Slavens sakāmvārds saka: "Ja vēlaties kaut ko darīt labi, dariet to pats." Tajā pašā laikā darbs vienatnē nebūt nav tik efektīvs kā tā dalīšana vairākiem darbiniekiem. Pilnvaru deleģēšana organizācijā ir klupšanas akmens daudzu uzņēmumu darbā. Kā nodalīt pienākumu un atbildību, vienlaikus neaizvainojot ne sevi, ne darbiniekus? Un vai ir kāda īpaša deleģēšanas procedūra vai arī viss tiek noformēts ar mutvārdu vienošanos?
Kāpēc ne?
Kāpēc organizācijā ir problēmas ar pilnvaru deleģēšanu? Visbiežāk vadītājs nevēlas daļu no saviem pienākumiem pārcelt vietniekiem vai nodaļu vadītājiem, jo baidās no viņu nekompetences dažos jautājumos. Šeit lomu spēlē faktors, ka daži vadītāji mēdz ticēt viņu neaizstājamībai, tas ir, viņi uzskata, ka neviens nevar darīt viņu darbu. Kā mēs zinām, nav neaizvietojamu. Sākumā pēc deleģēšanas priekšniekam jebkurā gadījumā būs rūpīgi jāuzrauga tā darbinieka darbība, kurš ieguvis savus pienākumus, lai pārliecinātos, ka izdarījis pareizo izvēli. Ja darbinieks neattaisno cerības, viņam var droši atņemt visas papildu pilnvaras un izvēlēties kādu citu viņa vietā vai atkal uzņemties visus pienākumus uz savas vadības pleciem. Deleģēšanas process ir viegli atgriezenisks. Dažu lietu novirzīšana uz citiem pleciem palīdzēs uzņēmuma vadītājam izkrauties un pievērst uzmanību dažiem jautājumiem uzņēmumā, kurus viņš iepriekš nesasniedza vai kuriem viņš vienkārši nepievērsa pietiekamu uzmanību. Darbinieks, kuram ir pagodināts palīdzēt, pēc šādas uzticēšanās, visticamāk, kļūs daudz motivētāks, kas noteikti pozitīvi ietekmēs viņa darba kvalitāti.
Kam deleģēt?
Pat apzinoties ieguvumus no pilnvaru sadales un deleģēšanas organizācijā, daži nesteidzas izmantot šos pārvaldības rīkus, nezinot, ko izvēlēties kā aizstājēju sev. Ir vairāki nosacījumi, saskaņā ar kuriem delegācija būs patiešām veiksmīga:
- Neskatoties uz to, ka šobrīd jebkuram jautājumam ir vienkārši jāpievērš uzmanība, to viņam var dot ne tikai tiešais vadītājs. Tas ir, jautājumus, teiksim, piegādes var novirzīt attiecīgās nodaļas vadītājam, kurš mazāku pienākumu dēļ spēs rūpīgāk tikt galā ar kādu konkrētu problēmu.
- Protams, darbiniekam, kuram tiek pārcelti pienākumi, jābūt zināmai pieredzei noteiktā jomā un, pats par sevi saprotams, atbilstošām zināšanām. Nebūtu pilnīgi loģiski uzticēt mārketinga personālam pieņemt darbā darbiniekus un padarīt loģistiku atbildīgu par vides reklāmu. Šis nosacījums ir viena no galvenajām deleģēšanas priekšrocībām: maz ticams, ka vadītājam būs vienlīdz labas zināšanas visās jomās, kas kaut kādā veidā ir saistītas ar viņa biznesu, tāpēc daļas savu pilnvaru deleģēšana speciālistam palīdzēs aplūkot daudzus jautājumus pavisam citādā veidā.
- Mēs nevaram teikt, ka ir iespējams deleģēt pilnvaras organizācijas vai kādas citas dzīves jomas vadībā, ja uzņēmuma vadītājs neuzticas personai, kurai viņš gatavojas uzticēt savus pienākumus. Spēka grozu nodošana citās rokās nebūt nav vienkārša, un to nodošana pilnīgi svešam cilvēkam, kurš var ne tikai uzlabot situāciju uzņēmumā, bet arī to pasliktināt, ir pilnīgi drausmīgi.Tāpēc par delegātu var kļūt tikai tas, kurš bauda līdera uzticību;
- Nepietiek tikai ar pienākumu nodošanu vienai personai, ir jānodod arī līdzekļi to izpildei. Pat grāmatvedis eksperts nespēs analizēt uzņēmuma finanšu darbības, ja noteiktu laika periodu nesaņems attiecīgus pārskatus. Tāpēc tiek deleģētas ne tikai funkcijas, bet arī resursi, bez kuriem ir funkcijas, kuras nevar realizēt.
Tikai no labas gribas!
Protams, deleģēšanai, tāpat kā jebkuram citam sadarbības veidam, vajadzētu būt brīvprātīgai. Maz ticams, ka ikviens, kurš sāpju dēļ atlaišanas dēļ bija spiests uzņemties lauvas tiesu no priekšnieka pienākumiem, varēs strādāt patiešām produktīvi. Turklāt pirms tiešas nodošanas pusēm ir pilnībā jāsaprot, kuras pilnvaras un atbildība tiek nodota. Delegātam ir jābūt idejai par metodēm, kuras vadītājs izmanto noteiktu problēmu risināšanai, lai uz viņu pamata izveidotu savu darbu. Tātad vissvarīgākā lieta varas nodošanā ir skaidri izskaidrot, kas tiek prasīts no tā, kurš tiks pagodināts palīdzēt uzņēmuma vadītājam.
Ko deleģēt?
Lai arī pilnvaru deleģēšanu daudzi uztver kā svarīgu organizācijas funkcijas daļu, pat ja tiek atzīta šīs procedūras nozīmība, ne visi vienmēr saprot, ko var nodot padotajam. Vai tas tiešām attiecas uz tiesībām pieņemt lēmumu? Nē, tas nav tik nopietns uzreiz.
Jūs varat sākt ar īpašu atbildīgu uzdevumu nodošanu. Piemēram, vadītājs uzdod darbiniekam sagatavot svarīgu pārskatu par uzņēmuma darbību noteiktā laika posmā, tā vietā, lai to izdarītu pats. Pat šādi šķietami mazi uzdevumi jau ir daļa no deleģēšanas procesa.
Visu projektu nodošana ir nākamais līmenis, kam ir deleģētas pilnvaras organizācijā. Piemērs: uzņēmumam jāizstrādā jauna produkta iepakojums. Tā vietā, lai kļūtu par tā vadītāju, nodaļa uzdod atbildīgajam darbiniekam uzņemties vadītāja pienākumus: izvēlēties šim uzdevumam piemērotākos cilvēkus, organizēt darbu un uzraudzīt tā kvalitāti. Galva ar šādu pienākumu nodošanu saņems tikai ziņojumu par padarīto, un, ja kaut kas viņam nepatiks, viņš sniegs noteiktus ieteikumus, kas deleģētam vadītājam būs jāņem vērā, turpinot darbu pie projekta. Neskatoties uz to, ka konkrēta projekta vadīšana ir vairāk vai mazāk tuvu tam, ko uzņēmuma vadītājs dara katru dienu, šādu pienākumu deleģēšana ļaus viņam koncentrēties uz jautājumiem, kuriem nepieciešama tūlītēja uzmanība.
Augstākais uzticības līmenis ir visu darbības jomu deleģēšana. Lielos uzņēmumos šādas pilnvaru nodošanas piemēri ir nodaļu vadītāji. Viņi nodarbojas tikai ar piegādi, sakariem, mārketingu un tā tālāk, sniedzot tikai pārskatus par savu darbību. Vadītāja funkcijas ar šādu deleģēšanu ir minimālas: viņš norāda tikai mērķus un uzdevumus, un to sasniegšana jau ir delegātu problēma. Šī metode ir visērtākā lielām organizācijām, kuras var atļauties šādā veidā atbrīvot vadītāju.
Kā deleģēt?
Tātad, vadītājs atrada to, kuram tiks veikta pilnvaru deleģēšana organizācijā. Vai ir atsevišķi jāpiemin arī to pilnvaru veidi, kurus var nodot?
Būtu jāsāk ar faktu, ka, tāpat kā jebkurā jautājumā, sugu klasificēšanai ir daudz iespēju. Dažiem ir desmitiem kategoriju, kurās var sadalīt nodotos pienākumus, dažām - mazāk. Visizplatītākā klasifikācija ir kļuvusi, kad visas pilnvaras ir sadalītas tikai divās grupās: lineārā un personāla.
Lineārā autoritāte ir jebkura uzņēmuma hierarhijas pamats.Ir daži vadītāja pienākumi, kurus viņš nodod nodaļas vadītājam. Nodaļas vadītājs savukārt daļu no šīm funkcijām nodod pakārtotajam darbiniekam. Tas ir, uzdevums iet no pakalpojumu hierarhijas augšdaļas līdz tā apakšai.
Personāla pilnvaru gadījumā darbiniekam tiek dotas tiesības palīdzēt kādam, kurš pilda lineārās pilnvaras. Tas ir, otrais darbinieks var izvēlēties nepieciešamo informāciju tam, kuram tika uzdots sastādīt pārdošanas ziņojumu par konkrētu produktu uz noteiktu laika periodu.
Kā ir ar juridisko reģistrāciju?
Vadītājs jau zina pilnvaru deleģēšanas principus organizācijā, un, pamatojoties uz tiem, viņš noteica kandidatūru, kurai viņš nodos daļu no savām rūpēm, viņš pat izvēlējās to, ko uzticēs jaunajam darbiniekam. Bet kā notiek pati deleģēšana? Vai tas tiek veikts mutiski, vienkārši ar rīkojumu, vai arī tas tiek oficiāli formalizēts likumdošanas ceļā?
Sākumā tas, ka jebkurš darbinieks var atteikties no viņam deleģētajām funkcijām, tas ir noteikts Darba kodeksā, kas ir attiecību pamatā starp darba devēju un viņa padoto. Ir vērts atzīmēt, ka turpmāka deleģēšana (tāpat kā lineārajās pilnvarās) ir iespējama arī tikai ar galvas atļauju: neskatoties uz to, ka viņš visus savus pienākumus nodeva citai personai, viņš joprojām ir par tiem atbildīgs. Tas ir, ja delegācija nonāk zemākajos hierarhijas līmeņos, uzņēmuma vadītājs būs atbildīgs par citiem darbiniekiem, kuriem tiks deleģēts viņa uzdevums.
Vai tas ir iespējams mutiski?
Pilnvaru deleģēšana tiek organizēta, kā jau minēts, pamatojoties uz Darba kodeksu. Pēc viņa teiktā, lai deleģēšana tiktu formalizēta saskaņā ar visiem noteikumiem, jums būs jāparaksta pilnvara, lai nodotu noteiktas pilnvaras. Protams, darbinieka sākotnējās funkcijas ir noteiktas darba līgumā, tāpēc pilnvara būs nepieciešama, ja vadītājs nolemj paplašināt savas darbības jomu (pat uz laiku). Bet vairumā gadījumu viss var iztikt bez papildu dokumentiem.
Tajā pašā laikā daži jauni darbinieki jāinformē par jaunu pienākumu nodošanu, lai novērtētu deleģētā kompetenci un sniegtu viņam iespējamo palīdzību jauno pienākumu izpildē, lai vadītāji izvēlētos izdot rīkojumus, ar kuriem iepazīstās visas ieinteresētās puses. No otras puses, visus, kurus skar šī iecelšana, var vienkārši uzaicināt uz sanāksmi, kurā visi uzzinās par jauniem delegāta akreditācijas datiem.
Bet, ja uzdevumu un pilnvaru deleģēšana organizācijā tiek plānota uz ilgu laiku, un jauno pienākumu kopums var tikt uztverts arī kā cits darbs, labāk ir juridiski formalizēt darbinieka pārcelšanu jaunā amatā, nevis pastāvīgi rakstīt jaunas pilnvaras.
Kāds ir deleģēšanas process?
Visas nepieciešamās formalitātes ir nokārtotas, atliek tikai noskaidrot, kāda ir varas deleģēšanas procesa organizācija. Protams, neviens neatstās jaunpienācēju ar saviem pienākumiem viens pret otru pirmajās to izpildes dienās, tad kādiem principiem vajadzētu ievērot vadītāju, lai delegācija gūtu panākumus?
Pirmās dienas šajā nodaļā parāda delegātam absolūti visu, detalizēti pastāstot par visiem jauno pilnvaru aspektiem. Īsumā: "Skaties, kā to izdarīt." Kad vadītājs raksta ziņojumu, delegāts novēro savas aktivitātes, atceroties darbību secību, darba programmu iezīmes un tā tālāk; Kad galva izplata pienākumus jaunā projektā, iesācējs mēģina analizēt vadītāja izvēli. Tieši šajā posmā delegāts saņem visvairāk kritikas ar konstruktīvu kritiku. Nākotnē ļoti noderēs visi ieteikumi, ko galva sniedza šajās pirmajās dienās.
Nākamais solis ir patstāvīgas darbības sākums.Visos tajos pašos ziņojumos delegāts jau pats sevi uzrauga priekšnieka modrā uzraudzībā, kurš turpina viņu kritizēt un norādīt uz kļūdām. Iesācējs pats mēģina sadalīt lomas jaunajā projektā bez galvenā padoma un ieteikumiem. Šis posms ir daudz grūtāks nekā iepriekšējais, jo nebūt nav viegli uzņemties atbildību pēc tam, kad jūs tikko noskatījāties, kā pareizi veikt pašreizējos pienākumus. Bet pēc sākotnējo grūtību pārvarēšanas viss notiks daudz vieglāk.
Trešais posms, kurā organizācijai tiek deleģētas pilnvaras, ir relatīvā neatkarība. Daudzos aspektos tas ir līdzīgs iepriekšējam, tikai šeit ir daudz mazāk kontroles. Šajā posmā darbiniekam ir nepieciešams priekšnieka atbalsts, kurš novērtē viņa centienus un pat izskaidro problēmu daudz maigi nekā viņš to darīja iepriekš, ja viņš to darītu. Šis laiks tiek dots, lai delegāts varētu attīstīt maksimālu autonomiju lēmumu pieņemšanā, izmantojot galvas padomu tikai ļoti krīzes situācijās. Pēc tam sākas vienkāršākais posms galvenajai personai un patīkamākais posms deleģētajam - pilnīga brīvība.
Vai tas izdevās?
Kā es varu zināt, vai organizācija ir veiksmīgi deleģēta? Darbinieki, kuriem vadītājs ir uzticējies, ir pilnībā uzņēmies atbildību un autoritāti? Ikvienam, kurš jau ir izgājis visu varas nodošanas procesu, protams, jābūt absolūtai autonomijai savu pienākumu ietvaros. Tāpēc, ja kāda persona dod priekšroku būt atbildīgai tikai par kādu noteiktu darba daļu vai tai joprojām ir nepieciešami augstāka ranga personu ieteikumi, var droši apgalvot, ka deleģēšana bija pilnīgi neveiksmīga.
No otras puses, ja vadītājs uzdod personai, kuru viņš ir izvēlējies par savu delegātu, minimālo darba apjomu, daudz rūpīgāk kontrolē savas darbības, pastāvīgi mentorē savu darbinieku, tad atkal mēs varam runāt par tāda procesa neveiksmēm kā pilnvaru sadale un deleģēšana organizācijā. No principāla puses ir nepieciešama uzticība, no pakļautā puses - gatavība pamatot šo uzticēšanos. Tas ir galvenais deleģēšanas princips.
Secinājums
Pilnvaru deleģēšana organizācijā ir piemērs tam, kā vadītājs var atvieglot savu dzīvi, sarežģījot to citiem, un, sarežģot to, tas sagādā prieku citiem darbiniekiem. Varas nodošanas priekšrocības, kā minēts iepriekš, ietver galvenā spēju koncentrēties uz nopietnākām problēmām, apgāžot kaut ko tādu, kas neprasa viņa tiešu uzmanību citiem. Vēl viena priekšrocība būs talantīgāko darbinieku identificēšana, kuri jaunā amatā spēs parādīt sevi visā krāšņumā. Pastāvīgs vadītāja un darbinieka kontakts iemācīs viņiem labāk izprast viens otru, kas tad būs noderīgs abu turpmākajās darbībās. Pilnvaru deleģēšana organizācijā rada papildu motivāciju: kurš darbinieks nevēlas tikt pamanīts un paaugstināts? Un, ņemot vērā pastāvīgās cerības uz šo ļoti pieaugumu, darbinieks paliks savā darba vietā daudz ilgāk, nemainot to uzņēmumā, kurā nav iespējams nodot pienākumus no augstākas personas.
Tāpēc uzņēmumi, kas iziet tālu no vienkāršiem soļiem gan vadītājam, gan darbiniekiem, lai nodotu pilnvaras, iegūs priekšrocības salīdzinājumā ar konkurentiem, kuri nevēlas dalīties ar varu uzņēmumā. Tāpēc ir skaidrs: pilnvaru deleģēšana organizācijā ir nepieciešama gan tās vadītājiem, gan parastajiem darbiniekiem. Tas vienmēr būtu jāatceras.