Pirms ziņas sastādīšanas jums jāatceras, kā atšķiras biznesa vēstules un personiskās vēstules etiķete. Vissvarīgākais ir ievērot pārliecības līmeni par izvēlētās tēmas prezentāciju. Adresātu, visticamāk, nomocīs šī vai šī problēma un viņš mēģinās iesaistīties uzdoto jautājumu risināšanā, ja viņš jutīsies dzīvā saziņā vēstules rindās. Tāpēc tie, kas zina mūsdienu lietišķās rakstīšanas etiķeti, neiekļauj tekstā šādus anahronismus, piemēram, “izriet no fakta”, “jums vajadzētu” vai vēl vairāk aizmirstu “es ar šo jūs informēju”.
Galvenās iezīmes
Saglabāta biznesa orientācija un mērķa skaidrība, faktu paziņojuma konsekvence, priekšlikumu un pieprasījumu specifika, kā arī ziņojumu saturs par darbībām un darbībām. Lietišķās vēstules sāka sastādīt mierīgākā veidā, tomēr no personiskās korespondences iezīmēm viņi neguva atklātas emocionālas izpausmes, epitetus un salīdzinājumus, šeit joprojām dominē vecā lietišķās rakstīšanas etiķete. Un tikai tāpēc, ka šāda ziņojuma mērķis, tāpat kā iepriekš, ir iesniegt priekšlikumu, uz kuru noteikti jāseko konkrētai atbildei, biznesa vēstules autora ietekmei jābūt ļoti lielai, jo tas motivē adresātu uz īpaša rakstura darbībām. Turklāt teksts ir sastādīts tādā veidā, ka autora viedoklis neatspoguļo viņa paša attieksmi pret problēmu, bet gan abpusēji izdevīgas intereses tās risināšanā.
Lietišķās vēstules etiķete paredz nelietot vietniekvārdu "I", kā tas ierasts personiskajā sarakstē, taču šeit der arī uzsvars uz citu vietniekvārdu - "tu". Ja biznesa ziņojums tiek uzrakstīts bez kļūdām, precīzi izdrukāts, teksts tiek ievietots atbilstoši visiem noteikumiem un esošajām prasībām, un tāpēc tas ir ne tikai viegli lasāms, bet arī ar prieku, sarakstei noteikti būs turpinājums. Lai gan mūsdienās ļoti bieži ir nepieciešams atšifrēt dīvaini savītas frāzes, meklējot priekšmetu un predikātu, lai nonāktu pie to nozīmes. Biznesa rakstīšanas noteikumi tagad mainās ļoti ātri. Cik labs tonis bija rakstīt ar roku. Tad varēja būt pārliecināts, ka ziņojums nav veikts ar kopiju. Cik daudz personības varēja redzēt šajā vēstījumā, un adresāta un autora attiecībām vienmēr tika pievienota cieņa. Žēl, ka šī paraža ir pilnībā novecojusi, un gandrīz visi burti tagad ir kļuvuši elektroniski.
Mūsdienu noteikumi
Lietišķā vēstule, kuras paraugs tiks parādīts zemāk, atspoguļo atbilstību mūsdienu civilizētam aktam. Mūsdienās nav ne mazāk dažādu noteikumu, kas jāievēro. Kaut arī salīdzinājumā ar oficiālo valodu, kas valstī pastāvēja pirms piecdesmit gadiem, šie noteikumi vairāk šķiet kā nianses vai īpašas smalkumi. Pirmkārt, tā kā biznesa noteikumi raksta, pirms teksta sākšanas jums ir jāizmanto apsveikums personīgajā adresē adresātam. Lai arī korporācijām un jebkurām ne tik mazām organizācijām tagad ir iekšējs ISQ formāta savienojums, kur atbilde seko jautājumam, jautājums pēc atbildes un šajā ātrajā sarakstē katru reizi nav nepieciešama adresēšana pēc nosaukuma. Tomēr biznesa vēstules pareiza izpilde nozīmē individuālu koncentrēšanos, tāpēc nepieciešama personiska apelācija.
Vēstules priekšmets mūsdienu korespondencē parasti tiek ievietots atsevišķā laukā, un tas ir jāaizpilda atbilstoši, tas ir, atbilstoši saturam.Pareizi noformulējiet vēstules priekšmetu - iegūstiet pusi panākumu, jo šī ir pirmā lieta, ko adresāts redz. Precīzs formulējums palīdzēs viņam pareizi noskaņoties un ātri un pilnībā uztvert saņemto informāciju. Un jums noteikti jāinformē adresāts par viņa atbildes saņemšanu - tas ir labs tonis, izrādot cieņu kolēģiem un partneriem, tas tika izdarīts pirms simts divsimt gadiem, un tad jūs nesteidzāties dzīvot un precīzi zinājāt, kā rakstīt biznesa vēstuli. Šodien jums ātri jāatbild uz ziņojumu, kas palīdz e-pastā - saziņa notiek ļoti ātri. Ja nevarat uzreiz atbildēt, jums joprojām ir jānosūta ziņojums par atbildes saņemšanu, norādot nākamās saziņas sesijas laiku.
Laiks un vieta
Jāatceras, ka psiholoģiski reakcijas robeža tās kritiskajā vērtībā ir četrdesmit astoņas stundas. Tas notiek, ja nav automātiskā atbildētāja funkcijas. Kad pagājušas divas dienas, adresāts jau ir pārliecināts, ka viņa vēstule tika atstāta bez uzraudzības vai labākajā gadījumā pazaudēta. Lietišķās vēstules noteikumos ir šāds punkts: nekad neaizkavējiet atbildi, jo tas ir neaizstājams klienta zaudējums, un partneris sāks uztraukties un domāt par visu veidu attiecību izjaukšanu. Jebkurā gadījumā tas ir rupjš biznesa korespondences ētikas pārkāpums. Ja jums ir jānosūta tāda pati informācija, varat vienkārši paplašināt adresātu sarakstu. Visu adrešu ievietošana vienā laukā “līdz” ievērojami samazina piegādes laiku, un partnerībās tiek saglabāta caurspīdīgums: katra persona, kas saņem vēstuli, redz izveidoto sarakstu.
Lielisks solījums turpināt partnerību ir pieklājīgā frāze "jau iepriekš paldies". Kā tas ir rakstīts biznesa vēstulē un kurā daļā tas ievietots - katrs izlemj pats. Protams, adresātam tas būtu jāredz pēc tam, kad informācija jau ir iegūta un impulss rīkoties. Vēstules beigās kontaktu bloka priekšā ir labākā vieta šai frāzei. Starp citu, par kontaktinformāciju: tai vajadzētu būt katrā vēstulē, ne tikai pirmajā. Autora tālruņu numurus, amatu un visu pārējo nevar piespiest meklēt. Lietišķas vēstules sastādīšana nav atkarīga no sarakstes ilguma. Vienmēr jāievēro noteikumi. Un, lai neuzminētu, vai saņēmējs ir saņēmis vēstuli, ir izveidota pieprasījuma funkcija. Tikai šajā gadījumā jūs varat būt pārliecināts, ka tas ir lasīts. Jāsaglabā sarakstes vēsture, jūs nevarat rakstīt atbildi ar jaunu ziņojumu. Tomēr, nosūtot visu saziņas lenti, lai atrisinātu kādu konkrētu problēmu, ir jāatceras ne tikai pakļaušanās, bet arī konfidencialitāte. Ja korespondencē ir personīga informācija, tā ir jāizdzēš, pirms to lasīt trešās personas.
Pirmais variants un ievads
Kā uzrakstīt biznesa vēstuli, lai adresāts nekavējoties sāktu interesēties par šo ziņojumu, un viņa interese neizzūd līdz pašām lasīšanas beigām? Ir trīs punkti, kas ir gandrīz maģiski tiem, kas tos izmanto. Pirmkārt, šī ir tēma, kuru cilvēks redz, pirms atver e-pastu. No viņas ir atkarīgs, vai tas notiks, vai adresāts vēlas iepazīties ar ziņojumu. Otrais punkts ir pirmā ievadfrāze, kas personai liek lasīt. Un, protams, svarīgs ir nobeigums. Frāze “jau iepriekš paldies” darbojas ļoti labi. Kā rakstīts biznesa vēstulē, beigas ir vissvarīgākais brīdis, gala frāzēm ir milzīgs skaits iespēju, galvenais ir izvēlēties pareizo toni. No demokrātiskā "Ko jūs sakāt?" oficiālajam "Kāds būs jūsu viedoklis šajā jautājumā?"
Tagad mēģināsim sīki parsēt biznesa parauga vēstuli.
1. variants
Temats: biznesa vēstule
Datums: 02. jūnijs, piektdiena
No: Ivans Petrovs
Kam: Anna Sidorova
Sveiks, sveiks!
Aicinām uz interviju ar darba devējiem 12.jūnijā plkst.14.00. Tā kā būs citi pretendenti un darba devēji ir plānojuši sarīkot sanāksmi tikai divas stundas, labāk nav kavēties.
Sveicieni
Ivans Petrovs.
Otrā iespēja un pēcvārds
Temats: biznesa vēstule. Tikšanās ar darba devējiem
Datums: 02. jūnijs, piektdiena
No: Ivans Petrovs
Kam: Anna Sidorova
Sveiks, sveiks!
Mēs rūpīgi pārskatījām jūsu CV un aicinām jūs uz interviju ar darba devējiem 12. jūnijā plkst. 14.00. Tā kā tiks intervēti arī citi pretendenti un darba devēji plāno rīkot sanāksmi tikai divas stundas, labāk nav kavēties. Lūdzu, atbildē norādiet, vai ieradīsities, kā arī iepriekš brīdiniet, ja šobrīd nevarat mūs apmeklēt.
Sveicieni
Ivans Petrovs.
Šeit ir tipiska biznesa vēstule par sanāksmi, un saskaņā ar abām piedāvātajām iespējām uzreiz kļūst skaidrs, kura no tām ir efektīvāka. Otrajā variantā adresāta uzmanību piesaista vēstules tēma, un viņš uzreiz saprot, kas tiks apspriests. Turklāt viņš desmit dienu laikā līdz sanāksmei viegli atradīs šo vēstuli, vienkārši apskatot tēmu, pat ja katru dienu saņem no piecdesmit līdz simts vēstuļu. Priekšmets lieliski identificē ziņojumu. Tas ir, šī vēstule ir tieši par sapulci, nevis par dokumentiem, nevis par maksājumiem, nevis par klientiem un tamlīdzīgi - viss ir skaidri norādīts. Ievada frāze nedaudz precizē situāciju, pievienojot sarunu biedriem savstarpēju cieņu: pirmais cienīja un rakstīja “rūpīgi pārdomāts”, kā arī rezultāts - intervija, bet otrajam par to vajadzētu būt pateicīgam. Tajā ir arī vēstules iemesls. Pēdējā frāze uzliek par pienākumu adresātam rakstīt atbildi.
Uzņēmējdarbības stāvoklis
Vispārējie biznesa vēstuļu rakstīšanas noteikumi attiecas uz jebkuru saraksti, vai tā būtu vēstule, kurā notiek sarunas par sapulci, vai arī tā ir atteikuma vēstule neveiksmīgam partnerim. Struktūra gandrīz vienmēr ir vienāda, to var vienkārši atcerēties, bet saturs raksturo autoru un viņa personā uzņēmumu, kuru viņš pārstāv kā civilizētu, pareizu un kompetentu sarunu biedru. Sarakste ļoti bieži ir emocionāli dārgs un sarežģīts darbs, jo saziņa, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, ir kļuvusi par vienu no galvenajām un principā neatņemamajām biznesa personas sastāvdaļām.
Viņi raksta kolēģiem par darbu, viņi raksta vadībai, biznesa partneriem un klientiem. Viņi raksta labi zināmiem cilvēkiem un tiem, kuriem, ļoti iespējams, nekad kaut kas nebūs jāredz. Uzņēmējdarbības vēstuļu sastādīšanai pēc viena modeļa būtībā nav prasību, mācību grāmatas vēl nav uzrakstītas, bet biznesa komunikācijas ētika jau ir izstrādāta, jo tieši tas ir veiksmīgas uzņēmējdarbības dzinējspēks. Vizītkarte ir uzņēmuma vizītkarte, kas atspoguļo tā oficiālo nostāju. No sarakstes ir atkarīgs, vai sadarbība būs ērta un produktīva, un vai tā vispār notiks. Tāpēc panākumu atslēga ir labas prakses noteikumu ievērošana katrā vēstījumā.
Lietišķā sarakste
Biznesa korespondences noteikumi un normas elektroniski ir tieši tādi paši, kā biznesa kopiena darbojas jebkurā no tās mijiedarbībām - tās ir telefona sarunas, sarunas un tamlīdzīgi. Ir vairākas atšķirīgas iezīmes, kas elektronisko korespondenci salīdzina ar sen zināmajiem biznesa komunikācijas veidiem, un pats galvenais - tas ir tā laika obligāts priekšnoteikums. Principi tomēr paliek nemainīgi un nemaz nav atkarīgi no tā, kā tiek veikta biznesa korespondence - vai tā ir elektroniska vēstule, vai uz papīra.
1. Pretiniekiem savstarpēji jārespektē gan indivīds, gan biznesa stāvoklis.
2. Pretinieki vienmēr ir uzmanīgi viens pret otra biznesa interesēm.
3. Vienmēr tiek ievērota konfidencialitāte.
4. Informācijas apmaiņa jāpapildina ar punktualitāti.
Vai šie principi tiek ievēroti, ja lauks Tēma nav izstrādāta vai arī tā nav skaidri un pareizi formatēta? Nē Sūtītājs nenovērtē adresāta laiku, un viņš savu uzdevumu nepilda pietiekami ātri. Klients vai partneris par noteiktu tēmu uzreiz novērtēs ziņas saturu un lasīšanas prioritāti. Ir arī svarīgi zināt, kā sākt biznesa vēstuli. Šis ir personīgs sveiciens. Tas nosaka sarunu biedru uzticību, piešķir noteiktu personisko fokusu. Saņēmēja vārda ignorēšana nav pieņemama, jo tas tiek uzskatīts par nepareizu.
Uzrunāšana
Šeit viss būtu jāpārdomā līdz mazākajai detaļai. Lauki "Līdz", "Kopēt" vai - vēl svarīgāk - "Kopija kopija" ir vissvarīgākie ētiskās komunikācijas un tās efektivitātes rīki. Mūsdienu biznesa vide jau ir izstrādājusi pamatprincipus šo lauku izmantošanai. Ja vārds atrodas tieši laukā "līdz", adresātam ir jāatbild uz šo vēstuli, šīs atbildes sūtītājs gaida, jo vēstule, iespējams, uzdeva jautājumus. Ja vienā laukā ir vairāki vārdi, tas nozīmē, ka sūtītājs saņems atbildes no katra adresāta. Ja vārds atrodas laukā “Kopēt”, nav nepieciešams atbildēt, vienkārši sūtītājam ir jābūt aktuālam. Tomēr, ja vēstules materiāls interesē un liek piedalīties korespondencē, tad sākumā ir nepieciešama īpaša frāze, kas kalpos kā labas gaumes zīme. Lietišķas vēstules frāžu piemēri, ja laukā “kopija” ir norādīts adresāta vārds: “Ļaujiet man izteikties arī par šo jautājumu ...”, “Ļaujiet man iesaistīties diskusijā ...” vai, demokrātiskāk runājot, “Piedod, ka iejaucos ...”.
Etiķete īpaši smalki norāda situāciju, kad adresāta vārds ir norādīts laukā "Diskrētā kopija". Šajā gadījumā biznesa ētika ir neaizsargātāka nekā jebkad agrāk, jo to uztver kā slepenas informācijas un kontroles instrumentu. Neviens neredz šos saņēmējus. Un viņi redz visus un visu. Daudzi korporatīvās sarakstes uzņēmumi aizliedz šo rīku, jo viņi skrupulozi izturas pret biznesa ētiku. Vienīgais laiks, kad tas tiek atļauts, ir masu ielūgumi (jubileja, korporatīvs pasākums, svarīga tikšanās vai sarunas). Šajā gadījumā preces tiks nosūtītas uz daudzām adresēm, bet neviens adresāts neredzēs kāda cita e-pasta adresi. Protams, adresāti no neaizsargātās kopijas lauka nekad neveido korespondenci.
Informatīvs saturs
Formāts, struktūra, apjoms, valoda - tas viss attiecas uz pareizu darbu ar informāciju. Tās iesniegšanas īpatnības un raksturs ir arī rīks, rādītājs par vēlmi sarakstīties un spēja sastādīt kompetentu vēstules tekstu - ar cieņu un pēc iespējas pareizāk attiecībā pret adresātu. Vislabāk tekstu uztver apjomā, kas der vienam ekrānam, tas ir, A4 formāta loksnei. Pielikumi, kas nosūtīti ar vēstuli, nedrīkst pārsniegt trīs megabaitus, jo saņēmēja pasta serveris tos nedrīkst palaist garām. Nosūtītie faili saņēmējam neradīs problēmas, ja tiek izmantoti universālie rar vai zip kodējumi. Atbildes teksts jānovieto augšpusē, nevis apakšā, tas ir, vēstules sākumā, kas ietaupīs saņēmēju no meklējumiem.
Atbildi, kā jau minēts iepriekš, nevar uzrakstīt kā jaunu vēstuli, jums jāsaglabā korespondences vēsture, lai adresāts nemeklētu oriģinālo ziņojumu. Uzņēmējdarbības rakstīšanas valodai jābūt pēc iespējas vienkāršākai un saprotamākai, izmantojot minimāli iekšējo korporatīvo, profesionālo vārdu krājumu, slengu, anglismu, akronīmus un saīsinājumus. Tomēr korespondences laikā to visu ir iespējams pielietot uzņēmumā, jo tādā veidā tiek ievērojami palielināta gan efektivitāte, gan saziņas ātrums, un tāpēc tas tiek uzskatīts par pieņemamu un pilnīgi ētisku. Iekšējā sarakste parasti sastāv no saīsinājumiem, un slengs sastāv gandrīz pilnībā. Bet saziņā ar ārējiem partneriem vai biznesa klientiem šādi gadījumi gandrīz nekad nenotiek.
Nedaudz par terminiem
Dažreiz to nav iespējams izdarīt bez terminoloģijas, it īpaši specializētos uzņēmumos. Cits jautājums ir tas, ka jāpaskaidro nepieciešamie vārdi, kas ievesti biznesa kontekstā, un sarunu partnerim jāmāca tos lietot. Piemēram, klients vēlas reklamēt savus produktus internetā, un menedžeris, kas pārdod šos pakalpojumus, raksta frāzes, kas ir pilnīgi nesaprotamas ārējam, ar tādiem pagriezieniem kā “atslēgas vārdi”, “kontekstuālais reklāmkarogs” utt. Tomēr jūs nevarat iztikt bez viņiem, un tāpēc jums ir jāapmāca klients.
