Tā kā darba grāmata ir nepieciešams un svarīgs dokuments, tā var ne tikai apstiprināt personas darba pieredzi, bet arī palīdzēt pareizi aprēķināt viņa turpmāko pensiju. Diemžēl ir situācijas, kad nodarbinātības forma var tikt sabojāta vai zaudēta. Tad jums steidzami jāizgatavo darba grāmatas dublikāts. Kāpēc tas mums vajadzīgs, mēs apsvērsim tālāk.
Jēdziens
Ar darba burtnīcu saprot individuālu dokumentu, kas var apstiprināt informāciju par nodarbinātību (ar nosacījumu, ka tā ir oficiāla) un darba pieredzi. Visi dati tiek uzrādīti, ievērojot Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 66. pants.
Darba grāmatā ir šādi dati:
- Personas dati.
- Informācija par paveikto darbu.
- Dati par pārskaitījumiem, atlaišanu un apbalvojumiem.
- Informācija par dokumentiem, kas ir pamatā ierakstam darba tirgū.
Darba grāmatas dublikāta paraugam pilnībā jāsakrīt ar oriģinālu un jāietver visa informācija, kas tika norādīta pirmajā eksemplārā. Izņēmums ir tie fakti, kad ieraksti tika apstrīdēti tiesā vai informācija tika pazaudēta, un tos nevar atjaunot.
Kādos gadījumos viņi izdod
Darba grāmatas dublikāts tiek izsniegts tikai tad, kad oriģināla darbība kļūst neiespējama. Pie šādiem gadījumiem pieder:
- darbinieka nozaudēta dokuments;
- dokumenta zaudēšana no darba devēja puses;
- formas bojājums;
- ievadot nepareizu informāciju par atlaišanu vai pārcelšanu.
Katram no šiem gadījumiem ir savas īpašības.
Gadījumā, ja nav oriģināla darba, darbiniekam izsniedz dublikātu. Lai to izdarītu, viņam jāraksta pieprasījums sastādīt otro dokumentu, samaksāt par jaunu veidlapu (ja darbinieks tiek zaudēts vai sabojāts darbinieka vainas dēļ). Dažreiz zaudējumus var pamanīt nevis uzreiz, bet pēc kāda laika: pēc atlaišanas no iepriekšējā darba un ievietojot jaunā vietā.
Un ko darīt, ja iepriekšējais darba devējs nevēlas izgatavot dublikātu atlaišanas ierobežojuma dēļ? Tā kā nav tiesību aktu, cik ilgi ir iespējams pieteikties uz dokumentu kopijām vecā darba vietā, bijušajam darbiniekam ir jāuzstāj uz dokumenta atkārtotu izsniegšanu, ja oriģinālais darbs ir kļuvis nelietojams. Vai arī vērsties tiesā.
Darba grāmatas dublikātu izdod tikai pēc pieprasījuma. Titullapā jābūt piezīmei, ka tas ir dublikāts. Lai atjaunotu informāciju, pilsonim ir jāuzrāda dokumenti, kas apstiprina personas datus un nodrošina darba stāžu.
Ja darba devējs zaudē darbu, tad darba stāžu var apstiprināt īpaša komisija. Komisijas locekļiem jāiesniedz dokumenti vai kopijas, kas apstiprina informāciju par specializāciju un darbinieka darba vietām. Ja šādu dokumentu nav, tad komisija sastāda aktu par liecinieku liecībām, kuriem ir ticama informācija par šī darbinieka darba aktivitātēm.
Klīrenss
Darba grāmatas dublikāta reģistrēšana (paraugs ir parādīts zemāk) notiek gadījumos, kad pilsonim bija oficiāla nodarbinātība un viņš šeit neveic lomu, forma tiek pazaudēta vai sabojāta.
Dublikātam ir tāda pati yursila kā oriģinālajam dokumentam. Dublikātus var izsniegt tieši vadītājs pats vai persona, kas pilnvarota to darīt. Vairumā gadījumu tas ir cilvēkresursu darbinieks, grāmatvedis vai sekretārs. Visi dokumenti, kas tiek uzrādīti atkārtotas ieceļošanas veidlapai, jāiesniedz darbiniekam.Bet pat neskatoties uz to, uzņēmumam ir pienākums palīdzēt darbiniekam visos iespējamos veidos, lai viņus iegūtu (ja apstākļi to prasa).
Emisijas cena
Ņemot vērā darbaspēka saglabāšanas un glabāšanas normas, pilsonim jāinformē sava pēdējā darba vadītājs par formas zaudēšanu. Šajā gadījumā vadītājam ir pienākums ne vēlāk kā 15 dienu laikā no attiecīgā pieteikuma rakstīšanas dienas izsniegt darba grāmatas kopiju.
Saskaņā ar likumā paredzētajiem noteikumiem organizācija var iekasēt no darbinieka maksu par nodarbinātības formu. Maksājums netiek veikts, ja:
- dokumentu zaudēšana, ko neparedzētu apstākļu dēļ izraisījis darba devējs;
- titullapa bija nepareizi aizpildīta;
- dokumenta bojājums nav noticis darbinieka vainas dēļ.
Tādējādi uzņēmums var ņemt naudas atlīdzību par dublikātu, ja grāmatas nozaudēšana vai tās bojājums ir radies kontaktpersonas vainas dēļ.
Rakstā ir parādīts darba grāmatas dublikāts (veidlapas noformējuma piemērs).
Soli pa solim instrukcijas
Sīkāk apskatīsim soli pa solim sniegtos norādījumus, kā iegūt darba grāmatas dublikātu. Darba likumdošana nosaka, kā noformēt atkārtotu dokumentu un skaidru procedūru. Kas jums jādara:
- Pilsonim, kurš ir pazaudējis dokumentu, jāuzraksta organizācijai paziņojums, kas tiek uzskatīts par pēdējo oficiālā nodarbinātības vietu.
- Uzņēmumam, kas iesniedz iesniegto pieteikumu, ir pienākums apkopot nepieciešamo informāciju par pilsoņa darba stāžu.
- Pasūtījums tiek parakstīts (darba grāmatas dublikātu var izsniegt tikai uz pasūtījuma pamata).
- Darbs jāizpilda, ņemot vērā noteiktus noteikumus: informācija jāievada saskaņā ar oriģinālu.
- Informācija par dublikātu jāiekļauj grāmatvedības grāmatā.
- Pēc pabeigta dokumenta saņemšanas pilsonim tas jāparaksta īpašā žurnālā.
Nepieciešamā dokumentācija
Lai iegūtu darba kopiju, jums ir jāsavāc vairāki dokumenti, kas apliecina pilsoņa darba stāžu. Ja nē, tad uzņēmums var iesniegt pieprasījumu FIU.
Dokumentu masveida nozaudēšanas gadījumā uzņēmuma vadībai jāizveido komisija, kuras uzdevums būs noskaidrot, vai darbs tika veikts, vecums, izmantojot pieprasījumus, un datu apstrāde.
Pirmais, kas pilsoņiem jādara, ir jāuzraksta paziņojums, kurā jānorāda:
- formas trūkuma iemesls;
- lūgums izsniegt dublikātu;
- rakstīšanas un paraksta datums.
Pieteikumu var rakstīt gan ar roku, gan izdrukāt. Iespējams, ka lielākajai daļai uzņēmumu ir gatavas pieteikuma veidlapas.
Kā sastādīt darba grāmatas dublikātu? Pieteikuma veidlapas paraugs jums pateiks galvenās nianses.
Pēc pieteikuma izskatīšanas vadītājs sagatavo rīkojumu sastādīt dublikātu. Pasūtījumā jānorāda:
- dokumenta numurs;
- galvenās tēzes, kas nosaka dokumenta izsniegšanas pamatojumu;
- pats dokuments tiek publicēts tikai rakstiski;
- Pirms pieprasīt personas parakstu, pasūtījums jāiesniedz viņam pārskatīšanai.
Ja iepriekšminētās prasības netiek ievērotas, izsniegtais dokuments tiek uzskatīts par nederīgu.
Lai apstiprinātu darba pieredzi, nepieciešami šādi dokumenti:
- darbinieka personīgā lieta;
- rīkojumi par uzņemšanu, atlaišanu, pārcelšanu;
- sertifikāti;
- darba līgumi;
- norēķinu grāmata.
Ievades informācija
Kā tiek izsniegts darba grāmatas dublikāts? Pirmkārt, jums jāsāk ar pirmās lapas aizpildīšanu, kurā jābūt tikai atbilstošai informācijai. Šādā informācijā ietilpst:
- pilnīga informācija par darbinieku;
- dzimšanas datums;
- izglītības veids un pieejamība;
- profesija vai specialitāte.
Uzskaitīto datu ticamība jāapstiprina ar dokumentiem. Tādēļ pilsonim jāuzrāda pase un izglītības dokuments. Pirmajā lapā ir arī tā darbinieka paraksts, kurš saņem dublikātu, un atbildīgās personas paraksts, kā arī uzņēmuma zīmogs.
Tālāk nodarbinātības veidlapā jums jānorāda darba pieredzes skaits. Lai to izdarītu, trešajā kolonnā, informācijā par darbu, tiek veikts ieraksts par vispārējo pieredzi. Šāda informācija nav apstiprināta ar zīmogu un parakstu.
Šādas ailes aizpilda secībā: kad darbinieks ieiet darbā, informācija par viņa amatu un organizāciju, atlaišanas vai pārcelšanas iemesli.
Dublikātā jāatspoguļo tikai informācija, ko var dokumentēt. Cita informācija netiek ievadīta.
Visi ieraksti tiek veikti zilā vai melnā pastā. Nav pieļaujamas kļūdas, bloti, saīsinājumi.
Atkārtoti izdotajā dokumentā titullapas augšējā labajā stūrī jāraksta "Dublikāts".
Laiks
Kā minēts iepriekš, atkārtota dokumenta apstrādes process sākas ar pieteikuma iesniegšanu. Likumdošana prasa 15 dienas, lai aizpildītu darba grāmatas dublikātu. Tieši šajā laikā darbiniekam ir jāsaņem dublikāts. Tas pats noteikums attiecas uz bijušajiem darbiniekiem. Turklāt darba likumi neparedz noilguma termiņus, kad pilsonis var pieteikties uz darba kopiju.
Svarīgi punkti
Pastāv situācijas, kad vadītājs izdod darba kopiju, un darbinieks atrod oriģinālu. Šādos gadījumos tikai vienam dokumentam var būt formāls statuss, kas pēdējo reizi tika ierakstīts grāmatvedības žurnālā. Tāpēc tas ir dublikāts.
Oriģinālu var atstāt, ja jums ir nepieciešams oficiāls darba stāža apstiprinājums jebkurā iestādē.
Izdošana pēc atlaišanas
Kā pavairot darba grāmatu, ja darbinieks jau ir aizgājis? Normatīvie akti paredz to, ka darba devējs nevar atteikt pilsonim tikai tāpēc, ka viņš vairs nestrādā šajā organizācijā vai nespēj sniegt informāciju par darba vietām pēc atlaišanas.
Uzņēmumam, pamatojoties uz pieteikumu, ir jāizsniedz dokumenta kopija. Turklāt nekur netika norādīts, ka pilsonim jāsniedz informācija par darbībām, kuras viņš veica pēc atlaišanas. Dublikāts ir jāizsniedz vispārīgi.
Dokumentu uzskaite
Pēc atkārtota dokumenta aizpildīšanas informācija par to tiek ierakstīta speciālā grāmatvedības žurnālā. Tā kā dokumenta kopijai ir tāda pati juridiskā struktūra kā oriģinālam, tā uzturēšanas, glabāšanas un uzskaites noteikumiem jābūt piemērotiem. Vienīgā atšķirība ir piezīme, ka tas ir dublikāts.
Darba grāmatas veidlapa tiek uzskatīta par svarīgu dokumentu, kas apliecina ne tikai personas nodarbinātību visa mūža garumā, bet arī garantiju turpmākai pensijas uzkrāšanai.
Un, neskatoties uz to, ka likums paredz pazaudētu vai sabojātu oriģinālu dublikātu izsniegšanu, labāk ir būt uzmanīgākam un uzmanīgākam, rīkojoties ar savu darba grāmatu. Patiešām, informācijas un nepieciešamās informācijas vākšana prasa daudz laika, un daļa informācijas var tikt pilnībā pazaudēta. Tādēļ jums rūpīgi jāizturas pret šāda veida dokumentiem, jāuzrauga to uzturēšana un glabāšana.