Jebkurā organizācijā katrs dokuments ir jāreģistrē un jāievada īpašā žurnālā. Tas attiecas arī uz darba līgumiem. Katrā uzņēmumā, kas veic savu darbinieku dokumentu un datu uzskaiti, ir nepieciešams darba līgumu reģistrs, kura paraugs tiks tālāk analizēts.
Vai man ir nepieciešams žurnāls
Organizāciju vadītājiem vajadzētu saprast, ka darba līgumu un papildu līgumu reģistrs nav laika izšķiešana, bet gan iespēja sevi apdrošināt. Pirmkārt, tas ir ļoti ērti. Visa informācija par dokumentiem ir ietverta vienā vietā, tā vietā, lai uz sava galda glabātu kaudzi visu darbinieku līgumu. Otrkārt, žurnāls var būt vajadzīgs, ja starp darbinieku un darba devēju rodas konflikti. Treškārt, pateicoties žurnālam, cilvēkresursu darbinieks īsā laikā var izsniegt darbiniekam jebkādu informāciju.
Dažās organizācijās ir ierasts glabāt vairākus šādus žurnālus: pastāvīgiem un steidzamiem.
Likuma vārds
Starp citu, tiesību akti nekur nenorāda, ka ir nepieciešams darba līgumu reģistrs. Bet tā nu notika, ka šis ir dots biroja darbs un tā vispārējie noteikumi. Saskaņā ar normām katrs dokuments ir jāfiksē. Turklāt šis žurnāls ir norādīts pārvaldības dokumentu sarakstā. Un tā neesamība organizācijā var radīt problēmas ar pārbaudes organizācijām.
Personāla nodaļas pieredzējuši darbinieki apgalvo, ka darba līgumu reģistra klātbūtne, kura paraugs tiks iesniegts vēlāk, ievērojami atvieglo darba dienas un ļauj organizēt datus par darbiniekiem un veikt to uzskaiti.
Aizpildīšana
Likums nereglamentē, kādam tieši jāizskatās grāmatvedības žurnālam. Vairumā gadījumu darba līgumu reģistra forma ir parastā piezīmju grāmatiņa. Galvenais, lai segums būtu blīvs lielākai izmantošanai.
Žurnāla titullapā jānorāda organizācijas nosaukums, žurnāla nosaukums, tā uzturēšanas sākums. Tālāk uz pirmās lapas tiek norādītas personas, kas ir atbildīgas par grāmatas uzturēšanu. Ja tiek pieņemts, ka pilnvarotās personas var mainīties, tad labāk ir ievadīt informāciju par tām sakārtotā veidā:
- Skaitlis secībā.
- Sīkāka informācija par darbinieku.
- Amata nosaukums.
- Iemesli, kāpēc šī persona var veikt izmaiņas žurnālā.
- Darbinieka paraksts.
Darba līgumu reģistra aizpildīšanu var saukt par standarta. Visa informācija tiek ievadīta tabulā, kolonnu skaits mainās atkarībā no pašas organizācijas vēlmēm. Vidēji var būt līdz desmit kolonnām. Tabula ir aizpildīta šādi:
- Dokumenta reģistrācijas kārtas numurs.
- Līguma noslēgšanas datums.
- Līguma numurs.
- Sīkāka informācija par darbinieku.
- Amata vai specialitātes nosaukums.
- Nodaļas vai vienības nosaukums.
- Līguma darbības laiks.
- Darba raksturs.
- Papildu vienošanos esamība.
- Īpašas piezīmes.
Pēc izvēles varat ievadīt citu kolonnu, kur darbinieks parakstīsies blakus sniegtajai informācijai. Turklāt parakstā būs norādīts, ka darbinieks ir saņēmis līguma kopiju.
Tie, kuri nezina, kā izskatās darba līgumu reģistrs, zemāk redzamajā fotoattēlā var redzēt dokumenta paraugu.
Papīra versija
Neskatoties uz to, ka mūsdienās uzplaukst datortehnoloģiju laikmets, gandrīz visi uzņēmumi glabā reģistrācijas žurnāla papīra versiju.
Pirmkārt, šim dokumentam jābūt sašūtiem, numurētiem un organizācijas vadītāja apstiprinātiem. Otrkārt, personāla nodaļa apliecina, ka daudz ērtāk ir glabāt šādu žurnālu. Un, treškārt, žurnālā jābūt darbinieku parakstiem, norādot viņu piekrišanu norādītajai informācijai.
Elektroniskā versija
Darba līgumu reģistrācijas elektroniskajai formai ir gan plusi, gan mīnusi. Neapšaubāmi, elektroniskos dokumentus ir ļoti ērti lietot. Mape un papīrs nepārblīvē galdu un plauktus, jo viss tiek glabāts datorā. Bet elektroniskajā versijā jūs nevarat saņemt darbinieka parakstu dokumentā, un diezgan bieži gadās, ka datori sabojājas, un visa informācija var vienkārši pazust.
Tāpēc daudzi personāla vadītāji, ja viņi uztur elektronisku žurnālu, tas ir tikai kā papīra formāta rezerves versija.
Parasti viņi izveido elektronisko versiju Excel formātā. Šai tabulai ir daudz funkciju, un to ir viegli aizpildīt. Žurnāla elektroniskais formāts ir:
- informācijas glabāšanas kontrole;
- informācijas slepenība;
- tūlītēja pasūtījumu un sertifikātu kopiju izveidošana;
- Nepieciešamo dokumentu tūlītēja meklēšana.
Turklāt jūs varat atsevišķi glabāt papildu žurnālu. vienošanās par darba līgumiem. Bet dažreiz ir neērti meklēt informāciju par darbinieku dažādos dokumentos. Labāk, ja šī informācija kopējā dokumentā ir izcelta kā atsevišķa kolonna.
Īpašības
Ir dažas funkcijas, kuras vislabāk saglabāt, reģistrējoties. Tas var ietvert:
- Darba līgumu līgumu reģistru un pašus līgumus katru gadu var sākt no jauna. Tas jo īpaši attiecas uz lieliem uzņēmumiem, kur ir daudz dokumentu.
- Ja pilnvarotā persona, ievadot informāciju, ir kļūdījusies, naudas sods par to nav paredzēts.
- Šāds dokuments jāuzglabā vismaz 75 gadus.
- Kad žurnāls ir beidzies, tas ir jāapgaismo un jānumurē. Pēc tam ielieciet zīmogu un iesniedziet to dokumentu arhīvā, kur tas faktiski tiek glabāts.
- Ja uz noteiktu laiku noslēgts līgums ietilpst neierobežotā kategorijā, šis fakts ir jāreģistrē. Pēc tam līgums tiek pārreģistrēts vai izdarīta attiecīga piezīme žurnālā.
- Vadītājam jāapstiprina reģistrācijas žurnāls, uzliekot parakstu uz piezīmju bloka aizmugurējā vāka.
Kas uztur žurnālu
Kā mēs jau noskaidrojām, līguma grāmatvedības žurnāls ir dokuments, kas apstiprina svarīgu dokumentu klātbūtni organizācijā.
Saskaņā ar noteikumiem šādus dokumentus aizpilda un uztur pilnvarotas personas. Tās pamatā ir personāla darbinieki vai personāla vadītāji. Viņi ir atbildīgi par dažādām pārbaudēm, tas ir, par pilnīgu informācijas sniegšanu par darbiniekiem.
Tie paši darbinieki ir atbildīgi arī par visu līgumu oriģināliem un papildu līgumiem. Sāciet šos dokumentus pēc darba devēja rīkojuma.
Pasūtījums nosaka:
- mežizstrādes veids (papīra vai elektronisks);
- žurnālists
- reģistrācijas žurnāla forma.
Iepriekš tika iesniegts darba līgumu reģistrs (dokumenta paraugs). Tagad zemāk esošajā fotoattēlā varat redzēt, kā izskatās žurnāls par papildu līgumu reģistrēšanu.
Izmaiņas
Iepriekš tika teikts, ka ar nelielu pārraudzību darbinieks nenes īpašu atbildību vai sodus. Bet tomēr jums ir rūpīgi jāaizpilda žurnāls.
Ir stingri aizliegts veikt jebkādas izmaiņas neatkarīgi no dokumenta veida. Ja pilnvarots darbinieks pieļauj nopietnu kļūdu, žurnāls ir jāslēdz. Tas nozīmē, ka grāmatas pēdējā lappusē ir norādīts tās aizvēršanas iemesls. Turklāt par problēmu jāziņo uzņēmuma vadītājam. Lai sāktu jaunu grāmatvedības žurnālu, jums jāizdod pasūtījums.
Attiecībā uz papildu izmaiņām, kas attiecas uz konkrētu darbinieku, tās ietver:
- atlaišana;
- darba apstākļu maiņa;
- darbinieka pārcelšana uz citu nodaļu, sadalīšana vai darbinieka amata maiņa.
Šādai informācijai tiek izveidota atsevišķa grāmata papildu līgumiem vai atsevišķa sleja līgumu reģistrācijas žurnālā.
Ir svarīgi atcerēties, ka šāds žurnāls ir galvenokārt svarīgs darbiniekam, kurš uztur informāciju par darbiniekiem.
Pateicoties šim dokumentam, jūs viegli varat atrast informāciju tajos žurnālos, kas jau sen ir pārsūtīti uz arhīvu. Un arī žurnāls tiek uzskatīts par juridisku apstiprinājumu visu to darba līgumu esamībai, kuri tiek noslēgti ar darbiniekiem, kuri veic savu darbību uzņēmumā.