Garsi patarlė sako: „Jei nori ką nors gerai padaryti, daryk tai pats“. Tuo pačiu metu darbas atskirai toli gražu nėra toks efektyvus kaip dalijimasis keliems darbuotojams. Įgaliojimų delegavimas organizacijoje yra kliūtis daugelio kompanijų darbe. Kaip atskirti pareigą ir atsakomybę nepažeidžiant nei savęs, nei darbuotojų? Ar yra konkreti delegavimo procedūra, ar viskas įforminta žodiniais susitarimais?
Kodėl gi ne?
Kodėl organizacijoje kyla problemų dėl įgaliojimų perdavimo? Dažniausiai vadovas nenori dalies pareigų perkelti pavaduotojams ar skyrių vedėjams, nes bijo jų nekompetencijos kai kuriais klausimais. Čia svarbų vaidmenį vaidina faktas, kad kai kurie vadovai linkę tikėti savo nepakeičiamumu, tai yra, jie mano, kad niekas negali atlikti savo darbo. Kaip mes žinome, nepakeičiamų nėra. Iš pradžių po delegacijos vadovas bet kokiu atveju turės atidžiai stebėti to, kas gavo pareigas, kad įsitikintų, jog jis padarė teisingą pasirinkimą. Jei darbuotojas nepateisina lūkesčių, jam gali būti drąsiai atimtos visos papildomos galios ir pasirinkti ką nors kitą savo vietoje arba vėl prisiimti visas pareigas ant savo vadovybės pečių. Delegavimo procesas yra lengvai grįžtamasis. Kai kurių reikalų perkėlimas į kitus pečius padės įmonės vadovui iškrauti ir atkreipti dėmesį į kai kurias įmonėje esančias problemas, kurių jis anksčiau nepasiekė arba į kurias paprasčiausiai nekreipė pakankamai dėmesio. Darbuotojas, kuriam garbė padėti, po tokio pasitikėjimo greičiausiai taps kur kas labiau motyvuotas, o tai neabejotinai turės teigiamos įtakos jo darbo kokybei.
Kam deleguoti?
Net suvokdami valdžios paskirstymo ir delegavimo pranašumus organizacijoje, kai kurie neskuba naudotis šiomis valdymo priemonėmis, nežinodami, ką pasirinkti kaip pakaitą sau. Yra keletas sąlygų, kuriomis delegacija bus tikrai sėkminga:
- Nepaisant to, kad šiuo metu dėmesys bet kuriam klausimui yra tiesiog gyvybiškai svarbus, tai jam gali skirti ne tik tiesiogiai vadovas. Tai yra, klausimai, tarkime, pristatymai gali būti perduoti atitinkamo skyriaus vadovui, kuris dėl mažesnių pareigų galės atidžiau išspręsti šią ar tą problemą.
- Natūralu, kad darbuotojas, kuriam perduodamos pareigos, turi turėti tam tikros patirties tam tikroje srityje ir, savaime suprantama, atitinkamų žinių. Nebūtų visiškai logiška patikėti rinkodaros darbuotojams samdyti darbuotojus ir priversti logistiką atsakyti už lauko reklamą. Ši sąlyga yra vienas iš pagrindinių delegavimo pranašumų: vadovas greičiausiai neturės vienodai gerų žinių visose srityse, kurios kažkaip susijusios su jo verslu, todėl dalies savo įgaliojimų delegavimas specialistui padės į daugelį klausimų pažvelgti visiškai kitaip.
- Negalime sakyti, kad valdymą organizacijai ar kuriai nors kitai jos gyvenimo sričiai galima perduoti, jei įmonės vadovas nepasitiki asmeniu, kuriam jis ketina duoti savo pareigas. Galios pergalių perleidimas į kitas rankas dar nėra lengvas, o jas perduoti visiškai nepažįstamam žmogui, kuris gali ne tik pagerinti situaciją įmonėje, bet ir ją pabloginti, yra visiškai baisu.Todėl delegatu gali tapti tik tas, kuris pasitiki vadovu;
- Neužtenka tik perduoti pareigas vienam asmeniui, reikia perduoti ir priemones joms vykdyti. Net buhalteris ekspertas negalės išanalizuoti įmonės finansinės veiklos, jei tam tikrą laiką negaus atitinkamų ataskaitų. Todėl deleguojamos ne tik funkcijos, bet ir ištekliai, be kurių yra funkcijų, kurių neįmanoma įgyvendinti.
Tik iš geros valios!
Natūralu, kad delegavimas, kaip ir bet kuri kita bendradarbiavimo forma, turėtų būti savanoriškas. Vargu, ar kas nors, dėl kurio skausmo buvo atleista, buvo priverstas prisiimti liūto dalį viršininko pareigų, sugebės dirbti išties produktyviai. Be to, prieš tiesiogiai perduodamos, šalys turi visiškai suprasti, kurie įgaliojimai ir atsakomybė yra perduodami. Delegatas turi žinoti apie metodus, kuriuos vadovas naudoja tam tikroms problemoms spręsti, kad savo pagrindu galėtų sukurti savo darbą. Taigi svarbiausias dalykas perduodant valdžią yra aiškiai paaiškinti, ko reikalaujama iš to, kam bus suteikta garbė padėti įmonės vadovui.
Ką deleguoti?
Nors įgaliojimų delegavimą daugelis supranta kaip svarbią organizacijos funkcijos dalį, net ir pripažįstant šios procedūros svarbą, ne visi supranta, ką galima perduoti pavaldiniui. Ar iš tikrųjų kalbama apie teisę apsispręsti? Ne, tai nėra taip jau rimta.
Galite pradėti nuo konkrečių atsakingų užduočių perdavimo. Pvz., Vadovas nurodo darbuotojui, užuot tai dariusiam pačiam, tam tikrą laiką paruošti svarbią įmonės veiklos ataskaitą. Net tokios iš pažiūros nedidelės užduotys jau yra delegavimo proceso dalis.
Visų projektų perdavimas yra kitas lygis, kuriam suteikiami įgaliojimai organizacijoje. Pavyzdys: įmonė turi suprojektuoti naujo produkto pakuotę. Užuot tapęs šios vadovu, skyrius nurodo atsakingam darbuotojui prisiimti vadovo pareigas: parinkti šiai užduočiai tinkamiausius žmones, organizuoti darbą ir stebėti jo kokybę. Vadovas su tokiu pareigų perkėlimu gaus tik pranešimą apie tai, kas padaryta, ir, jei kažkas jam netinka, jis pateiks tam tikras rekomendacijas, į kurias įgaliotinis vadovas turės atsižvelgti toliau dirbdamas prie projekto. Nepaisant to, kad konkretaus projekto valdymas yra daugmaž panašus į tai, ką įmonės vadovas daro kiekvieną dieną, tokių pareigų delegavimas leis jam sutelkti dėmesį į klausimus, kuriems reikia nedelsiant atkreipti dėmesį.
Aukščiausias pasitikėjimo lygis yra visų veiklos sričių delegavimas. Didelėse įmonėse tokio įgaliojimų perdavimo pavyzdžiai yra departamentų vadovai. Jie užsiima tik tiekimu, ryšiais, rinkodara ir pan., Teikdami tik savo veiklos ataskaitas. Vadovo, atliekančio tokį delegavimą, funkcijos yra minimalios: jis nurodo tik tikslus ir uždavinius, o juos pasiekti jau yra delegatų problema. Šis metodas yra pats patogiausias didelėms organizacijoms, kurios tokiu būdu gali atsikratyti vadovo.
Kaip deleguoti?
Taigi, vadovas surado tą, kuriam bus vykdomas valdžios įgaliojimų perdavimas organizacijoje. Ar verta atskirai paminėti galių rūšis, kurias galima perduoti?
Reikėtų pradėti nuo to, kad, kaip ir bet kuriame numeryje, yra daugybė rūšių klasifikavimo būdų. Vieniems yra dešimtys kategorijų, į kurias galima suskirstyti perduotas pareigas, kitoms - mažiau. Paprasčiausia klasifikacija tapo ta, kai visos galios yra padalintos tik į dvi grupes: linijinės ir personalo.
Tiesinė valdžia yra bet kurios įmonės hierarchijos pagrindas.Yra kai kurios vadovo pareigos, kurias jis perduoda skyriaus vedėjui. Skyriaus vadovas savo ruožtu dalį šių funkcijų perduoda paskesniam darbuotojui. T. y., Užduotis eina nuo pačios paslaugų hierarchijos viršaus iki jos apačios.
Personalo galių atveju darbuotojui suteikiama teisė padėti tam, kas vykdo linijinius įgaliojimus. Tai yra, antrasis darbuotojas gali pasirinkti reikiamą informaciją tam, kuriam buvo pavesta sudaryti konkretaus produkto pardavimo ataskaitą tam tikram laikotarpiui.
O kaip dėl teisinės registracijos?
Vadovas jau žino įgaliojimų delegavimo principus organizacijoje ir jų pagrindu nustatė kandidatūrą, kuriai perduos dalį savo rūpesčių, net pasirinko, ką patikės naujajam darbuotojui. Bet kaip vyksta pati delegacija? Ar tai atliekama žodžiu, tiesiog įsakymu, ar jis įforminamas kažkokiu įstatyminiu pagrindu?
Pirmiausia, kad bet kuris darbuotojas gali atsisakyti jam pavestų funkcijų, tai nustatyta Darbo kodekse, kuris yra darbdavio ir jo pavaldinio santykių pagrindas. Verta paminėti, kad tolesnis delegavimas (kaip ir linijinėse galiose) taip pat įmanomas tik gavus galvos leidimą: nepaisant to, kad visas savo pareigas jis perdavė kitam asmeniui, jis vis tiek yra atsakingas už jas. T. y., Jei delegacija pereina į žemesnius hierarchijos lygius, įmonės vadovas bus atsakingas už kitus darbuotojus, kuriems bus pavesta jo užduotis.
Ar tai įmanoma žodžiu?
Kaip jau minėta, įgaliojimų delegavimas organizuojamas remiantis Darbo kodeksu. Anot jo, norėdami, kad delegavimas būtų įforminamas pagal visas taisykles, turėsite pasirašyti įgaliojimą perduoti tam tikrus įgaliojimus. Žinoma, pradinės darbuotojo funkcijos yra numatytos darbo sutartyje, todėl įgaliojimas bus reikalingas, jei vadovas nuspręs išplėsti savo veiklos sritį (net laikinai). Bet dažniausiai viskas gali būti padaryta be papildomų dokumentų.
Tuo pačiu metu kai kuriems kitiems darbuotojams turėtų būti pranešta apie naujų pareigų perkėlimą, kad būtų galima įvertinti deleguotojo kompetenciją ir suteikti jam galimą pagalbą vykdant naujas pareigas, kad vadovai mieliau leistų įsakymus, su kuriais susipažįsta visos suinteresuotosios šalys. Kita vertus, visus, kuriems daro įtaką šis paskyrimas, galima tiesiog pakviesti į susitikimą, kuriame visi sužinos apie naujus delegato įgaliojimus.
Bet jei užduočių ir įgaliojimų perdavimas organizacijoje planuojamas ilgą laiką, o naujų pareigų visuma gali būti suvokiama kaip kitas darbas, geriau teisiškai įforminti darbuotojo perkėlimą į naują poziciją, o ne nuolat rašyti naujus įgaliojimo dokumentus.
Koks yra delegavimo procesas?
Visi būtini formalumai sutvarkyti, belieka tik išsiaiškinti, kas yra valdžios įgaliojimų suteikimo proceso organizavimas. Natūralu, kad niekas naujokui neatsisakys savo pareigų per pirmąsias jų įgyvendinimo dienas, tad kokiais principais turėtų vadovautis vadovas, kad delegacija sėkmingai veiktų?
Pirmosiomis dienomis skyriuje delegatui pateiktas absoliučiai viskas, išsamiai papasakota apie visus naujų galių aspektus. Trumpai tariant: „Žiūrėk, kaip tai padaryti“. Kai vadovas rašo ataskaitą, delegatas stebi savo veiklą, prisimindamas veiksmų eiliškumą, darbo programų ypatybes ir panašiai; kai vadovas paskirsto pareigas naujame projekte, naujokas bando išanalizuoti lyderio pasirinkimą. Būtent šiame etape delegatas sulaukia daugiausiai kritikos, ypač konstruktyviai. Ateityje visi patarimai, kuriuos vadovas davė šiomis pirmosiomis dienomis, bus labai naudingi.
Kitas žingsnis yra savarankiškos veiklos pradžia.Visus tuos pačius pranešimus delegatas jau rašo pats, budėdamas vyriausiojo vadovo, kuris toliau jį kritikuoja ir nurodo klaidas. Pats pradedantysis bando paskirstyti vaidmenis naujame projekte be patarimų ir patarimų. Šis etapas yra daug sunkesnis nei ankstesnis, nes toli gražu nėra lengva prisiimti atsakomybę po to, kai ką tik stebėjote, kaip tinkamai atlikti dabartines pareigas. Tačiau įveikus pradinius sunkumus, viskas vyks daug lengviau.
Trečiasis etapas, kuriam deleguoti įgaliojimai organizacijoje, yra santykinė nepriklausomybė. Daugeliu atžvilgių jis panašus į ankstesnįjį, tik čia yra kur kas mažiau kontrolės. Šiame etape darbuotojui reikalinga vadovo parama, kuris vertina jo pastangas ir netgi aiškina problemą daug švelniau nei prieš tai, jei darė tai anksčiau. Šis laikas skiriamas tam, kad delegatas galėtų išsiugdyti maksimalų savarankiškumą priimdamas sprendimus, vadovaudamasis vadovo patarimais tik labai krizinėmis situacijomis. Po to prasideda lengviausias etapas pagrindiniam asmeniui ir maloniausias etapas delegatui - visiška laisvė.
Ar tai pavyko?
Kaip sužinoti, ar organizacija sėkmingai deleguota? Darbuotojų, kuriais vadovas pasitikėjo, atsakomybę, autoritetą visiškai pripažino? Visi, kurie jau yra išgyvenę visą valdžios perdavimo procesą, be abejo, turėtų būti visiškai savarankiški, vykdydami savo pareigas. Todėl, jei asmuo nori, kad jis būtų atsakingas tik už tam tikrą darbo dalį, ar vis dėlto jam reikalingas aukštesnio rango asmenų patarimas, galima drąsiai teigti, kad delegacija buvo visiškai nesėkminga.
Kita vertus, jei vadovas nurodo asmeniui, kurį jis pasirinko kaip savo delegatą, minimalų darbo kiekį, daug atidžiau kontroliuoja savo veiklą, nuolat auklėja savo darbuotoją, tada vėlgi galime kalbėti apie tokio proceso nesėkmę kaip valdžios paskirstymas ir delegavimas organizacijoje. Reikalingas direktoriaus pasitikėjimas, pavaldinio - pasirengimas pateisinti šį pasitikėjimą. Tai yra pagrindinis delegavimo principas.
Išvada
Įgaliojimų delegavimas organizacijoje yra pavyzdys, kaip vadovas gali palengvinti savo gyvenimą, apsunkindamas tai kitiems, o komplikuodamas tai džiaugsmą teikia kiti darbuotojai. Galių perdavimo pranašumai, kaip minėta aukščiau, apima pagrindinio žmogaus sugebėjimą sutelkti dėmesį į rimtesnes problemas, apversti tai, kas nereikalauja jo tiesioginio dėmesio kitiems. Kitas privalumas bus talentingiausių darbuotojų, kurie užims naujas pareigas, sugebėjimas parodyti save visoje savo šlovėje. Nuolatinis vadovo ir darbuotojo kontaktas išmokys juos geriau suprasti vienas kitą, o tai bus naudinga būsimoje abiejų veikloje. Įgaliojimų delegavimas organizacijoje sukuria papildomą motyvaciją: kuris darbuotojas nenori būti pastebėtas ir paaukštintas? Ir atsižvelgiant į nuolatinį šio labai padidėjimo tikėjimąsi, darbuotojas daug ilgiau liks savo darbo vietoje, nekeisdamas jo į įmonę, kurioje neįmanoma perkelti pareigų iš aukštesnio asmens.
Todėl įmonės, kurios, siekdamos perduoti įgaliojimus, ne tik atlieka paprastus veiksmus tiek vadovui, tiek darbuotojams, įgis pranašumų prieš konkurentus, kurie nenori dalytis valdžia įmonės viduje. Taigi aišku: įgaliojimų delegavimas organizacijoje yra būtinas ir jos vadovams, ir paprastiems darbuotojams. Tai visada reikia atsiminti.