Dalam perjalanan aktiviti mana-mana perusahaan, sebilangan besar kertas perniagaan muncul. Antara jisim ini, dokumen kakitangan menonjol di kompleks berasingan. Dalam artikel kami, kami ingin membincangkan tentang jenis-jenis yang ada di dalamnya, bagaimana ia disimpan.
Perhubungan Kakitangan
Aliran kerja yang teratur di perusahaan adalah kunci kejayaan aktivitinya. Oleh itu, kertas perniagaan sentiasa perlu diberikan perhatian yang sewajarnya, dan oleh itu, diformat dengan betul dan disimpan.
Perlu diingat bahawa hubungan buruh antara majikan dan pekerja sentiasa dikawal oleh Kod Buruh Persekutuan Rusia. Ia adalah berdasarkan artikelnya bahawa organisasi itu harus mengatur penyingkiran, penerimaan dan pemindahan pekerja dengan betul. Kesemua kertas kerja di mana tahap kerja buruh pekerja ditunjukkan, ini adalah dokumen-dokumen mengenai kakitangan (kakitangan, personel).
Tugas kertas ini adalah untuk melaksanakan dan menjalin hubungan kerja yang baik antara pekerja dan majikan. Perlu diingat bahawa dokumentasi kakitangan adalah salah satu aspek yang paling penting dalam perkhidmatan kakitangan di mana-mana perusahaan. Ketepatan dan ketepatan masa kerja kertas hendaklah di bawah kawalan kepala.
Kebanyakan dokumentasi adalah mandatori dan disediakan oleh Kod Buruh Persekutuan Rusia, arahan untuk mengekalkan buku kerja, undang-undang Pencen dan peraturan lain.
Jenis dokumen mengenai kakitangan
Dokumen mengenai kakitangan boleh dibahagikan kepada jenis berikut:
- Kertas yang berkaitan dengan kakitangan perusahaan.
- Dokumen mengesahkan promosi pekerja.
- Dokumen mengesahkan pelaksanaan disiplin buruh.
- Dokumen yang berkaitan dengan penamatan pekerjaan.
Seperti yang dapat kita lihat, dokumen mengenai kakitangan termasuk banyak kertas kerja yang mengatur hubungan antara majikan dan pekerja. Kesemuanya mengawal isu tertentu yang berkaitan dengan kakitangan perusahaan.
Dokumen personil utama dibahagikan kepada dua jenis:
- Dalam kakitangan perakaunan.
- Pada perakaunan jam kerja dan perhitungan yang berkaitan dengan imbuhan.
Dokumen mengenai kakitangan termasuk: perintah, kontrak pekerjaan, diploma, sijil, buku kerja, fail peribadi, kad, sijil untuk pensijilan pekerja, kuasa peribadi wakil.
Penyimpanan dokumen
Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, malangnya terdapat trend perhatian yang tidak mencukupi terhadap keselamatan kertas perniagaan. Menurut hasil pemeriksaan perkhidmatan arkib negeri, kesimpulan telah dibuat menunjukkan bahawa penyimpanan dokumen pada personil dalam keadaan normal diamati hanya di 20% perusahaan yang diverifikasi.
Walaupun setiap syarikat mesti mematuhi peraturan yang termaktub di dalam undang-undang. Sikap yang betul terhadap kertas kerja secara langsung berkaitan dengan keperluan untuk membantu organisasi-organisasi yang mempunyai badan-badan insurans pencen dan agensi kerajaan lain. Pelanggaran pengurusan dokumen boleh menyebabkan akibat yang tidak diingini, dan juga menghadapi denda.
Dokumen mengenai kakitangan (jenis sekuriti yang diberikan oleh kami dalam artikel) memberi keterangan kepada pengalaman kerja orang, dan juga menjadi asas untuk perlantikan pencen dan bayaran lain kepada rakyat. Sekiranya majikan membuat apa-apa kesilapan yang meremehkan pendapatan pekerja, seseorang boleh mencabar hakikat ini di mahkamah.
Di samping itu, adalah penting untuk memahami bahawa penyimpanan dokumen pada kakitangan adalah perlu, kerana hanya pada asasnya adalah mungkin untuk memulihkan maklumat sejarah yang berlaku. Ia tidak sia-sia kerana bagi kertas kakitangan, tempoh penyimpanan terpanjang diwujudkan oleh undang-undang.
Ia tidak perlu dikatakan bahawa dokumen tidak boleh hilang, lebih-lebih lagi, ia mesti disimpan dalam keadaan yang sesuai. Ketua dan ketua jabatan kakitangan mana-mana organisasi dikehendaki menyediakan semua syarat yang diperlukan untuk simpanan semasa dan arkib.
Keperluan utama untuk kandungan sekuriti termasuk:
- Ketersediaan bilik yang berasingan untuk storan semasa.
- Kotak atau kabinet dengan kertas hendaklah dikunci dengan kunci.
- Dokumen hendaklah dihadkan.
- Untuk arkib, anda perlu memilih bilik yang berasingan dan mengawal aksesnya.
Masa penyimpanan
Syarat penyimpanan dokumen pada personel adalah yang paling lama berbanding dengan kertas perniagaan lain. Dokumen dengan jangka hayat yang panjang termasuk:
- Semua kertas pentadbiran - pesanan, perintah, dekri.
- Senarai pekerja.
- Kad perakaunan pekerja.
- Urusan peribadi.
- Akaun peribadi pekerja.
- Pakaian dan timeheets.
- Kontrak dan perjanjian pekerjaan.
- Minit mesyuarat.
- Senarai orang yang bersara pada persaraan istimewa.
- Penerimaan perakaunan buku dan pemecatan pekerja.
Kami telah memberikan jauh dari senarai keseluruhan kertas-kertas yang telah disimpan selama 75 tahun. Dokumen berikut adalah pengecualian:
- Bertindak mengenai kemalangan industri - 45 tahun.
- Helaian tarif - 25 tahun.
- Minit mesyuarat suruhanjaya mengenai pembayaran elaun untuk perkhidmatan lama - 15 tahun.
Dalam masa yang ditetapkan, syarikat mesti memastikan keselamatan sekuriti mengikut cara yang ditetapkan oleh undang-undang.
Penyediaan dokumen
Arkib dokumen mengenai kakitangan di perusahaan itu hendaklah berada di dalam bilik yang berasingan, di mana tidak ada akses kepada orang yang tidak dibenarkan. Kes yang disediakan sepenuhnya dan disiapkan dengan sewajarnya dipindahkan kepadanya. Perlu diingat bahawa penyediaan kertas bermula di peringkat penciptaan mereka.
Jabatan kakitangan bertanggungjawab untuk melaksanakan dokumen yang betul mengenai kakitangan. Untuk kemudahan penggunaan, keseluruhan jisim kertas yang disusun oleh pegawai personel seperti berikut:
- Kes dibuat untuk setiap jenis dokumen: untuk pesanan, fail peribadi, protokol, dll. Tajuk-tajuk yang mencerminkan tatanama ditunjukkan pada folder.
- Semua kes adalah nombor akaun yang diberikan dan inventori disertakan.
- Penyimpanan semasa selamat rahsia disediakan: dalam peti keselamatan atau dalam kabinet terkunci.
- Semua lembaran kes diajukan dan bernombor. Dan tempat firmware dimeteraikan dengan meterai perusahaan dan diperakui oleh tandatangan orang yang bertanggungjawab.
- Dalam setiap kes, inventori dalaman mestilah hadir.
- Pada penutup dokumen siap semua butiran yang ditunjukkan: tempoh penyimpanan, nama, tarikh.
Pembentukan fail peribadi
Fail peribadi mengandungi semua dokumen yang mengandungi maklumat mengenai pekerja perusahaan dan kegiatan buruhnya. Pada dasarnya, fail peribadi harus dimulakan untuk semua pekerja organisasi. Tetapi, sebagai peraturan, pada masa ini, pegawai kakitangan mengeluarkan mereka hanya untuk pakar dan ketua yang terkemuka. Organisasi ini mempunyai hak untuk secara bebas memutuskan apa jenis kertas untuk mendapatkan pekerja. Oleh itu, komposisi dokumen fail peribadi mungkin berbeza di perusahaan yang berbeza. Tetapi secara umum, ia perlu memasukkan kertas-kertas berikut:
- Inventori dokumen kes.
- Ringkasan dan autobiografi.
- Profil.
- Salinan kertas mengenai ketersediaan pendidikan.
- Salinan spesifikasi.
- Salinan pesanan atas kelulusan jawatan.
- Kontrak pekerjaan.
- Semua jenis bantuan.
- Salinan pesanan pelantikan, pemecatan dan penempatan semula.
Inventori dalaman harus mengandungi maklumat mengenai nombor siri setiap dokumen dalam file tersebut. Dokumen sedemikian ditandatangani oleh orang yang menyusunnya.
Di dalamnya, terdapat soal selidik yang mengandungi banyak maklumat mengenai biografi, pendidikan, status perkahwinan pekerja. Untuk mengisi dengan betul, pekerja biasanya menggunakan buku kerja, ID ketenteraan dan pasport, diploma.
Dokumen Perakaunan Personel
Rekod kakitangan dikekalkan oleh pegawai kakitangan. Berdasarkan sekuriti utama, perakaunan operasi perubahan dan pergerakan dalam bilangan pekerja perusahaan dijalankan. Dokumen perakaunan termasuk: pesanan, kad, kakitangan, gaji dan banyak dokumen lain.
Semasa menyewa, setiap pekerja diberikan nombor kakitangan, yang kemudiannya disenaraikan dalam semua kertas untuk perakaunan dan gaji kakitangan. Walaupun seseorang itu berpindah ke kedudukan baru atau semasa pemecatan, bilangan kakitangannya tetap bersamanya dan tidak ditugaskan kepada orang lain.
Perintah Personel
Perintah dokumen pada personil adalah salah satu kertas penting dalam perkara kakitangan. Mereka dikumpulkan ke dalam kes berasingan dan pada masa yang sama mempunyai penomboran sendiri. Di dalam folder itu sistematis dalam susunan kronologi.
Sesetengah pesanan dicipta dalam bentuk bersatu, hanya mengisi ruang yang diperlukan pada masa akan datang. Semua yang lain disediakan seperti yang diperlukan, tetapi pada masa yang sama, semua dokumen mesti memenuhi keperluan tertentu.
Pertubuhan dokumen mengenai personel, termasuk pesanan, dijalankan berdasarkan syarat penyimpanannya. Adalah logik untuk memfailkannya dalam kes yang mempunyai tarikh akhir yang sama. Sebagai contoh, perintah untuk kemasukan dan pemecatan perlu dipelihara selama 75 tahun, yang bermaksud bahawa mereka mesti dipisahkan dari dokumen tahunan yang mengawal cuti dan disimpan hanya dalam tempoh lima tahun.
Sekiranya syarikat itu besar dan aliran dokumen agak baik, maka jenis kertas yang berbeza boleh dibuat sebagai perkara yang berasingan (sebagai contoh, pesanan percutian - satu folder, pesanan untuk perjalanan perniagaan - yang lain). Ini akan memudahkan kerja dengan dokumen. Di samping itu, setiap kes individu direkodkan dalam tatanama organisasi. Sekiranya pesanan itu mempunyai lampiran, maka ia juga difailkan. Tetapi bagi alasan untuk pesanan - laporan, kenyataan, tindakan, mereka disimpan secara berasingan.
Sebagai persembahan amalan, pesanan dan alasan bagi mereka disimpan bersama dalam kertas kerja semasa, tetapi sebagai persediaan untuk penyimpanan arkib, mereka mula disusun semula, diletakkan dalam folder yang berbeza. Pernyataan, contohnya, disimpan sehingga 75 tahun, tetapi ia adalah sebahagian daripada fail peribadi.
Semua pangkalan lain mempunyai tempoh penyimpanan sehingga lima tahun, sehingga mereka dibentuk menjadi bisnis yang terpisah.
Simpan pesanan
Untuk menentukan jangka hayat pesanan, anda mesti menggunakan senarai standard dokumen. Ia dikaji dan dikemas kini secara berkala. Pada masa ini, senarai yang disusun pada tahun 2010 adalah relevan. Menurutnya, seperti dahulu, alasan bagi pesanan disimpan selama lima tahun, dan kebanyakan pesanan itu sendiri disimpan sehingga 75 tahun (mengenai pelaksanaan tugas, perjalanan perniagaan, perubahan nama, percutian dan pensijilan).
Di samping itu, anda boleh menavigasi tempoh penyimpanan mengikut senarai jabatan yang disediakan untuk organisasi dalam bidang aktiviti tertentu. Peraturan menyediakan pemeriksaan nilai sekuriti.
Kertas simpanan jangka panjang mesti dipindahkan ke arkib dokumen kakitangan. Satu inventori dikompilkan ke atas mereka, selepas itu mereka dipindahkan untuk simpanan jangka panjang.
Kes-kes yang tempoh lunas telah dilupuskan boleh dimusnahkan.
Bagaimana untuk memusnahkan dokumen?
Kertas arkib perusahaan boleh dimusnahkan (jika tempoh penyimpanan telah tamat) secara bebas, atau anda boleh mendapatkan bantuan daripada organisasi khusus yang menangani isu ini.Tidak kira bagaimana anda menyusun proses itu, perbuatan kemusnahan mesti dibuat.
Kertas boleh dibakar sendiri, jika ada tempat yang selamat untuk ini, atau anda boleh memusnahkan mereka dengan menggunakan alat khas. Dalam kes sedemikian, perbuatan itu ditulis dalam apa jua bentuk. Tetapi jumlah kes yang lebih besar lebih mudah diserahkan untuk pelupusan. Tetapi dalam kes ini, semua tindakan mesti disertakan dengan kertas kerja. Dalam tindakan penerimaan, adalah perlu untuk menetapkan bilangan kes dan berat badan mereka. Adalah lebih baik sekiranya pekerja organisasi itu akan hadir secara peribadi pada kemusnahan kertas untuk mengekalkan kerahsiaan.
Arkib Negeri
Di setiap rantau Persekutuan Rusia terdapat arkib negeri dokumen mengenai kakitangan. Objektif utama aktiviti beliau adalah untuk memastikan penyimpanan kertas yang boleh dipercayai kepada kakitangan semua perusahaan. Selain itu, arkib itu bertindak balas kepada pertanyaan daripada perusahaan dan rakyat mengenai isu berkaitan dengan kertas kerja. Hala tuju aktiviti ini sangat diperlukan dan relevan, kerana apabila organisasi ditutup, orang tidak mempunyai tempat untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan.
Atas sebab ini, arkib berhadapan dengan tugas memelihara semua kertas kerja. Pada masa ini, bukan sahaja swasta, tetapi juga organisasi belanjawan sangat sering dibubarkan dan ditutup. Dalam kes ini, mereka mesti memindahkan dokumen ke atas kakitangan untuk penyimpanan ke arkib negeri. Kertas-kertas berikut mesti disimpan di dalamnya selama 75 tahun: pesanan, kunci penyelesaian, dokumen penempatan semula dan pemecatan, fail peribadi, dll.
Adalah perlu diperhatikan bahawa kes-kes mesti disediakan sebelum pemindahan mengikut semua peraturan. Arkib perbandaran menyediakan perkhidmatan mereka tertakluk kepada kelulusan terlebih dahulu penyerahan dokumen.
Penyediaan kertas untuk pemindahan termasuk pelaksanaan yang betul bagi semua kes, penilaian ahli sekuriti, serta penyusunan inventori.
Adakah saya perlu membayar wang untuk penyimpanan? Perusahaan negeri dan belanjawan tidak membayar perkhidmatan arkib. Perusahaan yang telah dicairkan bagi suatu bentuk pemilikan pemilikan bukan negeri dengan betul dilaksanakan kes-kes hanya jika terdapat perjanjian.
Kes-kes yang dipindahkan tertakluk kepada kelulusan dan penyelarasan dengan komisen semakan pakar arkib. Penerimaan dan pemindahan sekuriti dijalankan oleh pekerja institusi di hadapan organisasi yang dibubarkan. Proses ini agak panjang dan teliti, kerana status dokumen diperiksa dengan melihatnya secara visual. Pada akhirnya, perbuatan yang sama telah disediakan.
Daripada kata ganti
Dokumen pada kakitangan adalah kategori khusus kertas yang boleh didapati di mana-mana perusahaan. Kepentingan mereka adalah bahawa mereka tidak kehilangan kaitan untuk masa yang sangat lama. Walaupun selepas tempoh yang panjang, keadaan mungkin timbul di mana anda perlu beralih kepada mereka lagi. Ia bukan untuk apa-apa bahawa kertas kerja ini disediakan dengan penjagaan khas dan disimpan selama bertahun-tahun, bukan sahaja di perusahaan, tetapi juga dalam arkib negeri.