Jebkura uzņēmuma darbības laikā parādās liels skaits dokumentu, kas noteiktu laiku jāuzglabā. Savā rakstā mēs vēlamies runāt par to, kā tiek veikta dokumentu operatīvā glabāšana un iznīcināšana.
Kas ir tiešsaistes krātuve?
Absolūti visi dokumenti, kas izveidoti vai saņemti uzņēmuma darbības laikā, ir skaidri sistematizēti un rūpīgi apstrādāti. Lai nākotnē jūs varētu tos atkārtoti izmantot, jums ir pienācīgi jāorganizē viņu drošība, nodrošinot ātru piekļuvi jebkuram no tiem. Faktiski dokumentu operatīvā glabāšana ir dokumentu saglabāšana organizācijā vai struktūrvienībā, līdz tie tiek iznīcināti vai nodoti organizācijas arhīvā.
Dokumentu glabāšanas periodi
Jebkurā organizācijā ir visdažādākie raksti atbilstoši to vērtības pakāpei. Dažiem ir liela ekonomiskā vai zinātniskā vērtība, citi satur informāciju, kas nepieciešama īpašu problēmu risināšanai, pēc tam viņi zaudē savu nozīmi. Tāpēc daži no dokumentiem ir pareizi jā sistematizē un jāuzglabā, bet citi vienkārši jāiznīcina saskaņā ar noteiktiem noteikumiem.
Zinātniskas vai praktiskas vērtības dokumentu operatīvai glabāšanai ir savs laika grafiks. Tie ir atkarīgi no to satura svarīguma pakāpes.
Derīguma termiņš var būt šāds:
- Pastāvīgs.
- Pagaidu (vairāk nekā desmit gadi).
- Pagaidu (ne vairāk kā desmit gadi).
Jāatzīmē, ka papīru forma nekādā veidā neietekmē dokumentu glabāšanas periodus (glabāšanas tabulu mēs sniedzam rakstā). Nav noslēpums, ka šobrīd lielākā daļa informācijas tiek apstrādāta elektroniski. Termini, pirmkārt, ir atkarīgi no paša dokumenta satura.
Uzglabāšanas prasības
Dokumentu operatīvai glabāšanai ir noteiktas prasības. Piemēram, pabeigtiem pagaidu vai pastāvīgas saglabāšanas gadījumiem organizatoriskajās vienībās jāpaliek vēl vairākus gadus. Pēc šī perioda viņi tiek ievietoti uzņēmuma arhīvā.
Kamēr papīri tiek aktīvi izmantoti, tiem ir nepieciešams pareizs dizains un uzturēšana. Dokumentu operatīva glabāšana nozīmē to veidošanu atbilstoši noteiktām specifiskām grupām, kā arī organizācijas pieņemto nomenklatūras specifiku.
Lai nodrošinātu ātru visu dokumentu meklēšanu, mapju nosaukumi ir jāformatē pēc iespējas informatīvāki. Kā piedziņa, kā likums, tiek izmantotas mapes, uz kuru vāka jābūt kabatai maināmu nomenklatūru nosaukumiem.
Tiešsaistes uzglabāšanas laikā uz vākiem ir norādīta šāda informācija:
- Pagaidu lietošanas sākuma un beigu periods.
- Kopā tīru lapu mapē.
- Norāde uz šādu vērtspapīru glabāšanas laiku.
- Pilns vārds mākslinieks, viņa kontakttālruņa numurs.
- Var būt arī papildu uzraksti (“apstiprināšanai”, “parakstam” utt.)
Strāvas glabāšana tiek veikta speciāli aprīkotos skapīšos (no metāla) vai atsevišķā telpā, kurai ir slēgta pieeja. Vērtspapīru pagaidu emisija būtu jāveic tikai ar departamenta vadības rīkojumu, uz kuru attiecas dokumenti. Dienas beigās mapei vajadzētu atgriezties savā vietā - drošā skapī.
Operatīvās glabāšanas perioda beigās dokumentiem tiek piešķirts statuss “pabeigts”. Un tikai pēc tam sākas to sagatavošanas procedūra nodošanai arhīvā.
Ienākošo dokumentu glabāšanas datumi
Jebkurā organizācijā ienākošie dokumenti uzkrājas darbības procesā. Viņiem ir arī glabāšanas laiks. Parasti ienākošā sarakste attiecas uz visu dokumentāciju, kas nonāk uzņēmumā. Šādu dokumentu glabāšanas periodus nosaka saturs. Ienākošos dokumentus ieteicams uzglabāt vismaz trīs gadus. Tomēr svarīgākas vēstules var ilgt ilgāk (piemēram, vairāk nekā piecus gadus). Darbības ilgumu nosaka rakstu svarīgums. Tāpēc, klasificējot šādus dokumentus, ir jāņem vērā informācijas nozīme. Piemēram, vienā mapē jāizceļ iestāžu vēstules, bet citā - sarakste ar biznesa partneriem. Šādi dokumenti jāuzglabā vismaz piecus gadus.
Izejošie aiztures periodi
Izejošie dokumenti, tāpat kā visi citi uzņēmumā, tiek glabāti. Turklāt, tāpat kā ienākošo darbu gadījumā, tiem ir noteikti termini, kas ir atkarīgi no to nozīmīguma pakāpes.
Ieteicams dokumentus sistematizēt un katrā mapē norādīt glabāšanas periodus. Loģiski, ka izejošie dokumenti ir jāsadala atsevišķos masīvos: sarakste ar piegādātājiem, ar klientiem, klientiem, valdības organizācijām, komunālajiem pakalpojumiem utt. Vissvarīgākie dokumenti glabājas operatīvajā krājumā vismaz piecus gadus, bet vienkāršākie - līdz trīs gadiem. Īpaši svarīgas vēstules var glabāt desmit gadus. Tik ilgas lietošanas iemesls jānostiprina īpašā instrukcijā par uzņēmuma lietvedību.
Dokumentu žurnāli
Dokumentu reģistrācijas žurnāls ir pieejams jebkurā uzņēmumā. Turklāt, ja organizācija darbojas, parasti tiek iedalīti atsevišķi ienākošo un izejošo vērtspapīru reģistrācijas žurnāli. Tik daudz ērtāk ir sistematizēt visu saraksti. Žurnāli tiek iegādāti un mainīti katru gadu. Protams, šobrīd daudzi dod priekšroku līdzīga žurnāla glabāšanai elektroniskā formā. Tomēr jābūt papīra kopijai.
Dokumentu rekvizīti tiek ierakstīti žurnālos, tiem tiek piešķirti numuri un norādīti arī datumi. Šāda vērtspapīru reģistrācija vajadzības gadījumā ļauj atrast pareizo dokumentu. Žurnāli tiek glabāti trīs gadus. Šī perioda beigās, sastādot aktu, tiek iznīcināta visa dokumentācija, kas saistīta ar ienākošo un izejošo korespondenci.
Dokumentu pārbaude
Kā jau teicām iepriekš, dokumentu izmantošanas un glabāšanas ilgums nekādā gadījumā nav atkarīgs no formas (papīra vai elektroniska), svarīgs ir tikai dokumentu saturs. Lai noteiktu tā nozīmīgumu, tiek iecelts eksāmens. Tās uzdevums ir noskaidrot, kuri dokumenti ir svarīgi ražošanai, zinātnei, valstij utt. Dokumentiem, kas atlasīti operatīvai glabāšanai, ir jānorāda laika periods, kurā tie var būt nepieciešami. Tāpēc glabāšanas laika noteikšana ir vēl viens uzdevums, kas tiek uzstādīts pirms pārbaudes. Visus dokumentus pirms nosūtīšanas ekspertīzei, gatavojoties pārsūtīšanai arhīvā, noteiktas struktūrvienības vai biroja vadības dienests veido nomenklatūras lietās.
Vērtības pārbaudi var veikt pašos uzņēmumos, organizāciju arhīvos, kā arī valsts arhīvos.
Kopumā, ja mēs runājam par nopietniem pārvaldības dokumentiem, to glabāšanas datumi tiek noteikti to izveides laikā. Galvenie atsauces un normatīvie palīglīdzekļi, kas ietekmē uzglabāšanas periodus, ir dokumentu saraksti, kas norāda glabāšanas periodus. Tie tiek izmantoti vērtspapīru ekspertīzei pašvaldību, valsts arhīvos un uzņēmumos. Un vērtība, kā mēs teicām, ir izteikta glabāšanas laikā.
Dokumentu saraksts ar glabāšanas periodiem ir sistemātisks vērtspapīru kategoriju un veidu saraksts, kas satur normatīvo informāciju par to glabāšanas laiku.
Sarakstos ir ietverti standartdokumentu glabāšanas periodi, kas ir pieejami jebkurā organizācijā. Bet specifiski dokumenti, kas atspoguļo noteiktas uzņēmuma funkcijas, var attiekties uz nodaļu sarakstiem.
Dokumentu arhīvs
Organizācijas dokumentu arhīvs pats par sevi nevar pastāvēt. Papīri tajā tiek glabāti noteiktu laiku, pēc tam tie jānodod pašvaldību arhīvos vai valsts. Federālais likums skaidri nosaka daudzu tajā esošo vērtspapīru glabāšanas laiku. Tā, piemēram, dokumenti par personālu, notariālie dokumenti, biznesa grāmatas ir jāsaglabā 75 gadus, zinātniskā dokumentācija - piecpadsmit gadus.
Gadījumā, ja organizācija tiek likvidēta kāda iemesla dēļ, dokumentu (ar noteiktu glabāšanas laiku), kā arī personāla dokumentu arhīvs ir jānodod pašvaldības (valsts) arhīvā. Nevalstiskiem uzņēmumiem, lai pārsūtītu dokumentus, vispirms jānoslēdz līgums ar Krievijas Federācijas Arhīva fondu. Ja tas netika noslēgts laikā, tad arhīvam glabāšanā jāņem tikai papīrs par uzņēmuma personālu. Atlikušo dokumentu saglabāšanas vietu izvēlas likvidācijas komisijas priekšsēdētājs.
Kā iznīcināt dokumentus?
Arhīva dokumentus, kas tiek glabāti uzņēmumā, var noņemt, ja ir beidzies to glabāšanas laiks. Dokumentu iznīcināšanu var uzticēt trešo personu organizācijai, vai arī jūs varat to veikt pats. Pastāv vienoti noteikumi, pēc kuriem šis process tiek veikts. Ir vērts atcerēties, ka jūs varat iznīcināt tikai tos dokumentus, kuriem ir beidzies glabāšanas laiks, kuri ir zaudējuši savu praktisko nozīmi. Jebkuras darbības attiecībā uz vērtspapīriem ir iespējams veikt tikai ar eksperta atzinumu.
Dokumentu iznīcināšana notiek ar akta izpildi.
Akta sastādīšana
Papīrus var iekļaut iznīcināšanas aktā, ja glabāšanas termiņš beidzās dokumenta sastādīšanas gada 1. janvārī. Tas ir, ja 2014. gada gadījums un glabāšanas periods ir pieci gadi, tad to var iekļaut aktā tikai 2020. gadā.
Lai izvairītos no turpmākiem pārpratumiem, visi gadījumi ir pilnībā jāpārskata, pārliecinoties, ka visi tajā esošie dokumenti ir zaudējuši vērtību. Tomēr praksē viņi bieži rīkojas citādi. Ja dokumenti piecus gadus ir gulējuši uz plaukta un nekad nav tiem pieskārušies, tad noteikumi tiek atstāti novārtā. Viņi vienkārši selektīvi pārlūko lietas, lai pārliecinātos, ka tās tiešām vairs nav vajadzīgas.
Aktā jābūt informācijai, kas pieejama uz lietu vākiem. Cilvēkiem, kuri nesaprot arhīva darba sarežģītību, šāds rūpīgs darbs šķitīs nevajadzīgs. Bet patiesībā tas tā nav.
Akts noteikti jāparaksta personai, kura veica ekspertīzi. Turklāt dokumentā ir atzīmēts, ka par darbībām tika panākta vienošanās ar organizācijas ekspertu komiteju. Galu galā akts jāapstiprina uzņēmuma vadītājam.
Tikai pēc visu procedūru ievērošanas organizācija var iznīcināt aktā uzskaitītos gadījumus.
Kā iznīcināt biznesa dokumentus?
Ir vairāki veidi, kā iznīcināt dokumentus. Ja uzņēmuma teritorija to atļauj, tad pats varat sadedzināt papīru, ievērojot ugunsdrošību. Turklāt jūs varat izmantot smalcinātāja dokumentus. Bet tas ir diezgan ilgs process, šī metode ir piemērota maziem apjomiem. Šajos gadījumos patvaļīgā formā tiek sastādīts akts, kurā tiek reģistrēts iznīcināšanas fakts.
Lielu daudzumu iznīcināšanai paredzētu lietu parasti uzņēmumi nodod iznīcināšanai vai pārstrādei specializētām organizācijām, kas ar to nodarbojas.
Pārcelšanas fakts jāreģistrē pieņemšanas sertifikātā. Dokumentā norādīts datums, svars un lietu skaits. Eksperti iesaka uzņēmuma darbiniekam atrasties dokumentu iznīcināšanā, lai saglabātu konfidencialitāti.