Būdamas būtinu ir svarbiu dokumentu, darbo knyga gali patvirtinti ne tik žmogaus darbo patirtį, bet ir padėti teisingai apskaičiuoti jo būsimą pensiją. Deja, yra situacijų, kai užimtumo forma gali būti sugadinta arba prarasta. Tuomet reikia skubiai pasidaryti darbo knygos kopiją. Kodėl mums to reikia, mes svarstysime toliau.
Koncepcija
Pagal sąsiuvinį suprantamas atskiras dokumentas, patvirtinantis informaciją apie įdarbinimą (jei jis yra oficialus) ir darbo patirtį. Visi duomenys pateikiami atsižvelgiant į str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 straipsnis.
Darbo knygoje yra šie duomenys:
- Asmeniniai duomenys.
- Informacija apie atliktą darbą.
- Duomenys apie perkėlimus, atleidimus iš darbo ir apdovanojimus.
- Informacija apie dokumentus, kurie yra įrašų į darbą pagrindas.
Darbo knygos egzemplioriaus pavyzdys turi visiškai sutapti su originalu ir apimti visą informaciją, kuri buvo nurodyta pirmame egzemplioriuje. Išimtis yra tie faktai, kai įrašai buvo užginčyti teisme arba informacija buvo pamesta ir negali būti atkurta.
Kokiais atvejais jie išduoda
Darbo knygos dublikatas išduodamas tik tada, kai originalo naudoti neįmanoma. Tokie atvejai yra:
- darbuotojo prarastas dokumentas;
- darbdavio prarastas dokumentas;
- formos pažeidimas;
- neteisingos informacijos apie atleidimą ar perkėlimą įvedimas.
Kiekvienas iš šių atvejų turi savo ypatybes.
Tuo atveju, kai nėra originalaus darbo, darbuotojui išduodamas dublikatas. Norėdami tai padaryti, jis turi parašyti prašymą surašyti antrą dokumentą, susimokėti už naują formą (jei darbas prarandamas ar sugadinamas dėl darbuotojo kaltės). Kartais nuostolius galima pastebėti ne iš karto, o po kurio laiko: atleistas iš ankstesnio darbo ir įkuriant naują vietą.
O kas, jei ankstesnis darbdavys nenori daryti dublikato dėl atleidimo apribojimo? Kadangi nėra įstatymų leidimo, per kiek laiko galima kreiptis dėl dokumentų kopijų darymo seno darbo vietoje, buvęs darbuotojas turi reikalauti pakartotinio dokumento išdavimo, jei originalus darbas pateko į nesąmonę. Arba kreiptis į teismą.
Darbo knygos dublikatas išduodamas tik paprašius. Antraštiniame puslapyje turėtų būti užrašas, kad tai yra kopija. Norėdami atkurti informaciją, pilietis turi pateikti dokumentus, patvirtinančius asmens duomenis ir užtikrinančius senatvę.
Jei darbdavys praranda darbą, tada darbo stažą gali patvirtinti speciali komisija. Komisijos nariai turi pateikti dokumentus ar kopijas, patvirtinančius informaciją apie specializaciją ir darbuotojo darbo vietas. Jei tokių dokumentų nėra, tada komisija surašo aktą dėl liudytojų, turinčių patikimos informacijos apie šio darbuotojo darbinę veiklą, parodymų.
Tarpininkavimas
Darbo knygos dublikatas (pavyzdys pateiktas žemiau) įregistruojamas tais atvejais, kai pilietis dirbo oficialiai ir čia neatlieka jokio vaidmens, forma yra pamesta ar sugadinta.
Dublikatas turi tą pačią jursilą kaip ir pirminis dokumentas. Dublikatus gali išduoti pats vadovas arba asmuo, įgaliotas tai padaryti. Daugeliu atvejų tai yra žmogiškųjų išteklių pareigūnas, buhalteris ar sekretorius. Visus dokumentus, kurie pateikiami pakartotinio įvedimo formai, turi pateikti darbuotojas.Tačiau net nepaisant to, įmonė privalo padėti darbuotojui visais įmanomais būdais juos gauti (jei to reikalauja aplinkybės).
Išleidimo kaina
Atsižvelgiant į darbo jėgos išlaikymo ir saugojimo normas, pilietis privalo informuoti savo paskutinio darbo vadovą apie formos praradimą. Tokiu atveju vadovas privalo ne vėliau kaip per 15 dienų nuo atitinkamo prašymo parašymo dienos išduoti darbo knygos kopiją.
Pagal įstatymų nustatytas taisykles organizacija gali imti mokestį iš darbuotojo už įdarbinimo formą. Mokėjimas nebus imamas, jei:
- dokumentų praradimas dėl darbdavio dėl nenumatytų aplinkybių;
- antraštės puslapis buvo neteisingai užpildytas;
- žala dokumentui padaryta ne dėl darbuotojo kaltės.
Taigi, įmonė gali imti piniginį atlygį už dublikatą, jei knyga prarasta ar sugadinta dėl susisiekusio asmens kaltės.
Straipsnyje pateiktas darbo knygos dublikatas (formos aprašymo pavyzdys).
Žingsnis po žingsnio instrukcijas
Atidžiau pažvelkime į žingsnis po žingsnio instrukcijas, kaip gauti darbo knygos kopiją. Kaip sudaryti pakartotinį dokumentą ir aiškią procedūrą, numatyta darbo įstatymuose. Ką reikia padaryti:
- Pilietis, pametęs dokumentą, turi parašyti pareiškimą organizacijai, kuri laikoma paskutine oficialaus darbo vieta.
- Pateiktoje paraiškoje įmonė privalo surinkti reikiamą informaciją apie piliečio stažą.
- Pasirašomas užsakymas (darbo knygos dublikatas gali būti išduodamas tik remiantis užsakymu).
- Darbas turi būti vykdomas atsižvelgiant į tam tikras taisykles: informacija turi būti įvesta pagal originalą.
- Informacija apie dublikatą turėtų būti įrašyta į apskaitos knygą.
- Gavęs gatavą dokumentą, pilietis turi jį pasirašyti specialiame žurnale.
Reikalingi dokumentai
Norėdami gauti darbo kopiją, turite surinkti daugybę dokumentų, patvirtinančių piliečio stažą. Jei ne, tada įmonė gali pateikti prašymą FŽP.
Jei masiškai prarandami dokumentai, įmonės vadovybė turėtų sudaryti komisiją, kurios užduotis būtų išsiaiškinti, ar darbai buvo atlikti, ar buvo atlikta užklausų ir duomenų tvarkymo trukmė.
Pirmasis dalykas, kurį pilietis turi padaryti, yra parašyti pareiškimą, kuriame turėtų būti nurodyta:
- formos trūkumo priežastis;
- prašymas išduoti dublikatą;
- parašymo data ir parašas.
Paraiška gali būti parašyta ranka ir atspausdinta. Daugelis kompanijų gali turėti paruoštas paraiškų formas.
Kaip sudaryti darbo knygos kopiją? Paraiškos formos pavyzdys jums pasakys pagrindinius niuansus.
Po to, kai bus apsvarstyta paraiška, vadovas parengia įsakymą sudaryti jo kopiją. Įsakyme turėtų būti nurodyta:
- dokumento numeris;
- pagrindinės tezės, nustatančios dokumento išdavimo pagrindus;
- pats dokumentas skelbiamas tik raštu;
- Prieš reikalaudamas asmens parašo, įsakymas turi būti pateiktas jam peržiūrėti.
Jei nesilaikoma aukščiau nurodytų reikalavimų, išduotas dokumentas laikomas negaliojančiu.
Norėdami patvirtinti darbo patirtį, turite pateikti tokius dokumentus kaip:
- darbuotojo asmens byla;
- įsakymai dėl priėmimo, atleidimo, perkėlimo;
- pažymėjimai;
- darbo sutartys;
- atsiskaitymų knyga.
Įvesties informacija
Kaip išduodamas darbo knygos dublikatas? Visų pirma, jums reikia pradėti užpildžius pirmąjį lapą, kuriame turėtų būti tik aktuali informacija. Tokia informacija apima:
- išsami informacija apie darbuotoją;
- gimimo data;
- švietimo rūšis ir jo prieinamumą;
- profesija ar specialybė.
Išvardytų duomenų patikimumas turi būti patvirtintas dokumentais. Todėl pilietis privalo pateikti pasą ir išsilavinimą patvirtinantį dokumentą. Pirmame lape taip pat yra darbuotojo, kuris gauna dublikatą, parašas ir atsakingo asmens parašas bei įmonės antspaudas.
Toliau įdarbinimo formoje turite nurodyti darbo patirties skaičių. Norėdami tai padaryti, trečiame informacijos apie darbą stulpelyje įrašomas įrašas apie bendrą patirtį. Tokia informacija nėra patvirtinta antspaudu ir parašu.
Šie stulpeliai pildomi eilės tvarka: darbuotojui įėjus į darbą, informacija apie jo pareigas ir organizaciją, atleidimo iš darbo ar perkėlimo pagrindai.
Dublikatas turėtų atspindėti tik tą informaciją, kurią galima dokumentuoti. Įvesta jokia kita informacija.
Visi įrašai daromi mėlyna arba juoda pasta. Neleidžiamos klaidos, blotai, santrumpos.
Pakartotinai išleistame dokumente viršutiniame dešiniajame viršelio kampe turėtų būti parašyta „Dublikatas“.
Laikas
Kaip minėta anksčiau, pakartotinio dokumento tvarkymo procesas prasideda nuo paraiškos pateikimo. Teisės aktai užtrunka 15 dienų, kad būtų užpildyta darbo knygos kopija. Būtent per tą laiką darbuotojui turi būti pateiktas dublikatas. Ta pati taisyklė galioja ir buvusiems darbuotojams. Be to, darbo įstatymai nenustato senaties terminų, per kuriuos pilietis gali kreiptis dėl dvigubo darbo.
Svarbūs dalykai
Būna situacijų, kai vadovas išduoda darbo kopiją, o darbuotojas suranda originalą. Tokiais atvejais tik vienas dokumentas gali turėti oficialų statusą, kuris paskutinį kartą buvo įrašytas apskaitos žurnale. Todėl tai yra kopija.
Originalas gali būti paliktas, jei jums reikia oficialaus patvirtinimo apie darbo stažą bet kurioje institucijoje.
Ekstradicija atleidus iš darbo
Kaip kopijuoti darbo knygą, jei darbuotojas jau išėjo? Teisės aktai numato, kad darbdavys negali atsisakyti piliečio tik dėl to, kad jis nebedirba šioje organizacijoje arba negali suteikti informacijos apie darbo vietas po atleidimo.
Remdamasis paraiška įmonė turi išduoti dokumento kopiją. Be to, niekur nebuvo nurodyta, kad pilietis turi pateikti informaciją apie veiklą, kurią jis atliko po atleidimo. Dublikatas turi būti išduotas bendrai.
Dokumentų apskaita
Užpildžius pakartotinį dokumentą, informacija apie jį įrašoma į specialų apskaitos žurnalą. Kadangi dokumento kopija turi tokią pačią teisinę struktūrą kaip ir originalas, jo tvarkymo, saugojimo ir apskaitos taisyklės turi būti tinkamos. Skirtumas tik tas, kad tai yra kopija.
Darbo knygos forma laikoma svarbiu dokumentu, patvirtinančiu ne tik asmens darbingumą visą gyvenimą, bet ir tolimesnių jo pensijų kaupimo garantiją.
Ir nepaisant to, kad įstatymai numato pamestų ar sugadintų originalų egzempliorių išdavimą, tvarkant savo darbo knygą, geriau būti atidžiam ir atidžiam. Iš tikrųjų informacijos ir reikalingos informacijos rinkimas užima daug laiko, o kai kurios informacijos gali būti visai prarasta. Todėl jūs turite atidžiai apdoroti tokio pobūdžio dokumentus, stebėti jų priežiūrą ir saugojimą.