Arhīva inventāra dizains mūsu valstī pēdējos gados ir īpaši būtisks sakarā ar pastāvīgi notiekošajām izmaiņām, reformām, pārstrukturizācijām un izmaiņām, kas ietekmē ekonomikas nozari. Arhīvos glabātā informācija tiek uzskatīta par svarīgu un vērtīgu. Tas ļauj jums saprast, kāpēc situācija ir izveidojusies īpašā veidā, kā arī saprast, kādas ir nākotnes izredzes. Arhīvi ir nenovērtējams informācijas avots, bet tikai tad patiešām noderīgs, ja tajā varat pārvietoties. Šajā nolūkā tika ieviesta arhīvu organizēšanas sistēma.
Jautājuma atbilstība
Mūsu valsts arhīvu mērķis ir ticamas informācijas uzkrāšana. Arhīva inventāra galvenā funkcija ir vienkāršot nepieciešamās informācijas meklēšanu lielākajās informācijas krātuvēs. Šim nolūkam tiek nodrošināta atsauces sistēma - metodiskais pamats, kas attiecas uz visām valsts arhīvu institūcijām. Faktiski mēs runājam par zinātnisku un atsauces aparātu, kura dēļ darbojas nacionālā līmeņa arhīvs. Šīs ierīces efektivitāte ir atkarīga no tā, cik efektīvi un rūpīgi tiek veidoti direktoriji, tas ir, inventārs.
Pašreizējā uzņēmējdarbības realitāte ir tāda, ka lietu arhīva inventarizācija ir galvenais atsauces ceļvedis, kas palīdz pārvietoties informācijas jūrā. Inventārs ir dokuments, kurā uzskaitīti saglabātie faili, tajā pašā laikā to lieto dokumentācijas ierakstīšanai. Informācijas slodze tiek lēsta tik liela, ka inventārs kalpo par pamatu norāžu un ceļvežu apkopošanai. Daudzos veidos tas, cik labs ir inventārs, nosaka, cik viegli un ātri tiek atrasta vajadzīgā informācija. Viņi runā par divām galvenajām šādas dokumentācijas funkcijām: informāciju un grāmatvedību.
Par terminoloģiju
Lietu arhīva fails ir galvenais arhīvu organizācijas darbu strukturējošais direktorijs. Inventārs ir grāmatvedības ieraksts, tajā pašā laikā tas ir zinātnisks un atsauces objekts, sniedzot iespēju ātri atrast meklēto. Inventārs - pēdējais posms dokumentu noformēšanai ar dokumentāciju, kas jāuzglabā valsts arhīvā vai jāorganizē kopā ar kādu departamentu. Lai arhīvs būtu pilnībā aprīkots, ir jāapkopo visu lietu uzskaite, kas paredzēta pastāvīgai glabāšanai vai ilgāk par desmit gadiem. Jāizveido direktorijas, kurās aprakstīts, kuru ar valsti saistīto personisko dokumentāciju eksperti ir novērtējuši un atzinuši par vērtīgu, tāpēc tā arī jāuzglabā.
Mūsdienu biroja darbā, runājot par arhīvu krājumiem un to mērķi, viņi atzīmē, ka dokumentācija pieder atsauces kategorijai. Tas ir izveidots, lai aprakstītu uzkrāto vienību sastāvu un saturu, kā arī konsolidētu sistematizācijas un grāmatvedības sistēmu, kas pieņemta noteiktā fondā. Objekti, kas tiek uzskatīti inventarizācijā, ir vienības. Katrs inventārs ir viens līmenis. Tajā vajadzētu būt pietiekami daudz informācijas, lai vienībā varētu atrast vajadzīgos datus, netērējot tam daudz laika.
Kurš un kur
Saskaņā ar metodiskajiem ieteikumiem arhīvu uzskaites apkopošana būtu jā individualizē gadījumiem, kurus paredzēts pastāvīgi uzglabāt ilgāk nekā desmit gadus un kas attiecas uz personisko informāciju par personālu. Atsevišķi ir nepieciešams sastādīt lietu sarakstu, kas raksturīgi tikai vienai juridiskai personai. Piemēram, tie var būt oficiāli izmeklēšanas, tiesas dokumenti vai zinātniskie ziņojumi - tas viss ir atkarīgs no iestādes rakstura.Parasti inventārs tiek veidots tajā pašā iestādē, kur tika apkopoti glabājamie dokumenti un kopā ar tiem nodoti arhīvā. Valsts arhīvu organizācijām ir specializēts zinātniskais aparāts. Ja saņemtais apraksts neatbilst tā standartiem, inventārs tiek sastādīts no jauna, ņemot vērā vietējās prasības.
Arhīva inventarizācijas apkopošana ļauj atklāt dokumentācijas sastāvu, aprakstīt tās saturu, vienkāršo saglabāto failu kopskaita uzskaiti un palīdz stabilizēt dokumentālās aprites pārvaldības iekšējo sistematizāciju. Katrs gadījums ir aprakstīts uz īpašas kartes. Jānorāda nosaukums, no kura ir skaidrs, kāda veida dokumenti tiek glabāti iekšpusē, un kādas ir šādas vienības saturs. Pareizi aizpildīts un aizpildīts inventārs skaidri apraksta visa dokumentācijas fonda saturu.
Funkcionalitāte un kompilācija: vairākas nianses
Arhīva inventarizācijas apkopošana ļauj noteikt, cik vienību ir fondā. Tādējādi tiek ieviesta dokumentācijas drošība un apjoma pielāgošanas kontrole. Tā kā lietām ir piešķirti sērijas numuri, jūs varat ātri atrast noderīgu informāciju. Tajā pašā laikā inventarizācija palīdz izveidot un iestatīt racionālu dokumentāciju, kas atbilst skaidrai loģikai. Dokumentācijas klasifikācija arhīva ietvaros ir grupa, kas balstīta uz dažiem zinātniskiem aprēķiniem. Šajā gadījumā tiek ņemtas vērā strukturālās iezīmes, kas vēsturiski pieņemtas noteiktā iestādē, kā arī fonda darba specifika.
Klasifikācija, kas ir neatņemams elements arhīva inventarizācijā, ietver sistēmas izveidošanu visu lietu sadalīšanai grupās, pēc tam tās tiešu izplatīšanu. Pēc visu karšu klasificēšanas varat tām izveidot inventāru. Dažreiz tiek veikts inventārs, kas atspoguļo visas fonda lietas. Parasti tas ir vajadzīgs, ja uzņēmums vairs nepastāv. Ja daļa no juridiskas personas pārstāj eksistēt, tiek izveidots visu lietu uzskaitījums par visiem šīs vienības pastāvēšanas gadiem.
Krājumi: kam tie paredzēti?
Dokumentācija, kas izskaidro arhīva krājumu sastādīšanas jautājumus, pastāv federālā līmenī - tā ir likumdošana. Uzņēmumā var pieņemt arī vietējos likumus, kas reglamentē šo jautājumu. Parasti krājumus veic gadā, bet tos var sastādīt arī citam laika periodam. Tas ir veids, kā viņi klasificē lietas, kas šajā periodā parādījās uzņēmumā. Krājumi var veikt dažādas funkcijas, būt tematiski, priekšmeti. Jūs varat atstāt visu fonda lietu uzskaiti, varat izveidot atsevišķu neatkarīgu dokumentu dažādām šī fonda daļām.
Faktiski arhīva inventarizācija ir saglabāto failu saraksts, gala rezultāts, sertifikācijas lapa, direktorijs. Apraksts norāda, kuras vienības tiek saglabātas failā. Lai to izdarītu, izmantojiet ciparus, indeksus, virsrakstus, termiņus, lapu un piezīmju skaitu. Parasti inventāru apkopo tabulā, un katram uzskaitītajam parametram ir sava kolonna. Primārā dokumentācija personai, kas ir atbildīga par inventāra veidošanu, ir nomenklatūra, kas pieņemta uzņēmuma lietvedībā. Pirms sākat darbu arhīvos, jums jāpārbauda, vai dokumentācijas nosaukumi atbilst lietas nosaukumam, cik pareizi tā ir formatēta, vai dokumentācija ir pareiza iekšpusē. Lai uzskatu, ka inventārs ir pareizi sastādīts, visas uzglabāšanas vienības ir jānumurē, ņemot vērā sistematizācijas iekšējos noteikumus. Gan lietām, gan objektiem tajās tiek piemērota vienota normu sistēma. Lai pareizi aizpildītu aprakstošo rakstu, jums ir jāpārvieto visi virsraksti ar vislielāko precizitāti. Ievadot elementus, kuru virsraksti sakrīt, jums jāraksta “Tas pats”. Ja galvenes ir atšķirīgas, informācija tiek pilnībā pārsūtīta.
Pamatnoteikumi
Arhīvu dokumentu saraksts var sastāvēt no vairākām lapām.Katrā jaunajā virsrakstam jābūt pilnā redakcijā, precīzi atbilstot oriģinālajai dokumentācijai, pat ja iepriekšējai lapai bija vienādi nosaukumi. Piezīmēs ir jāapraksta dokumentācijas fiziskais stāvoklis, kā arī jāpieliek atzīme gadījumam, ja lieta ir izkritusi. Ja vienā gadījumā ir dokumentācija vairāku gadu garumā, tas ir jāšķiro, koncentrējoties uz apkopes sākuma datumu. Numerējot nedrīkst pārsniegt vērtību "9999". Piecciparu skaitļi tam nav piemērojami. Ja iespējams, viss jā sistematizē un jāapraksta, ņemot vērā hronoloģiju. Otrais šķirošanas noteikums ir uzņēmuma iekšējā struktūra.
Kad tiek sastādīts arhīvu dokumentu saraksts, tā veidošanas pēdējais solis ir unikāls numurs. Lai to noteiktu, tos vada krājumu reģistrs. Ja organizācija saņem krājumus no struktūrvienības un izmanto tos savā darbā, lai iegūtu visa uzņēmuma arhīva aprakstu, ir nepieciešams, lai departaments visus dokumentus pārsūtītu divos eksemplāros. Inventārs gadam ir sastādīts četros eksemplāros, personāla lietām ir nepieciešami trīs identiski inventarizācijas. Gadījumos, kad paredzēts uzglabāt vairāk nekā divas desmitgades, inventarizācija jāveic divu eksemplāru apjomā. Sastādot ar personālu saistītās dokumentācijas sarakstu, vispirms jāapkopo visi pasūtījumi, pēc tam saraksti, kartes. Tikai pēc tam tiek sakārtoti personīgie faili, pēc tam rēķini un algas lapas. Nākamās kārtas ir darba grāmatas, pēdējā daļa ir akti, kas sastādīti rūpniecisko avāriju ietvaros. Lai sistematizētu personiskās lietas, izmantojiet alfabēta secību. Inventarizācijā ir jāveic gadījumi, koncentrējoties uz gadu, kurā persona tika atlaista.
Struktūra un saturs: dizaina smalkumi
Par dažāda veida arhīvu veidošanu ir atbildīgas dažādas uzņēmuma struktūras. Tātad gadu no gada šādam strukturālam dokumentam vajadzētu būt departamentiem, un atbildība par konsolidētā inventāra veidošanu gulstas uz departamenta arhīvu. Šāds dokuments būs pamats valsts arhīva speciālistu darbam, kuri saņem dokumentus no uzņēmuma. Viņi izmanto kopsavilkuma inventāru, lai izveidotu iekšējo arhīva dokumentāciju tādā veidā, ka personīgās lietas un dokumenti, kas paredzēti pastāvīgai glabāšanai, atrodas dažādos arhīva nodalījumos.
Jebkura veida arhīva inventarizācija sākas ar titullapu. Virsrakstam seko satura rādītājs, pēc tam priekšvārds, pēc kura inventarizācija sākas tieši. Noteikti uzskaitiet visus dokumentā izmantotos saīsinājumus, tos atšifrējot, ielieciet norādes un krāsojiet tulkošanas tabulas. Nepieciešams inventāra elements ir bibliogrāfija. Tad seko terminu glosārijs, un sertifikāta lapa aizver dokumentu. Nosaukumā pilnībā jānorāda arhīva un uzņēmuma, kas izveidojis dokumentus, nosaukums, fonda nosaukums un numura zīmes, inventāra nosaukumi un datumi.
Par ko viņi raksta?
Arhīva inventāra satura rādītājs ir paredzēts, lai norādītu, kuras sadaļas atrodas iekšā, kurās lapās tās sākas. Priekšvārds uzkrāj informāciju par uzņēmumu, kas izveidoja dokumentācijas fondu, par pašu fondu. Šeit viņi raksta anotāciju, apraksta, kāda veida dokumentācija tiek glabāta iekšpusē. Priekšvārds ir arī atsauces aparāta saraksts.
Galvenais teksts ir apraksts. Katrai vienībai norāda sērijas numuru, tās nosaukumu un autentiskumu. Ja pirms uzņēmums izmantoja inventāra numurus, tie jāieraksta inventāra galvenajā daļā. Tajā arī minēts, kas ir uzskaites vienības, cik lapu ir noteiktā vienībā, kādā valodā tā ir sastādīta un kādā versijā tā tiek reproducēta. Inventāra sarakstā var norādīt dažas glabātās lietas vizuālās iezīmes. Ja paredzēts glabāt īpaši svarīgu un vērtīgu dokumentāciju, aprakstā šādiem objektiem var būt piezīmes.
Arhīva inventarizācijā izmantoto saīsinājumu saraksts ir nepieciešams, ja darbā tiek izmantoti īpaši saīsinājumi, kas izmantoti kādā konkrētā uzņēmumā. Izmantojot norādes, atspoguļo priekšmetu jēdzienus. Dažreiz norādes tiek saistītas ar ģeogrāfiju, nosaukumiem, datumiem. Piezīmes ir atļautas. Ja darbā tika izmantoti specializēti termini, tie jāatšifrē inventarizācijai pievienotajā vārdnīcā. Sertifikācijas lapa ir paredzēta, lai norādītu kopējo informāciju par dokumentu. Tajā teikts, cik lapas ir numurētas iekšpusē, cik vienības tiek saglabātas, vai sastāvs mainās glabāšanas laikā. Inventāra sastādītājs ir jāparaksta sertifikācijas lapa. Ja ir vajadzīgas izmaiņas, tās reģistrētājs vai cita par procedūru atbildīgā persona reģistrē sertifikācijas lapā.
Sīki un precīzi
Kā jūs varat secināt no lietu arhīvu ierakstu paraugiem, gatavais objekts jāprojektē atbilstoši biroja darba standartiem. Jāveido palīdzības dienests, pateicoties kuram datu iegūšana kļūst ātrāka un efektīvāka. Izmantojot šādu ierīci, jūs varat ātri iegūt papildu datus par dokumentācijas fondu. Atskaites aparātam, kas pievienots inventarizācijai, jābūt titullapai un dokumenta saturam, priekšvārdam, izmantoto saīsinājumu un saīsinājumu sarakstam, kā arī indeksiem. Dažos gadījumos var būt papildu elementi - tabulas, vārdnīcas.
Nosaukumā jānorāda arhīva nosaukums, kurā tiek glabāta dokumentācija, kāds ir fonda nosaukums, ieskaitot saīsinājumu, kā arī tā numurs. Norādiet inventāra numuru un tā nosaukumu. Satura rādītājā jāiekļauj pilns visu sadaļu un atsauces aparātu saraksts, ieskaitot priekšvārdu, izmantoto saīsinājumu sarakstu un daļu nosaukumus. Sastādot inventāru, katram nosaukumam ir pievienots lappuses numurs. Pamatoti tiek uzskatīts, ka izmeklēšanas personālam viena no nozīmīgākajām daļām ir priekšvārds, kas raksturo tās institūcijas vēsturi, kura izveidoja fondu. Viņi raksta vēsturisko vidi, apstākļus, kādos uzņēmums darbojās, tā parādīšanās datumu un pakļautības hierarhisko struktūru. Priekšvārds norāda, kā tika organizēts dokumentu noformējums, cik liela bija iestāde un kādas funkcijas tā veica, kāpēc tā tika reorganizēta vai likvidēta, un kad tas notika.
Par saīsinājumiem
Šāds saraksts tiek sastādīts, ņemot vērā alfabētu. Tajā jāietver visi saīsinājumi, ko izmanto inventāra sastādīšanā. Dokumentā jābūt katra vārda pilnajam nosaukumam, kas vismaz reizi ir samazināts. Vietas taupīšanai parasti izmanto saīsinājumus, mainās tikai bieži lietotie vārdi. Turklāt palīdzības dienests atšifrē visus saīsinājumus. Pareiza šī elementa kompilācija palīdz izveidot vienotu inventarizāciju, kuras katrs postenis ir pēc iespējas informatīvāks un skaidri norāda lasītājam nepieciešamo informāciju.
Ir daži saīsinājumi, kurus vispārpieņem un aktīvi izmanto rakstiskā runā - simboli, kas kodē garumu un masu, citas mērvienības, kā arī saīsinājumi "t. d. "," t. e. ”un tamlīdzīgi. Tie nav jākrāso. Nav nepieciešams dekodēt tos saīsinājumus, kas faktiski ir vārdi. Piemēram, "arodbiedrību komiteja" precīzi norāda uz šo saīsinājumu kategoriju, ko plaši izmanto sarunvalodā.
Kā viss sākās
No cilvēces vēstures ir zināms, ka arhīvu inventarizācija, iespējams, ir senākais arhīvu rokasgrāmatas veids. Krājumu izmantošana 13. gadsimtā tika oficiāli apstiprināta, un tajos laikos tos izmantoja, lai ņemtu vērā svarīgus dokumentus un nodrošinātu drošību. Pateicoties aprakstiem, kļuva vieglāk meklēt dokumentus, tāpēc bija iespējams tos izmantot kā vērtīgas informācijas avotus.Laika posmā no 13-15 gadsimtiem krājumi bija īsi, sastādīti bez īpašas sistematizācijas, tikai īsi aprakstītas grāmatas, rokraksti. Faktiski tie bija neoficiāli saraksti.
Sešpadsmitajā gadsimtā uzskaites pieeja kļuva atbildīgāka. Sarakstos bija iekļauts dažādu dokumentācijas iespēju uzskaitījums. Bija krājumi, kuros objekti tika grupēti pēc kāda atribūta, lai gan tajā pašā laikā tie joprojām tika izmantoti, kuros informācija tika ierakstīta bez sistemātikas. Septiņpadsmitajā gadsimtā krājumu veidošanās gāja tālāk, sāka veidot detalizētus ceļvežus, kas savā starpā atšķīrās pēc formāta. Tie bija ļoti noderīgi, un pat mūsdienu pētnieki, izmantojot šādus aprakstus, iegūst no viņiem svarīgu informāciju par iepriekš veiktajām lietām, pēc tam sagatavo dokumentus. Septiņpadsmitajā gadsimtā krājumi beidzot apvieno sistemātisku aprakstošo raksturu.