Setiap pegawai mempunyai hak dan kewajiban tertentu yang berkaitan dengan kegiatan resminya. Mereka dinyatakan secara langsung dalam huraian tugasnya, ditunjukkan dalam kontrak pekerjaan. Dalam artikel ini kita akan menganalisis hak dan kewajipan pengurus dokumen dalam urat ini. Pertimbangkan apa syarat yang dikemukakan kepada pekerja ini, bahawa dia harus tahu apa tanggungjawabnya disediakan untuknya.
Kategori
Apakah "tanggungjawab kerja pengurus kategori 1" maksudnya? Kedudukan ini diwakili oleh beberapa kategori - dari segi latihan, pengalaman profesional pekerja:
- Pertama. Kehadiran pendidikan tinggi profesional dalam bidang pengurusan dokumen, pengalaman dalam posisi pengurus dokumen kategori ke-2 - sekurang-kurangnya 3 tahun.
- Yang kedua. Kehadiran pendidikan profesional yang lebih tinggi dalam bidang yang berkaitan, pengalaman kerja sebagai pakar dokumen - sekurang-kurangnya 3 tahun.
- Kerani Dokumen. Pekerja ini mesti mempunyai pendidikan profesional yang lebih tinggi dalam bidang pengurusan dokumen. Majikan tidak mempunyai keperluan untuk pengalaman kerjanya.
Bagi tugas pengurus dokumen, set maksimum mereka disediakan untuk pakar kategori pertama. Minimum - untuk pekerja yang belum mempunyai kategori.
Pengetahuan profesional
Tanggungjawab pengurus dokumen bermula dengan hakikat bahawa seorang pakar mesti mempunyai pengetahuan tertentu yang diperlukan untuk terlibat dalam kegiatan rasmi.
Set standard berikut ditetapkan dalam huraian kerja:
- Tindakan normatif, perundangan, undang-undang, perintah, perintah, keputusan lain yang lebih tinggi yang berkaitan dengan dokumentasi aktiviti majikan.
- Peruntukan utama Sistem Pengurusan Rekod Negeri Bersepadu.
- Standard untuk struktur organisasi dan pentadbiran bersatu.
- Kaedah perancangan, reka bentuk dan pembangunan sistem dokumentasi selanjutnya.
- Teknik merancang, merancang, mengendalikan sokongan dokumentasi dengan menggunakan peralatan pengkomputeran dan komputer.
- Prosedur pendaftaran, klasifikasi, penyimpanan, pemeriksaan dokumentasi kerja.
- Prosedur untuk mengawal pelaksanaan dokumentasi.
- Keperluan untuk mengendalikan pelbagai dokumen - masuk, dalaman, keluar.
- Keperluan untuk perancangan dan pelaporan dokumentasi pada vektor aktiviti unit struktur sesebuah organisasi.
- Pertubuhan arkib.
- Dokumen pengawalseliaan dan perkembangan metodologi mengenai reka bentuk dan penggunaan sistem maklumat pengurusan automatik.
- Asas-asas mendokumentasikan.
- Asas pengaturcaraan.
- Pengalaman dalam dan luar negara dalam bidang sokongan dokumentasi untuk kegiatan majikan.
Pengetahuan umum
Tanggungjawab pengurus dokumen juga akan memiliki pengetahuan yang diperlukan untuk mana-mana ahli pasukan, pekerja sektor perkhidmatan, yang bekerja di pejabat:
- Prosedur untuk mengendalikan komputer, pejabat lain, peralatan komputer.
- Asas sosiologi, ergonomik, psikologi sosial.
- Asas ekonomi, serta pengurusan kakitangan, pengurusan, organisasi buruh.
- Undang-undang buruh Rusia.
- Peraturan-peraturan jadual kerja dalaman syarikat yang bekerja.
- Piagam, perjanjian kolektif organisasi penggaji.
- Peruntukan Perlembagaan Rusia.
- Norma dan peraturan sedia ada mengenai perlindungan buruh.
- Etika pejabat.
- Budaya komunikasi.
- Asas undang-undang pentadbiran.
- Peraturan keselamatan kebakaran.
Kepimpinan dalam Aktiviti
Tugas seorang pengurus dokumen di sekolah, di perusahaan, dalam sebuah syarikat komersial juga menguruskan perbuatan berikut dalam aktiviti mereka:
- Perlembagaan Persekutuan Rusia.
- Undang-undang Rusia sebenar.
- Piagam organisasi yang menggaji.
- Perjanjian kolektif majikan.
- Peraturan buruh dalaman dalam organisasi majikan.
- Perintah, ketetapan, perintah langsung pekerja.
- Penerangan kerja.
Tanggungjawab fungsional pengurus dokumen
Ini adalah elemen penting dalam semua deskripsi pekerjaan. Tanggungjawab pengurus dokumen dalam organisasi tentu saja bergantung pada vektor kegiatannya, jumlah pengurus dokumen dan faktor lain.
Set standard adalah seperti berikut:
- Pembangunan dan pelaksanaan proses teknologi bekerja dengan dokumentasi (data dokumentari) berdasarkan penggunaan komputer dan peralatan pejabat. Ini termasuk perakaunan, kawalan, pelaksanaan, penerbitan sijil, storan operasi.
- Penyertaan dalam perancangan, organisasi, penambahbaikan jabatan pengurusan dokumen organisasi pengusaha. Mengawasi keadaan umum kerja pejabat.
- Penyediaan cadangan untuk memastikan satu set langkah untuk keadaan kerja ergonomik, rasionalisasi tempat kerja pekerja atas sokongan dokumentasi organisasi.
- Pembangunan sistem dokumentasi bersatu, lembaran kertas perniagaan untuk pelbagai tujuan, tahap pengurusan, pengeluar data dokumen.
- Organisasi dan pelaksanaan sistem pengurusan dokumen.
- Langkah-langkah untuk menyelaraskan komposisi dokumentasi, pelbagai petunjuk maklumat, mengurangkan bilangan mereka, mengatur carian untuk kertas perniagaan.
- Penyertaan dalam pemilihan dokumen yang dikemukakan untuk penyimpanan negeri, dalam pemeriksaan nilai kertas perniagaan.
- Mengambil bahagian dalam menetapkan matlamat, merancang, merekabentuk, mengendalikan dan memperbaiki sistem auto maklumat, sistem pengurusan maklumat.
- Mengambil bahagian dalam pembangunan teknologi maklumat yang inovatif, yang berdasarkan kepada penggunaan mikropemproses dan teknologi komputer, reka bentuk dan pengemaskinian lanjut pangkalan data.
- Kajian dan sintesis pengalaman Rusia dan asing yang maju dalam bidang aktiviti sokongan dokumentasi.
- Pembangunan dokumentasi normatif dan metodologi dalam bidang kecekapan mereka.
- Mengambil bahagian dalam pemilihan, penempatan, latihan dan latihan lanjutan kakitangan dari jabatan dokumentasi.
Sudah tentu, tanggungjawab seorang pengurus dokumen di tadika mungkin agak berbeza. Arahan aktiviti organisasi secara langsung mempengaruhi pengisian seksyen ini mengenai perihal kerja.
Variasi kedua
Jika kita bercakap tentang tanggungjawab kerja pengurus dokumen di sekolah, maka set berikut boleh dibentangkan di sini:
- Mematuhi rekod mengikut dokumentasi pentadbiran.
- Memastikan prestasi tugas penuh, berkualiti tinggi dan moden.
- Penggunaan rasional bahan, sumber teknikal sebagai sebahagian daripada prestasi tugas kerja.
- Pemeliharaan dokumentasi yang diamanahkan dari pendedahan rahsia komersial dan rahsia.
- Pendaftaran surat-menyurat yang masuk.
- Memantau pelaksanaan dokumentasi yang tepat pada masanya.
- Penyediaan dan penghantaran ke arkib dokumen yang telah disempurnakan.
- Pemantauan keselamatan kertas perniagaan yang dipercayai.
- Penyediaan pelaporan, dokumentasi perancangan.
- Percetakan dan pendua dokumen pejabat.
- Penyediaan draf pesanan untuk aktiviti pendidikan.
- Pengeluaran sijil kepada pekerja dan pelajar.
- Mengekalkan dan menyediakan lembaran masa perakaunan (bulanan).
- Pelaksanaan arahan lain kepimpinan langsung mereka.
Hak Pakar
Kami menentukan tanggungjawab kerja seorang pengurus dokumen di institusi tersebut. Sekarang kita menyebut hak pekerja ini:
- Membuat cadangan untuk memperbaiki organisasi sokongan dokumentasi, rasionalisasi dalam rangka piawaian yang sedia ada.
- Keperluan dari perkhidmatan, jabatan, pekerja individu yang menyediakan dokumentasi dalam organisasi untuk mematuhi piawaian dan norma tertentu.
- Pembangunan dan pelaksanaan sistem dokumentasi bersatu, bersatu, kertas kerja kertas kerja, pematuhan terhadap keperluan dan garis panduan dalam bidang pengurusan dokumen.
Hak Lanjutan
Majikan boleh menambah senarai hak pengurus dokumen dengan peruntukan yang berikut:
- Hak untuk meminta daripada pengurus, pekerja perusahaan dokumentasi yang diperlukan untuk memastikan prestasi.
- Hak untuk menggunakan perpustakaan biasa, dana maklumat, perkhidmatan sosial, perubatan, unit isi rumah syarikat yang bekerja.
- Hak, mengikut cara yang ditetapkan, untuk merayu pesanan ketua jabatan dan pengurusan syarikat.
Tanggungjawab
Tanggungjawab pengurus dokumen terkemuka, tentu saja, akan lebih luas daripada tanggungjawab fungsional pakar biasa. Tetapi mereka berdua bertanggungjawab untuk aktiviti mereka. Secara lalai, ia adalah seperti berikut:
- Untuk kegagalan melaksanakan tugas berfungsi (ditunjukkan dalam deskripsi pekerjaan).
- Untuk data realiti yang tidak konsisten mengenai status pelaksanaan arahan dan tugas.
- Untuk melanggar peraturan jadual kerja dalaman dalam organisasi majikan.
- Untuk melanggar peraturan keselamatan di perusahaan, standard keselamatan kebakaran.
Kami mengkaji hak dan kewajipan asas pengurus dokumen. Seperti yang dapat dilihat dari artikel itu, pekerja juga harus mempunyai pengetahuan tertentu ketika memohon pekerjaan ini. Untuk melaksanakan tugas yang tidak wajar dia bertanggungjawab.