos
Nos últimos anos, infelizmente, tem havido uma tendência de atenção insuficiente à segurança dos documentos de negócios. De acordo com os resultados das inspeções do serviço de arquivo do Estado, foram tiradas conclusões sugerindo que o armazenamento de documentos sobre o pessoal em condições normais é observado apenas em 20% das empresas verificadas.
Embora cada empresa deve cumprir as regras consagradas na lei. A atitude correta em relação aos documentos de negócios está diretamente relacionada à necessidade de ajudar as organizações com órgãos de seguro de pensão e outras agências governamentais. Violações do gerenciamento de documentos podem levar a conseqüências indesejáveis e também podem ser multadas.
Documentos sobre o pessoal (tipos de títulos são dados por nós no artigo) testemunham a experiência de trabalho das pessoas, e também são a base para a nomeação de pensões e outros pagamentos aos cidadãos. No caso em que o empregador comete erros que subestimam a renda do empregado, uma pessoa pode contestar esse fato no tribunal.
Além disso, vale a pena entender que o armazenamento de documentos em pessoal é necessário, pois somente em sua base é possível restaurar a informação histórica que ocorreu. Não é à toa que, para documentos pessoais, os períodos de armazenamento mais longos sejam estabelecidos por lei.
Não é necessário dizer que os documentos não podem ser perdidos, além disso, devem ser mantidos em condições adequadas. O chefe e o chefe do departamento de pessoal de qualquer organização são obrigados a fornecer todas as condições necessárias para o armazenamento atual e de arquivamento.
Os principais requisitos para o conteúdo de títulos incluem:
- Disponibilidade de uma sala separada para armazenamento atual.
- Caixas ou armários com papéis devem ser trancados com uma chave.
- Os documentos devem ser restritos.
- Para o arquivo, você precisa selecionar uma sala separada e controlar o acesso a ela.
Tempo de armazenamento
Os termos de armazenamento de documentos em pessoal são os mais longos em comparação com outros documentos comerciais. Documentos com vida útil longa incluem:
- Todos os papéis administrativos - ordens, ordens, decretos.
- Listas de funcionários.
- Cartões de contabilidade de funcionários.
- Assuntos pessoais.
- Contas pessoais de funcionários.
- Roupas e quadros de horários.
- Contratos de trabalho e acordos.
- Ata da reunião
- Listas de pessoas que se aposentam em uma aposentadoria preferencial.
- Recepção contábil de livros e demissão de funcionários.
Demos muito longe de toda a lista daqueles documentos que foram armazenados por 75 anos. Os documentos a seguir são exceções:
- Atua em acidentes industriais - 45 anos.
- Folha tarifária - 25 anos.
- Atas das reuniões da comissão sobre o pagamento de subsídios para serviço longo - 15 anos.
Durante o tempo especificado, a empresa deve garantir a segurança dos valores mobiliários na forma prescrita por lei.
Preparação de documentos
O arquivo de documentos do pessoal da empresa deve estar em uma sala separada, na qual não há acesso a pessoas não autorizadas. Casos totalmente preparados e devidamente preparados são transferidos para ele. Vale a pena notar que a preparação de artigos começa no estágio de sua criação.
O departamento de pessoal é responsável pela correta execução de documentos sobre o pessoal. Para facilidade de uso, toda a massa de papéis são organizados por oficiais de pessoal da seguinte forma:
- Os casos são elaborados para cada tipo de documento: para pedidos, arquivos pessoais, protocolos, etc. Os títulos que refletem a nomenclatura são indicados em pastas.
- Todos os casos recebem números de contas e um inventário é incluído.
- O armazenamento atual seguro e confidencial é fornecido: em um gabinete seguro ou fechado.
- Todas as folhas de casos são arquivadas e numeradas. E o local do firmware é lacrado com o selo da empresa e certificado pelas assinaturas dos responsáveis.
- Em cada caso, os inventários internos certamente devem estar presentes.
- Nas capas dos documentos acabados, todos os detalhes são indicados: períodos de armazenamento, nomes, datas.
Formação de um arquivo pessoal
O arquivo pessoal contém todos os documentos que contêm informações sobre o funcionário da empresa e sua atividade laboral. Em princípio, arquivos pessoais devem ser instituídos para todos os funcionários da organização. Mas, como regra, no momento, os oficiais de pessoal os emitem apenas para os principais especialistas e o chefe. A organização tem o direito de decidir independentemente sobre o tipo de papel a ser empregado pelos trabalhadores. Portanto, a composição dos arquivos pessoais pode variar em diferentes empresas. Mas, em geral, deve incluir os seguintes documentos:
- Inventário de documentos de casos.
- Resumo e autobiografia.
- Perfil.
- Cópias de artigos sobre a disponibilidade de educação.
- Cópias das especificações.
- Cópias da ordem sobre a aprovação do post.
- Contrato de trabalho.
- Todos os tipos de ajuda.
- Cópias de ordens de nomeação, demissão e realocação.
O inventário interno deve conter informações sobre os números de série de cada documento no arquivo. Esse documento é assinado pela pessoa que o compôs.
Dentro do caso, deve haver um questionário que contém muitas informações sobre a biografia, educação, estado civil do empregado. Para preenchê-lo corretamente, os funcionários geralmente usam um livro de trabalho, identificação militar e passaporte, diploma.
Documentos contábeis de pessoal
Os registros de pessoal são mantidos por um oficial de pessoal. Com base em títulos primários, a contabilidade operacional de mudanças e movimentos no número de empregados da empresa é levada a cabo. Os documentos contábeis incluem: pedidos, cartões, pessoal, folha de pagamento e muitos outros documentos.
Ao contratar, a cada empregado é atribuído um número pessoal, que é listado em seguida em todos os documentos para contabilidade de pessoal e folha de pagamento. Mesmo que uma pessoa seja transferida para um novo cargo ou demitida, seu número pessoal permanece com ele e não é atribuído a outra pessoa.
Ordens de pessoal
As ordens de documentos sobre pessoal são um dos documentos mais importantes em assuntos de pessoal. Eles são agrupados em casos separados e ao mesmo tempo têm sua própria numeração. Dentro da pasta é sistematizado em ordem cronológica.
Alguns pedidos são criados de forma unificada, preenchendo apenas as colunas necessárias no futuro. Todo o resto é elaborado conforme necessário, mas, ao mesmo tempo, todos os documentos devem atender a determinados requisitos.
A organização de documentos sobre pessoal, incluindo ordens, é realizada com base nos termos do seu armazenamento. É lógico arquivá-los em casos que tenham os mesmos prazos. Assim, por exemplo, os pedidos de admissão e demissão devem ser mantidos por 75 anos, o que significa que eles devem ser mantidos separados dos documentos anuais que regem a licença e armazenados por apenas cinco anos.
Se a empresa é grande e o fluxo de documentos é bastante decente, então tipos diferentes de papéis podem ser elaborados como um assunto separado (por exemplo, pedidos de férias - uma pasta, pedidos para viagens de negócios - outra). Isso facilitará muito o trabalho com documentos. Além disso, cada caso individual é registrado na nomenclatura da organização. Se o pedido tiver um apêndice, ele também será arquivado. Mas quanto aos motivos para os pedidos - relatórios, declarações, atos, eles são armazenados separadamente.
Como mostra a prática, as ordens e os fundamentos para eles são mantidos juntos na atual documentação, mas, em preparação para o armazenamento de arquivos, eles começam a ser reorganizados, dispostos em diferentes pastas. As declarações, por exemplo, são mantidas até 75 anos, mas fazem parte do arquivo pessoal.
Todas as outras bases têm períodos de armazenamento de até cinco anos, então eles são formados em um negócio separado.
Encomenda de armazenamento
Para determinar o prazo de validade dos pedidos, você deve usar a lista padrão de documentos. É periodicamente revisado e atualizado. No momento, a lista compilada em 2010 é relevante. Segundo ele, como antes, os motivos para pedidos devem ser armazenados por cerca de cinco anos, e a maioria dos pedidos é armazenada por até 75 anos (no desempenho de tarefas, viagens de negócios, mudança de nomes, férias e certificações).
Além disso, você pode navegar nos períodos de armazenamento de acordo com listas departamentais elaboradas para organizações de determinados campos de atividade. As regras prevêem o exame do valor dos títulos.
Os papéis de armazenamento de longo prazo devem ser transferidos para o arquivo de documentos pessoais. Um inventário é compilado neles, após o qual eles são transferidos para armazenamento de longo prazo.
Casos cujos períodos de armazenamento tenham passado podem ser destruídos.
Como destruir documentos?
Os documentos arquivados da empresa podem ser destruídos (se o período de armazenamento tiver expirado) de forma independente ou você pode procurar ajuda de organizações especiais que lidam com esse problema.Não importa como você organize o processo, um ato de destruição certamente deve ser elaborado.
Os papéis podem ser queimados sozinhos, se houver um lugar seguro para isso, ou você pode destruí-los usando um aparelho especial. Em tais casos, o ato é escrito de qualquer forma. Mas grandes volumes de casos são mais fáceis de entregar para descarte. Mas neste caso, todas as ações devem ser acompanhadas por documentos. No ato da aceitação, é necessário fixar o número de casos e seu peso. É melhor que o funcionário da organização esteja pessoalmente presente na destruição de documentos para manter a confidencialidade.
Arquivo do Estado
Em cada região da Federação Russa há um arquivo de estado de documentos em pessoal. O principal objetivo de sua atividade é garantir o armazenamento confiável de documentos sobre o pessoal de todas as empresas. Além disso, o arquivo responde a perguntas de empresas e cidadãos sobre questões relacionadas a documentos pessoais. Essa direção de sua atividade é muito necessária e relevante, porque quando a organização está fechada, as pessoas simplesmente não têm para onde ir para obter as informações necessárias.
Por esse motivo, os arquivos são confrontados com a tarefa de preservar todos os documentos. Atualmente, não só as organizações privadas, mas também as orçamentárias são muitas vezes liquidadas e fechadas. Nesse caso, eles devem transferir documentos sobre pessoal para armazenamento no arquivo de estado. Os seguintes trabalhos devem ser mantidos durante 75 anos: pedidos, folhas de solução, documentos sobre realocação e demissão, arquivos pessoais, etc.
Vale a pena notar que os casos devem ser preparados antes da transferência de acordo com todas as regras. Os arquivos municipais fornecem seus serviços sujeitos à aprovação prévia da submissão de documentos.
A preparação de documentos para transferência inclui a execução correta de todos os casos, uma avaliação especializada de títulos, bem como a compilação de inventários.
Eu tenho que pagar dinheiro pelo armazenamento? As empresas estatais e orçamentárias não pagam pelos serviços de arquivo. As empresas liquidadas de uma forma não estatal de transferência de propriedade executam casos corretamente somente se houver um acordo.
Os casos são transferidos sujeitos a aprovação e coordenação com a comissão de revisão de especialistas do arquivo. A aceitação e transferência de valores mobiliários é realizada por funcionários da instituição na presença da organização que está sendo liquidada. Esse processo é demorado e trabalhoso, pois o status dos documentos é verificado, visualizando-os visualmente. No final, um ato correspondente é elaborado.
Em vez de um posfácio
Documentos sobre pessoal é uma categoria especial de documentos disponível em qualquer empresa. Sua importância é que eles não perdem relevância por muito tempo. Mesmo depois de um longo período de tempo, pode surgir uma situação na qual você precisa recorrer a eles novamente. Não é à toa que esses trabalhos são elaborados com especial cuidado e armazenados por muitos anos, não apenas em empresas, mas também em arquivos estaduais.