Hemmelig kontorarbeid er full av betydelig risiko. For det meste er det forårsaket av uvitenhet om detaljene i arbeidet og brudd på de viktigste prinsippene for dets implementering. 
Statshemmelighet - hva er det?
Dette konseptet har flere betydninger. I en generell forstand karakteriserer mysterium noe ukjent og uløst. I forhold til offentlige etater forstås slik informasjon som data som er kjent for en strengt definert kategori av personer. Statshemmelighet er derfor noe som ikke er gjenstand for avsløring. Disse dataene beholder statusen sin vanligvis i en viss periode. Den etableres avhengig av betydningen av informasjonen, dens behov, som stammer fra interessene til hele landet eller en spesifikk avdeling. Av forskjellige grunner mister informasjon taushetsplikten over tid. Etter en viss periode kan den offentliggjøres eller publiseres.
Gribber av hemmelighold: typer
I det daglige arbeidet med avdelinger og departementer i Den Russiske Føderasjon blir et stort antall akter samlet. Implementering av lederfunksjoner er umulig uten arbeidsflyt. Et av de karakteristiske trekk ved administrative aktiviteter er mangfoldet av materialer. Klassifiseringen av klassifisert informasjon utføres i samsvar med føderal lov nr. 5485-I. En betydelig del av handlingene som er utstedt av administrative organer inneholder informasjon som ikke er gjenstand for utlevering. Imidlertid er det grader av hemmelighold. De gjenspeiles av spesielle merker på papirene. Lovgivningen gir følgende gribber: "Secret", "Of Special Importance" og "Top Secret". La oss vurdere dem mer detaljert. 
Karakteristiske trekk ved merker
Dokumentets hemmelighetsstempler etableres avhengig av innholdet og viktigheten av informasjonen som finnes i dem. Følgelig, for utlevering av visse data gir et visst ansvar. Merket av "Spesiell viktighet" innebærer den høyeste grad av taushetsplikt. Denne statusen tilordnes en begrenset kategori av handlinger. Utlevering av slik informasjon utgjør en fare for landet. Publisering av disse dataene kan forårsake betydelig skade på statlige interesser. I denne forbindelse bør handlinger som er tilordnet denne gruppen beskyttes på en spesiell måte.
Merket "Top Secret" er plassert på dokumenter som er mer relatert til landets sikkerhet og forsvar. Skaden fra avsløringen deres er ganske åpenbar. Prosedyren for håndtering av slik informasjon er strengt regulert.
Det er en annen kategori av dokumenter. De er merket "For offisiell bruk." Hvis gribbene med taushetsplikt tydelig fastslår handlingenes status, er det i dette tilfellet en begrensning i tilgangen til informasjon. Det er nødvendig å forhindre lekkasje av servicedata. 
Generelle regler
Personvernstemplene og fremgangsmåten for å håndtere dem er etablert i samsvar med listene som er definert i den nevnte føderale loven. Angi informasjon og endre lister over slike data tilordnes bestemte tjenestemenn. Når du danner listen, tas alle produksjonsområder med i betraktningen. Sikkerhetsstempler er satt til informasjon:
- På militærområdet.
- Innen vitenskap, økonomi og teknologi.
- Innen utenriksøkonomi og politikk.
- Innen intelligens, operativ etterretning, motintelligens.
- Innenfor kampen mot terrorisme.
Under arrangementer, når det er etablert hemmeligholdstempler, blir det laget utdrag fra de aktuelle handlingene, bestemt av entreprenøren.Kontrollen av denne aktiviteten tilordnes personen som signerte papirene. Disse enhetene er ansvarlige for riktig klassifisering av dokumenter i en eller annen hemmeligholdskategori, definisjonen av det tilsvarende stempelet. 
prinsipper
For å bevare informasjon av spesiell betydning for landet, må det kontinuerlig forbedres den gjeldende klassifiseringsprosedyren. Som praksis viser er vitenskapelig baserte tilnærminger og en systemisk metode viktig for implementeringen av denne oppgaven. Gribber av hemmelighold bør settes riktig i strengt regulerte tilfeller. Dette sikrer beskyttelse av viktig informasjon. Følgende prinsipper eksisterer for å bestemme hemmelighold av dokumenter:
- Systematisk tilnærming.
- Objektivitet.
- Optimalisering av datavolum.
- Periodisk gjennomgang.
Systematisk tilnærming
En av de viktigste egenskapene til dette prinsippet er vurderingen av klassifiseringsprosessen som helhet. I løpet av det bør det tas hensyn til: gjensidig avhengighet og samtidig den motstridende natur av de to retningene. For det første er det et ønske om å gi pålitelig beskyttelse av statshemmeligheter. På den annen side er det nødvendig å forhindre urimelige, massive data som skjuler seg med alle de negative konsekvensene. Med en overvurdering av hemmeligholdstempelet blir mulighetene for utveksling av informasjon mellom avdelingene betydelig redusert. Dette fører også til en konstant økning i volumet av handlinger som inneholder data utilgjengelige for et bredt spekter av brukere. Dette vanskeliggjør ofte igjen beskyttelsen av virkelig viktig informasjon. En annen ekstrem er underdrivelse av hemmelighold. I dette tilfellet er faren også åpenbar, siden slik aktivitet skaper forutsetninger for lekkasje av viktige data. 
objektivitet
Dette prinsippet er basert på ubetinget overholdelse av kravene i listen over hemmelige dokumenter definert i lovgivningen. Det er ikke lov til å bli styrt av subjektiv mening, basert på utøveres eneste beslutninger. Ellers er det sannsynlig at feil kan føre til en undervurdering eller overvurdering av taushetsplikten til et dokument.
Volumoptimalisering
Dette prinsippet er spesielt viktig når det gjelder klassifisering og bevaring av informasjon. I enhver handling må det være et minimum av data som virkelig er nødvendig for å løse et bestemt problem eller utføre et bestemt arbeid. Overdreven informasjon kan føre til ukontrollert avsløring av all informasjon.
Periodisk gjennomgang
Dokumenter som inneholder klassifisert informasjon, bør gjennomgås jevnlig. Data kan miste sin relevans, eller deres betydning kan avta. Ved gjennomgang blir dokumentsystemet lastet av. En eller annen status for handlingen er etablert i samsvar med volumet av viktigheten av informasjonen som er tilstede i den. Det skal på sin side være i samsvar med den faktiske grad av taushetsplikt. 
Statusendring
Det er laget i streng overensstemmelse med gjeldende lov. I henhold til føderal lov, hvis objektive faktorer endres, og som et resultat av at etterfølgende beskyttelse av data klassifisert som statshemmelighet er upraktisk, må handlinger avklassifiseres. I samsvar med lovens bestemmelser er perioden som data beskyttes under ikke mer enn 30 år. Unntakene er dokumenter som i henhold til interagency-kommisjonens beslutning forlenger den angitte perioden for slik informasjon. Avklassifisering eller reduksjon av nakken utføres av autoriserte organer. Det er spesielle kommisjoner som inkluderer kompetente personer.
Sistnevnte oppnevnes av lederne for de aktuelle avdelingene. Kommisjonene bør utarbeide handlinger der de i detalj underbygger behovet for å redusere nakken eller avklassifiseringen.Status for informasjon kan også endres av lederne for autoriserte avdelinger der de relevante papirene ble utarbeidet eller utviklet. Disse tjenestemennene har også rett til å avklassifisere eller klassifisere slike handlinger. Ødeleggelse av verdipapirer utføres i strengt samsvar med det lovbestemte lovverket for omfanget av slikt papirarbeid.
