Situacija, kai verslininkai susiduria su poreikiu mirksėti dokumentais, toli gražu nėra įprasta. Dokumentų gali prireikti mokesčių inspekcijai, pensijų fondui ar saugojimui archyve.
Griežtai draudžiama klijuoti dokumentus ar tvirtinti segtuku. Norėdami išvengti problemų ir neuždirbti neraštingo žmogaus reputacijos, turite žinoti, kaip mirksėti dokumentus laikantis visų reikalavimų.
Bendrosios taisyklės
Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad neturėtų kilti sunkumų įpareigojančiuose dokumentuose, tačiau tai nėra visiškai tiesa. Į procesą reikia žiūrėti atsakingai, kad dokumentai būtų tinkamos formos. Daugelis spaustuvių gali atlikti šį darbą už nustatytą mokestį ir per trumpą laiką, tačiau ne kiekvienas verslininkas rizikuos patikėti svarbius dokumentus pašaliečiams. Norint kiekvieną kartą nesinaudoti profesionalų paslaugomis, verta išsiaiškinti, kaip tinkamai mirksėti dokumentus.
Priežiūros struktūros verslininkams neteikia konkrečių nurodymų šiuo klausimu, todėl jūs turite patys tai spręsti. Informacijos galima gauti iš rekomendacijų biuro darbo srityje.
Siuvami popierių su siūlais
Kaip tokiu būdu mirksinti dokumentus? Norėdami tai padaryti, paruoškite priedus. Jūs turite turėti siūlus, adatas ir klijus. Procesą sudaro trys etapai:
- Dokumentų rengimas. Visi dokumentai turi būti išdėstyti teisinga tvarka ir sunumeruoti pieštuku lapo kampe. Skylės gali būti padarytos su įpjova arba naudojant skylių perforatorių. Tuo atveju, kai yra labai daug popieriaus ir neįmanoma jų pradurti skylėtuku, verta naudoti aštrų vinį ir plaktuką. Skylių skaičius priklauso nuo dokumento svarbos ir tikslo. Labai slapti dokumentai sukabinami į penkias skylutes, kad būtų išvengta lapelių suklastojimo. Skylės turėtų būti kairėje, laisvojo lauko centre. Nuo vienos punkcijos iki kitos atstumas turėtų būti maždaug trys centimetrai.
- Nurašymas. Suprasdami, kaip susiūti dokumentus siūlais, turite žinoti svarbius niuansus. Daugeliu atvejų įprasta naudoti virvę arba sriegius LS-210. Taip pat leidžiami kiti tvirti siūlai. Pradėti procesą reikia nuo angos, esančios viduryje, užpakalinės dalies. Norint suteikti norimą stiprumą, įprasta dokumentus kabinti du kartus. Siūlas atnešamas į centrinės punkcijos užpakalinę dalį ir surišamas mazgu. Jei jums reikia pritvirtinti ne itin vertingus dokumentus, galite naudoti įprastą siūlą.
- Dokumento patvirtinimas. Norint teisingai patvirtinti popierių, būtina paruošti mažą lapą, kurio matmenys yra 4 x 5 cm., Jis turi būti priklijuotas prie pluošto, kad sriegio galai būtų laisvi. Lape turite nurodyti paduotų dokumentų skaičių ir žodžių skaičių, taip pat atsakingo asmens pareigas, pavardę ir inicialus. Po to sertifikavimo specialistas uždeda savo parašą ir antspaudą, jei yra. Parašo ir antspaudo kraštai turi būti anapus lapelio lipdukų.
Kaip paruošti dokumentus mokesčių patikrinimui?
Bet kuris verslininkas privalo pateikti įvairias ataskaitas apie savo veiklą, todėl reikia žinoti, kaip mirksėti dokumentus mokesčių tarnybai. Norint išvengti neatitikimų, patariama pasitarti su atsakingu asmeniu dėl dokumentų tvirtinimo taisyklių.
Prie gatavo dokumento turėtų būti pridėtas visų dokumentų sąrašas. Sąrašas turi būti pridėtas pačioje bylos pradžioje ir sunumeruotas atskirai.Taip pat būtina nurodyti dokumentų datas ir lapų skaičių. Reikia nepamiršti, kad numeris dedamas ant lapų, o ne ant puslapių. Jei dokumentas yra kelių tomų, kiekvieno tomo lapai sunumeruojami atskirai.
Mokesčių administracijai dokumentus turite mirksėti 3 skylėse, ne daugiau ir ne mažiau. Atstumas tarp pradūrimų turėtų būti didesnis nei trys centimetrai. Juos turite išdėstyti kairėje pusėje esančiuose laukuose. Skylės pagamintos naudojant adatą arba storą adatą. Punktūra turėtų būti lauko viduryje, kad tekstas būtų aiškiai matomas. Visos skylės turi būti padarytos taip, kad jos būtų griežtai viena po kitos.
Kokį siūlą siūti?
Mokesčių dokumentus reikia susiūti tik pradurta adata, naudojant virvę ar siūlą LS-210. Kraštutiniu atveju leidžiama mirksėti kelis kartus sulankstytu nailono siūlu.
Siūlas rodomas paskutinio lapo gale. Galai, kurių ilgis negali būti didesnis kaip 6 cm, turi būti surišti. Lipdukas pagamintas pagal visuotinai priimtas taisykles ir yra patvirtinamas parašu bei antspaudu. Siūlo galai turėtų būti laisvi.
Jei dokumentas bus saugomas ilgiau nei dešimt metų, reikia atlikti penkis pradūrimus. Tokiu atveju lipdukas turėtų būti pagamintas iš audinio popieriaus.
Dokumento viršelis
Jūs turite žinoti ne tik kaip mirksėti dokumentus, bet ir kaip pasirinkti jų dangtelį. Jie gali būti trijų tipų: standartiniai, nestandartiniai ir naudojami ilgalaikiam popieriaus saugojimui. Paprastai dangtelio matmenys yra 229 x 324 mm, jie naudojami A4 formato lakštams.
Jei dokumentas yra didesnis, turite padaryti pasirinktinį viršelį. Norėdami tai padaryti, galite susisiekti su spaustuve arba pasigaminti patys. Tie popieriai, kuriuos reikia saugoti ilgiau nei 25 metus, turėtų būti įrėminti į tvirtą dangtelį, pagamintą iš storo kartono. Jei manoma, kad dokumentas turėtų būti perkeltas į valstybės archyvą, viršelio medžiaga turėtų būti be rūgščių.
4 skylių programinė įranga
Priklausomai nuo to, kiek laiko dokumentai saugomi, vykdymas gali būti dviejų tipų:
- Dalinis, kuriame lapai negali būti sunumeruoti. Tokiu atveju aprašo ir sertifikavimo lapo nereikia sudaryti. Šis dizainas leidžiamas dokumentams, kurie saugomi ne ilgiau kaip dešimt metų.
- Visiškas vykdymas yra būtinas, jei dokumentai buvo archyve daugiau nei dešimt metų. Tokiu atveju dokumentus turite mirksėti 4 skylėse.
Dangtis turi būti tvirta, pagaminta iš storo kartono, kurio storis yra 0,35–1,5 mm. Aprašymo elementai turi būti išdėstyti pagal GOST 17914-72. Pateikdami popierių, turite atsiminti, kad tekstas turėtų būti gerai perskaitytas. Visi metaliniai elementai, tokie kaip sąvaržėlės ir kabės, turi būti pašalinti.
Norėdami įsigyti programinę-aparatinę įrangą 4 skylėse, turite paruošti įvadą, tvirtinimo įtaisą, dideles adatas ir sriegius. Jei lapų yra daug, geriau pasiimti grąžtą.
Archyvinio susiuvimo subtilybės
Prieš mirksėdami dokumentus, turite patikrinti visus dokumentus ir juos tinkamai išdėstyti. Inventorizacijos lapai turėtų būti sunumeruoti atskirai. Galų gale reikalingas liudytojas.
Jei dėklas iš dalies baigtas, viršuje ir apačioje reikia užklijuoti kartoną. Jei tai yra visas dizainas, būtina susiūti ir surišti naudojant PVA klijus.
Norėdami užspausti pakuotę, turėtumėte naudoti priespaudą arba specialų prietaisą. Apatinė ir viršutinė punkcija turėtų būti 30 mm atstumu nuo laukų kraštų. Likusios dvi skylės yra maždaug 80 mm atstumu nuo kraštinių pradūrimų.
Sriegio galai turi būti sriegiuojami į skirtingas adatas ir laikomi vidurinėje skylėje priekinėje pusėje. Siūlas rodomas iš užpakalio, per ekstremalius pradūrimus į priekinę pusę. Toliau sriegis į gretimas skylutes. Galus reikia surišti iš užpakalio.
Išvada
Teisingas ataskaitų teikimas ir dokumentų tvarkymas yra vienas iš esminių sėkmingo verslo aspektų. Todėl vadovai turėtų atsakyti į šį klausimą su visa atsakomybe ir žinoti, kaip tinkamai ištuštinti dokumentus.
