Papelada de arquivo: lei, instrução

Em qualquer organização, a documentação é armazenada por um tempo especificado, após o qual deve ser transferida para o arquivo municipal ou estadual. O processo de transferência de documentos oficiais para armazenamento tem certas características, que podem variar em diferentes partes do país.

A papelada é a área de trabalho que é responsável pelo processo de documentação, bem como pela execução de documentos oficiais.

Trabalho administrativo de arquivo é uma atividade especial de estruturas estatais, organizações e cidadãos em contabilidade, armazenamento e uso de documentos de arquivo.

Tipos de documentos

Arquivamento e papelada inclui muitos termos para designar papéis de vários tipos. Documentos são:

Ótimo (contém dados na forma de uma foto de qualquer tipo).
Documento de foto (criado usando fotografia ou iconografia. Tal documento geralmente contém fotos de vários objetos de arte).
Gráfico (eles usam linhas, chiaroscuros e traços).
Um documento fonográfico (uma portadora com dados de som instalados por qualquer sistema de gravação de som).
Audiovisual (conter imagens e sons).
Documento de filme (mais freqüentemente é um documento audiovisual ou pictórico; o método de cinematografia é usado para compilá-lo).
Um documento escrito (dados que podem ser identificados usando qualquer tipo de letra).
Texto (contém quaisquer dados de voz usando gravação de som).
Texto da máquina (a gravação está envolvida no desenvolvimento de uma das maneiras possíveis, devido a qual a informação é processada usando um computador eletrônico).
Belova (a forma final do documento copiado à mão ou com a ajuda de meios técnicos sem correções e erros).
Manuscrita (os sinais em tal documento são aplicados apenas à mão).
Videograma (imagem exibindo informações na tela).
Documento datilografado: indica sinais da carta, aplicados por qualquer meio técnico.
Rascunho de documento - reflete as atividades do autor com todos os borrões e correções.

Padrões

De acordo com a lei russa, o procedimento para a transferência de documentos oficiais para o arquivo é regulado pelo GOST R 7.0.8-2013. 12 meses após o término da documentação, os documentos são obrigatoriamente transferidos para o arquivo de acordo com todas as regras e requisitos. A preparação para a transferência pode ser feita pela própria equipe de produção ou por uma empresa terceirizada.

O arquivo e documentação do GOST 2013 contém definições dos termos básicos mais comuns usados nessa área. No documento, você pode ver os termos mais gerais - um formulário ou inventário, bem como os altamente especializados, por exemplo, a barra de restrições de acesso.

Além disso, o gerenciamento e arquivamento de registros GOST contém uma definição (interpretação) de termos relacionados ao campo de organização do trabalho com documentos, documentação e outros documentos.

Estágios de preparação

Preparação passo-a-passo de materiais para transferência para o arquivo:

certifique-se de que a documentação atenda a todos os requisitos estabelecidos por este arquivo;
realizar documentação de folhetos;
numerar todas as folhas;
desenvolver um Certificador de Caso;
especificar detalhes da capa;
desenvolver um arquivo de caso interno;
crie um inventário.

Se a transferência de papéis a serem armazenados por menos de 10 anos é esperada, então a ausência de elementos de livreto, sistematização, numeração e certificação é permissível.Aqui, em primeiro lugar, é necessário focar nos requisitos de um arquivo específico, uma vez que os padrões de diferentes instituições podem conter um ou todos os problemas acima.

A Lei sobre Assuntos de Arquivamento e Manutenção de Registros lista os principais termos e suas definições nessa área. Abaixo nós consideramos alguns deles.

Manutenção de registros e arquivamento: termos e definições

Documentação - fixação de informações sob qualquer forma, de acordo com as regras dadas.
Sistema de documentação unificada (DCL) - um sistema que contém informações necessárias para o gerenciamento em uma área específica de trabalho.
Regras de documentação - uma lista de regras e regulamentos sobre o processo de trabalho com documentos.
O Formulário de Documento Unificado (UFD) - muitos detalhes que são definidos em uma ordem específica em vários portadores de dados para resolver quaisquer problemas no campo de atividade.
Sistema de documentação - muitos papéis que são uniformes em tipo, tipo e finalidade, bem como os requisitos para sua preparação.
Nome do documento - o nome específico do documento na carta.
Documento organizacional e administrativo - tem a solução de várias tarefas organizacionais e administrativas, questões de gestão, a regulação do trabalho dos departamentos de produção, organizações, bem como estruturas estatais e autoridades.
Adereços - qualquer um dos elementos requeridos do documento oficial. Adereços na maioria das vezes consistem em partes variáveis e constantes.
Formulário - uma amostra de papel. Denota o escopo de uso, questões para construção e os principais detalhes.
O formulário é um conjunto de detalhes que ajudam a identificar o autor de um documento oficial.
A folha de relatório padronizada é uma lista de UVDs aprovados.
Registro - entrar em um documento todos os elementos necessários que são estabelecidos pelos requisitos do trabalho de escritório.
O campo de serviço de uma forma uniforme - a zona UVD, é fixo nos componentes técnicos de armazenamento e é usado para aplicar imagens especializadas.

Estes são os termos e definições básicos do padrão de estado existente para arquivamento e documentação.

Tipos de detalhes

Separadamente, vale a pena me debruçar sobre os detalhes que são usados na preparação de documentos oficiais:

Assinatura - um sinal escrito de uma pessoa autorizada.
Selo de aprovação - expressa uma avaliação positiva da organização ou de uma pessoa que não é autor de documentos oficiais.
Data - indica o dia em que o papel foi elaborado, bem como quando foi aceito, aceito ou publicado.
Limite de carimbo - um sinal que indica que a informação está disponível para um determinado número limitado de pessoas.
Título - resume a essência do documento.
O selo de aprovação - fala sobre a normatividade e legalidade das informações contidas no documento.
Visto - expressa o consentimento ou desacordo da pessoa autorizada com as informações referidas no documento.
Texto - dados gravados por qualquer tipo de letra ou sistema de gravação de som. Inclui a parte principal das informações de fala do documento.

Manual de instruções

Regras, listas, instruções para o trabalho administrativo de arquivo e outros documentos normativos ajudam a implementar a lei básica. Existem requisitos básicos para o funcionamento das estruturas arquivísticas criadas em 2002.

Vale a pena notar que tais regras não foram registradas no Ministério da Justiça da Federação Russa. A este respeito, as "Regras básicas dos arquivos departamentais" de 1986 ainda são válidas.

A presença desses requisitos no campo da papelada e arquivamento se deve à necessidade de consistência na contabilização, uso, preenchimento e armazenamento de documentos em arquivos, na organização de todos esses processos. O foco principal dos requisitos é a nomenclatura.

Então, o algoritmo de ações é o seguinte:

organizar um exame do valor dos valores mobiliários;
preparar documentos para envio ao arquivo;
formar um negócio;
elaborar um procedimento para a atribuição de documentos para destruição;
envie o caso para o arquivo.

Vale a pena notar que estes requisitos não se aplicam à documentação, o trabalho com o qual não é regulado pela lei da Federação Russa de 21 de julho de 1993 "On State Secret".

Organização

O arquivamento de documentos e documentação ajuda a controlar claramente o trabalho com documentos, garantindo sua segurança e acessibilidade. Existem determinados tipos de documentos que possuem um termo específico e até mesmo um método de armazenamento.

Ao organizar o trabalho de escritório de arquivamento, os departamentos estaduais e os órgãos, sem falta, transferem documentos oficiais para os Fundos de Arquivos da Federação Russa (AF RF). Estruturas comerciais, por sua vez, têm uma escolha mais ampla de métodos para armazenar documentação.

Cada grupo de documentos oficiais tem seu próprio período de armazenamento específico, que é regulado de acordo com o marco regulatório da Federação Russa. Também é criado um inventário no qual a data de apreensão dos documentos no arquivo é anotada com a data de expiração do armazenamento e uma referência à disposição relevante da lei.

Requisitos para o local de armazenamento de documentos

Dentro da empresa, o armazenamento de documentos em arquivos é organizado em prédios especializados ou em salas separadas e isoladas. Ao mesmo tempo, o aquecimento excessivo e a alta umidade na sala são estritamente proibidos. Esses são os critérios mais importantes para armazenar documentos de arquivamento. Ao mesmo tempo, diferentes portadores de dados precisam de seu próprio modo. A saber:

Papéis: 18-20 ° C, humidade do ar - 52-57%.
Filmes: preto e branco - 16 ° С, cor - 3-6 ° С. A umidade é de 41 a 44%.
Fitas magnéticas e discos: 16-19 ° С, umidade do ar - 52-64%.

É impossível organizar documentos perto de armazéns com alimentos e produtos químicos, bem como locais de fast food, cantinas. Além disso, deve haver uma sala separada para receber papéis, na qual a aclimatação da documentação será realizada. Às vezes, essas salas são usadas para armazenamento de curto prazo de várias mídias de armazenamento.

A sala deve conter as prateleiras de catálogos, prateleiras e pastas de arquivo necessárias, caixas especiais. Documentos especialmente necessários e economicamente valiosos são colocados em armários de metal com fechaduras seguras. Além dos requisitos básicos, existem outras condições não menos importantes:

Segurança Salas de arquivo devem ser resistentes ao fogo, protegidas de inundações, há uma saída de emergência. A distância dos documentos da fonte de calor (incluindo janelas) é de pelo menos 0,6 m É estritamente proibido colocar papel próximo a eles.
Uso de dutos isolados apenas com equipamentos de proteção.
Tomadas seladas ocultas e fiação elétrica.
Proibição rigorosa do funcionamento de todos os aparelhos de aquecimento. Além disso, alimentos e outros itens não relacionados ao armazenamento de documentação não são permitidos.
Na presença de deve ser racks móveis ou estacionárias de metal. Papéis sobre eles são melhor colocados em caixas ou pacotes. Ao mesmo tempo, a distância no corredor principal será de pelo menos 1,3 m, e entre as prateleiras - 0,7 m A distância da gaveta inferior - pelo menos 0,1 m, e do rack à parede - não mais do que 0,5 m.

Também um requisito de armazenamento obrigatório: a localização dos armários é perpendicular às paredes, janelas e baterias.

No edifício de armazenamento de papel de arquivo, a luz artificial e natural são aceitáveis. Ao mesmo tempo, é importante evitar que a luz solar direta entre na documentação. Se lâmpadas incandescentes forem usadas, uma tampa protetora deve ser instalada em cima de cada uma. Os dispositivos fluorescentes devem ser selecionados com um pequeno espectro de UV.

Tempo de armazenamento

Para armazenamento em arquivo de documentos oficiais, é utilizado um método específico de sistematização da documentação na produção. Ajuda a cumprir as leis e regulamentos aplicáveis. O objetivo disso é eliminar a perda de informações importantes.

Após o término do tempo estabelecido para o armazenamento de títulos no arquivo, a pessoa responsável deve destruir os documentos oficiais e, em seguida, criar um ato de liquidação.

Além disso, existem documentos com um período de armazenamento ilimitado. Um procedimento de financiamento está sendo realizado para eles. Esta é uma divisão de trabalhos em documentos de arquivo para vários fundos e coleções.

Documentos regulamentares

A legislação no campo do trabalho administrativo de arquivo contém muitas recomendações metodológicas e atos legais regulamentares. Este é um mecanismo regulador complexo, mas logicamente correto.

O principal pilar na regulamentação das relações é a lei de 22 de outubro de 2004 No. 125-ФЗ "Sobre os assuntos de arquivo na Federação Russa". Em sua base, as leis foram adotadas ao nível das entidades constituintes da Federação Russa sobre as regras para trabalhar com documentação, listas de documentos com períodos de armazenamento. Também inclui outros documentos normativos sobre gerenciamento de registros arquivísticos, acordados com unidades arquivísticas.

Essas leis e regulamentos ajudam a implementar a regulamentação legal. Obrigatório para quaisquer organizações e instituições de todas as formas de propriedade.

O GOST sobre arquivamento e documentação se aplica à documentação de propriedade estatal, municipal e privada. Ele identificou os principais tipos de documentação que são transferidos para o armazenamento de estado e está incluído no Fundo de Arquivamento da Federação Russa. A inclusão de documentos que são de propriedade privada ocorre de acordo com a lei.

O tempo para transferir documentos oficiais para arquivos municipais e estaduais também é estritamente definido. Isso se aplica a empresas municipais e estaduais, bem como a empresas não estatais que concluem um acordo sobre armazenamento permanente.

Arquivos estaduais e municipais criam listas de organizações e transferem documentos (listas de seleção) para armazenamento e posterior transferência para o Fundo de Arquivamento da Federação Russa. A inclusão de empresas não estatais em tais listas é a seu pedido e em conformidade com o acordo existente. Além disso, o arquivo pode manter listas de pessoal para organizações com as quais a colaboração é planejada apenas.

O que acontece com documentos de arquivamento quando uma organização é encerrada?

Na liquidação, reorganização ou falência de uma empresa, toda a documentação arquivística será transferida aos sucessores que tenham o direito legal de fazê-lo, ao arquivo fundador, estadual ou municipal.

A privatização de organizações municipais ou estaduais permite que você deixe em seus arquivos todos os documentos que foram emitidos como resultado de suas atividades (por exemplo, pedidos de pessoal).

Ordem de acesso e restrições

Eles também são regulados por lei. Restrições afetam a mudança de acesso à documentação contendo segredos de estado (ou protegidos pelo estado) ou informações sobre segredos pessoais ou de família (nesse caso, o período de armazenamento será de 75 anos a partir do momento em que o documento foi compilado).

Deve-se notar que os arquivos devem distribuir documentos legais (cópias ou certificados de documentos arquivados) para pessoas jurídicas e indivíduos gratuitamente dentro dos prazos estabelecidos por lei. Tais documentos são necessários para proteção social, pensões, benefícios e compensação.

Documentos arquivados apreendidos como prova (de acordo com as leis da Federação Russa) devem ser devolvidos.

O não cumprimento das regras, violação da legislação da Federação Russa em matéria de arquivo implica responsabilidade administrativa, criminal e legal.