Bet kurios įmonės veiklos metu atsiranda daug dokumentų, kuriuos reikia saugoti tam tikrą laiką. Savo straipsnyje norime pakalbėti apie tai, kaip vykdomas operatyvus dokumentų saugojimas ir sunaikinimas.
Kas yra internetinė saugykla?
Absoliučiai visi įmonės metu sukurti ar gauti dokumentai turi būti aiškiai susisteminti ir kruopščiai apdoroti. Kad ateityje galėtumėte juos pakartotinai naudoti, turite tinkamai organizuoti jų saugumą, suteikdami greitą prieigą prie bet kurio iš jų. Tiesą sakant, operatyvus dokumentų saugojimas yra dokumentų ar duomenų išsaugojimas organizacijoje ar struktūriniame vienete, kol jie bus sunaikinti arba perduoti į organizacijos archyvą.
Dokumentų saugojimo laikotarpiai
Bet kurioje organizacijoje yra daugybė dokumentų pagal jų vertės laipsnį. Kai kurie turi didelę ekonominę ar mokslinę vertę, kiti turi informacijos, kuri yra būtina norint išspręsti konkrečias problemas, po kurios jie praranda savo reikšmingumą. Todėl kai kuriuos dokumentus reikia tinkamai susisteminti ir saugoti, o kitus pagal tam tikras taisykles tiesiog sunaikinti.
Operatyvus mokslinės ar praktinės vertės dokumentų saugojimas turi savo tvarkaraštį. Jie priklauso nuo jų turinio svarbos laipsnio.
Tinkamumo laikas gali būti toks:
- Nuolatinis.
- Laikinas (daugiau nei dešimt metų).
- Laikinas (ne daugiau kaip dešimt metų).
Reikėtų pažymėti, kad dokumentų forma niekaip neturi įtakos dokumentų saugojimo laikotarpiams (saugojimo lentelę mes pateikiame straipsnyje). Ne paslaptis, kad šiuo metu didžioji dalis informacijos yra tvarkoma elektroniniu būdu. Sąvokos pirmiausia priklauso nuo paties dokumento turinio.
Sandėliavimo reikalavimai
Yra tam tikri reikalavimai operatyviam dokumentų saugojimui. Taigi, pavyzdžiui, baigti laikino ar nuolatinio išsaugojimo atvejai turėtų likti organizaciniuose padaliniuose dar kelerius metus. Pasibaigus šiam laikotarpiui, jie įdedami į įmonės archyvą.
Kol dokumentai yra aktyviai naudojami, juos reikia tinkamai suprojektuoti ir prižiūrėti. Operatyvus dokumentų saugojimas reiškia jų formavimą pagal tam tikras grupes, taip pat organizacijos nomenklatūros specifiką.
Norint užtikrinti greitą visų dokumentų paiešką, būtina suformatuoti aplankų pavadinimus kaip įmanoma informatyvesnius. Paprastai diske naudojami aplankai, kurių viršelyje turėtų būti kišenė keičiamiems nomenklatūrų pavadinimams.
Internetinės saugyklos metu viršeliuose nurodyta ši informacija:
- Laikinas naudojimo pradžios ir pabaigos laikotarpis.
- Iš viso švarių lapų aplanke.
- Nurodomas tokių vertybinių popierių saugojimo laikas.
- Vardas ir pavardė menininkas, jo kontaktinis telefono numeris.
- Taip pat gali būti papildomų užrašų („patvirtinti“, „pasirašyti“ ir kt.)
Dabartinis saugojimas atliekamas specialiai įrengtose spintelėse (metalinėse) arba atskiroje patalpoje, kuri yra uždaryta prieigai. Laikinas vertybinių popierių išleidimas turėtų būti vykdomas tik departamento vadovybės nurodymu, kuris susijęs su dokumentais. Dienos pabaigoje aplankas turėtų grįžti į savo vietą - saugią spintelę.
Operatyvaus saugojimo laikotarpio pabaigoje dokumentams suteikiama būsena „baigti“. Ir tik po to prasideda jų paruošimo perkėlimui į archyvą procedūra.
Gautų dokumentų saugojimo datos
Bet kurioje organizacijoje gaunami dokumentai kaupiasi veiklos procese. Jie taip pat turi tinkamumo laiką. Paprastai gaunamas susirašinėjimas reiškia visą dokumentaciją, kuri atkeliauja į įmonę. Tokių dokumentų saugojimo laikotarpius lemia turinys. Gaunamus dokumentus rekomenduojama saugoti mažiausiai trejus metus. Tačiau svarbesnės raidės gali trukti ilgiau (pavyzdžiui, daugiau nei penkerius metus). Trukmė nustatoma pagal informacijos svarbą darbuose. Todėl klasifikuojant tokius dokumentus reikia atsižvelgti į informacijos svarbą. Pavyzdžiui, valdžios institucijų laiškai turėtų būti pažymėti viename aplanke, o susirašinėjimas su verslo partneriais - kitame. Tokie dokumentai turėtų būti saugomi mažiausiai penkerius metus.
Išeinantys išlaikymo laikotarpiai
Siunčiami dokumentai, kaip ir bet kurie kiti įmonėje, yra saugomi. Be to, kaip ir gaunamų darbų atveju, jie turi tam tikras sąvokas, kurios priklauso nuo jų svarbos laipsnio.
Patartina susisteminti dokumentus ir kiekviename aplanke nurodyti saugojimo laikotarpius. Logiškai mąstant, išeinantys dokumentai turėtų būti suskirstyti į atskirus masyvus: susirašinėjimas su tiekėjais, su klientais, klientais, vyriausybinėmis organizacijomis, komunalinėmis įmonėmis ir kt. Svarbiausi dokumentai turėtų būti saugomi operatyviniame sandėlyje mažiausiai penkerius metus, o paprastesni - iki trejų metų. Ypač svarbius laiškus galima saugoti dešimt metų. Tokio ilgo naudojimo pagrindas turi būti nustatytas specialioje instrukcijoje apie įmonės kanceliarijos darbą.
Dokumentų žurnalai
Dokumentų registravimo žurnalas yra prieinamas bet kurioje įmonėje. Be to, paprastai, jei organizacija yra aktyvi, skiriami atskiri įeinančių ir išeinančių vertybinių popierių registracijos žurnalai. Taip daug patogiau sisteminti visą korespondenciją. Žurnalai perkami ir keičiami kiekvienais metais. Žinoma, šiuo metu daugelis renkasi panašų žurnalą elektronine forma. Tačiau turi būti popierinė kopija.
Reikalavimai dokumentams įrašomi į žurnalus, jiems priskiriami numeriai, taip pat nurodomos datos. Toks vertybinių popierių registravimas leidžia prireikus rasti tinkamą dokumentą. Žurnalai saugomi trejus metus. Pasibaigus šiam laikotarpiui, surašant aktą, sunaikinama visa su gaunamu ir siunčiamu susirašinėjimu susijusi dokumentacija.
Dokumentų apžiūra
Kaip jau minėjome anksčiau, popierių naudojimo ir saugojimo trukmė jokiu būdu nepriklauso nuo formos (popierinės ar elektroninės), svarbu tik dokumentų turinys. Jos reikšmingumui nustatyti skiriamas egzaminas. Jos užduotis yra išsiaiškinti, kurie dokumentai yra svarbūs gamybai, mokslui, valstybei ir kt. Norint pasirinkti dokumentus, skirtus operatyviniam saugojimui, būtina nurodyti laikotarpį, per kurį jie gali būti reikalingi. Todėl saugojimo laiko nustatymas yra dar viena užduotis, kuri nustatoma prieš tyrimą. Visi dokumentai, prieš išsiunčiami ekspertams, ruošiantis perduoti archyvui, tam tikrus struktūrinius skyrius ar biurų valdymo tarnybą suformuoja nomenklatūros reikaluose.
Vertę gali atlikti pačios įmonės, organizacijų archyvai, taip pat valstybės archyvai.
Apskritai, jei mes kalbame apie rimtus valdymo dokumentus, jų saugojimo datos yra nustatomos jų sukūrimo metu. Pagrindinės nuorodos ir reguliavimo priemonės, turinčios įtakos saugojimo laikotarpiams, yra dokumentų sąrašai, nurodantys saugojimo laikotarpius. Jie naudojami vertinant vertybinius popierius savivaldybių, valstybės archyvuose ir įmonėse. Ir vertė, kaip minėjome, išreiškiama tinkamumo vartoti laikotarpiu.
Dokumentų su saugojimo laikotarpiais sąrašas yra sistemingas vertybinių popierių kategorijų ir tipų sąrašas, kuriame yra norminė informacija apie jų saugojimo laiką.
Sąrašuose pateikiami standartinių dokumentų, kuriuos galima įsigyti bet kurioje organizacijoje, saugojimo laikotarpiai. Bet specifiniai dokumentai, atspindintys tam tikras įmonės funkcijas, gali būti susiję su skyrių sąrašais.
Dokumentų archyvas
Organizacijos dokumentų archyvas negali egzistuoti vienas. Straipsniai tam tikrą laiką saugomi, po to jie turi būti perduoti į savivaldybių archyvus ar valstybinius. Federalinis įstatymas aiškiai apibrėžia daugelio jame esančių vertybinių popierių saugojimo laiką. Taigi, pavyzdžiui, personalo dokumentai, notariniai dokumentai, verslo knygos turi būti saugomi 75 metus, mokslinė dokumentacija - penkiolika metų.
Tuo atveju, jei organizacija likviduojama dėl kokių nors priežasčių, dokumentų, turinčių nustatytą galiojimo laiką, archyvas, taip pat personalo dokumentai turi būti perduoti į savivaldybės (valstybės) archyvą. Nevalstybinės įmonės, norėdamos perduoti dokumentus, pirmiausia turi sudaryti sutartį su Rusijos Federacijos archyvo fondu. Jei jis nebuvo sudarytas laiku, archyvas turėtų laikyti tik įmonės personalui skirtą popierių. Likusių dokumentų išsaugojimo vietą turėtų pasirinkti likvidavimo komisijos pirmininkas.
Kaip sunaikinti dokumentus?
Archyvinius dokumentus, kurie saugomi įmonėje, galima pašalinti, jei pasibaigė jų saugojimo laikotarpiai. Dokumentų sunaikinimas gali būti patikėtas trečiųjų šalių organizacijai, arba jūs galite tai atlikti patys. Yra vienodos taisyklės, kuriomis vadovaujantis šis procesas vykdomas. Verta atsiminti, kad galite sunaikinti tik tuos dokumentus, kurių saugojimo laikas pasibaigė ir kurie prarado savo praktinę reikšmę. Bet kokius veiksmus dėl vertybinių popierių galima atlikti tik gavus eksperto išvadą.
Naikinant dokumentus, vykdomas ir aktas.
Akto sudarymas
Popierius gali būti įtrauktas į sunaikinimo aktą tuo atveju, jei saugojimo laikotarpis pasibaigė tų metų, kuriais dokumentas buvo surašytas, sausio 1 d. T. y., Jei 2014 m. Ir saugojimo laikotarpis yra penkeri metai, tada jis gali būti įtrauktas į aktą tik 2020 m.
Siekiant išvengti tolesnių nesusipratimų, visi atvejai turi būti išsamiai peržiūrėti, įsitikinant, kad visi jame esantys dokumentai prarado vertę. Tačiau praktikoje jie dažnai elgiasi kitaip. Jei dokumentai penkerius metus gulėjo ant lentynos ir niekad jų nebuvo liečiami, tada taisyklių nepaisoma. Jie tiesiog atrankiniu būdu peržiūri atvejus, kad įsitikintų, jog jų tikrai nebereikia.
Akte turi būti informacija, kurią galima rasti viršeliuose. Tiems žmonėms, kurie nesupranta archyvinio darbo painiavos, toks kruopštus darbas atrodys nereikalingas. Bet iš tikrųjų taip nėra.
Aktą tikrai turi pasirašyti ekspertizę atlikęs asmuo. Be to, dokumente pažymima, kad dėl veiksmų buvo susitarta su organizacijos ekspertų komitetu. Galiausiai aktą turi patvirtinti įmonės vadovas.
Tik atlikusi visas procedūras organizacija gali sunaikinti akte išvardytus atvejus.
Kaip sunaikinti verslo dokumentus?
Yra keli dokumentų sunaikinimo būdai. Jei įmonės teritorija leidžia, tuomet galite sudeginti popierių patys, laikydamiesi priešgaisrinės saugos. Be to, galite naudoti smulkintuvo dokumentus. Bet tai gana ilgas procesas, šis metodas tinka mažiems kiekiams. Tokiais atvejais savavališkai surašomas aktas, kuriame užfiksuojamas sunaikinimo faktas.
Didelis sunaikinti skirtų bylų kiekis paprastai įmonėms perduodamas šalinti ar perdirbti specializuotoms organizacijoms, kurios tuo užsiima.
Perdavimo faktas turi būti įrašytas priėmimo akte. Dokumente nurodoma data, svoris ir atvejų skaičius. Ekspertai rekomenduoja, kad bendrovės darbuotojas dalyvautų naikinant dokumentus, kad būtų išsaugotas konfidencialumas.