Inventorizacija yra procedūra, kurios metu įmonė atskleidžia inventoriaus, ilgalaikio ir kito turto, kuris nuosavybės teise priklauso įmonei nuosavybės teise, yra jos nuomojamas ar valdomas kitų teisinių mechanizmų, buvimą, būklę ir pagrindines savybes. Kokie yra svarbiausi šios procedūros niuansai? Kokie dokumentai naudojami inventoriuje?
Kokia yra inventorizacijos esmė?
Pradėkime nuo konceptualaus aparato tema, kuri bus aptariama mūsų straipsnyje. Organizacijos turto inventorizavimas yra procedūra, apimanti įmonėje laikomų atsargų (arba atsargų) ar kito turto apskaitą įvykio metu.
Tokios veiklos dažnumas yra nustatytas įmonės generalinio direktoriaus patvirtintame grafike. Inventorizaciją vykdo speciali komisija, kurią taip pat sudaro įmonės vadovybė. Jos dalyviai, taip pat ir materialiai atsakingas asmuo, tikrina prekių ir medžiagų ar kito turto prieinamumą, jei reikia, matuoja tam tikras prekių ir išteklių savybes. Yra 3 pagrindiniai atsargų tipai parduotuvėje, sandėlyje, gamybos įmonėje - planiniai, pasirinktiniai ir pasirenkami. Jie daugiausia skiriasi pagal laiką. Visų rūšių atsargų turinys paprastai yra panašus. Jų įgyvendinimo tikslai sutampa. Detaliau studijuojame jų specifiką.
Inventorizacijos tikslai
Aptariami pagrindiniai aprašo tikslai:
- turto, priklausančio įmonei ar turimo ir į kurį atsižvelgiama apskaitoje, suderinimas siekiant užtikrinti efektyvų jo saugojimą, taip pat identifikuojant turtą, kuris nėra apskaitomas;
- faktinio materialinių išteklių, kuriuos įmonė naudoja gamyboje, apimties nustatymas;
- įmonei priklausančių išteklių pertekliaus ir trūkumo nustatymas;
- informacijos apie atsargų išteklius atspindėjimo teisingumo įvertinimas įmonės apskaitos skyriuje;
- atitinkamų duomenų apie organizacijos turto savybes gavimas vėlesniam rinkos vertinimui;
- įmonės išteklių eksploatavimo standartų tikrinimas.
Inventorizavimas apima, kaip jau minėjome, įmonės vadovybės sudarytą specialią komisiją. Mes tirsime, kokias pagrindines funkcijas jis atlieka.
Pagrindinės inventorizacijos komisijos funkcijos
Atitinkama vidinė įmonės struktūra atlieka pagrindinius atsargų tipus - planinius, atrankinius ir prireikus papildomus patikrinimus laikotarpiu nuo pirmo iki antro. Tokiu atveju komisija gali turėti nuolatinį statusą. Savo ruožtu įmonė taip pat gali įsteigti tinkamos paskirties darbo padalinius. Jų užduotis - atlikti atsargų apskaitą įmonėse, turinčiose geografiškai paskirstytą infrastruktūrą.
Pagrindinės komisijos kompetencijos
Inventorizacijos komisijos pagrindinė kompetencija yra patikrinti, ar įmonėje yra prekių ir medžiagų bei kito turto, atsižvelgiant į įgaliojimus. Bet be to, ši struktūra gali turėti galių, susijusių su vertinimu:
- objekto saugumo laipsnis;
- įmonės sutarčių su darbuotojais dėl atsakomybės sudarymo teisingumas;
- darbuotojų, atsakingų už prekių vertybių išsaugojimą, pareigų laikymosi laipsnis, tų įgaliojimų, kuriuos jiems suteikė vadovybė, specifika;
- materialiai atsakingų asmenų, turinčių reikiamų išteklių užduotims išspręsti, aprūpinimo įranga lygis
Leiskite mums išsamiau apsvarstyti, kaip inventorizacija įmonėje vykdoma atsižvelgiant į jos turinį, taip pat į jos sudarymo procedūrų atspindį specialiuose dokumentuose.
Inventoriaus paruošimas: Pagrindiniai dokumentai
Visų pirma, jūs turite pasiruošti prekių ir medžiagų patikrinimui. Tam įmonės vadovas privalo išduoti inventorizacijos orderį. Šis vietinis šaltinis turi būti užregistruotas atskirame žurnale.
Įsteigus inventorizacijos komisiją. Jame turėtų būti įmonės vadovybės atstovai, buhalteriai ir kiti kompetentingi darbuotojai, galintys atlikti aukšto lygio bendrovės atsargų auditą. Turi būti nurodytas turto, kurį reikia patikrinti, sąrašas. Jei daroma prielaida, kad yra ne tik ilgalaikio turto inventorius, bet ir įmonės įsipareigojimai, jų sąrašą taip pat reikia įrašyti į specialų šaltinį.
Tikrinimo objektas yra komisijos nustatytų verčių kiekio ir charakteristikų, taip pat apskaitos duomenų palyginimas. Todėl darbuotojams, kurie atliks inventorizaciją, apskaitos registruose turėtų būti prekių ir medžiagų bei kito turto sąrašas. Komisijos vadovas privalo priimti visus turimus dokumentus, atspindinčius pajamų ir išlaidų operacijas, ir pateikti ant jų įrašą, atspindintį faktą, kad jie buvo sudaryti prieš inventorizaciją.
Kaip atsižvelgiama į atsargų rezultatus?
Taigi pagrindiniai nagrinėjamos procedūros dalyviai yra specialioji komisija, taip pat materialiai atsakingas asmuo. Jų pagrindinė užduotis yra kartu perskaičiuoti atsargas ir kitą turtą, išmatuoti juos ir įrašyti rezultatus apskaitos dokumentuose. Jų gali būti labai daug.
Pavyzdžiui, prekių ir medžiagų inventorizacijos rezultatams fiksuoti naudojama įstatymų nustatyta INV-3 forma. Būtina nurodyti bendrą kiekvienos rūšies prekių ir medžiagų kiekį, tipą, gaminį ir kitas savybes. Kai kuriais atvejais komisija gali gauti naujas atsargas inventorizacijos procese. Tokiu atveju informacija apie juos atsispindi atskirame inventoriuje. Procedūros pabaigoje šios vertės rašomos didžiosiomis raidėmis. Savo ruožtu inventorizacijos procese kai kurias prekes ir medžiagas galima palikti, pavyzdžiui, jei pirkėjas jas perka. Tokiu atveju informacija apie šalinimo vertes taip pat įrašoma į atskirą inventorių. Galimas variantas, kai reikalingas tranzitu gabenamų prekių, pavyzdžiui, iš tiekėjo sandėlio, esančio kitame mieste, inventorius. Šiuo atveju duomenys apie vertes įrašomi INV-6 forma, kuri taip pat yra patvirtinta įstatymu. Galimas scenarijus, kai komisija atskleidžia prekes, kurios yra išsiųstos klientui, bet nėra už jas sumokėtos. Tokiu atveju informacija apie atitinkamas vertes įvedama į INV-4 formą.
Prekių ir medžiagų aprašams gali reikėti apskaityti vertes, esančias kitų firmų sandėliuose. Šiuo atveju naudojama INV-5 forma. Apskaičiuojant vertes komisijos inventorizacijos procese, taip pat ir finansiškai atsakingam asmeniui, gali reikėti ir pirminių dokumentų informacijos. Jei patikrinimo rezultatai atskleidė faktiškai užfiksuotų prekių ir medžiagų savybių neatitikimą apskaitos duomenims, tada palyginimo lapas sudaromas remiantis kita įstatymų patvirtinta forma - INV-19.
Pagrindinis dokumentas, kuriame užfiksuoti aptariamos procedūros rezultatai, yra inventorizacijos aktas, kartais vadinamas inventorizacija. Jį turi pasirašyti visi audito dalyviai - komisijos atstovai, taip pat darbuotojai, kurių kompetencija yra užtikrinti prekių vertybių saugumą. Inventorizacijos aktas turi būti saugomas įmonės archyve 5 metus.
Bus naudinga apsvarstyti, kaip audito rezultatai sudaromi apskaitoje.
Apskaitos inventorius
Turto inventorizavimas gali turėti 3 galimus rezultatus - visišką faktinių duomenų atitikimą apskaitoje esantiems duomenims, perteklių ar trūkumų nustatymą. Paprastai didžiausius sunkumus praktikoje sukelia teisingas apskaitos faktų atspindėjimas, atspindintis prekių ar medžiagų perteklių ar jų trūkumą. Tuo atveju, jei to trūksta - informacija apie tai įrašoma 94 sąskaitoje.
Jei trūkstamos atsargos ir kitas turtas yra identifikuojamas tokiomis apimtimis, kurios neviršija nustatytų nuostolių ribų, atitinkamos vertės nurašomos į su gamyba susijusias sąskaitas. Bet jei atsargų trūkumas viršija nuostolių normas, tada jis jau yra įrašomas į materialiai atsakingam asmeniui priklausančias sąskaitas, kurios vėliau turi kompensuoti įmonės nuostolius.
Savo ruožtu perteklius apskaitomas atsižvelgiant į jų koreliaciją su rinkos verte D-t sąskaitose 20 arba, pavyzdžiui, 23 ir 44, taip pat K-t sąskaitoje 94.
Taigi apskaitoje vykdoma inventorizacija. Tačiau vis dar yra nemažai jo įgyvendinimo niuansų. Pavyzdžiui, tie, kurie yra susiję su jo terminų nustatymu.
Inventoriaus laikas
Inventorizacijos dažnumas priklauso nuo konkretaus tipo atsargų verčių, į kurias atsižvelgiama. Apskritai, jis vyksta 4-ąjį ataskaitinių metų ketvirtį. Tai yra - nuo spalio iki gruodžio. Tačiau ilgalaikio turto inventorizaciją galima atlikti rečiau - kartą per 3 metus. Jei mes kalbame apie bibliotekų kolekcijų tikrinimą, tai galima padaryti kartą per 5 metus. Savo ruožtu mažmeninės prekybos organizacijose inventorizacija atliekama gana dažnai - maždaug 1 kartą per ketvirtį. Mažmenininkai nustatytais laiko tarpais gali patikrinti, pavyzdžiui, sandėlius ar kasos aparatus. Tuo metu, kai įmonėje bus pradėtas inventorizavimas, visi tie dokumentai, kurie yra būtini minėtai procedūrai įgyvendinti, turėtų būti paruošti.
Inventorizacijos trukmė, kaip taisyklė, nėra griežtai nustatyta jokiuose teisės šaltiniuose. Svarbiausia - laikytis tam tikros rūšies prekių vertės nustatytų terminų.
Apskaitos automatizavimas kaip teisingo inventorizacijos veiksnys
Kaip kiek įmanoma teisingiau ir efektyviau atlikti inventorizaciją? Vienas iš sėkmingo tokios problemos sprendimo veiksnių gali būti savalaikis atsargų elementų apskaitos procedūrų automatizavimas. Tai galima įgyvendinti įmonės infrastruktūroje naudojant specializuotą programinę įrangą. Šiuolaikiniai atitinkamo tipo sprendimai leidžia apskaityti didžiąją dalį operacijų, susijusių su prekių ir medžiagų judėjimu įmonės viduje. Ši parinktis pirmiausia leidžia žymiai sutaupyti laiko, reikalingo inventoriuje naudojamų dokumentų parengimui ir teisingumui patikrinti.
Kokį turtą reikia patikrinti?
Įprastu atveju įmonė vykdo jai priklausančių prekių ir medžiagų inventorizaciją. Tačiau ekspertai taip pat rekomenduoja vesti apskaitą apie tą turtą, kuris ne tik priklauso, bet ir yra valdomas organizacijos, pavyzdžiui, kai kalbama apie nuomojamą turtą. Svarbiausia, kad informacijos būtų buhalterijoje.
Savo ruožtu, kai kalbama apie įmonės nuosavybę, ji gali būti atstovaujama daugybei įvairių rūšių. Dažniausiai inventorizuojamas įmonės ilgalaikis turtas, nematerialus turtas, atsargos, taip pat atsargos. Taip pat galima įrašyti įmonės finansinius įsipareigojimus, susijusius, pavyzdžiui, su paskolų grąžinimu. Mes išnagrinėsime keletą praktinių inventorizacijos niuansų, pateikdami tinkamos ilgalaikio, nematerialaus, taip pat inventorinės medžiagos apskaitos atlikimo tvarkos pavyzdį.
OS inventorius
Kaip teisingiausiai inventorizuoti ilgalaikį turtą? Pirmiausia rekomenduojama pasitikrinti įmonės prieinamumą:
- inventorizacijos kortelės, inventoriai, registrai ir kiti apskaitos šaltiniai;
- reikalingi įmonei priklausančių OS duomenų lapai ir kiti dokumentų tipai;
- įmonės nuomojamų OS ir joje saugomų dokumentų dokumentai.
Jei trūksta kokių nors dokumentų, jie turi būti paruošti. Jei jie turi klaidų, jas reikia ištaisyti. Vykdydama OS inventorizaciją, įmonės vadovybės sudaryta komisija tikrina turimus išteklius, taip pat inventorizuoja jų kiekį ir pagrindines charakteristikas. Jei mes kalbame apie mašinų ir įrengimų apskaitą, tada inventoriuose būtina įrašyti jų serijos numerius pagal duomenų lapą, pagaminimo metus, paskirtį ir talpą.
Jei inventorizacijos rezultatai parodė, kad įmonėje yra trūkumų turinčios operacinės sistemos, komisija turėtų sudaryti aprašą, kuriame būtų registruojami duomenys, atspindintys tai, kad operacinės sistemos neveikia, taip pat nurodant atitinkamo įvertinimo priežastį.
Kai kuriais atvejais gali reikėti įtraukti į apskaitos dokumentus informaciją, atspindinčią ilgalaikio turto balansinės vertės pasikeitimą dėl nustatytų projekto pakeitimų. Pavyzdžiui, tai gali būti įrenginių patobulinimas modernizuojant arba, atvirkščiai, jų eksploatacinių savybių sumažėjimas dėl tam tikrų dalių susidėvėjimo.
Nematerialiojo turto atsargos
Kaip sudaryti nematerialaus įmonės turto inventorių? Pagrindinis komisijos uždavinys šiuo atveju yra patikrinti, ar įmonė turi dokumentus, patvirtinančius įmonės teisę disponuoti tam tikru nematerialiuoju turtu. Tai gali būti pažymėjimai, pažymėjimai, patentai, teisių perleidimo sutartys ir kt. Pažymėtina, kad nematerialusis turtas apima ir įmonės dalykinę reputaciją. Jei įmonė savarankiškai sukūrė nematerialųjį turtą, pavyzdžiui, jei tai yra kompiuterio programa, tada jos buvimui taip pat reikia dokumentinių įrodymų.
Svarbu, kad visų rūšių turtas atitiktų tokius kriterijus kaip:
- tiesioginio ryšio su kitu įmonės turtu nebuvimas;
- naudoti įmonės gamybos procesuose ilgiau nei 12 mėnesių;
- naudojimas kaip turtas, teikiantis įmonei ekonominę naudą.
Prekių ir medžiagų inventorius
Kaip atlikti inventorizacijos aprašą? Pagrindinis šios procedūros bruožas yra jos įgyvendinimas atsižvelgiant į prekių ir medžiagų vietą. Tuo pačiu metu kambarys, kuriame buvo tikrinamas prekių ir medžiagų prieinamumas ir tyrimai, paprastai yra uždaromas. Jei vykdoma sandėlio inventorizacija, komisija paprastai atlieka savo darbą dalyvaujant jį valdančiam asmeniui.
Prekių ir medžiagų buvimo tikrinimas, jų kiekio nustatymas, prireikus pasveriant kitas operacijas su prekių vertėmis. Informacija apie prekes ir medžiagas įrašoma į inventorių, nurodant vertės tipą, jų grupes, gaminio numerį ir kitus parametrus. Tas turtas, kurį įmonė turi inventorizacijos metu, yra paimamas dalyvaujant komisijai. Tačiau jų kapitalizacija atliekama patikrinus. Tiesą sakant, mes jau kalbėjome apie tai, taip pat apie pakeliui esančių vertybių apskaitą, taip pat jų išsiuntimą, bet nemokėjimą. Svarbiausias prekių ir medžiagų inventorizacijos dalykas yra teisingai patvirtinti visas operacijas su jomis per specialias atsargas.
Atsargų, kurios yra pakeliui ar kurios yra išsiųstos, bet neapmokėtos, tikrinimo specifika, taip pat atsargų, esančių kitų įmonių sandėliuose, tikrinimas yra būtinybė pagrįsti pinigines sumas, kurios atsispindi sąskaitose. Svarbu, kad juos visus patvirtintų pirminiai šaltiniai. Pavyzdžiui, tranzitu gabenamų prekių ir medžiagų atveju tai gali būti atsiskaitymo dokumentai. Duomenys apie išsiųstas prekes ir medžiagas gali būti tiriami atsižvelgiant į turimus mokėjimo nurodymus ar jų kopijas. Informacija apie vertybes, saugomas trečiųjų šalių sandėliuose, gali būti pateikiama prekių ir medžiagų priėmimo kvituose.Kaip jau minėjome straipsnyje, atsižvelgiant į atsargų sudarymo faktą palyginimo lapas.
Santrauka
Tai yra atsargų darymo Rusijos įmonėse specifika. Bendrovei svarbu sudaryti teisingus dokumentus, patvirtinančius kiekvieną šios procedūros etapą, atsižvelgiant į konkretaus turto specifiką. Inventorizacijos metu būtina atlikti nuoseklų prekių ir medžiagų, ilgalaikio turto, nematerialaus turto ir įsipareigojimų kiekio, būklės ir kitų pagrindinių savybių apskaitą. Įmonės vadovybei reikia išduoti atsargų užsakymą, sudaryti komisiją ir suteikti jai funkcijas, kurios geriausiai tinka toms užduotims, kurios bus priskirtos atitinkamai įmonės vidaus struktūrai.
