Ja kāds darbinieks dodas atvaļinājumā, darba devējam ir grūtības ar to, ka noteiktu laika periodu uzņēmumam nav atbilstošā speciālista, kurš veiktu noteiktus uzdevumus. Šajā gadījumā esošos darbiniekus parasti pieņem darbā kā aizstājējus. Daži speciālisti ilgstoši var apvienot vairākus amatus. Šāda aizvietošana ir pienācīgi jāveic, tāpēc personāla nodaļas darbiniekam ir jābūt rīkojuma paraugam aizvietošanai atvaļinājuma laikā. Šo dokumentu publicē personāla darbinieks, pēc kura to paraksta uzņēmuma vadība un tieši izraudzītais darbinieks.
Aizvietošanas funkcijas
Ikviens cilvēks katru gadu var rēķināties ar brīvdienām, par kurām viņam tiek piešķirtas oficiālas brīvdienas. Šajā laikā viņa darba vietu nevar nepārtraukti aizņemt cits darbinieks, tāpēc bieži darba devēji izmanto citu speciālistu palīdzību, kuri īslaicīgi aizvieto personu, kura devās atvaļinājumā. Lai to izdarītu, tiek izdots rīkojums aizstāt darbinieku atvaļinājumā. Aizvietošanas niansēs ietilpst:
- vienam uzņēmuma darbiniekam, pamatojoties uz vadītāja rīkojumu, ir pienākums tikt galā ar darba pienākumiem divos amatos;
- dažos gadījumos darbiniekam jāveic darbs darbiniekam, kurš ir devies atvaļinājumā, bet viņš īslaicīgi nepilda savus pienākumus galvenajā darba vietā;
- par šādu nomaiņu speciālists var cerēt saņemt noteiktu prēmiju;
- katram algotajam pilsonim ir jāpieprasa no sava darba devēja kompetenti veikt šādu nomaiņu, par kuru obligāti jāizdod attiecīgs rīkojums;
- aizvietošanas ilgums ir atkarīgs no tā, cik ilgi cits darbinieks devās atvaļinājumā.
Ja pilnīga nomaiņa ir nepieciešama sakarā ar to, ka cits darbinieks ir atlaists vai samazināts, tad aizvietošanai izvēlētās personas amata aprakstā jāveic nepieciešamās izmaiņas.
Kad nepieciešama nomaiņa?
Dažādās situācijās var būt nepieciešama jebkura uzņēmuma darbinieka nomaiņa. Visbiežāk tas ir nepieciešams šādos gadījumos:
- speciālists dodas atvaļinājumā;
- noformēts darbinieks slimības atvaļinājumā;
- pilsonis dodas tālā komandējumā.
Visbiežāk izdotais pasūtījums ir pagaidu aizstāšana atvaļinājuma laikā. Pagaidu aizstājēja klātbūtne ne vienmēr ir nepieciešama, jo vairumā gadījumu uzņēmums var pilnībā darboties, ja nav tikai viena darbinieka.
Kas tiek iecelts?
Lai aizstātu, ir svarīgi pareizi izvēlēties pareizo kandidātu. Lai to izdarītu, tiek ņemti vērā šādi noteikumi:
- vietniekam jābūt nepieciešamajai kvalifikācijai un prasmēm, lai viegli tiktu galā ar jaunajam amatam izvirzītajiem uzdevumiem;
- jūs varat izvēlēties speciālistu, kurš jau strādā uzņēmumā, pamatojoties uz oficiālu darba līgumu, un jūs varat arī pieņemt pilsoni no ārpuses, attiecībā uz kuru tiek ņemti vērā apvienošanas nosacījumi;
- ja darbinieka stāvoklis atvaļinājumā tiek uzskatīts par nozīmīgu, tad bieži darba devējs ir vienkārši spiests pieņemt darbā citu darbinieku šajā amatā, lai tas nekad nebūtu tukšs.
Informācija par izvēlēto darbinieku obligāti tiek iekļauta atvaļinājuma aizstāšanas pasūtījumā.
Dokumentācijas noteikumi
Lai jebkura darbinieka aizstāšana būtu oficiāla un likumīga, darba devējam ir jārūpējas par šīs procedūras pareizu izpildi.Lai to izdarītu, viņi sagatavo šādus dokumentus:
- rīkojumu, pamatojoties uz kuru konkrētais speciālists dodas atvaļinājumā, un šādā vadības rīkojumā obligāti tiek norādīts atpūtas ilgums;
- rīkojumu par darbinieka nomaiņu uz atvaļinājuma laiku, kurā tiek noteikts nomaiņai izraudzītais darbinieks, kā arī šī procesa ilgumu;
- dokuments, kas apstiprina aizstāšanai izvēlētā speciālista algas pārrēķinu.
Aizvietošanas pamatnoteikumi ir uzskaitīti 5. pantā. 60,2 un Art. 72,2 TC.
Vai ir atļauta mutiska vienošanās?
Daži uzņēmumu vadītāji vēlas izvairīties no daudzu dokumentu apkopošanas, tāpēc viņi piedāvā darbiniekiem aizstāt, neformulējot pasūtījumu un citus dokumentus. Tam var izmantot mutisku vienošanos.
Daudzi algotie speciālisti dodas direktora virzienā, tāpēc viņi piekrīt aizstāt citu speciālistu, neaizpildot nepieciešamo dokumentāciju. Bet tas noved pie tā, ka darbinieks paliek bez aizsardzības, tāpēc pastāv iespēja, ka viņa alga netiks uzskaitīta. Tas noved pie tā, ka pilsonis tiek galā ar citu cilvēku pienākumiem bez pienācīgas samaksas.
Direktora aizvietošanas pazīmes
Uzņēmuma vadītāji ir atbildīgi un atbildīgi par daudziem darba pienākumiem. Jebkuras organizācijas darbības panākumi ir atkarīgi no viņu darbības. Tāpēc šāda atbildīga speciālista nomaiņai ir jāpieiet atbildīgi.
Gandrīz katram direktoram ir vietnieks, ar kuru viņam noteiktā laika posmā ir jāvienojas par nomaiņu. Lai to izdarītu, tiek izdots rīkojums direktora nomaiņai svētku laikā. Turklāt tiek sastādīta īpaša pilnvara, uz kuras pamata vadītāja funkcijas tiek nodotas vietniekam. Ir svarīgi nodot vietniekam zīmogu un citus nepieciešamos elementus, kas ļauj apstiprināt dažādus nozīmīgus dokumentus.
Rīkojums par skolas direktora nomaiņu atvaļinājumā tiek sastādīts tikai pēc varas nodošanas oficiālajam direktoram.
Vai darbinieks var atteikties?
Ikviens uzņēmuma darbinieks var atteikties aizstāt citu speciālistu. Bieži vien darbinieki saskaras ar faktu, ka atsakoties, darba devējs draud ar atlaišanu darba disciplīnas pārkāpuma vai citu iemeslu dēļ. Šādos apstākļos darbinieks var aizstāvēt savas tiesības darba inspekcijā vai tiesā, kas bieži noved pie nelikumīgas atlaišanas.
Ja darba devējs savā uzņēmumā nevar atrast piemērotu darbinieku, tad viņam pagaidu darbā būs jāalgo cits speciālists. Šim nolūkam ar izvēlēto pilsoni var noslēgt pagaidu līgumu.
Kas sastāda pasūtījumu?
Uzņēmuma direktors parasti nenodarbojas ar šo jautājumu, tāpēc dokumentāciju apkopo personāla nodaļas darbinieks. Viņam ir pienākums sastādīt dokumentu, pamatojoties uz aizvietošanas rīkojuma paraugu brīvdienās. Tajā ir iekļauta obligāta informācija, ko sniedz asistenta vārds, kā arī periods, kurā iedzīvotājam jātiek galā ar jaunajiem pienākumiem.
Ja uzņēmumam nav personāla nodaļas, tad par dokumenta sagatavošanu parasti atbild sekretārs.
Pasūtījuma sastādīšanas noteikumi
Lai šo rīkojumu pareizi sastādītu, tiek ņemtas vērā šādas prasības:
- iepriekš ir svarīgi iegūt konkrēta darbinieka rakstisku piekrišanu, lai aizstātu citu speciālistu;
- pasūtījumā ir jāsniedz pamatinformācija par šādu nomaiņu;
- tiek veikts provizorisks pārrēķins, kas ļauj noteikt, kādu algu par viņu pakalpojumiem saņems darbinieks, apvienojot divus amatus;
- pasūtījums tiek ierakstīts speciālā žurnālā;
- dokumentam tiek piešķirts individuāls numurs;
- pasūtījumam jābūt aizstāšanā iesaistītā darbinieka parakstam.
Ja saistībā ar darbinieka atlaišanu nepieciešama nomaiņa, nepieciešamās izmaiņas tiek papildus pievienotas iesaistītā speciālista, kurš apvienos abus amatus, darba aprakstā.
Atvaļinājumu aizstāšanas pasūtījuma paraugs atrodams zemāk.
Kāda informācija ir iekļauta dokumentā?
Pasūtījumā jāietver šāda informācija:
- veidošanās datums;
- informācija par darbinieku, kurš dodas atvaļinājumā;
- informācija par deputātu, uzrādot viņa vārdu un uzvārdu un ieņemamo amatu uzņēmumā;
- periods, kurā notiks aizvietošana;
- pasūtījuma numurs;
- uzņēmuma vadītāja paraksts;
- uzņēmuma zīmogs.
Pirms dokumenta publicēšanas direktoram jāsaņem darbinieka piekrišana, lai aizstātu citu speciālistu. Šādai piekrišanai jābūt rakstiskai. Atvaļinājuma laika aizstāšanas rīkojuma paraugu var izpētīt iepriekš.
Secinājums
Kad speciālists dodas atvaļinājumā, bieži tiek prasīts viņu aizstāt ar citu uzņēmuma darbinieku. Process jāveic tikai ar atbilstošu dokumentāciju. Lai to izdarītu, obligāti tiek izdots rīkojums un tiek veikts arī pārrēķins, jo vietniekam ir pienākums saņemt labu prēmiju par savu darbu.