Darījumu braucienus pārstāv biznesa braucieni, kuru laikā uzņēmuma darbinieki risina organizācijai svarīgus jautājumus. Braucieni var notikt Krievijā vai citās valstīs. Tos maksā darba devējs, par kuru darbinieks sagatavo izdevumu pārskatu komandējumā. Šajā dokumentā ir informācija par to, cik naudas tika iztērēts ceļojumā. Balstoties uz šo ziņojumu, grāmatvedim ir jāpārskaita darbiniekam nepieciešamā līdzekļu summa, lai segtu radušās izmaksas.
Dokumenta koncepcija
Darījumu braucieniem avansa ziņojums 2017. gadā tika sastādīts AO-1 formā. 2018. gadā šī dokumenta forma palika nemainīga. Šo dokumentu apstiprina statistikas iestādes, taču katram uzņēmumam ir iespēja veikt jebkādus papildinājumus šajā ziņojumā.
Jūs varat ne tikai pievienot jaunas kolonnas, bet arī izslēgt dažas rindiņas, kuras tiek uzskatītas par liekām. Darījumu brauciena izdevumu pārskats ir uzrādīts primārajā grāmatvedības dokumentā. Tas kalpo kā apstiprinājums tam, ka darbiniekam ceļojumam izsniegtie naudas līdzekļi tika nosūtīti vienam vai otram mērķim.
Kompilācijas nianses
Izdevumu pārskata sastādīšana komandējumā ir pavisam vienkārša. Šo procesu veic atbildīga persona vai pārstāvis pārstāvis, kurš no uzņēmuma vadītāja saņēma noteiktu naudas summu par braucienu. Lai pārliecinātos, ka šie līdzekļi tika faktiski izmantoti komandējumā, tiek sastādīts ziņojums un nosūtīts uzņēmuma grāmatvedim.
Pārskatu pārbauda galvenais grāmatvedis un pēc tam nodod direktoram parakstīšanai. Ja darbinieks avansa veidā ir iztērējis vairāk nekā tas, ko viņš saņēmis pirms ceļojuma, tad viņš var saņemt kompensāciju. To izsniedz skaidrā naudā no organizācijas kases. Par to pilsonis vispirms saņem naudas līdzekļu rīkojumu, kurā norādīts, kādam mērķim līdzekļi tika iztērēti.
Kādas formas es varu izmantot?
Sagatavojot izdevumu pārskatu, uzņēmumu darbinieki var izmantot šādus dokumentus:
- Statistiķu apstiprināta AO-1 forma;
- veidlapa, ko īpaši izstrādājis konkrēts uzņēmums, pamatojoties uz AO-1 veidlapu;
- elektronisks dokuments, ja uzņēmums izmanto elektronisko dokumentu pārvaldību.
Ja uzņēmums nolemj izveidot savu formu, ir svarīgi tajā ievadīt vajadzīgo informāciju. Ja viņu nav, tad tas var radīt zināmas problēmas nodokļu inspektoriem.
Kā tas tiek sagatavots?
Visiem uzņēmuma darbiniekiem, kuri dodas komandējumos, vajadzētu saprast, kā aizpildīt izdevumu pārskatu par komandējumu. Ar šī dokumenta palīdzību viņi varēs apstiprināt radušos izmaksu pamatotību un likumību. Projektēšanas noteikumos ietilpst:
- atskaites veidlapu darbiniekam izsniedz grāmatvedības nodaļas eksperts;
- Jūs varat aizpildīt dokumentāciju pats vai ar grāmatveža palīdzību;
- dati tiek ievadīti tūlīt pēc brauciena;
- zināma informācija iekļaujas uzņēmuma grāmatvežos.
Darbiniekam šādam pārskatam jāpievieno citi dokumenti, kas kalpo par noteiktu izdevumu apstiprinājumu. Tos uzrāda ar dažādiem čekiem, kvītīm vai citiem maksājuma dokumentiem.
Ceļojuma izdevumu pārskata paraugs atrodams zemāk.
Kāda informācija ir iekļauta?
Šī dokumenta aizpildīšana tiek veikta, pamatojoties uz oficiālajiem dokumentiem, kas ir pieejami uzņēmuma darbiniekam, kurš ieradies no komandējuma.Ja aprēķini tika veikti skaidrā naudā, tad pārskatam ir pievienoti dažādi maksājuma dokumenti. Ja tika izmantoti bezskaidras naudas izdevumi, būs nepieciešams izraksts no bankas.
Dokumentācijā ir iekļauta šāda informācija:
- informācija par ceļotāju;
- dati par grāmatvedi, kurš aizpilda vairākus šī pārskata punktus;
- organizācijas nosaukums, kurā pilsonis strādā;
- personāla skaits;
- avansa maksājuma mērķis, ko raksturo mājsaimniecības vai izklaides izdevumi;
- informācija par izmaksu pārsniegšanu vai naudas atlikumiem;
- uzskaita dokumentus, kas apstiprina pilsoņa izmaksas komandējumā;
- Kopējā summa, ko uzņēmuma darbinieks iztērējis komandējumā
- pilsoņa paraksts.
Izpētījis šo ziņojumu, grāmatvedis uzliek tam savu parakstu. Turklāt tie norāda ziņojuma numuru un datumu. Norādīti uzskaitāmie izdevumi, kā arī grāmatvedības kontu numuri. Pareizi noformēts un pārbaudīts dokuments tiek nodots uzņēmuma direktoram izpētei un parakstīšanai.
Tālāk ir sniegts izmaksu pārskata aizpildīšanas piemērs komandējumā.
Kādi dokumenti ir pievienoti?
Uzņēmuma darbiniekam komandējuma laikā ir jāsaglabā visi maksājuma dokumenti, kas apstiprina noteiktus izdevumus. Tie tiek ierakstīti pārskatā tā aizpildīšanas laikā. Šo dokumentāciju var iesniegt dažādās formās. Tāpēc ziņojumam ir pievienoti šādi dokumenti:
- kases čeki tika uzskatīti par visizplatītāko dokumentāciju;
- stingras atskaites formas;
- skaidras naudas orderi;
- kvītis;
- pavadzīmes;
- citi maksājuma dokumenti.
Visi šie dokumenti ir rūpīgi jāpārbauda un jāuzglabā optimālos apstākļos. Ja tie tiek pazaudēti, darbinieks nevarēs pierādīt, ka viņš patiešām iztērēja no darba devēja saņemtos līdzekļus nepieciešamajiem mērķiem. Šajā gadījumā grāmatvedība var atteikties atlīdzināt izdevumus.
Ja līdzekļi tiek tērēti organizācijās un veikalos, kur kases čeks netiek izsniegts, jums būs jāpieprasa pārdošanas kvītis.
Kādas ir grūtības?
Aizpildot izdevumu pārskatu par komandējumu, var rasties dažādas grūtības. Tie ietver:
- ja persona tiek nosūtīta uz citu valsti, viņam izdevumi jāapstiprina ar maksājuma dokumentiem, kas saņemti no ārzemniekiem, bet, ja viņš neprot svešvalodu, tad viņam var nebūt dažādu kvīšu un čeku;
- bieži, tūlīt pēc šāda ceļojuma, pilsonis dodas atvaļinājumā, tāpēc viņam nav laika sastādīt ziņojumu tūlīt pēc ierašanās, bet jums var nākties noformulēt dokumentāciju arī tūlīt pēc atpūtas laika;
- visi no ārzemniekiem saņemtie dokumenti būs jātulko krievu valodā.
Tas, vai izdevumi tiks pareizi atlīdzināti iedzīvotājam, ir atkarīgs no tā, vai ir pareizi aizpildīts ziņojums un sagatavoti citi dokumenti.
Īpašības, ceļojot uz ārzemēm
Darījumu braucienus var veikt ne tikai Krievijas robežās, jo bieži vien ir jāapmeklē ārvalstu partneri, tāpēc ir nepieciešams komandējums uz ārzemēm. Kā šajā gadījumā izdot izdevumu pārskatu? Šajā nolūkā tiek ņemtas vērā īpašības:
- atgriežoties no ceļojuma, darbiniekam jāsastāda atskaite trīs darba dienu laikā;
- ja nauda tika izsniegta ārvalstu valūtā, tad tas noteikti ir norādīts dokumentācijā;
- informācija par tēriņiem ārvalstu valūtā jāievada bez pārskaitījumiem pēc rubļa kursa;
- ja dokumenti, kas apstiprina noteiktus izdevumus, ir sastādīti svešvalodā, jums būs jātiek galā ar to tulkojumu rindā pa rindām krievu valodā;
- tulkošanas procesu var veikt tiešs uzņēmuma darbinieks vai specializētu uzņēmumu darbinieki;
- ja biļetes dažādiem transportlīdzekļiem tiek veidotas svešvalodā, tad noteikti ir jāpārsūta informācija, uz kuru attiecas pilns nosaukums.pasažieris, ielidošanas vieta, lidojums, izlidošanas un ielidošanas datums, kā arī biļetes cena;
- nav nepieciešams tulkot informāciju, kurai nav nekādas nozīmes, piemēram, tas ietver lidojuma noteikumus vai bagāžas pārvadāšanas pazīmes;
- pārsūtīšana nav nepieciešama, ja pilsonim ir elektroniska biļete, jo visa informācija tiek aizpildīta, pamatojoties uz Vienotā starptautiskā kodifikatora prasībām;
- visiem citiem pavaddokumentiem, kas ietver viesnīcas rēķinu vai auto nomas čeku, jāveic pārskaitījums.
Tikai tad, kad tiks ņemtas vērā visas iepriekš minētās prasības, uzņēmuma darbinieks varēs apstiprināt no darba devēja saņemtās naudas mērķtiecīgu tērēšanu. Ja īpašumtiesību pārejā tiek iesaistīti specializētu uzņēmumu darbinieki, šādu pakalpojumu izmaksas tiek iekļautas citos uzņēmuma izdevumos.
Vai darbinieks var doties atvaļinājumā pēc ceļojuma?
Bieži komandējumi ilgst pietiekami ilgi, tāpēc tūlīt pēc šāda brauciena darbiniekam nepieciešama atpūta. Pēc šāda ceļojuma ir atļauts nekavējoties ņemt atvaļinājumu. Lai to izdarītu, nav pienākums ierasties darbā un nekavējoties pārsūtīt iepriekšēju ziņojumu par komandējumu.
Dokumentāciju ir atļauts sastādīt tūlīt pēc atvaļinājuma atstāšanas, nevis trīs dienu laikā pēc atgriešanās no ceļojuma.
Piegādes termiņi
Dokumentu var iznomāt trīs dienu laikā. Atpakaļskaitīšana sākas ar šādiem punktiem:
- atgriešanās no komandējuma;
- izeja no atvaļinājuma;
- atgriešanās no slimības atvaļinājuma.
Tāpēc laika skaitīšana trīs dienu laikā sākas no brīža, kad pilsonis atgriežas darbā, lai turpinātu karjeru. Ja tiek pārkāpti termiņi avansa pārskata pārsūtīšanai komandējumā, tas noved pie tā, ka darbinieks nesaņem naudu no uzņēmuma, lai segtu viņam radušos izdevumus. Turklāt šī situācija var kļūt par pamatu uzņēmuma saukšanai pie atbildības, ja nodokļu inspektori konstatē pārkāpumus.
Kāda elektroinstalācija tiek izmantota?
Lai apstiprinātu pareizi aizpildītu avansa pārskata formu par komandējumu, attiecīgie dati jāievada grāmatvedības reģistros. Lai to izdarītu, grāmatvedis izmanto norīkojumus, lai atspoguļotu ienākumu vai izdevumu darījumus. Izdevumi tiek iegrāmatoti 71. kontā.
Ja pilsonis ceļojumā pavadīja vairāk, nekā bija saņēmis no darba devēja, viņš var rēķināties ar kompensāciju par šādiem izdevumiem. Lai to izdarītu, viņam tie jāapstiprina ar oficiāliem dokumentiem. Tikai šajā gadījumā grāmatvedis uzņēmuma grāmatvedībā ievada nepieciešamo informāciju.
Secinājums
Komandējumus dažādu iemeslu dēļ var pieprasīt jebkurš uzņēmums. Tos var veikt Krievijā vai citās valstīs. Darba ņēmēji, kas dodas komandējumos, var cerēt uz kompensāciju par saviem izdevumiem. Lai to izdarītu, viņiem jāsaglabā maksājuma dokumenti, kas apstiprina radušos izdevumus.
Pēc komandējuma uzņēmuma darbinieks sagatavo iepriekšēju ziņojumu. Tajā ir informācija par visiem izdevumiem ceļojuma laikā. Citus tam pievienotos dokumentus pēta grāmatvedis un uzņēmuma direktors. Pamatojoties uz šo ziņojumu, nepieciešamie dati tiek ievadīti uzņēmuma grāmatvedībā.