É importante que os chefes de organizações organizem o trabalho dos funcionários para que eles tragam o maior retorno e revelem plenamente seu potencial. Para fazer isso, você precisa saber como delegar autoridade, usada para melhorar o desempenho da empresa sem prejudicar o estado atual das coisas.
Definição
A delegação se manifesta como uma divisão uniforme de direitos e obrigações entre os sujeitos do sistema. Seus princípios foram formulados no começo do vigésimo século por P. M. Kerzhentsev.
Delegação é a concessão de autoridade para executar tarefas a uma pessoa responsável, com uma atribuição simultânea a ele. responsabilidade para o resultado. A delegação permite distribuir corretamente as tarefas entre os funcionários e é usada para atingir as metas finais da organização.
A responsabilidade está no compromisso do funcionário em realizar o trabalho de maneira qualitativa e levá-lo a uma conclusão satisfatória. Os funcionários são responsáveis no campo de suas atividades para autoridades superiores.
Poderes (poderes) atuam como direitos limitados para usar os recursos envolvidos para executar determinadas tarefas. Cada posição na organização é acompanhada por poderes específicos. Uma mudança de postagem também leva a uma substituição das competências do funcionário.
Aplicação
A delegação é a transferência de certos poderes e responsabilidades para os funcionários da empresa e a distribuição uniforme de várias funções entre eles. É realizado um ato que define as tarefas oficiais de delegação como um líder que é capaz de resolver rapidamente todos os problemas atuais e usar habilmente os funcionários mais capazes de lidar com cada tipo específico de tarefa.
Objetivos
A delegação de autoridade é usada para atingir determinados objetivos pela organização, tais como:
- conexão do "fator humano" - aumentando a atividade e o interesse de funcionários de nível inferior;
- um aumento na eficiência (eficiência) dos empregados devido à melhoria de suas qualificações e à aquisição de novas habilidades;
- descarregamento da alta gerência com liberação de tempo para resolver questões estratégicas, operacionais e gerenciais.
Delegação de tarefas
Os seguintes tipos de tarefas são adequados para delegação:
- rotina;
- questões sem importância;
- trabalho preparatório;
- trabalho especializado.
Mas nem todas as tarefas podem ser transferidas para funcionários comuns. O dever de cada líder é resolver as tarefas que podem afetar as atividades futuras da organização.
Essas são questões de natureza confiante, problemas estratégicos não padronizados e situações inesperadas que exigem resolução imediata.
Portanto, não delegado:
- definição de metas;
- gestão de subordinados;
- tarefas arriscadas;
- trabalho incomum;
- tomada de decisões estratégicas e gerenciais;
- Tarefas Confidenciais
- desenvolvimento de políticas organizacionais.
Requisitos para os assuntos de delegação
No processo de transferência de instruções, os superiores e funcionários podem encontrar várias dificuldades.A gestão eficaz da delegação de autoridade é possível apenas analisando todos os obstáculos existentes e prováveis que afetam a administração e o monitoramento das atividades atuais.
Problemas que às vezes surgem com o diretor ou chefe de departamento e dificultam a delegação:
- medo de perder sua posição atual e poder associado;
- dúvida sobre a preparação dos demais empregados, baixa característica de avaliação de suas atividades;
- auto-estima excessiva, excessiva ambição;
- insegurança, medo de que suas ações sejam mal compreendidas.
Problemas por vezes identificados pelos empregados na execução de tarefas atribuídas:
- dúvida sobre a exatidão das decisões utilizadas;
- falta de experiência;
- desentendimentos fundamentais com o chefe;
- relutância em liderar outros artistas, especialmente em relação a penalidades.
Em caso de dificuldades, o gerente competente deve primeiro lidar com os obstáculos pessoais que impedem a regulamentação efetiva do trabalho e depois examinar cuidadosamente os problemas do subordinado. Uma análise da situação indicará possíveis erros de gestão e permitirá que você tome decisões informadas e informadas, por exemplo, em termos de substituir o performer ou aliviá-lo de carga desnecessária, ou em termos de resolver dificuldades de natureza psicológica, tanto nossa quanto do performer.
Processo de Delegação
Cada líder deve se esforçar para garantir que, ao organizar o processo de trabalho, ele planeje as responsabilidades de trabalho por toda a equipe, usando o poder e não desistindo da responsabilidade pelo processo de conclusão das tarefas.
A delegação em uma organização é dividida em várias etapas:
Estágio I - transferência de instruções para o executor;
Estágio II - fornecer ao contratado autoridade e recursos;
Etapa III - a redação das obrigações do funcionário indicando o resultado necessário da implementação.
Durante o controle sobre as atividades dos subordinados, um meio termo é importante. A custódia excessiva pode levar à estagnação e falta de iniciativa do empregado. Se você não controlar o processo, o resultado estará criticamente longe do desejado devido ao fluxo descoordenado de trabalho. É necessário estabelecer feedback com antecedência e alcançar respeito e alta autoridade entre os funcionários.
Freqüentemente, os administradores pecam mudando o trabalho indesejado e desinteressante de seus subordinados, especialmente se eles próprios estão superficialmente familiarizados com esse tópico. Mas isso nem sempre é correto, já que o chefe ainda é responsável pelo fluxo de trabalho. Se a própria cabeça não tem a menor idéia dos resultados esperados na saída, como ele poderá controlar as atividades do subordinado? A resposta é óbvia.
Superiores experientes preferem confiar aos funcionários tarefas que são um pouco mais complicadas do que anteriormente. Tais tarefas ajudam a revelar mais plenamente o potencial dos subordinados. No entanto, neste caso, é melhor emitir pedidos em papel para aumentar a motivação dos funcionários.
Ao distribuir competências no sistema organizacional, é extremamente importante considerar os seguintes aspectos:
- os poderes devem cumprir plenamente com o plano estabelecido da tarefa, é o objetivo que determina o escopo dos poderes, e não o contrário;
- os poderes de todos os funcionários devem estar vinculados a um único complexo, sem inconsistências, e garantir o equilíbrio de toda a estrutura;
- Toda autoridade deve ser clara e concreta para que os funcionários possam sempre descobrir o que é exigido deles e quais recursos estão disponíveis para eles.
O tratamento correto da autoridade aumenta a eficiência de toda a organização. Os funcionários obtêm uma compreensão clara do trabalho a eles imputado e dos objetivos estabelecidos para eles e, assim, alcançam os melhores resultados.
Os benefícios
Em geral, o processo de delegação é caracterizado pela presença de dois aspectos positivos:
- O tempo da cabeça é liberado para resolver problemas que exigem participação pessoal. Há uma oportunidade de se concentrar no planejamento das perspectivas de crescimento da empresa e na estratégia de administração.
- A delegação é uma das melhores maneiras de motivar funcionários desenvolvidos e ativos que desejam crescer e aprender. Pode ser usado para treinamento antes de obter uma posição mais alta. Ajuda a desenvolver nos funcionários novos conhecimentos, habilidades e habilidades usadas para atividades mais bem-sucedidas.
Princípios da Delegação
Para uma abordagem estruturada para delegar autoridade, é aconselhável aderir aos princípios abaixo. Caso contrário, sua falha pode levar a dificuldades no gerenciamento e, conseqüentemente, à operação insatisfatória do sistema como um todo.
Princípio da Definição Funcional
Baseia-se na consciência plena e clara de cada gerente da integridade estrutural da organização: que direitos e obrigações cada entidade do sistema é dotada, quais conexões de informação e serviço são feitas entre eles, a direção e os resultados de seu trabalho. Em outras palavras, um administrador experiente sempre sabe o que esperar e de quem exatamente.
Princípio Escalar
Baseia-se numa clara separação de funções. Cada contratante deve saber a quem ele deve reportar diretamente os resultados de seu trabalho, e cujas atividades ele deve regulamentar independentemente. Este princípio indica uma cadeia de relações oficiais entre subordinados e líderes de todo o sistema organizacional. Quanto mais expressiva for essa linha, mais eficaz será o gerenciamento e a comunicação entre os funcionários. Qualquer subordinado precisa de um entendimento preciso de quem lhe atribui autoridade e a quem transferir questões que não estão dentro do escopo de sua competência.
Princípio do Nível de Autoridade
Combina os dois princípios acima. Cada funcionário deve estar claramente ciente da quantidade de autoridade delegada a ele e resolver seus próprios problemas com os problemas que correspondem ao seu nível de poder, e não encaminhá-los a uma alta administração.
Caso contrário, um impasse pode surgir quando os gerentes serão novamente forçados a enfrentar problemas que já foram delegados aos subordinados. Ao usar esta regra, não apenas a transferência de poderes, mas também a delegação de responsabilidade deve ocorrer.
Princípio Baseado nos Resultados Esperados
Mostra que todas as atividades da organização precisam de planejamento cuidadoso. Todas as tarefas devem ter metas claramente definidas e resultados esperados específicos. Caso contrário, o gerente simplesmente não poderá distribuir com competência as tarefas entre os funcionários, não tendo uma idéia completa de que os subordinados têm autoridade suficiente para o trabalho delegado a eles.
Princípio da unidade de comando
Baseia-se na estreita relação entre o contratante e o gerente. Quanto maior o nível de cooperação, maior o senso de responsabilidade pessoal de um subordinado e menor a probabilidade de receber ordens conflitantes. É importante que a tarefa seja delegada ao funcionário por apenas um chefe, a fim de evitar confusão e uma situação em que “a mão esquerda não sabe o que a mão direita está fazendo”.
Princípio da responsabilidade incondicional
Embora ao delegar instruções a um subordinado, os poderes e a responsabilidade pelos resultados do trabalho realizado sejam simultaneamente transferidos, isso não é um motivo para remover as obrigações impostas a ele pela cabeça. É o chefe que decide delegar a tarefa, então ele ainda é responsável pelo trabalho dos subordinados e pela execução da tarefa. Os executores são responsáveis pelo trabalho realizado e os gerentes são responsáveis pelas ações dos subordinados.Este princípio é de particular importância quando se delegam poderes estatais e outros com um alto nível de poder.
O princípio da correlação de autoridade e responsabilidade
Indica que a autoridade delegada deve cumprir as obrigações atribuídas ao subordinado. Se o escopo da autoridade for menor que a responsabilidade, o contratado não poderá executar integralmente o trabalho transferido para ele;
Cada administrador deve organizar com competência a delegação de autoridade e responsabilidade. Os princípios discutidos acima irão ajudá-lo nisso.
Tipos de Autoridade
No sistema da organização, de acordo com as metas e requisitos atuais, vários tipos de autoridade podem ser distinguidos. Eles são determinados pelas atividades dos departamentos e sua funcionalidade geral.
Linear
Esses poderes são transferidos diretamente do gestor para o contratado e ainda de acordo com o esquema. Um chefe com autoridade linear é capaz de tomar decisões dentro dos limites de sua competência sem coordenação prévia com outros chefes. O esquema seqüencial desses poderes forma uma hierarquia de níveis de administração.
Além disso, a delegação de autoridade e responsabilidade ocorre apenas quando se leva em conta o princípio da unidade de comando e, ao mesmo tempo, os padrões de gerenciabilidade. Quanto ao princípio da unidade de comando, foi considerado acima.
Este princípio mostra que cada funcionário é dominado por apenas um líder, e o empregado se reporta apenas ao seu superior imediato. E a taxa de gerenciamento é o número de funcionários que se reportam a um líder em particular.
No entanto, com um aumento significativo no número de circuitos no esquema de liderança, há uma forte desaceleração na troca operacional de informações. Por causa disso, há a necessidade de introduzir outros poderes na estrutura organizacional.
Sede
Para determinar quais categorias de poderes de equipe existem, você deve primeiro analisar os tipos de aparato de equipe, dos quais os seguintes são distinguidos:
- O aparato consultivo é usado para resolver tarefas especializadas. Pode funcionar tanto temporária como continuamente.
- Atendente - usado para executar serviços especificados (por exemplo, o departamento de recursos humanos).
- Pessoal - uma subcategoria do dispositivo de exibição. Formado quando contratado pelo chefe de um assistente ou secretário. Todos os membros aqui têm alta autoridade formal.
Assim, os poderes que podem ser transferidos para qualquer um dos dispositivos são divididos:
- Assessoria - utilizada pela sede consultiva, cujos direitos são limitados por recomendações profissionais.
- Aprovações obrigatórias - estender a consideração pelos gestores de suas decisões em conjunto com o aparelho.
- Paralelo - são usados em casos onde o dispositivo pode derrubar decisões da liderança, são usados para evitar violações grosseiras. Por exemplo, o uso de poderes paralelos é justificado ao comprar grandes quantidades, quando duas assinaturas são necessárias.
- Funcional - estão no nível mais alto, podem permitir determinadas ações e cancelar. Seu uso é generalizado, especialmente em áreas como controle de emprego e métodos contábeis.
O uso de dispositivos adicionais ajuda a simplificar significativamente a estrutura de gerenciamento em empresas com um grande número de funcionários. Graças à interação estreita e adequadamente estruturada de todos os assuntos da empresa, a eficácia da organização como um todo aumenta. Para uma liderança eficaz, outros aspectos devem ser levados em conta: os princípios de delegação de autoridade, requisitos, características, tipos, etc.
Usando delegação é importante para qualquer gerente.Ajuda a organizar o processo de trabalho com competência, dividindo claramente os direitos e deveres de todos os funcionários. Os artistas são muito mais fáceis de trabalhar quando sabem o que é exigido deles e que resultados devem alcançar. Além disso, a delegação é um fator importante que é usado para aumentar a eficiência de cada funcionário e liberar mais tempo para o gerente resolver tarefas estrategicamente importantes, o que, consequentemente, leva a um aumento na produtividade e produtividade de todo o sistema.