Ingen moderne virksomheter kan jobbe uten dokumenter. Derfor er den kompetente organiseringen av arbeidsflyten en av faktorene som påvirker bedriftens samlede ytelse. Hva inkluderer dette konseptet? Hva er arbeidsflytets typer og system? Vi vil vurdere alt dette i artikkelen.
Arbeidsflyt og papirarbeid
Ved første øyekast er dette identiske konsepter. Men ser du nøye på, kan du se forskjellen. Papirarbeid inkluderer tre stadier:
- Opprettelse av et dokument om økonomisk aktivitet - dokumentasjon.
- Organiseringen av regnskapsføring av verdipapirer og deres bevegelse i hele organisasjonen og utover er en dokumentflyt.
- Dokumentlagring - arkivering.
Dokumentflyt er et av stadiene i kontorarbeidet. I denne prosessen skilles også stadier eller strømmer:
- Inngående dokumentasjon er det som kommer til bedriften utenfra.
- Utgående - som selskapet sender til motparter.
- Intern dokumentasjon er det som opprettes i organisasjonen og brukes til lederaktiviteter.
Riktig organisering av prosessen lar deg kontrollere bevegelsen av dokumentet i alle faser, fra opprettelsesøyeblikket til mottak av lagring. Dette gjør det mulig når som helst å vite hvor papiret er, hva slags arbeid som gjøres med det.
Dokumentbehandlingstrinn
Hvert innkommende dokument hos bedriften går gjennom visse stadier. Lengden på banen avhenger av rekkefølgen som er fast i organisasjonen. All innkommende korrespondanse kan i utgangspunktet gå til bordet til hodet, og først deretter til utøverne. Dette er en lengre vei, den brukes ikke så ofte.
En kortere måte er når sekretæren tar for seg distribusjonen av avdelinger. Dette alternativet brukes oftere. Fordelen er åpenbar: dokumenter kommer til entreprenøren raskere.
Hvert innkommende dokument går gjennom registreringsprosedyren. Dette gjøres i et spesialmagasin. Datoen for mottak er angitt, samt det forhåndsbestemte serienummeret.
Spesielt viktige dokumenter kan overvåkes. Det siste stadiet i behandlingen er å sende dokumentet til arkivlagring.
Arbeidsflyt organisasjonsprinsipper
Organisering av arbeidsflyten tar sikte på å redusere tidsbruken på dokumenter. For å oppnå dette målet er det utviklet visse prinsipper:
- Sentralisert mottak, forbehandling og frakt. I små organisasjoner er sekretæren engasjert i dette; i et stort selskap kan en hel avdeling utføre oppgaver.
- Reduksjon av gjennomgangspunktene for dokumentet, eliminering av muligheten for retur.
- Utvikling av arbeidsflytordninger og forskrifter.
- Registrering av papirer.
- Innføring i den foreløpige fasen av behandlingen av dokumenter.
Etterlevelse av disse reglene eliminerer tapet av tid på dupliserte handlinger og skaper en enhetlig belastning på folk som jobber med papirer.
Hva er dokumentflyt?
Så det er vanlig å ringe dokumenter som er like i form eller type, som har ett formål å følge.
Flyten er preget av struktur, frekvens og tetthet. I en handelsorganisasjon som sender varer til et stort antall butikker hver dag, vil dokumentflyten ha en enhetlig struktur, daglighet og høy tetthet. Hvis selskapet er engasjert i produksjon av dyrt industrielt utstyr, vil strømmen av den ha forskjellige egenskaper.
Elektronisk dokumenthåndtering
Det faktum at det i det klassiske dokumentsirkulasjonen er et materielt medium av dokumentet skaper en rekke alvorlige problemer. Papir må på en eller annen måte overføres fra en organisasjon til en annen. Til dette brukes kurerer eller post. Dette krever økonomiske og tidskostnader, i tillegg er leveringsfeil og feil på grunn av menneskelige faktorer mulig. Dokumentflyt er en alvorlig økonomisk og tidsutgift.
Papirer må lagres et sted. Hvis organisasjonen er stor, kreves store områder for lagring. Under force majeure omstendigheter er dødsfall av dokumenter mulig uten mulighet for etterfølgende restaurering. Og dette er langt fra alle problemene.
Elektronisk dokumenthåndtering er et system som blir mer og mer populært, ettersom det er blottet for ulempene ovenfor. Moderne sikre systemer brukes til dataoverføring, dette sikrer rask og nøyaktig levering, reduserer dokumentutvekslingstid og sikrer pålitelig lagring. 
Regjeringsorganisasjoner, som skattekontor eller pensjonskasse, satte raskt pris på fordelene ved å dele informasjon elektronisk, slik at de prøver å få så mange organisasjoner til å rapportere som mulig.
En tydelig arbeidsflyt er muligheten til å raskt finne nødvendig informasjon og sende den til adressen med minst mulig tid.
