Audita dokumentācija ļauj jums izveidot pamatu, uz kura pamata izdarīt secinājumus par procedūras pareizību un auditoru, kas pasākumu īstenoja, pietiekamību, profesionalitāti un pareizību. No dokumentiem, kas sastādīti audita laikā, jūs varat iegūt nepieciešamo datu daudzumu audita darbību analīzei un to novērtēšanai.
Audita dokumentācija ļauj izveidot kontroli pār kontroli neatkarīgi no tā, vai tika organizēts iekšējais audits, vai tajā bija iesaistīta trešās puses organizācija. Ja konflikta situācija ir nonākusi līdz tiesai, revīzijas laikā izveidotie dokumenti palīdzēs aizstāvēt viņu stāvokli valsts instancē, pat ja klients ir pārliecināts, ka pakalpojums tika sniegts nepietiekami.
Dokumentācija: audits un papīrs
Nav pieļaujams atstāt novārtā oficiālo dokumentu noformējumu. Viens no revīzijas speciālista galvenajiem uzdevumiem ir noteiktā veidā rūpīgi apkopot informāciju, kurai ir vismaz zināma nozīme secinājuma izdarīšanā, kā arī to, kuru var izmantot savas pozīcijas pierādīšanai. Turklāt ir jāatceras, ka revīzijas veikšanai ir ieviesti federālie standarti, kas ir bez šaubām jāizpilda. Pareiza un pareiza audita dokumentācija, revidenta darba dokumenti kalpos kā pierādījums par atbilstību valsts līmenī izveidotajiem noteikumiem, kas palīdzēs aizsargāt jūsu intereses konflikta gadījumā ar klientu.
Ar dokumentāciju parasti saprot šādus materiālus, dokumentus, kas izveidoti audita laikā, pie kuriem revidents strādāja. Tas ietver arī datus, ko klients ir sniedzis revidentam un kurus glabā speciālists, kā to prasa verifikācijas nosacījumi. Šajā aspektā mazā uzņēmuma audita dokumentēšanai ir tādas pašas prasības kā darbam ar vidēju un lielu uzņēmumu.
Nolaidība ir nepieņemama!
Kāpēc revīzijas organizēšana vienmēr ietver darba plānošanu ar lielu daudzumu oficiālo dokumentu? Starp speciālistiem un firmām, kas organizē pārbaudes, šādai darbībai un oficiālai rīcībai ir vairāki attaisnojumi.
Ja revidents var sniegt audita plānu un darba dokumentāciju, uz kuras pamata tika izdarīts galīgais secinājums, tas nozīmē, ka audits tika veikts kvalitatīvi un pilnīgi. Bet gadījumā, kad audita laikā netika izveidota darba dokumentācija, viņi saka, ka pārbaude bija "viltota". Mēs varam droši pieņemt, ka revīzijas ziņojums tika sastādīts burtiski no nulles. Ja šādu nostāju var pierādīt tiesā, uzņēmums zaudēs licenci revīzijas darbībām.
Svarīgi aspekti
Norādītais iemesls nav vienīgais, kas liek uzmanīgi, uzmanīgi izskatīt jautājumu par revīzijas dokumentēšanu. Tātad oficiālo dokumentu klātbūtne ļauj uzraudzīt, cik efektīvi un lietderīgi par revīziju atbildīgā persona ir veikusi savus uzdevumus. Uzraugi var uzraudzīt darba gaitu un veikt pasākumus atkarībā no rādītājiem.
Ja saimnieciska vienība bija neapmierināta ar revīzijas ziņojumu, darbplūsmā ģenerētā dokumentācija var būt galvenais faktors, kas palīdz aizstāvēt savu pozīciju. Dažos gadījumos pietiek ar šo dokumentu uzrādīšanu, lai pamatotu secinājumus, citos gadījumos viņu lieta būs jāpierāda tiesā.Jāatceras, ka tiesa ir diezgan birokrātiska instance, kas pievērš lielu uzmanību tam, vai visi dokumenti tika noformēti savlaicīgi. Tas ir, revīzijas plāns un citi dokumenti var būt izšķirošs aspekts, kas apliecina revīzijas uzņēmuma derīgumu.
Ko vēl meklēt?
Revīzijas standarti un revīzijas dokumentācija netika izgudroti nejauši. Tā ir rūpīga, uzmanīga un rūpīga pieeja dokumentiem, kas ļauj sasniegt vislielāko darba plūsmas optimizāciju, tas ir, samazināt darbinieku pūles un laiku, kas pavadīts plānotajām darbībām. Ja dokumenti tiek standartizēti, sistemātiski izpildīti, nezaudējot svarīgus punktus, tad revidents var ātri apstrādāt visu tajos esošo informāciju, analizēt to un dot precīzu, ticamu rezultātu.
Tajā pašā laikā revidentam ir tiesības katrā gadījumā izlemt, kāds darba procesa dokumentācijas apjoms ir nepieciešams, un kurš kļūs par nevajadzīgu laika izšķiešanu. Tajā pašā laikā tiek ņemti vērā audita dokumentācijas standarti, bet galvenais būs profesionālais viedoklis, “instinkts”. Eksaminētājs darba laikā izskata milzīgu skaitu jautājumu, un saskaņā ar noteikumiem nav nepieciešams katru no tiem atspoguļot dokumentācijā. Dokumentācija ir veidota tikai no svarīgiem, nozīmīgiem aspektiem.
Oficiālā nostāja
Revīzijas kritēriji pirmo reizi tika formulēti 2006. gadā, kad stājās spēkā starptautiskie revīzijas standarti. Pat tad tika norādīts, ka audita dokumentācija tika veikta tā, lai būtu pareizi izteikts revidenta viedoklis, kā arī lai būtu pierādījumi par auditu saskaņā ar starptautiskajiem standartiem, piemērojamajiem likumiem un prasībām. Pašas prasības atjauninātajā standartā tika pārskatītas stingrināšanas virzienā. Kā paskaidroja jauninājumu autori, tas tika darīts, lai uzlabotu veikto pārbaužu kvalitāti.
Papildus galvenajam mērķim, tas ir, kvalitātes uzlabošanai, prasību atjaunināšanai, bija arī virkne papildu, kuru sasniegšana šķita iespējama, uzlabojot dokumentu pārvaldības sistēmu inspekciju laikā. Jo īpaši auditori varēja pilnībā uzņemties atbildību par veiktajiem uzdevumiem, to apzināties un arī pierādīt savu nostāju, ja klienta pārstāvis tam nepiekrita. Tā kā dokumentācija tiek veikta visos darba izpildes posmos, procesa laikā radītie pārskati ir diezgan pilnīgi un sniedz priekšstatu par uzdevumu izpildes pakāpi, kas ir svarīgi gan pašreizējam auditam, gan arī nākotnē noderīgas pieredzes uzkrāšanai. Ja auditoru komandai ir iespēja sadarboties ar pieredzējušāku šīs jomas speciālistu, tad tieši ar darba procesa laikā ģenerētu dokumentu palīdzību tā saņem kvalitatīvu trešās puses novērtējumu par paveikto uzdevumu.
Darba aspekti
Ja jūs vērsieties pie oficiālajiem ieteikumiem par audita dokumentācijas formātu un formātu, kas atspoguļo darba procesu, varat atrast pastāvīgus padomus nevajadzīgu dokumentu izslēgšanai no arhīviem. Jo īpaši nav jāuzglabā projekti, kurus darba gaitā aizstāja ar modernākiem, nav jāuzglabā ziņojumu kopijas, kas vēlāk tika pārveidoti, pārformulēti. No secinājumiem, ierakstiem, kas nesatur noderīgu informāciju, ieskaitot provizoriskos atradumus, arī izslēdz no arhīviem. Nav jāuzglabā dokumenti, kas nākotnē tika laboti, kā arī papildu eksemplāri.
Ar revīziju saistīto dokumentu sagatavošana nav viegls uzdevums, tāpēc ieteicams uzticēties tam pieredzējušiem auditoriem, kuriem ir izpratne par dokumentu pārvaldības un biroja darba noteikumiem.Tajā pašā laikā dokumenti tiek veidoti tādā veidā, ka pat speciālists, kurš tieši nepiedalījās auditā, no dokumentācijas varēja izdarīt secinājumus par pasākuma iezīmēm. Veiktā darba apjomam, to raksturam un tam veltītajam laikam jābūt acīmredzamam. Noteikti atspoguļojiet rezultātus, pierādījumus, secinājumus, kas izdarīti procedūras iegūšanas nolūkos. Tiek uzskatīts, ka ir svarīgi reģistrēt nozīmīgos aspektus, kas parādījās revīzijas laikā, kā arī rezultātus, kas iegūti viņu pētījuma laikā.
Maksimāla uzmanība visam svarīgajam
Pareizi, profesionāli sastādītā dokumentācija obligāti ietver tādu informācijas apjomu, no kura iespējams sastādīt skaidru pārbaudes plānu, uzraudzīt darba uzdevumu izpildi un sastādīt secinājumu, kas atspoguļo reālo situāciju pētāmajā ekonomikas priekšmetā. Dokumentācijā jāiekļauj informācija, kas skaidri apliecina, ka audits tika veikts, ņemot vērā likumus, prasības, normatīvos un normatīvos aktus, kas mūsu valstī regulē šo pakalpojumu sniegšanas sfēru.
Revīzija: delikāts jautājums
Viens no svarīgiem revidenta, kas atbildīgs par darbplūsmas dokumentēšanu, uzdevumi ir ne tikai pilnībā nodrošināt auditu ar oficiālajiem dokumentiem, bet arī to savlaicīgi organizēt bez kavēšanās. Tiklīdz sākas noteikts darba posms, viņam tiek sagatavots dokuments, kurā atspoguļoti visi dati par šo darbību. Tajā pašā laikā dokumentāciju, kas apraksta posmu, var iedalīt trīs grupās: veido darba sākumā, procesā, verifikācijas posma beigās. Laikā, kad klients saņem revīzijas ziņojumu, visiem dokumentiem visos posmos jābūt gataviem, noformētiem atbilstoši valstī spēkā esošajiem dokumentu pārvaldības noteikumiem.
Vai tas ir svarīgi vai nav?
No standartiem izriet, ka nozīmīgi ir tikai tie dati, kas dokumentēti noteiktajā veidā. Informācija, ko revidents mutiski pārsūtījis klientam, nav apstiprinājums tam, ka pasūtījums ir izpildīts. Mutiski atzinumi nevar būt revīzijas atzinums. Tajā pašā laikā ir atļauts sniegt mutiskus skaidrojumus, precizējumus rakstiskajā atzinumā norādītajiem datiem.
Darba dokumentācijā ir dati, kas klasificēti kā pierādījumi. Tie tiek uzskatīti par primārajiem informācijas avotiem, uz kuru pamata tiek izdarīts secinājums. Šādus sertifikātus var izmantot, veidojot nodokļu deklarācijas, kā arī apstrādājot citus vērtspapīrus dažādos gadījumos.
Mēs visu salabojam!
Kad revidents sagatavo dokumentāciju, kurā aprakstīta darbplūsma, viņa uzdevums ir sīki aprakstīt visus nozīmīgos aspektus. Raksturojot procedūras, speciālists nosaka to raksturu, izpildei paredzētos termiņus, veikto mērogu, datus par to, kas strādājis pie uzdevuma. Tajā pašā laikā tiek pieņemts, ka augstākie amati kontrolē darba procesu uz katra soļa, un nav nepieciešams nekur ievadīt pierādījumus par šo faktu.
Pareiza pieeja personālam ir panākumu atslēga
Dokumentācijas, kas apraksta saimnieciskas vienības verifikācijas procesu, uzturēšana sākas ar brīdi, kad klienta pārstāvis nosūta pieteikuma vēstuli uz revīzijas uzņēmuma adresi. Līgumslēdzējs iecels atbildīgo revidentu, kurš būs galvenais speciālists šajā uzdevumā. Tā ir viņa atbildības joma - revīzijas dokumentēšana sadarbībā ar doto klientu. Palīgus parasti norīko tieši, lai palīdzētu galvenajam revidentam, kurš ir atbildīgs tikai par personāla kontroli. Bet par šādu shēmu iepriekš vienojas ar vadības komandu, un tai tiek saņemta atļauja. Īpaša pieeja tiek praktizēta, ja revīzijas uzņēmumam ir liels pasūtījumu skaits, kā rezultātā palielinās vadošo speciālistu darba slodze.Šādā situācijā palīgiem var uzticēt darbu tikai tad, ja ir ticama informācija par viņu augsto profesionalitātes līmeni.