Katrai amatpersonai ir noteiktas tiesības un pienākumi, kas saistīti ar viņa oficiālo darbību. Tie ir tieši norādīti viņa amata aprakstā, ir norādīti darba līgumā. Rakstā šajā aspektā analizēsim dokumentu pārvaldnieka tiesības un pienākumus. Apsveriet, kādas prasības tiek izvirzītas šim darbiniekam, lai viņš zinātu, kāda atbildība par viņu ir paredzēta.
Kategorijas
Ko nozīmē “1. kategorijas dokumentu pārvaldnieka darba pienākumi”? Šo amatu pārstāv vairākas kategorijas - attiecībā uz apmācību un darba ņēmēja profesionālo pieredzi:
- Pirmais. Profesionālās augstākās izglītības klātbūtne dokumentu pārvaldības jomā, pieredze 2. kategorijas dokumentu vadītāja amatā - vismaz 3 gadi.
- Otrais. Augstākās profesionālās izglītības klātbūtne attiecīgajā jomā, darba pieredze kā dokumentu speciālistam - vismaz 3 gadi.
- Dokumentu lietvedis. Šim darbiniekam jābūt augstākajai profesionālajai izglītībai dokumentu pārvaldības jomā. Darba devējam nav prasības attiecībā uz viņa darba pieredzi.
Attiecībā uz dokumentu pārvaldnieka pienākumiem to maksimālais komplekts ir paredzēts pirmās kategorijas speciālistiem. Minimums - darbiniekiem, kuriem vēl nav kategorijas.
Profesionālās zināšanas
Dokumentu pārvaldnieka pienākumi sākas ar to, ka speciālistam ir jābūt noteiktam zināšanu līmenim, kas nepieciešams, lai iesaistītos oficiālajās darbībās.
Amatu aprakstos ir noteikts šāds standarta komplekts:
- Normatīvie, normatīvie, normatīvie akti, rīkojumi, rīkojumi, citi lēmumi no augstākām struktūrām, kas saistīti ar darba devēja darbību dokumentēšanu.
- Valsts vienotās reģistra pārvaldības sistēmas galvenie noteikumi.
- Standarti vienotai organizatorisko un administratīvo dokumentu struktūrai.
- Dokumentācijas sistēmu plānošanas, projektēšanas un tālākas attīstības metodes.
- Projektēšanas, plānošanas, dokumentēšanas atbalsta veikšanas paņēmieni, izmantojot skaitļošanas un datortehniku.
- Reģistrācijas procedūras, klasifikācija, glabāšana, darba dokumentācijas pārbaude.
- Procedūra, kā kontrolēt dokumentācijas izpildi.
- Prasības dažādu dokumentu apstrādei - ienākošie, iekšējie, izejošie.
- Prasības organizācijas struktūrvienību darbības vektoru plānošanas un ziņošanas dokumentācijai.
- Arhivēšanas organizēšana.
- Normatīvie dokumenti un metodiskās izstrādes par automatizētu vadības informācijas sistēmu izstrādi un izmantošanu.
- Dokumentēšanas pamati.
- Programmēšanas pamati.
- Vietējā un ārvalstu pieredze dokumentēšanas atbalsta jomā darba devēja darbībām.
Vispārīgas zināšanas
Dokumentu pārvaldnieka atbildība būs arī zināšanu nepieciešamība jebkuram komandas loceklim, apkalpošanas nozares darbiniekam, kas strādā birojā:
- Datora, cita biroja, datortehnikas ekspluatācijas procedūra.
- Socioloģijas pamati, ergonomika, sociālā psiholoģija.
- Ekonomikas pamati, kā arī personāla vadība, vadība, darba organizācija.
- Krievijas darba likumdošana.
- Nodarbinātā uzņēmuma iekšējā darba grafika noteikumi.
- Harta, nodarbinātājas organizācijas koplīgums.
- Krievijas konstitūcijas noteikumi.
- Spēkā esošās normas un noteikumi par darba aizsardzību.
- Biroja ētika.
- Komunikācijas kultūra.
- Administratīvo tiesību pamati.
- Ugunsdrošības noteikumi.
Līderība aktivitātēs
Dokumentu pārvaldītāja pienākumi skolā, uzņēmumā, komercsabiedrībā ir arī šādu darbību vadīšana savās darbībās:
- Krievijas Federācijas konstitūcija.
- Faktiskā Krievijas likumdošana.
- Nodarbinātājas organizācijas harta.
- Darba devēja koplīgums.
- Iekšējie darba noteikumi darba devēja organizācijā.
- Darbinieka rīkojumi, dekrēti, tiešie rīkojumi.
- Darba apraksts.
Dokumentu pārvaldnieka funkcionālie pienākumi
Tas ir būtisks visu darba aprakstu elements. Dokumentu pārvaldnieka pienākumi organizācijā, protams, ir atkarīgi no tā darbības vektora, dokumentu pārvaldnieku skaita un citiem faktoriem.
Standarta komplekts ir šāds:
- Tehnoloģisko procesu izstrāde un ieviešana darbā ar dokumentāciju (dokumentāriem datiem), pamatojoties uz datora un biroja aprīkojuma izmantošanu. Tas ietver grāmatvedību, kontroli, izpildi, sertifikātu izdošanu, operatīvo glabāšanu.
- Dalība nodarbinātājas organizācijas dokumentu pārvaldības nodaļas plānošanā, organizēšanā, pilnveidošanā. Biroja darba vispārējā stāvokļa uzraudzība.
- Priekšlikumu sagatavošana, lai nodrošinātu pasākumu kopumu ergonomiskiem darba apstākļiem, darbinieku darba vietu racionalizēšanu, izmantojot organizācijas dokumentālo atbalstu.
- Vienotu dokumentācijas sistēmu, biznesa dokumentu lapu izstrāde dažādiem mērķiem, vadības līmenis, dokumentu datu klasifikatori.
- Dokumentu pārvaldības sistēmas organizēšana un ieviešana.
- Pasākumi, lai pilnveidotu dokumentācijas, dažādu informācijas indikatoru sastāvu, samazinātu to skaitu, organizētu biznesa dokumentu meklēšanu.
- Dalība valsts glabāšanai iesniegto dokumentu atlasē, lietišķo dokumentu vērtības pārbaudē.
- Piedalīšanās mērķu izvirzīšanā, informācijas auto sistēmu, informācijas pārvaldības sistēmu plānošanā, projektēšanā, darbībā un pilnveidošanā.
- Piedalīšanās inovatīvu informācijas tehnoloģiju attīstībā, kuru pamatā ir mikroprocesoru un datortehnoloģiju izmantošana, datu bāzu projektēšana un tālāka atjaunināšana.
- Padziļinātas Krievijas un ārvalstu pieredzes izpēte un sintēze dokumentācijas atbalsta darbību jomā.
- Normatīvās un metodiskās dokumentācijas izstrāde viņu kompetences jomā.
- Piedalīšanās dokumentācijas nodaļas personāla atlasē, izvietošanā, apmācībā un kvalifikācijas celšanā.
Protams, dokumentu menedžera pienākumi bērnudārzā var būt nedaudz atšķirīgi. Organizācijas darbības virziens tieši ietekmē šīs darba apraksta sadaļas aizpildīšanu.
Otrā variācija
Ja mēs runājam par dokumentu pārvaldnieka darba pienākumiem skolā, šeit var parādīt šādu kopumu:
- Lietvedība saskaņā ar administratīvo dokumentāciju.
- Nodrošināsim pilnīgu, kvalitatīvu un mūsdienīgu oficiālo uzdevumu izpildi.
- Materiālu, tehnisko resursu racionāla izmantošana darba uzdevumu izpildes ietvaros.
- Uzticētās dokumentācijas saglabāšana, atklājot komercnoslēpumus.
- Ienākošās korespondences reģistrācija.
- Dokumentācijas savlaicīgas izpildes uzraudzība.
- Izpildīto dokumentu sagatavošana un nogādāšana arhīvā.
- Uzticamu biznesa dokumentu drošības uzraudzība.
- Pārskatu sagatavošana, plānošanas dokumentācija.
- Biroja dokumentu drukāšana un kopēšana.
- Izglītības pasākumu rīkojumu projektu sagatavošana.
- Sertifikātu izsniegšana darbiniekiem un studentiem.
- Grāmatvedības (mēneša) laika uzskaites kārtošana un nodrošināšana.
- Citu tiešas vadības norādījumu izpilde.
Speciālistu tiesības
Mēs noteicām dokumentu vadītāja darba pienākumus iestādē. Tagad mēs pieminam šī darba ņēmēja tiesības:
- Ierosinājumu sagatavošana dokumentācijas atbalsta organizācijas uzlabošanai, racionalizēšanai esošo standartu ietvaros
- Dienesta, departamenta, atsevišķu darbinieku, kuri organizācijā sagatavo dokumentāciju, prasība ievērot noteiktus standartus un normas.
- Vienotu, vienotu dokumentācijas sistēmu, biznesa dokumentu laika lapu izstrāde un ieviešana, prasību un vadlīniju ievērošana dokumentu pārvaldības jomā.
Paplašinātās tiesības
Darba devējs var papildināt dokumentu pārvaldnieka tiesību sarakstu ar šādiem noteikumiem:
- Tiesības pieprasīt no vadītājiem, uzņēmuma darbiniekiem dokumentāciju, kas nepieciešama darbības nodrošināšanai.
- Tiesības izmantot kopēju bibliotēku, informācijas fondus, nodarbinātā uzņēmuma sociālo, medicīnas, sadzīves vienību pakalpojumus.
- Tiesības noteiktā veidā pārsūdzēt gan nodaļas vadītāja, gan uzņēmuma vadības rīkojumus.
Atbildība
Vadošā dokumentu menedžera pienākumi, protams, būs plašāki nekā parastā speciālista funkcionālie pienākumi. Bet viņi abi ir atbildīgi par savām darbībām. Pēc noklusējuma tas ir šāds:
- Par funkcionālo pienākumu nepildīšanu (norādīts amatu aprakstos).
- Par neatbilstīgiem realitātes datiem par instrukciju un uzdevumu izpildes statusu.
- Par iekšējā darba grafika noteikumu pārkāpšanu darba devēja organizācijā.
- Par drošības noteikumu pārkāpumiem uzņēmumā, ugunsdrošības standartiem.
Mēs pārbaudījām dokumentu pārvaldnieka pamattiesības un pienākumus. Kā redzams rakstā, darbiniekam, piesakoties šajā darbā, ir jābūt arī zināmai zināšanai. Par nepareizu pienākumu veikšanu viņš ir atbildīgs.