Audito dokumentavimas leidžia sukurti pagrindą, kuriuo remiantis galima daryti išvadas apie procedūros teisingumą ir įvykį įgyvendinančių auditorių veiksmų pakankamumą, profesionalumą, tikslumą. Iš audito metu parengtų dokumentų galite gauti reikiamą kiekį duomenų audito veiklos analizei ir jų vertinimui.
Audito dokumentavimas leidžia nustatyti kontrolės kontrolę, nepriklausomai nuo to, ar buvo organizuotas vidaus auditas, ar dalyvavo trečiosios šalies organizacija. Jei konfliktinė situacija pasiekė teismą, audito metu surašyti dokumentai padės apginti savo poziciją valstybinėje instancijoje, net jei klientas įsitikins, kad paslauga buvo suteikta nepakankamai.
Dokumentacija: auditas ir popierius
Nepriimtina nepaisyti oficialių dokumentų projekto. Viena iš pagrindinių audito specialistų užduočių yra nustatytu būdu kruopščiai kaupti informaciją, kuri bent kiek turi reikšmės išvadai, taip pat tokią, kurią galima panaudoti savo pozicijai įrodyti. Be to, reikia atsiminti, kad auditui atlikti buvo nustatyti federaliniai standartai, kurių turi būti laikomasi be priekaištų. Teisinga ir teisinga audito dokumentacija, auditoriaus darbo dokumentai bus naudojami kaip įrodymas, kad laikomasi valstybiniu lygmeniu nustatytų taisyklių, o tai padės apsaugoti jūsų interesus kilus konfliktui su klientu.
Su dokumentais įprasta suprasti tokią medžiagą, dokumentus, suformuotus audito metu, prie kurių dirbo auditorius. Tai taip pat apima duomenis, kuriuos klientas pateikia auditoriui, kuriuos saugo specialistas, atsižvelgiant į patikros sąlygas. Šiuo aspektu dokumentuojant mažos įmonės auditą keliami tie patys reikalavimai, kaip ir dirbant su vidutine ir didele įmone.
Nepaisymas yra nepriimtinas!
Kodėl audito organizavimas visada apima darbo planavimą su dideliu kiekiu oficialių dokumentų? Specialistai ir firmos, organizuojančios patikrinimus, tokią darbo eigą ir oficialumą patvirtina keliais atvejais.
Jei auditorius gali pateikti audito planą ir darbo dokumentus, kuriais remiantis buvo padaryta galutinė išvada, tai reiškia, kad auditas buvo atliktas kokybiškai ir išsamiai. Bet tuo atveju, kai audito metu nebuvo suformuota darbinė dokumentacija, jie sako, kad čekis buvo „padirbtas“. Galime drąsiai manyti, kad audito ataskaita buvo sudaryta tiesiogine prasme. Jei tokia pozicija gali būti įrodyta teisme, įmonė praranda licenciją vykdyti audito veiklą.
Svarbūs aspektai
Nurodyta priežastis nėra vienintelė, verčianti atidžiai, atidžiai nagrinėti audito dokumentavimo klausimą. Taigi oficialių dokumentų buvimas leidžia stebėti, kaip efektyviai ir efektyviai už auditą atsakingas asmuo vykdė savo užduotis. Prižiūrėtojai gali stebėti darbo eigą ir imtis priemonių priklausomai nuo rodiklių.
Jei ūkio subjektas liko nepatenkintas audito ataskaita, darbo eigoje sugeneruoti dokumentai gali būti pagrindinis veiksnys, padedantis apginti savo poziciją. Kai kuriais atvejais pakanka pateikti šiuos dokumentus išvadoms pagrįsti, kitais atvejais jų bylą reikės įrodyti teisme.Reikia atsiminti, kad teismas yra gana biurokratinė instancija, kuriai skiriama daug dėmesio, ar visi dokumentai buvo surašyti laiku. Tai yra, audito planas ir kiti dokumentai gali būti lemiamas aspektas, įrodantis audito įmonės pagrįstumą.
Ko dar ieškoti?
Audito standartai ir audito dokumentai nebuvo sugalvoti atsitiktinai. Tai kruopštus, dėmesingas ir kruopštus požiūris į dokumentus, leidžiantis maksimaliai optimizuoti darbo eigą, tai yra, sumažinti darbuotojų pastangas ir laiką, skiriamą planuojamai veiklai. Jei dokumentai standartizuojami, vykdomi sistemingai, nepraleidžiant svarbių punktų, auditorius gali greitai apdoroti visą juose esančią informaciją, išanalizuoti ir pateikti tikslų, patikimą rezultatą.
Tuo pačiu metu auditorius turi teisę kiekvienu atveju nuspręsti, kokia darbo proceso dokumentų apimtis yra būtina, o kas taps nereikalingu laiko švaistymu. Tuo pat metu atsižvelgiama į audito dokumentacijos standartus, tačiau svarbiausia bus profesionalo nuomonė, „instinktas“. Egzaminuotojas darbo procese nagrinėja daugybę klausimų, o pagal taisykles nebūtina kiekvieno iš jų atspindėti dokumentuose. Dokumentacija sudaryta tik iš svarbių, reikšmingų aspektų.
Oficiali pozicija
Audito kriterijai pirmą kartą buvo suformuluoti 2006 m., Kai įsigaliojo tarptautiniai audito standartai. Jau tada buvo nurodyta, kad audito dokumentacija buvo atlikta taip, kad auditoriaus nuomonė būtų tinkamai išreikšta, taip pat, kad turėtų audito įrodymus pagal tarptautinius standartus, taikomus įstatymus ir reikalavimus. Patys atnaujinto standarto reikalavimai buvo persvarstyti griežtinimo kryptimi. Kaip paaiškino naujovių autoriai, tai buvo padaryta siekiant pagerinti atliktų patikrinimų kokybę.
Be pagrindinio tikslo, tai yra pagerinti kokybę, atnaujinti reikalavimus, buvo ir keletas papildomų, kurių pasiekti buvo galima tobulinant dokumentų valdymo sistemą patikrinimų metu. Visų pirma, auditoriai galėjo visiškai prisiimti atsakomybę už atliktas užduotis, žinoti tai ir įrodyti savo poziciją, jei kliento atstovas nesutiko. Kadangi dokumentavimas yra vykdomas visais darbo atlikimo etapais, proceso metu sugeneruotos ataskaitos yra gana išsamios ir suteikia supratimą apie užduočių atlikimo laipsnį, o tai svarbu tiek atliekant dabartinį auditą, tiek kaupiant patirtį, naudingą ateityje. Jei auditorių komanda turi galimybę bendradarbiauti su labiau patyrusiu šios srities specialistu, tai būtent per dokumentus, sugeneruotus darbo proceso metu, gaunamas kokybinis trečiųjų šalių atliktos užduoties įvertinimas.
Darbo aspektai
Jei kreipsitės į oficialias rekomendacijas dėl darbo procesą atspindinčio audito dokumentų formato ir formato, galite rasti nuolatinių patarimų pašalinti nereikalingus dokumentus iš archyvų. Visų pirma, nereikia saugoti projektų, kurie darbo metu buvo pakeisti pažangesniais, nereikia saugoti ataskaitų, kurios vėliau buvo perdarytos, pakeistos, kopijų. Išvados, įrašai, kuriuose nėra naudingos informacijos, įskaitant preliminarias išvadas, taip pat neįtraukiami į archyvus. Nereikia saugoti ateityje pataisytų dokumentų, taip pat papildomų kopijų.
Su auditu susijusių dokumentų paruošimas nėra lengva užduotis, todėl rekomenduojama tai patikėti patyrusiems auditoriams, suprantantiems dokumentų tvarkymo ir biuro darbo taisykles.Tuo pačiu metu dokumentai suformuojami taip, kad net specialistas, tiesiogiai nedalyvavęs audite, galėtų iš dokumentacijos padaryti išvadas apie įvykio ypatybes. Atliekamo darbo apimtis, jų pobūdis ir tam skirtas laikas turėtų būti akivaizdūs. Būtinai atspindėkite rezultatus, įrodymus, išvadas, padarytas siekiant gauti procedūrą. Manoma, kad svarbu užfiksuoti reikšmingus audito metu išryškėjusius aspektus, taip pat jų tyrimo metu gautus rezultatus.
Maksimalus dėmesys viskam, kas svarbu
Teisingai, profesionaliai surašyta dokumentacija būtinai apima tokią informacijos apimtį, iš kurios galima sudaryti aiškų tikrinimo planą, stebėti darbo užduočių vykdymą ir sudaryti išvadą, atspindinčią realią situaciją tiriamame ūkio subjekte. Dokumentacijoje turėtų būti informacijos, kuri aiškiai patvirtina, kad auditas buvo atliktas atsižvelgiant į įstatymus, reikalavimus, norminius ir teisės aktus, reglamentuojančius šią paslaugų teikimo sritį mūsų šalyje.
Auditas: subtilus dalykas
Viena iš svarbių auditoriaus, atsakingo už darbo eigos dokumentavimą, užduočių yra ne tik visiškai užtikrinti auditą oficialiais dokumentais, bet ir nedelsiant jį organizuoti. Kai tik prasideda konkretus darbo etapas, jam paruošiamas dokumentas, atspindintis visus šio žingsnio duomenis. Tuo pačiu metu etapą apibūdinanti dokumentacija gali būti suskirstyta į tris grupes: suformuota darbo pradžioje, proceso metu, patikrinimo etapo pabaigoje. Kai klientas gauna audito ataskaitą, visi dokumentai visais etapais turi būti paruošti, surašyti pagal valstybėje galiojančias dokumentų tvarkymo taisykles.
Ar tai svarbu, ar ne?
Iš standartų darytina išvada, kad reikšmingi yra tik tie duomenys, kurie buvo dokumentuoti nustatyta tvarka. Informacija, kurią auditorius perduoda klientui žodžiu, nėra patvirtinimas, kad pavedimas buvo įvykdytas. Žodiniai faktai negali būti audito nuomonė. Tuo pačiu metu leidžiama duoti žodinius paaiškinimus, rašytinėje nuomonėje nurodytų duomenų paaiškinimus.
Darbo dokumentuose yra duomenų, klasifikuojamų kaip įrodymai. Jie laikomi pirminiais informacijos šaltiniais, kuriais remiantis formuojama išvada. Tokie pažymėjimai gali būti naudojami kuriant mokesčių deklaracijas, taip pat tvarkant kitus vertybinius popierius įvairiais atvejais.
Mes viską sutvarkome!
Kai auditorius parengia dokumentus, apibūdinančius darbo eigą, jo užduotis yra išsamiai aprašyti visus svarbius aspektus. Apibūdindamas procedūras, specialistas nurodo jų pobūdį, vykdymui skirtus terminus, atliktų darbų mastą, duomenis apie tai, kas dirbo atlikdami užduotį. Tuo pat metu daroma prielaida, kad aukštesni postai kontroliuoja darbo procesą kiekviename žingsnyje, ir nebūtina niekur dėti šio fakto įrodymų.
Tinkamas požiūris į personalą yra raktas į sėkmę
Dokumentų, apibūdinančių ūkio subjekto tikrinimo procesą, tvarkymas pradedamas nuo to momento, kai klientų atstovas nusiunčia paraiškos laišką audito įmonės adresu. Rangovas paskiria atsakingą auditorių, kuris bus pagrindinis šios užduoties specialistas. Tai yra jo atsakomybės sritis - audito dokumentavimas bendradarbiaujant su konkrečiu klientu. Padėjėjai paprastai paskiriami tiesiogiai padėti vyriausiajam auditoriui, kuris yra atsakingas tik už personalo kontrolę. Tačiau tokia schema iš anksto suderinama su vadovybe ir gaunamas leidimas. Specialus požiūris praktikuojamas, jei audito įmonė turi didelę užsakymų apimtį, todėl padidėja pirmaujančių specialistų darbo krūvis.Esant tokiai situacijai, darbą patikėti padėjėjams įmanoma tik turint patikimos informacijos apie jų aukštą profesionalumą.