Os custos que são tomados no cálculo do imposto de renda devem ser justificados economicamente, bem como documentados. Despesas destinadas a carros não são exceção. No entanto, se, para além dos fins oficiais, os veículos forem utilizados para necessidades pessoais ou se o transporte pessoal for utilizado para fins oficiais, poderão surgir dificuldades na contabilidade fiscal. Por exemplo, perguntas podem ser sobre como gastar gasolina no carro pessoal do diretor. Vamos falar sobre isso no nosso artigo.
Carro particular para fins oficiais
A legislação atual não contém disposições separadas sobre como o uso de um carro pessoal para fins oficiais é regulado. Mas esta possibilidade está consagrada no art. 188 do Código do Trabalho da Federação Russa. Atualmente, existem várias maneiras de economizar gasolina no carro pessoal do diretor. Estes incluem o seguinte:
- Compensação O uso de veículos neste caso é registrado em atos locais. Isso também pode ser indicado em um contrato de trabalho ou acordo coletivo. Ao mesmo tempo, os procedimentos processuais são minimizados e o empregador pode regular de maneira flexível o processo de trabalho. No entanto, pagar uma compensação ao diretor pelo uso de um carro pessoal torna-o menos seguro.
- Rent. Para reduzir os custos reais, bem como otimizar a contabilização de todas as despesas, o aluguel pode ser usado. Além disso, a empresa, na verdade, aluga um veículo sem motorista, e o funcionário já está dirigindo um carro da empresa, isto é, no balanço da empresa. O contrato pode prever um esquema de reembolso integral para o carro. Mas esse método também tem desvantagens.
- Empréstimo Com um empréstimo gratuito, também é possível usar um carro pessoal para fins oficiais. Neste caso, o empregado não recebe remuneração pela prestação do veículo diretamente, mas a carga tributária total, bem como os pagamentos de aluguel, serão reduzidos. Neste caso, o carro é elaborado no balanço da empresa.
- Contrato GPC. Às vezes, é aconselhável concluir um contrato de GPC com o motorista para a prestação de serviços para o transporte de mercadorias ou passageiros. Este método tem várias vantagens e desvantagens.
Aluguer de carros
Alugar um carro pessoal para usá-lo posteriormente para fins oficiais é uma prática comum.Este método fornece ao empregado um alto nível de garantia da segurança de seu carro, fornece uma remuneração adicional e coloca o veículo no balanço da empresa, o que simplifica muito o relatório.
Mas no uso de alugar um carro pessoal, os diretores também notam deficiências. Estes incluem o seguinte:
- Você tem que pagar imposto de renda pessoal sobre o aluguel.
- É necessário elaborar um contrato de seguro novamente.
- Além disso, você precisa concluir um contrato de arrendamento.
Detalhes desta questão são divulgados no art. 643 Código Civil.
Carro pessoal do diretor
Outros métodos podem ser usados para descartar gasolina para o carro pessoal do diretor. Ele não está isento da obrigação de emitir submarinos, bem como organizar viagens de negócios e outras viagens oficiais corretamente. Mas na prática, esse requisito nem sempre é cumprido.
Se surgir algum problema, o diretor sempre pode explicar a viagem com objetivos pessoais, não trabalhadores. Então, para acusá-lo de violar a lei, as autoridades investigadoras terão que provar que a viagem executou diretamente as funções do trabalho.
O diretor da LLC, sendo ambos o fundador, tem o direito de usar todos os métodos descritos acima para o registro do carro. Isso é possível devido ao fato de ele também agir como indivíduo - isto é, ele é diretor, funcionário e representante de uma entidade legal.
Vamos considerar em detalhes como descartar gasolina para o carro pessoal do diretor. Além disso, assumimos que está no balanço da empresa.
Conceito de Waybill
Ele (em suma - PL) refere-se ao documento principal, onde a milhagem é registrada. Com base nisso, o consumo de combustível é determinado. Empresas para as quais o transporte é a principal atividade, use a forma de um conhecimento de transporte com os detalhes especificados na seção 2 do despacho do Ministério dos Transportes nº 152. Se a empresa precisa de um carro para cumprir suas funções de gestão e produção, a lista pode ser desenvolvida de acordo com a Lei contabilidade ”No. 402-FZ.
As empresas freqüentemente usam submarinos aprovados pelo Decreto do Goskomstat da Federação Russa No. 78 em 1997. Ele contém várias formas de submarinos baseados no tipo de veículo, por exemplo, o formulário 3 é para um carro de passageiros e o formulário 4 é para um caminhão.
Submarinos são registrados em um diário especial. Sua contabilidade é interligada levando em conta combustíveis e lubrificantes. Se a empresa não for de transporte motorizado, as folhas serão levantadas quando for necessário confirmar a validade das despesas, por exemplo, 1 vez por semana ou 1 vez por mês. Isso pode ser julgado com base em uma carta do Ministério das Finanças da Federação Russa No. 03-03-04 / 1/327 ou Resolução da FAS BBO No. A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Se o diretor usa um carro pessoal para fins oficiais ou, inversamente, um carro oficial para fins pessoais, é especialmente importante organizar adequadamente o submarino. Depende se a contabilização das despesas com combustíveis e lubrificantes será realizada no cálculo do imposto de renda. Para estar seguro em caso de inspeções e não cometer erros, você precisa considerar nuances diferentes.
Versão conveniente do documento
A baixa de gasolina na empresa não é imediatamente realizada na contabilidade fiscal. O custo do combustível adquirido não está incluído nos custos, seja no pagamento adiantado ou durante o reabastecimento, e no correspondente débito de dinheiro do cartão de combustível. O fato é que o reabastecimento em uma verificação de um terminal de posto de gasolina apenas confirma sua compra, mas não serve como prova de uso pretendido. O principal documento que confirma o consumo de combustíveis e lubrificantes é o conhecimento de embarque. Com a sua ajuda, a operação de transporte e o trabalho do motorista são levados em conta e controlados. Sem isso, o transporte de pessoas, bagagem e carga é proibido.
Deve conter as seguintes informações:
- Nome e número.
- Dados sobre o período de validade.
- Informações sobre o proprietário do veículo.
- Dados sobre o carro.
- Dados sobre o driver.
Formas unificadas de documentos aprovadas pelo Comitê Estadual de Estatística da Rússia devem ser usadas apenas por empresas cuja atividade principal esteja relacionada ao transporte rodoviário. Em outras empresas, você pode aplicar um formulário desenvolvido de forma independente. Nesse caso, o formulário é aprovado por meio de sua aplicação às políticas contábeis da empresa e inclui todos os detalhes especificados acima.
Como descartar gasolina em cartas de porte? Eles não precisam entrar na rota do veículo. Isso é especialmente importante nos casos em que o carro é usado para fins oficiais e pessoais. Essas descobertas são confirmadas pela prática no tribunal.
Exemplo No. 1: sobre a ausência de certos dados no submarino
Para o leitor, uma das decisões da FAS SZO tomadas em favor da empresa pode ser interessante. O ponto é o seguinte.
A fiscalização tributária indicou que o submarino e os relatórios sobre os gastos de combustíveis e lubrificantes, que a empresa compilou todos os meses, não contêm dados sobre a rota para carros oficiais, assim como o número de vôos e números de carteira de motorista. Nada foi dito sobre o período de partida e retorno do carro para a garagem, dados do velocímetro, resíduos de gasolina e seu consumo para cada dia.
Em apoio aos custos, a empresa apresentou os seguintes documentos: instruções de operação para carros oficiais, ordens sobre o procedimento para seu uso, declarações sobre cupons de gasolina, registros contábeis, submarinos. Tendo examinado os materiais do caso e as provas apresentadas, o tribunal decidiu que qualquer prova, incluindo provas circunstanciais, é aceita para determinar a base do imposto sobre o rendimento. As informações contidas no submarino (em particular, a quilometragem do carro, a quilometragem, o restante no tanque) em conjunto com outros documentos confirmam a viabilidade econômica dos custos.
Exemplo No. 2: sobre a falta de uma rota no submarino
Uma decisão semelhante foi tomada pelo FAS MO, quando as autoridades fiscais quiseram provar que, se o submarino não continha informações sobre a rota, o documento não confirma o custo de comprar combustível e lubrificantes. As circunstâncias do caso foram as seguintes.
Ao substanciar os custos, a empresa forneceu documentos iniciais informando que o combustível foi recebido de fornecedores e sobre o volume de postos de gasolina. Além disso, foram apresentadas ordens de pagamento, bem como as normas de despesas, que foram aprovadas por ordem das autoridades, submarinos, que continham todos os detalhes necessários (confirmando a quilometragem), informações sobre consumo de combustível, documentos para compensação de gasolina, devidamente executados.
Tendo examinado o processo, o tribunal concluiu que as autoridades fiscais não provaram a falta de razoabilidade dos custos. A falta de informação sobre o percurso não serve de base para recusar a confirmação de despesas.
Assim, as empresas podem muito bem incluir os custos do gás nas despesas tributárias com base em títulos que confirmam o fato da compra da gasolina, bem como a forma de submarinos desenvolvida de forma independente, mesmo que não tenha uma rota. Além disso, o submarino pode ser emitido por qualquer período - de 1 dia a 1 mês.
Se não resultar de outros documentos que a viagem foi de natureza não-produtiva (por exemplo, com base em uma ordem escrita do diretor), a empresa pode levar essas despesas em conta ao calcular imposto de renda, mesmo se a viagem fosse para propósitos pessoais.
As desvantagens de um submarino unificado
Ao usar o formulário de submarino unificado, o ponto "Local de partida e destino", bem como os outros detalhes deste formulário, devem ser preenchidos, pois você não pode excluir nenhum detalhe. Portanto, será necessário verificar adicionalmente se os endereços que permitirão às autoridades fiscais considerar que o diretor usou o carro da empresa para fins pessoais não foram indicados entre os destinos e pontos de partida.
Se a informação da rota não for dada ou a partida ou destino indicar a natureza não produtiva da viagem, a empresa não poderá aceitar o custo da gasolina. Além disso, nesta situação, o empregado tem renda em espécie (o custo da gasolina), a partir do qual a empresa deve calcular e transferir o imposto de renda pessoal para o orçamento, bem como pagar prêmios de seguro. O IVA aceito também pode ser considerado não razoável pelas autoridades fiscais.
Anular o combustível a normal
É importante considerar que os custos de combustível são padronizados. Apesar do fato de que o Código Tributário da Federação Russa não impõe restrições à contabilização dos custos da gasolina no cálculo do imposto, as normas relevantes estão indicadas nas Recomendações metodológicas “Taxas de consumo de combustível e óleo para veículos automotores”. Eles devem ser usados não apenas por empresas de camionagem, mas também por aqueles que operam veículos. Eles são levados em conta na tributação.
Portanto, para que não haja reclamações sobre a quantidade de combustível consumida, ao eliminar a gasolina sem conhecimento de transporte, é necessário levar em conta os custos reais com as normas estabelecidas e tentar não excedê-los. Para aqueles veículos para os quais os custos relevantes não são aprovados, a empresa deve ser guiada por documentos técnicos ou informações fornecidas pelo fabricante do veículo.
Ao mesmo tempo, a empresa tem o direito de definir suas próprias taxas de consumo de gasolina, levando em conta as permissões sazonais. O período e o montante do acréscimo dos prémios são efectuados com base na ordem relevante das autoridades locais e, na sua ausência - por ordem pessoal do chefe. Neste último caso, uma referência é feita à ordem do Ministério dos Transportes, as marcas dos carros são registradas e as restrições são calculadas. Isso leva em conta as condições de transporte, a condição técnica do carro, bem como o grau de sua carga.
Escrevendo gasolina em viagens de negócios
De acordo com o art. 166 do Código do Trabalho, uma viagem de negócios significa a viagem de um funcionário por ordem da gerência pelo período necessário para cumprir uma tarefa comercial fora de um trabalho permanente. Viajar não é reconhecido em viagens de negócios. Assim, as viagens de negócios não são viagens para motoristas que realizam o transporte de cargas.
Durante uma viagem de negócios, inclusive quando o diretor usa um carro pessoal para fins oficiais, ele é compensado por despesas de viagem, aluguel e despesas adicionais (diárias e outras despesas incorridas com a permissão do empregador). Isto é afirmado no art. 168 Código do Trabalho da Federação Russa. Os reembolsos são feitos com base nas instruções da URSS, Goskomtrud e do Conselho Central dos Sindicatos de Toda a União No. 62 "Em viagens de negócios oficiais dentro da URSS". No entanto, este documento não prevê o pagamento de combustível. Mas seu custo pode ser incluído nas despesas de viagem.
A confirmação da compra de gasolina durante a viagem de negócios do diretor em um carro particular é um submarino. Com base em seus dados, o custo e a quantidade de gasolina consumida durante uma viagem de negócios são determinados. Após seu retorno, o funcionário deve enviar documentos sobre a compra de combustível junto com um relatório antecipado. São cheques bancários e relatórios de postos de gasolina sobre gasolina. De acordo com os parágrafos. 5 p. 7 Artigo 272 do Código Tributário, na contabilização fiscal os custos de combustível são reconhecidos no dia da aprovação do relatório.
Conclusão
Em muitas empresas, combustíveis e lubrificantes são um item de custo significativo. Ao mesmo tempo, os contadores devem manter um registro de combustível e lubrificantes e justificar esses custos. O uso de submarinos é uma das formas de determinar o número de combustíveis e lubrificantes utilizados. Usando um submarino, é possível não só confirmar a necessidade de produção de custos, mas também indicar a distância percorrida, bem como determinar os parâmetros para o cálculo de combustível e lubrificantes.
Escrever gasolina no carro pessoal do diretor pode ser feito de várias maneiras. Os mais comuns são compensação e aluguel. Cada um dos métodos tem suas vantagens e desvantagens.Portanto, em casos específicos, uma escolha é feita em favor de um método particular, levando em conta as circunstâncias existentes.
