Enhver organisasjon, uavhengig av eierform og aktivitetsfelt, lager dokumenter. Bestillinger, protokoller, brev, elektronisk og papir. Alle av dem er en del av den generelle og personalstyrte virksomheten. Suksessen til virksomheten og velstanden til selskapet avhenger direkte av hvor godt etablert denne prosessen er.
Generelle grunnleggende elementer i organisasjonens geistlige arbeider
Papirarbeid er en prosess for opprettelse og sirkulasjon av alle dokumenter i en organisasjon. Inkludert mottakelse, behandling, uttalelse om kontroll og utførelse. Hos bedriften utføres denne aktiviteten av en sekretær, en kontorsjef eller en hel enhet ledet av en ledende spesialist - en dokumentspesialist.
De viktigste stadiene i kontorarbeidet er:
- Oppretting eller mottak av dokumenter, inkludert registrering av dem.
- Kontroll over utførelsen av dokumentet, overføring til adresserte tjenestemenn, signering, respons og andre handlinger.
- Papirarbeid for drift eller arkivlagring. I noen tilfeller er ødeleggelse av filer og papirer mulig.
Registrering av virksomheten kan organiseres på forskjellige måter. Følgende typer er vanligst:
- desentralisert - dokumenter opprettes, aksepteres og behandles individuelt i hver enhet. Dette gjelder store bedrifter med forskjellige aktiviteter;
- sentralisert - organisasjonen har en spesiell enhet som utelukkende driver med arbeid med dokumentasjon. Dette kan være sekretariatet, kontoravdelingen eller en ansatt som utfører disse funksjonene. Karakteristisk for små og mellomstore bedrifter;
- blandet - inkluderer en kombinasjon av de to første typene.
Uansett hvor organisert papirarbeidet - dette skal gjenspeiles i forskriftsdokumentene til foretaket.
Registrering og dokumenthåndtering på bedriften - organisatorisk nødvendighet
Den økonomiske suksessen med selskapets aktiviteter avhenger direkte av hvor godt organisert arbeidsflytprosessen er. Ledere bør velge kompetent personell, regelmessig forgifte sekretærer for videre opplæring og overvåke endringer i lovgivningen.
I enhver organisasjon er papirene faktisk "sirkulasjonssystemet" for bedriften. Med en kompetent tilnærming fungerer den jevnt, levere nødvendige papirer til ansvarlige tjenestemenn, sende brev, fjerne unødvendige dokumenter for lagring.
Enhver bedriftsleder forstår at papirarbeid er et system som må handle tydelig og kompetent. Hvis det er nødvendig, kan du vurdere ulike alternativer for elektroniske assistenter og følgelig trene ansatte til å arbeide i disse systemene.
HR registrerer ledelse som grunnlag for stabil drift av bedriften
Hos de fleste store virksomheter er de aktivt engasjert ikke bare generelt, men også innen personaljournalhåndtering. Det vil si et system som inkluderer dokumenter relatert til personlige og arbeidsdata til ansatte.
Styring av personaljournaler er preget av mye strengere regulering. De fleste dokumenter er utstedt på standardskjemaer. All ordlyd og merknader må være i samsvar med loven - spesielt arbeidslivet. I tillegg har selskapet egne handlinger som regulerer arbeidsforhold til ansatte.
Organiseringen av personaljournalstyring er alltid en egen enhet i foretaket.Hvis selskapet er lite, kan det være en ansatt, men i dette tilfellet må hans oppgaver være spesifisert i arbeidsavtalen.
Navnene på enhetene kan være veldig forskjellige:
- "Human Resources Department";
- "Personaltjeneste";
- "HR-ledere";
- HR-avdeling.
Regulering av kontorarbeid og arbeidsflyt
Strukturen i et virksomhets geistlige arbeid må være stavet i lokale forskrifter.
Det kan være:
- kollektiv arbeidskontrakt;
- instruksjon om det geistlige arbeidet i organisasjonen;
- stillingsbeskrivelser av ansatte direkte relatert til arbeid med dokumenter;
- selskap charter.
Eventuelle forskriftsdokumenter fra foretaket knyttet til personell og generelt kontorarbeid skal ikke være i strid med gjeldende lovgivning.
Riktig organisert personell og generell papirarbeid er grunnlaget for den stabile driften av bedriften.
