Skaidras naudas dokumentācijas uzturēšana, strādājot ar skaidru naudu, ir obligāta prasība juridiskām personām un privātiem uzņēmējiem. Kases grāmata ir konsolidēts grāmatvedības dokuments, kas reģistrē naudas kustību uzņēmuma kasē. Nelielā uzņēmumā tas tiek uzsākts vienā eksemplārā. Sīkāk apsveriet dokumenta uzturēšanas un glabāšanas iespējas. Jo īpaši tas, kā gadā iestrādāt kases grāmatu.
Kam paredzēts dokuments?
Kases grāmatiņa tiek izsniegta visām personām ar kases aparātu. Šī prasība attiecas uz individuāliem uzņēmējiem, ieskaitot tos, kas strādā pie vienkāršotās nodokļu sistēmas. KO-04 veidlapa tika apstiprināta 1998. gadā ar Krievijas Federācijas Valsts statistikas komitejas dekrētu. Ir atļauta papīra forma un elektroniska kases grāmata, elektroniskās versijas formu var glabāt Word un Excel ar obligātu aizsardzību pret nesankcionētu piekļuvi. To veic kasieris (operators), bet galvenais grāmatvedis kontrolē aizpildīšanas pareizību. Pārvaldes iestādes sistemātiski pārbauda rīcības pareizību.
Lielos uzņēmumos kases grāmatiņas uzturēšana ir nepieciešama katrā vienībā ar nosacījumu, ka katra no tām ir uzskaitīta atsevišķā bilancē. Vienai vienībai ir viens dokumenta eksemplārs. Grāmatas kopijas un primāro dokumentu oriģinālus piegādā galvenajam birojam (pārvaldības sabiedrībai). Sastādot bilanci un sniedzot pārskatus par uzņēmumu kopumā, tiek ņemta vērā informācija par atlikušo naudu. Zemāk apsveriet, kā gadā iestrādāt kases grāmatu.
Ar roku rakstīta dokumenta apstrādes procedūra
Papīra versija ir A4 formāta brošūra, kas tiek izdrukāta uz printera vai tipogrāfijā un tiek turēta manuskriptā. Loksnes obligāti ir numurētas un sašūtas. Tam jāatbilst KO-04 formai. Jums jāzina, kā gadā iestrādāt kases grāmatu. Numerācijas un elektroniskā un papīra formāta uzturēšanas process atšķiras no klasiskajā versijā, ko izmanto biroja darbā.
Svarīgi! Lapas ir numurētas, dublējot numuru divos eksemplāros. Pirmā lapa ir oriģināls, otrā ir kopija. Kopiju aizpilda ar kopējamo papīru un nodod grāmatvedības nodaļai atskaišu sagatavošanai. Otrās lapas atdalīšanai ir paredzēta griezuma līnija.
Ērtāk ir izpildīt programmaparatūru lapas apakšā. Vītnes malas tiek parādītas pēdējās lapas aizmugurē, piestiprinātas ar mezglu, papīra zīmogu un zīmogu. Zīmogs ir novietots tā, lai tas daļēji uztvertu grāmatas lapu un zīmogu. Tuvumā norādiet lappušu skaitu, ielieciet galvenā vai galvenā grāmatveža parakstu.
Elektroniskās versijas izsniegšanas procedūra
Reģistrējot kases grāmatas elektronisko formātu, veidlapa nosacīti tiek sadalīta divās daļās ar līniju, kas atdala pāra un nepāra lappuses. Iespiestas lapas izgriezumu veic horizontāli pa noteikto līniju. Lapas augšdaļa ir oriģināla, apakšdaļa ir atdalīta nosūtīšanai grāmatvedības nodaļai atskaišu sagatavošanai.
Svarīgi! Dokuments tiek uzturēts katru dienu, izņemot gadījumus, kad norēķini netika veikti. Kasieris dienas sākumā un beigās sniedz informāciju par atlikumu kasē. Šis ir obligāts ieraksts!
Apsveriet, kā sakārtot kases grāmatu gadam. Operators izdara atzīmes par līdzekļu apriti dokumentā, kad tiek veikti finanšu darījumi. Noteikti aizpildiet informāciju par katru ienākošo un izejošo skaidras naudas orderi. Maiņas beigās obligāti tiek izspiesta kopējā izdevumu summa, ienākumi, aprēķināts naudas atlikums.Primārie dokumenti tiek pievienoti grāmatai nogrieztam kopijai un ieskaitīti grāmatvedībā. Grāmatvedis oriģinālu lapu un tās kopiju apliecina ar savu parakstu.
Titullapas dizains. Nianses
Kases grāmatas titullapu aizpilda saskaņā ar vienoto veidlapu KO-4. Tajā ir pilns uzņēmuma, struktūrvienības un OKPO nosaukums. Privātie uzņēmēji norāda pilnu vārdu, ja trūkst uzņēmuma nosaukuma. Būtu jānorāda, uz kādu periodu (mēnešus un gadu) dokuments tiek uzsākts.
Pirmā lapa: naudas atlikuma pārskaitīšanas pazīmes
Pirms kases grāmatas iesiešanas gadā jums jāzina tās aizpildīšanas smalkumi. Lapas augšpusē ierakstiet datumu, norādot pašreizējo dienu, mēnesi un gadu. Dienas sākumā noteikti norādiet naudas atlikuma summu skaidrā naudā. To pārnes no atlikuma, kas noteikts iepriekšējās dienas beigās. Ja tiek atvērta jauna grāmata, atlikums tiek ņemts no priekšteča. Pirmajā lapā, kas aizpildīta kalendārā gada pirmajā dienā, reģistrējiet naudas atlikumus, kas aprēķināti pagājušā gada pēdējās dienas beigās.
Grāmatas lapas aizpildīšana
1. – 5. Sleju aizpilda no RKO un PKO veidlapām. Šūnā "Dokumenta numurs" norādiet pašreizējo numuru no reģistrētā pasūtījuma. 3. kolonnā jānorāda pilns nosaukums saņēmējs vai persona, kas nodevusi naudu. Atbilstošais konta numurs ir nepieciešams tikai juridiskām personām, individuālie uzņēmēji rūtiņā ieliek domuzīmi vai atstāj to tukšu. Patēriņa / ienākumu apjomi ir norādīti skaitļos, izrakstot santīmu. Pārvedumu rindā ienākumu un izdevumu summas ir savītas atsevišķi. Neaizpildītās kolonnas un līnijas jāapzīmē ar domuzīmi burta Z formā.
Kā aprēķināt atlikumu kasē?
Atlikumus dienas beigās aprēķina pēc formulas: naudas atlikumam dienas sākumā pievieno ienākuma summu un atņem izdevumus. Palātā ņem vērā visus naudas līdzekļus, kas saņemti pie kases. Ja atlikumā maiņas beigās palika nauda, kas paredzēta algu, stipendiju un citu sociālo pabalstu izsniegšanai, zemāk ir norādīti zem vienreizējās summas. Aprēķins ļauj noteikt pārmērības un trūkumus. Kā iestrādāt kases grāmatu gadā, apsveriet tālāk.
Dokumenta uzturēšanas nianses
Par naudas izdošanu un saņemšanu atbildīgais var būt jebkurš darbinieks, kuru ieceļ uzņēmuma vadītājs, izdodot attiecīgu rīkojumu. Firmās, kurās ir mazs darbinieku skaits, vadītājs var veikt kases grāmatiņu ar savām rokām. Ierakstu izdarīšanas pamats dokumentā ir biznesa darījumi, kas atspoguļojas kredīta un debeta rīkojumos. Grāmatvedība tiek veikta norēķinu dienā. Ja dienas laikā naudas kustība nenotika, šī diena grāmatā nav atspoguļota.
Jūs varat veikt pielāgojumus dokumentā. Izmaiņas reģistrē ar sadalījumu un labojuma datumu. Informāciju apstiprina persona, kura veica korekciju. Pēc ierakstu saskaņošanas dienas beigās ar faktisko skaidrās naudas daudzumu informācija tiek pārbaudīta ar operatora un galvenā grāmatveža parakstiem. Daudzi interesējas, cik gadus glabāt kases grāmatu. Atbilde ir vienkārša. To uzņēmumā uzglabā vismaz 5 gadus. Par kases grāmatas neesamību un tās uzturēšanu, pārkāpjot likumu, paredz naudas sodus 40-50 tūkstošus rubļu uzņēmumiem un 4-5 tūkstošus rubļu amatpersonai, kas ir atbildīga par dokumenta uzturēšanu.
Kā mirgot dokumentu gada beigās?
Standarta grāmatai ir 50-100 lapas. Lielos uzņēmumos, kur aktīvi tiek veiktas uzņēmējdarbības operācijas, lapu var nepietikt. Šādā situācijā viņi sāk jaunu dokumentu, kas turpina veco. Tas norāda laika periodu, kurā tas tiek veikts. Papīra versija, kuru aizpilda manuāli, pirms pirmās iepildīšanas mirgo.
Grāmatvedības dokumentu kopijas ir dienā izdots kases aparātu un kases aparātu komplekts, grāmatas lapas, kas aizpildītas kopijā ar amatpersonu parakstu oriģinālu.Galvenais grāmatvedis pārbauda ierakstus ar pasūtījuma veidlapām, un pārsūtītās primārās dokumentācijas summa tiek norādīta kases grāmatā. Šis ieraksts ir kvīts par kases primārās dokumentācijas saņemšanu. Visas ar grāmatu veiktās operācijas ievada norīkojuma veidā attiecīgajos grāmatvedības kontos.
Svarīgi! Papildus pasūtījumiem visa primārā dokumentācija tiek iesniegta kopā ar kopiju. Tajā ietilpst kvītis, pilnvaras, avansa maksājumi, rīkojumu izraksti un citi dokumenti, kas saistīti ar naudas apriti kasē.
Elektroniskā versija datorā tiek turēta atšķirīgi. Lai to izdarītu, izmantojiet īpašu programmatūru. Veidojot norēķinus kasē, forma tiek automātiski izveidota. Bet ir svarīgi uzzināt kaut ko citu. Kā kases grāmata tiek sašūta gada beigās? To var izdrukāt dienas beigās un izpildīt divos eksemplāros tāpat kā papīra versiju. Uzglabājiet drukāto versiju uzņēmuma kasē.
Oriģinālās lapas gada beigās tiek apvienotas vienā grāmatā, un kopijas katru dienu tiek pārsūtītas uz grāmatvedību. Ja jums ir elektroniska dokumentu pārvaldība, izdruka nav obligāta. Elektroniskās lapas paraksta ar kasiera un galvenā grāmatveža digitālo parakstu. Pēc grāmatas parakstīšanas ir jānodrošina aizsardzība pret izmaiņām un nesankcionētu piekļuvi. Jāatceras, ka, ja kontos ir neprecizitātes, kases grāmata ir dokuments, kas parāda vispārēju naudas plūsmas ainu un apliecina darbību likumību.
