Atbildot uz jautājumu: "Kas ir EDI?" tiek dots īss ieskats darbplūsmas vēsturē, tiek noteikti organizācijas dokumentu iekšējās un ārējās aprites veidi un mērķis. Tiek atklāti EDI sistēmu ieviešanas panākumu faktori uzņēmumā un elektroniskās dokumentu pārvaldības kā iepirkuma optimizācijas līdzekļa loma. Par galvenajiem EDI komponentiem tiek uzskatīti elektroniskie paraksti, sertifikācijas centri un operatori. Darbplūsmas organizēšana ar valdības aģentūrām tiek parādīta kā līdzeklis laika un izmaksu samazināšanai. Maskavas valdības EDM sistēma ir dota kā elektroniskas darbplūsmas ieviešanas piemērs megalopoles mērogā.
Kas ir EDO?
Dokumentu plūsma - organizācijas dokumentu pārvietošana no to izveidošanas vai saņemšanas brīža līdz izpildes vai nosūtīšanas pabeigšanai; darbu ar dokumentiem komplekss: saņemšana, reģistrēšana, nosūtīšana pa pastu, izpildes kontrole, lietu veidošana, dokumentu glabāšana un atkārtota izmantošana, atsauces darbs. Elektroniskā dokumentu pārvaldības jēdziens ir nostiprināts valsts standartā. Tas sniedz stingru, bet šauru definīciju:
Elektroniskā dokumentu pārvaldība (EDF) ir vienots mehānisms darbam ar elektroniskā formā iesniegtiem dokumentiem, ieviešot "elektroniska dokumentu noformējuma" jēdzienu.
(GOST R 7.0.8-2013).
Darbplūsma: no māla tabletēm līdz 4.0
Pirmās dokumentu pārvaldības sistēmas parādījās, izgudrojot rakstīšanu vai drīzāk simbolisku rakstīšanu. Ģimenes galva ar griezumiem uz koka etiķetes atzīmēja savākto graudu maisu un dzimušo jēru skaitu. To var uzskatīt par uzņēmuma iekšējās darbplūsmas sākumu.
Asīriešu priesteri un seno ķīniešu valdību ierēdņi, saņēmuši rakstus no izgudrotājiem, nekavējoties pielāgoja to valsts pārvaldes uzdevumam - nodokļu iekasēšanai, likumu kodifikācijai, rīkojumu nosūtīšanai valdniekiem un diplomātijai. Šī darbplūsma bija vairāk vai mazāk formalizēta.
Tā jau bija starpvalstu un pat starpvalstu dokumentu plūsma.
Attīstoties civilizācijai, sarežģītāki kļuva informācijas nesējā ierakstītas informācijas apmaiņas noteikumi. Pirmā revolūcija darbplūsmā notika ar papīra, par pieņemamu cenu, izgudrošanu. Rakstu mācītāji, kas pergamenta ruļļos pierakstīja vissvarīgākos, tika reizināti ar skaitu un veidoja zemāka ranga ierēdņu masas - nevis lēmumu pieņēmējus, bet kopēja citu cilvēku dokumentus, kopijas izgatavoja, izdeva apliecības, rakstīja pieprasījumus, ņemot vērā dokumentus, kas plūda žurnālos, un nogādāja svarīgus papīrus citai nodaļai.
Un tajā pašā brīdī kurjeri, kurjeri, kurjeri ... jūs varat iedomāties trīsdesmit piecus tūkstošus kurjeru vien!
A. Griboedovs
Birokrātija kā vadības tehnoloģija ir saņēmusi milzīgu spēku. Reizēm tas sagrāva valsti, ekonomiku un sabiedrību.
Otrā revolūcija notika ar rakstāmmašīnu izgudrošanu. Pārvaldības tehnoloģija nav mainījusies, ir palielinājusies birokrātu produktivitāte un viņu spēks.
Trešais - ar datoru un e-pasta parādīšanos. Pirmajā posmā, kas beidzas šodien, ir mainījušās dokumentu izgatavošanas un piegādes tehnoloģijas. Pārvaldības tehnoloģijas praktiski nemainījās. Birokrātija ir sagremojusi šo revolūciju. Tieši šajā posmā parādījās EDI jēdziens. Sākumā elektroniskā dokumentu pārvaldība tika rūpīgi atveidota visos pārvaldības procesos, procedūrās un tradicionālās dokumentu aprites ceļos.
Ceturtais - nāk un klauvē pie durvīm. Tās būtība ir tāda, ka programmas un ierīces sāk apmainīties ar datiem un pieņemt lēmumus bez cilvēka iejaukšanās. Ledusskapis pasūta produktu piegādi, RTE klases sistēma (reālā laika uzņēmums) saņem pasūtījumus, iegādājas izejvielas, pārkonfigurē ražošanas līniju un nosūta produktus klientam. Šajā posmā cilvēce iegūst iespēju atbrīvoties no ierēdņu armijas, kuri nepieņem lēmumus un nerada pievienoto vērtību. To jau dara progresīvi uzņēmumi un valstis.
EDI sistēmu vieta informācijas sistēmās
Atkarībā no informācijas sistēmas brieduma pakāpes uzņēmumā vai iestādē, EDI sistēma var būt:
- Atsevišķi ieviests programmatūras produkts laiku pa laikam apmainās ar datiem ar citām apakšsistēmām, izmantojot saskarnes vai manuāli.
- Atsevišķa programmatūra, dziļi integrēta uzņēmuma vadības sistēmā, datu apmaiņa tiek organizēta tiešsaistē vai pēc noteikta notikuma.
- Liela uzņēmuma vadības sistēmas (klases ERP vai PLM) modulis.
Starp pasaules tirgū piedāvātajām sistēmām EDI sistēmas ieņem vietu starp darbplūsmas un ierakstu pārvaldības sistēmām.
Krievijas uzņēmumā (organizācijā) uz Rietumu sistēmām balstītas elektroniskās dokumentu pārvaldības tieša ieviešana reti ir veiksmīga. Biznesa modeļu un pakalpojumu modeļu pasaules uzskats un ētiskās atšķirības ir pārāk lielas. Aizkustinošs šķērslis ir arī aizkustinošā krievu mīlestība pret birokrātiju nevis kā tehnoloģija un līdzeklis, bet gan kā darbinieka vai ierēdņa pašpietiekams mērķis.
Elektroniskā dokumentu pārvaldība: veidi un mērķis
Uzņēmuma vai organizācijas dokumentu aprite ir sadalīta divos galvenajos veidos - ārējā un iekšējā. Vēsturiski vispirms attīstījās iekšējās darbplūsmas automatizācija.
Labi veidotā uzņēmuma vai organizācijas informācijas vidē visas dokumentu pārvaldības apakšsistēmas ir savstarpēji savienotas, apmainās ar informāciju savā starpā un ir aprīkotas ar savstarpēju norāžu sistēmu. Tā, piemēram, līguma galīgais teksts, par kuru panākta vienošanās, ir pieejams loģistikai, lai izveidotu maksājuma pieteikumus, finansētājiem - kontrolei, tehnologiem un projektētājiem - darba uzdevuma ziņā utt.
Iekšējās EDI sistēmas galvenais mērķis ir sniegt sistēmas dalībniekiem informāciju, kas nepieciešama viņu darbam un vadības, tehnisko, finanšu un personāla lēmumu pieņemšanai. Organizējot pieņemto lēmumu izpildes kontroli, ir arī viena no svarīgākajām EDI funkcijām. Elektroniskā dokumentu pārvaldība ir arī līdzeklis elektroniskā arhīva organizēšanai.
Ārējam EDI ir papildu funkcijas - tas ļauj organizācijām apmainīties ar juridiski un finansiāli nozīmīgiem dokumentiem, izmantojot saziņas kanālus. Svarīgu lomu šeit spēlē elektroniskais paraksts, kas ļauj identificēt sūtītāju pat ticamāk nekā parastie paraksti un zīmogi uz tradicionālajiem dokumentiem.
Darbplūsmas automatizācija uzņēmumā
Laikā, kad tika pieņemts lēmums par automatizāciju, uzņēmumam ir papīra darbplūsmas sistēma. Darbinieki veido dokumentus dažādās programmās, sūta tos viens otram pa e-pastu. Tam ir noteikts gatavības līmenis un tas ir atspoguļots normatīvajos dokumentos: noteikumos, instrukcijās un noteikumos.
Komandai, kas iesaistīsies automatizācijā, noteikti jāizpēta šo dokumentu kopums, jāsaprot, cik lielā mērā tie atspoguļo biznesa procesus, kas patiesībā ir izveidojušies organizācijā. Elektroniskajā dokumentu pārvaldības sistēmā katrai informācijas plūsmai jāatspoguļo reālā plūsma:
- materiāls;
- finanšu;
- darbaspēks.
Un kalpot noteiktam biznesa procesam.
Uzņēmējdarbības modelis, kas izveidots, pamatojoties uz šādu analīzi, būtu ne tikai jāievieš informācijas sistēmā, bet arī jāatspoguļo atjauninātajā normatīvajā dokumentācijā.
Organizācijas darbinieki lielāko daļu dokumentu elektroniskā formā izveido dažādās programmās, nosūta viens otram pa e-pastu. Dokumentu forma tiek regulēta, tomēr noteikumi par šādiem sūtījumiem, reakcijas laiks un saturs nav pārāk formalizēti. To jau var saukt par EDI sistēmu embrionālās attīstības līmenī. Tagad mēs varam runāt par elektronisko dokumentu pārvaldības automatizāciju - sistēmas izveidošanu elektronisko dokumentu izveidošanai, aizpildīšanai, apstrādei, maršrutēšanai. Svarīgs sistēmas papildinājums būs apakšsistēma veiktspējas uzraudzībai un ziņošanai.
Ja procesiem uzņēmumā ir pietiekams briedums, pastāv visas iespējas, ka pāreja uz elektronisko dokumentu pārvaldību būs veiksmīga. Galvenais veiksmes faktors ieviešanā ir uzņēmuma darbinieki. Tie arī rada galveno risku.
Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu organizēšanas laikā ieviešanas komandai ir jāpielāgo ne tikai dokumentu formas un standarta apstiprināšanas ceļi, bet bieži - arī sistēmas pamatloģika. Pretējā gadījumā nav iespējams apmierināt klienta prasības, kurš ir pārliecināts, ka biznesa procesus, kas vēsturiski ir izveidojušies viņu organizācijā, nevar uzlabot un nekādā gadījumā tos nevar pieskarties.
Šāds kompromiss izraisa gan pašas ieviešanas, gan sistēmas atbalsta cenu pieaugumu - katra pārdevēja atjauninājumu instalēšana pārvēršas miniatūrā ieviešanā. Sistēmas kvalitāte ir pazemināta.
Kā parādīja Gartner grupa, patiesi unikāli biznesa procesi, piemēram, tie, kas uzņēmumam piešķir konkurences priekšrocības, vadošajos uzņēmumos ir pat mazāk nekā 1-5%. Atlikušos procesus, neskarot organizāciju, var (un vajadzētu) aizstāt ar standarta procesoriem no pamata sistēmas konfigurācijas.
Faktiski pamata konfigurācija ir visveiksmīgāko nozares uzņēmumu pieredze. Pāreja uz standarta biznesa procesiem noved pie zemākām darījumu izmaksām un vispārējās biznesa efektivitātes palielināšanās. Elektroniska dokumentu pārvaldība būs vienkārša un ērta. Tas pilnībā apmaksās vienreizējos centienus, kas saistīti ar organizatoriskām izmaiņām, normatīvo aktu pielāgošanu un darbinieku apmācību. Apmācības laikā ir nepieciešams pacietīgi un konsekventi izskaidrot lietotājiem, kas ir EDI, kā tas mainīs viņu un visa uzņēmuma dzīvi uz labo pusi.
EDI starp uzņēmumiem. Darbplūsmas ekosistēmas
EDI (elektroniskā datu apmaiņa) sistēmas parādījās rietumos XX gadsimta 70. gados.
Viņi veica dokumentu elektronisko apriti starp organizācijām, ļāva uzņēmumiem izvietot un saņemt pasūtījumus tirgū, organizēt saražoto produktu nosūtīšanu klientam un elektroniskā formā ģenerēt atbilstošus loģistikas un finanšu dokumentus.
Vajadzības gadījumā mēneša vai ceturkšņa beigās tika sastādīti papīra dokumenti, to veidošana, piegāde, pieņemšana, piegāde atpakaļ nepalēnināja tirdzniecības un ražošanas procesu. Tajā pašā laikā tika izveidots EDI datu apmaiņas standarts, kas saglabājās līdz XML ieviešanai.
Savienojums ar elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu EDI ir ievērojami paātrinājis uzņēmumu komerciālās un ražošanas darbības.
EDI ar valdību
Arī radās Rietumos. Pagājušā gadsimta beigās finanšu un ekonomiskās darbības subjekti varēja iesniegt ienākumu deklarāciju elektroniskā formā. Divdesmitajā gadsimtā šo iespēju ieguva arī krievu aktieri. Pēdējos gados informācijas iesniegšana nodokļu inspekcijai, pensiju fondam (Pensiju fondam), darba pārbaude elektroniskā formā ir kļuvusi obligāta, vispirms lieliem, pēc tam vidējiem, bet pēdējos posmos - maziem uzņēmumiem un organizācijām.
Uzņēmumiem jānoslēdz līgums ar FIU par elektronisko dokumentu pārvaldību. Iedzīvotāji ieguva arī iespēju tulkot savu saziņu ar nodokļu biroju elektroniskā formātā. Katru gadu šādu pakalpojumu popularitāte pieaug iedzīvotāju vidū.
Ārējo EDI sistēmu elementi
Klients - organizācija vai indivīds, kas piedalās EDI un kam ir elektroniskais paraksts. EDI operators saviem klientiem nodrošina platformu dokumentu apmaiņai.
Elektroniskais paraksts (ES) - speciāli izveidota datu kopa, kas ļauj unikāli identificēt dalībnieka EDI. Šis komplekts ir pievienots elektroniskam dokumentam un apstiprina tā autentiskumu.
Elektroniskais paraksts ir informācija elektroniskā formā, kas ir pievienota citai informācijai elektroniskā formā (parakstīta informācija) vai ir citādi saistīta ar šādu informāciju un tiek izmantota, lai noteiktu informācijas parakstītāju (2011. gada 6. aprīļa federālais likums Nr. 63-FZ "Par elektronisko parakstu" ")
Krievijas Federācijā tiek pieņemtas trīs elektroniskā paraksta klases. Tie atšķiras aizsardzības un mērķa līmenī.
- Vienkāršais paraksts - apliecina, ka dokumentu ir nosūtījusi konkrēta persona - šī paraksta īpašnieks. To izmanto, lai apstiprinātu e-pasta sūtītāja identitāti uz dažādu līmeņu oficiālo institūciju vai konkrētu ierēdņu adresi.
- Uzlabots nekvalificēts paraksts - apliecina gan konkrētas personas elektroniska dokumenta nosūtīšanu, gan to, ka dokumentā no parakstīšanas brīža nav veiktas nekādas izmaiņas. To izmanto, sertificējot dokumentus, kuru drukāšana nav obligāta. Šis paraksts tiek ģenerēts, izmantojot šifrēšanas rīkus, ir atļauti sertifikāti, kurus izdevusi neakreditēta sertifikācijas iestāde.
- Ciešāks kvalificēts elektroniskais paraksts (CEP) - tiek ģenerēts, izmantojot FSB sertificētu šifrēšanas programmatūru. CEP izmanto akreditētas sertifikācijas iestādes sertifikātu, kas nodrošina paraksta autentiskumu. CEP parakstītam ED ir vienādas tiesības ar dokumentu uz papīra, kas apliecināts ar personisko parakstu. Protestēt CEP ir iespējams tikai ar tiesas rīkojumu. CEP tiek izmantots valdības aģentūru mijiedarbībai, izmantojot valsts informācijas sistēmas
Sertifikācijas iestāde (CA) - valsts vai sabiedriska organizācija, kas izsniedz elektroniskos parakstus (sertifikātus).
SI reputāciju atzīst visas elektronisko dokumentu apritē iesaistītās puses. SI izsniedz sertifikātus organizācijām un privātpersonām - apgrozījuma dalībniekiem. Darījumu laikā SI apstiprina noteikta elektroniskā paraksta autentiskumu.
Akreditētais sertifikācijas centrs ir līgumattiecībās ar galveno CA, un tam ir jāievēro visas atrašanās vietas valsts tiesību aktu prasības.
EDI operators - komerciāla organizācija, kas dalībniekiem nodrošina EDI ieviešanas tehnoloģisko platformu. Nodrošinājums tiek veikts uz komerciāliem pamatiem ar līguma noslēgšanu. Operatoram EDI ir obligāta sertifikācija valsts iestādēs
Elektroniskā tirdzniecības platforma (ETP) ir komunikāciju kanālu, programmatūras un aparatūras komplekss, kas paredzēts tirdzniecības organizēšanai starp komerciālām un valsts organizācijām, kā arī privātpersonām.
Elektroniskā tirdzniecības platforma apvieno dažādu produktu un pakalpojumu pārdevējus un pircējus vienotā informācijas vidē, nodrošinot viņiem vairākus saistītus pakalpojumus. Daudzi globālā tīkla resursi piedāvā pakalpojumus, lai apvienotu piegādātājus un patērētājus, palīdzētu viņiem noslēgt darījumu un lielākā vai mazākā mērā rīkotos kā šāda darījuma garantētājs.
Lai samazinātu izmaksas, pircēji var organizēt elektroniskas izsoles tiešu un reversu izsoļu, konkurences iepirkumu, cenu piedāvājumu un piedāvājumu veidā, optimizējot izmaksas.Pārdevēji saņem vieglu, ātru un ērtu piekļuvi tirgum un ērtu platformu savu produktu reklamēšanai.
- Valsts pasūtījuma veikšanas ETP ir ETP, ko izvēlas RF Ekonomiskās attīstības ministrija un FAS atklātām izsolēm elektroniskā formā.
- ETP parādnieku īpašuma pārdošanai (bankrotējis). Viņi kļuva par visām elektroniskajām vietnēm, kas veic publisko iepirkumu.
- ETP pasūtījumu veikšanai zem 223-ФЗ.
- ETP komerciāliem klientiem - komerciāli uzņēmumi šeit rīkojas saskaņā ar elastīgākiem noteikumiem.
- Komerciāli specializēti ETP, kas izveidoti konkrētai korporācijai. Piemēram: Gazprom vietne naftas produktu pārdošanai.
- Komerciālas daudznozaru elektroniskās tirdzniecības platformas ar universālu produktu un pakalpojumu komplektu.
ETP, piemēram, Aliexpress un E-bay, ir plaši pazīstami.
Viņiem patērētāju tiesības aizsargā gan platformu noteikumi, gan vērtēšanas sistēma - katrs pircējs novērtē pārdevēju.
Valdības pakalpojumi
Vietne Valsts pakalpojumi apvieno daudzu valdības aģentūru un pakalpojumu interneta portālus vienā konsolidētā portālā. Tas tika izveidots, attīstot valsts koncepciju “viens logs”, lai vienkāršotu pilsoņu saziņu ar valsts institūcijām. Vienreiz pieteicies, izmantojot kvalificētu elektronisko parakstu, Krievijas Federācijas pilsonis var saņemt informāciju par savu:
- Īpašums.
- Nodokļi.
- Izglītība.
- Pensiju pabalsti.
- Lai transportētu.
- Uz dokumentiem.
Un daudzi citi svarīgi punkti.
Jūs varat pārbaudīt un samaksāt nodokļus, soda naudas un valsts nodevas. Pilsonim ir arī iespēja pieprasīt jebkura oficiāla dokumenta, sertifikāta, pases, vīzas, sertifikāta utt. Izsniegšanu. Šim nolūkam viņam nav jādodas uz pašu iestādi vai pat uz daudzfunkcionālo centru - pieteikums tiek iesniegts elektroniski, tādā pašā formā nepieciešamo dokumentu kopijas.
Pēc pieprasītā dokumenta sagatavošanas pietiek ar vienu vizīti MFC, kur dokumenti tiks pārbaudīti, biometrisko parametru ieraksts (ja nepieciešams) un nepieciešamā dokumenta izsniegšana. Šis elektroniskās dokumentu pārvaldības veids ietaupa daudz laika gan pilsoņiem, gan iestāžu darbiniekiem - viņiem nav nepieciešams tērēt laiku pilsoņu un dokumentu sākotnējai saņemšanai, papildinājumiem un labojumiem, arī personīga klātbūtne nav nepieciešama.
Maskavas valdības elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma
Galvaspilsētā ir izveidota MosEDO sistēma, kas veiksmīgi darbojas kopš 2011. gada. Elektronisko dokumentu apriti ar tās palīdzību savā starpā veic valdības struktūras, dienesti, komerciālas un sabiedriskas organizācijas. Sistēma ir labi izveidota, un to bauda pelnīti atzīti maskavieši.
Sistēmu ievieš un uztur Electronic Moscow OJSC, un tā apvieno vairāk nekā 78 000 lietotāju no 3000 organizācijām. Maskavas valdības biroja darbs, organizatoriskā, administratīvā un vadības darbplūsma ir pilnībā nodota MosEDO sistēmai. Lielākās pilsētas valdības elektroniskā dokumentu aprite ir lielisks EDI sistēmu perspektīvu un dzīvotspējas pierādījums valdības struktūrās.
Attīstoties tehnoloģijai, turpmākajos gados elektroniskā dokumentu pārvaldība aizstās tradicionālo. Galvenie EDI atbalsta iemesli ir tie, ko tā nodrošina:
- Ātrums.
- Zemas izmaksas.
- Ērtības visiem dalībniekiem.
- Augsta drošība.
- Efektīva kontrole.
Jau tagad lielākā daļa iepirkumu valstī tiek veikta, izmantojot EDI. Pēc pabeigtiem darījumiem tiek sastādīta tradicionālā dokumentācija. Drīz papīra dokumenti tiks izdoti tikai vissvarīgākajos, izņēmuma gadījumos, un jautājums "Kas ir EDI?" beidzot zaudēt savu aktualitāti.