Centralizēta grāmatvedība pēdējā laikā vairs nav pašvaldību iestāžu prerogatīva. Arī lielie privātie uzņēmumi darbojas saskaņā ar šo principu, mazie dod priekšroku atteikties no idejas veidot savu grāmatvežu personālu un vēršas pie īpašām organizācijām, kas nodarbojas ar ārpakalpojumiem.
Definīcija
Centralizētā grāmatvedība (CB) ir institūcija, kas vienlaikus veic grāmatvedības pakalpojumus vairākiem uzņēmumiem. Šī organizācija tiek praktizēta grāmatvedībā un nodokļu grāmatvedībā dažādu īpašumtiesību formu uzņēmumiem.
Iespējamā Centrālās bankas organizācija šādās formās:
- ārpakalpojumu uzņēmums;
- pakalpojumi insourcing jomā.
Veicot ārpakalpojumus, grāmatvedības uzņēmums, vienojoties līguma veidā, par maksu saņem iespēju veikt grāmatvedības un nodokļu uzskaiti citām organizācijām. Insourcing gadījumā grāmatvedības funkcijas tiek uzkrātas mātes organizācijā.
Īpaša grāmatvedības pakalpojumu centralizācijas pazīme pašvaldības sektorā ir grāmatvedības pienākumu īstenošana, bet neparedz šādu pakalpojumu apmaksu.
Ja iespējams, centralizācija izšķir šādas grāmatvedības metodes:
- pilnīga centralizācija;
- daļējas centralizācijas forma;
- kontrole darbā noteiktā nozarē - materiālu aktīvu un preču centralizēta iepirkuma jomā;
- konsolidēto pārskatu sagatavošana.
Tiesiskais regulējums
Galvenie normatīvie akti, kas regulē centralizētās grāmatvedības darbību pašvaldības izglītības iestādēs, ir:
- vadības rīkojumi, uzņēmuma iekšējie noteikumi;
- koplīgums;
- dokumenti par prēmiju sistēmas organizāciju;
- uzņēmuma finanšu politika.
Radīšanas jēga
Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas 2003. gada 8. janvāra vēstule Nr. 03-01-01 / 11-241 norāda grāmatvedības centralizācijas galveno uzdevumu pašvaldības sektorā: nepieciešamību samazināt izmaksas un palielināt grāmatvedības pakalpojumu produktivitāti.
Uzdevumi, kas tiek risināti ar Centrālās bankas centieniem, ietver:
- Paaugstināta akreditācijas precizitāte
- prasme izmantot vienotu metodiku dažādiem grāmatvedības gadījumiem;
- nodokļu risku samazināšana;
- visu veidu pārskatu operatīva sagatavošana;
- algu saglabāšana, samazinot kopējo darbinieku skaitu, kas strādā finanšu nodaļās;
- samazinot uzskaites organizēšanas izmaksas organizācijā.
Likums Nr. 402-FZ “Par grāmatvedību” runā par vadošās ekonomiskās vienības tiesībām patstāvīgi izlemt, kā veikt uzskaiti organizācijā: bez citu uzņēmumu palīdzības, trešām personām vai īpašiem uzņēmumiem uz līguma pamata.
Tiek izveidotas dažādas vērtspapīru struktūras ar šādiem mērķiem:
- vienotu metodisko un normatīvo aktu izveidošana par centralizētu grāmatvedību;
- lietvedība;
- izmaksu samazināšana uzņēmumā pārskatu sagatavošanā;
- precīzas informācijas apkopošana centrālās bankas apkalpošanai;
- racionālāka budžeta summu izmantošana.
Jāuzsver, ka Centrālās bankas organizācijas kārtība un funkcionalitāte nav atkarīga no tā, vai tā darbojas kā vienība vai kā neatkarīga juridiska persona.
Pakalpojuma galvenie uzdevumi
Starp galvenajiem centrālās bankas uzdevumiem ir:
- FCD uzņēmumu grāmatvedības organizēšana un vadīšana;
- kontrole pār materiālo un finanšu resursu ekonomisku izmantošanu uzņēmumā, tā nodaļās;
- grāmatvedības un pārskatu racionālas organizācijas nodrošināšana uzņēmumā un tā nodaļās, balstoties uz maksimālu izglītības un skaitļošanas darba centralizāciju un mehanizāciju, progresīvām formām, kā arī grāmatvedības un audita metodēm;
- tādu pasākumu izstrāde un ieviešana, kuru mērķis bija monetārās disciplīnas ieviešana.
Funkcijas
Centralizētās grāmatvedības funkcijas ir šādas:
- ienākošās naudas, krājumu uzskaites organizēšana, grāmatvedības operāciju kontu faktiska atspoguļošana, kas saistīti ar krājumu vienību pārvietošanu;
- izmaksu aprēķinu izpildes uzskaite, organizācijas ekonomiskā un finansiālā darba rezultāti, skaidras naudas, norēķinu un kredīta operācijas;
- nodrošina kontroli pār dokumentu likumību, savlaicīgumu un pareizību, ekonomiski pamatotu pārskatu sagatavošanu, par algas aprēķiniem ar organizācijas darbiniekiem, maksājumu pareizu aprēķināšanu un ieskaitīšanu dažāda līmeņa budžetos, iemaksām valsts sociālajā apdrošināšanā;
- veic ekonomiskā un monetārā darba ekonomisko analīzi saskaņā ar grāmatvedību un pārskatiem;
- veic konstruktīvus pasākumus, lai novērstu iztrūkumu, līdzekļu un inventāra piesavināšanos, monetāro un finanšu likumu pārkāpumus;
- veic darbu, lai nodrošinātu personāla, monetārās un naudas disciplīnas ieviešanu, izmaksu tāmju sagatavošanu un norakstīšanas likumību.
Tiesības
Centrālās bankas pamattiesības:
- saņem grāmatvedībai nepieciešamos dokumentus;
- sagatavo normatīvo aktu projektus par Centrālās bankas darbu;
- nosūta struktūrvienībām pieprasījumus, dokumentus, kā arī grāmatvedības spēju ieviešanai nepieciešamo informāciju;
- Piedalās sanāksmēs, kuras sasauc uzņēmuma amatpersonas, apspriežot monetāros jautājumus.
Raksturo centralizētās grāmatvedības organizāciju
Patstāvīgā darba procesā centralizētās pārvaldes iestādes izstrādā un apstiprina vietējos noteikumus šādu dokumentu veidā:
- rīkojumi, instrukcijas un administratīvie dokumenti, kurus apstiprinājis vadītājs;
- koplīgums un līgums;
- noteikumi par grāmatvedības politikām un darbinieku atalgojumu, atalgojumu;
- iekšējie noteikumi.
Apkalpojošo iestāžu centralizētās grāmatvedības mērķis ir nodokļu un grāmatvedības uzturēšana.
Centrālās bankas daudzfunkcionālajās saistībās ietilpst arī:
- ziņošana;
- iespējamais operāciju atspoguļojums fiziskā un vērtības izteiksmē;
- primārā pārbaude, piegādes termiņu pārskatīšana;
- krājumu kvantitatīvā un kvalitatīvā sastāva dinamikas uzraudzība;
- uzņēmuma darba resursu izlietojuma un finanšu vadības revīzija;
- Norēķini ar darbuzņēmējiem un darbiniekiem.
Centrālās bankas darbiniekiem ir liela loma inventarizācijā un tie sniedz konsultāciju pakalpojumus.
Centralizētās grāmatvedības uzdevumos var ietilpt pārskata dokumentu iesniegšana pārvaldes iestādēm un vadības grāmatvedība, analītikas sagatavošana, ienākumu un izdevumu tāmes aprēķināšana un apstiprinātā budžeta pārbaude.
Priekšrocības
Centralizētās grāmatvedības ieviešanas pozitīvie rezultāti var būt:
- nav nepieciešams uzturēt savas grāmatvedības un finanšu nodaļas;
- tiek samazinātas pārvaldības izmaksas;
- plānoto projektu un programmu īstenošana īsā laikā;
- atsevišķa pieeja grāmatvedības mērķu īstenošanai;
- uzņēmuma resursu bāzes izmantošana kļūst efektīvāka, pateicoties divkāršai uzraudzības sistēmai;
- nav nepieciešams tērēt finanšu resursus un laiku tālākizglītības kursiem un grāmatvedības darba kritēriju īpašam novērtējumam;
- finanšu darba riski tiek samazināti līdz ar to, ka visu centralizēto grāmatvedības speciālistu kvalifikācijas līmenis ir ārkārtīgi augsts.
Trūkumi
Trūkumi ir šādi:
- samazinātas iespējas centralizētās grāmatvedības vadītājam saistībā ar līdzekļu tērēšanas procesu;
- centralizēta grāmatvedība visu veidu izmaksas korelē ar gada ieņēmumu plānu;
- papildu pienākumu ieviešana Centrālās bankas darbiniekiem var būt tikai gadījumā, ja tiek palielināti maksājumi saskaņā ar līgumu.
Pašvaldības sektoram nav tiešu ietekmes sviru klienta sniegto pakalpojumu sarakstā.
Organizatoriskās struktūras veidošanās. Centrālās bankas juridiskā forma
Centralizētas grāmatvedības izveidošanu var veikt šādi:
- struktūras juridiskā veida noteikšana;
- reģistrācija valdības struktūrās;
- finanšu iestādes izveidošana;
- grāmatvedības pakalpojumu sniegšanas standarta līguma sastādīšana;
- personāls un personāls;
- izveidojot pakalpojumu cenrādi.
Par grāmatvedības pilnīgumu atbild Centrālās bankas direktors. Variantā ar grāmatvedības piešķiršanu atsevišķā vienībā būs jāgroza harta, jāpievieno tai papildu darbības veids - grāmatvedības pakalpojumu sniegšana.
Organizācijas veidošanās
Izstrādājot centralizētās grāmatvedības optimālo organizatorisko struktūru, ir jāparedz:
- ziņošanas dokumentācijas pārvaldība;
- plānošanas-analītiskā vai finanšu nodaļa;
- vadošo profesionāļu grupa;
- skaitītāji;
- grāmatvedis;
- biznesa vienība.
Pakalpojuma līgums
Sniedzot pakalpojumus par brīvu vai par maksu, līguma forma tiek izstrādāta atsevišķi. Dokumentam jābūt lasāmam:
- Centrālās bankas uzdevumi un mērķi;
- tiesības un pienākumi;
- atbildība par noteiktiem pārkāpumiem;
- to personu saraksts, kuras ir tiesīgas parakstīt grāmatvedības dokumentus;
- primārā reģistrācijas un apstrādes process;
- darba plūsmas noteikumi;
- iespēju organizēt dokumentu glabāšanu un strādāt ar arhīvu.
Kāds ir personāla galdiņš?
Saskaņā ar izstrādāto dienesta organizatorisko struktūru tiek sastādīts tā personāla tabula. Uz vakantajām vietām tiek izvēlēti kompetenti speciālisti šaurā profilā.
Darbinieku atlase jāorganizē uz konkurences pamata.
Darbinieku skaits tiek aprēķināts, pamatojoties uz aprēķinātajām darbaspēka izmaksām katrā grāmatvedības segmentā.
Centralizēta grāmatvedība ir labākais risinājums budžeta uzņēmumiem un lieliem privātiem uzņēmumiem.
Galvenais grāmatvedis
Organizācijas grāmatvedības nodaļu vada galvenais grāmatvedis, kuru ieceļ un atbrīvo organizācijas vadītājs.
Centrālās bankas galveno grāmatvedi var iecelt vai atbrīvot tikai tās vadības struktūras, kuras ir pārāki par uzņēmumiem, kuros ir izveidota Centrālā banka. Viņam ir tiesības un pienākumi, kas paredzēti attiecīgajā regulā un personāla dokumentācijā. Galvenais grāmatvedis ir pakļauts tās organizācijas vadībai, kurā tika izveidota Centrālā banka.
Amata galvenais mērķis ir darbību vadības organizēšana un grāmatvedības sistēmas pilnveidošana organizācijas vadības struktūrā. Galvenā grāmatveža iespējas ir noteiktas tiesību aktos, darba līgumos un amatu aprakstos.
Galvenais grāmatvedis ir atbildīgs organizācijas vadītājam un ir atbildīgs par grāmatvedības politikas veidošanu, grāmatvedību, pilnīgas grāmatvedības aktuālu noformējumu.
Ierēdnis nodrošina, ka uzņēmuma saimnieciskā darbība notiek saskaņā ar Krievijas likumdošanu, īpašuma pārvietošanās kontroli un pienākumu izpildi.
Galvenā grāmatveža prasības dokumentēt uzņēmējdarbību un iesniegt centralizētajā grāmatvedības nodaļā nepieciešamos dokumentus un informāciju ir obligāti visiem uzņēmuma darbiniekiem.
Bez finanšu un norēķinu dokumentu galvenā grāmatveža paraksta monetārās saistības par parādiem tiek uzskatītas par nederīgām.
Galvenā grāmatveža amatu parasti ieņem persona ar augstāku finanšu izglītību, un dažās organizācijās ar profesionāla grāmatveža sertifikātu. Ja nepieciešams, galvenā grāmatveža amatā var iecelt personu, kurai nav augstākās speciālās izglītības, ja tai ir vairāk nekā 3 gadu pieredze šajā specialitātē.
Centrālā banka valsts sektorā
Valsts iestādēm grāmatvedību var organizēt, pamatojoties uz rajona pārvaldes centralizēto grāmatvedības nodaļu vai centralizēto grāmatvedības nodaļu.
Šī pieeja ļauj palielināt finanšu iestāžu kases operāciju produktivitāti budžeta iestādēs, kā arī samazināt darbības pārskatu sagatavošanas un uzturēšanas izmaksas.
Pašvaldību izglītības iestāžu centralizētas grāmatvedības izveidošana ietaupa organizācijas izdevumus grāmatvedības izveidošanai un uzturēšanai.
Grāmatvedība nodrošina papildu pakalpojumus: nodokļu konsultācijas, dokumentu glabāšana, pārstāvība pārvaldes iestādēs.
MKU "Centralizētā grāmatvedība" ir atsevišķa neatkarīga pašvaldību struktūrvienība, kas darbojas vietējās pašpārvaldes izpildinstitūcijā. Paredzēts organizēt FND rādītāju uzskaites procesu attiecībā uz pašvaldību institūcijām un pašvaldībām.
Centrālā banka Maskavas reģionā
2016. gada 16. decembrī tika pieņemta Maskavas reģiona centralizētās grāmatvedības koncepcija. To apstiprināja MO valsts budžeta iestāde "Centralizētā grāmatvedība Maskavas reģionā". Apmēram 418 reģiona valsts iestādes tika nodotas dienestam.
No tiem:
- Veselības ministrijā - 293 vienības;
- Izglītības ministrijā - 73 vienības;
- Kultūras ministrijā - 26 vienības;
- Fiziskās kultūras ministrijā - 26 vienības.
Institūcijas galvenie kontakti: Maskava, Sv. Kokkinaki, 6.
Centralizēta grāmatvedība Maskavas reģionā sniedz pakalpojumus šādās jomās:
- grāmatvedība - informācijas par grāmatvedības objektiem dokumentēšanas sistēmas izveidošana un pārskatu sagatavošana par tām;
- nodokļu deklarēšana.
Organizācijai ir apstiprināta struktūra un personāls.
Bērnudārzi. Centrālās bankas funkcijas
Bērnudārzu centralizētā grāmatvedība nodarbojas ar budžeta līdzekļu aprites aprēķinu veidošanu, pamatojoties uz tiem sniegtajiem datiem par uzņēmumu ienākumiem un izdevumiem. Centralizācijas pakāpi šajā gadījumā nosaka nevis apkalpotais uzņēmums, bet gan galvenie līdzekļu pārvaldītāji. Īpašā līgumā tiek parakstīta centralizācijas pakāpe, pušu pamatfunkcijas, pienākumi un tiesības.
Kā palielināt darba efektivitāti?
Normālam grāmatvedības darbam, pārvaldot vairākas pašvaldības iestādes, nepieciešama atbilstoša programmatūra.
Ir nepieciešams daudz datu apstrādāt īsākā laikā, lai saglabātu grāmatvedības operāciju vēsturi.
Grāmatvedības automatizācija padara visu procesu caurspīdīgāku. Tas samazina kļūdas un grūtības ar pārvaldes iestādēm.
Grāmatvedības centralizācija ļauj samazināt uzņēmuma, kurš uztur finanšu pārskatus, izmaksas.
Novērš vajadzību meklēt jaunus darbiniekus un grāmatvedības veidošanu. Centrālā banka ietaupa pašvaldību iestāžu līdzekļus. Grāmatvedības pakalpojumu ieviešanai tiek noslēgts atbilstošs līgums.
Pēc plusu un mīnusu izsvēršanas vadība izlemj, kā uzturēt kontu: izveidot savu nodaļu vai centralizēti veikt uzskaiti.
Secinājums
Grāmatvedības formāts caur Centrālo banku ir visaugstākais grāmatvedības sistematizācijas līmenis, kas ietver specializētu pārskatu uzturēšanu vairākiem tāda paša veida darba uzņēmumiem.
Šai pieejai ir daudz priekšrocību, kas nodrošina efektīvāku atskaišu sagatavošanu, samazina uzņēmuma izmaksas par speciālistu personāla uzturēšanu.
Centrālās bankas galvenā iezīme ir tā, ka tā veic sarežģītu mijiedarbību ar milzīgu skaitu budžeta iestāžu. Tāpēc ir nepieciešams skaidrs līgumattiecību regulējums.
Tādējādi centrālās bankas izmantošanas galvenā priekšrocība ir ekonomisks ieguvums uzņēmuma budžetam ietaupījumu izmaksu dēļ grāmatvedības personāla uzturēšanai. Trūkums ir nošķirtība no faktiskās budžeta iestādes atrašanās vietas.