Archyviniai dokumentai: įstatymai, instrukcijos

Bet kurioje organizacijoje dokumentai saugomi nustatytą laiką, po to jie turi būti perduoti į savivaldybės ar valstybės archyvą. Oficialių dokumentų perdavimo saugojimui procesas turi tam tikrų savybių, kurios gali skirtis įvairiose šalies dalyse.

Popieriniai darbai yra darbo sritis, atsakinga už dokumentų įforminimo procesą, taip pat už oficialių dokumentų tvarkymą.

Archyvinis kanceliarijos darbas yra ypatinga valstybės struktūrų, organizacijų ir piliečių veikla apskaitos, laikymo ir archyvinių dokumentų naudojimo srityje.

Dokumentų rūšys

Archyvas ir dokumentai apima daugybę įvairių rūšių dokumentų žymėjimo terminų. Dokumentai yra:

• Puiku (pateikite duomenis bet kokio paveikslėlio pavidalu).
• Foto dokumentas (sukurtas naudojant fotografiją ar ikonografiją. Tokiame dokumente paprastai yra įvairių meno objektų nuotraukos).
• Grafinis (jie naudoja linijas, chiaroscuros ir potėpius).
• Fonografinis dokumentas (laikmena su garso duomenimis, kurią įdiegia bet kuri garso įrašymo sistema).
• Garso ir vaizdo (turi vaizdus ir garsus).
• Filmo dokumentas (dažniausiai tai audiovizualinis ar vaizdinis dokumentas; jo sudarymui naudojamas kinematografijos metodas).
• Rašytinis dokumentas (tai duomenys, kuriuos galima atpažinti naudojant bet kokio tipo raides).
• Tekstas (jame yra bet kokie balso duomenys naudojant garso įrašą).
• Mašinos tekstas (įrašymas įtraukiamas į plėtrą vienu iš galimų būdų, dėl kurių informacija apdorojama naudojant elektroninį kompiuterį).
• „Belova“ (galutinė dokumento forma, nukopijuota ranka arba naudojant technines priemones be taisymų ir klaidų).
• Ranka (tokiame dokumente ženklai dedami tik ranka).
• Videograma (paveikslėlis, kuriame ekrane rodoma informacija).
• Rašomasis dokumentas: reiškia raidės ženklus, uždedamas bet kokiomis techninėmis priemonėmis.
• Dokumento projektas - atspindi autoriaus veiklą su visais brūkštelėjimais ir pataisymais.

Standartai

Remiantis Rusijos įstatymais, oficialių dokumentų perkėlimo į archyvą tvarką reglamentuoja GOST R 7.0.8-2013. Praėjus 12 mėnesių nuo dokumentų parengimo pabaigos, dokumentus privaloma perduoti į archyvą laikantis visų taisyklių ir reikalavimų. Pasiruošimą perkėlimui gali atlikti patys gamybos darbuotojai arba trečiųjų šalių įmonė.

GOST 2013 archyve ir dokumentuose yra pagrindinių, dažniausiai šioje srityje vartojamų terminų, apibrėžimai. Dokumente galite pamatyti tiek bendriausius terminus - formą ar aprašą, tiek labai specializuotus, pavyzdžiui, prieigos apribojimų juostą.

Be to, GOST įrašų tvarkymas ir archyvavimas apima terminų, susijusių su darbo su dokumentais, dokumentacija ir kitais dokumentais, organizavimo sritį, apibrėžimą (aiškinimą).

Parengimo etapai

Žingsnis po žingsnio ruošiama medžiaga perduoti į archyvą:

• įsitikinkite, kad dokumentai atitinka visus šio archyvo nustatytus reikalavimus;
• atlikti brošiūrų dokumentaciją;
• sunumeruoti visus lapus;
• sukurti bylų patvirtinimo specialistą;
• nurodyti viršelio duomenis;
• sukurti vidinę bylos medžiagą;
• sudaryti inventorių.

Jei tikimasi perduoti dokumentus, kurie turi būti saugomi mažiau nei 10 metų, leidžiama, jei nėra brošiūros, sisteminimo, numeravimo, sertifikavimo elementų.Čia visų pirma reikia sutelkti dėmesį į konkretaus archyvo reikalavimus, nes skirtingų institucijų standartuose gali būti vienas ar visi minėti klausimai.

Archyvavimo ir apskaitos įstatymas pateikia pagrindinius terminus ir jų apibrėžimus šioje srityje. Žemiau mes apsvarstome kai kuriuos iš jų.

Įrašų saugojimas ir archyvavimas: Sąvokos ir apibrėžimai

1. Dokumentacija - bet kokios formos informacijos taisymas pagal nurodytas taisykles.
2. Vieninga dokumentacijos sistema (DCL) - sistema, kurioje yra informacijos, reikalingos valdymui konkrečioje darbo srityje.
3. Dokumentacijos taisyklės - taisyklių ir reglamentų, susijusių su darbo su dokumentais procesas, sąrašas.
4. Vieningo dokumento forma (UFD) - daugybė detalių, kurios nustatomos tam tikra tvarka ant įvairių duomenų laikmenų, kad būtų galima išspręsti bet kokias veiklos srities problemas.
5. Dokumentacijos sistema - daugybė straipsnių, kurie yra vienodo tipo, tipo ir paskirties, taip pat jų rengimo reikalavimai.
6. Dokumento pavadinimas - konkretus dokumento pavadinimas laiške.
7. Organizacinis ir administracinis dokumentas - turi įvairių organizacinių ir administracinių užduočių, valdymo klausimų, gamybinių skyrių, organizacijų, taip pat valstybinių struktūrų ir valdžios institucijų darbo reglamentavimą.
8. Rekvizitai - bet kurie būtini oficialiojo dokumento elementai. Rekvizitai dažniausiai susideda iš kintamų ir pastovių dalių.
9. Forma - popieriaus pavyzdys. Tai žymi naudojimo sritį, statybos klausimus ir pagrindines detales.
10. Forma yra detalių rinkinys, padedantis nustatyti oficialaus dokumento autorių.
11. Standartizuotas ataskaitos lapas yra patvirtintų UVD sąrašas.
12. Registracija - dokumente įrašomi visi būtini elementai, kuriuos nustato biuro darbo reikalavimai.
13. Vienodos formos aptarnavimo laukas - UVD zona, yra fiksuotas techniniuose saugojimo komponentuose ir naudojamas specialiems vaizdams pritaikyti.

Tai yra pagrindinės galiojančio valstybinio archyvavimo ir dokumentų tvarkymo standarto sąvokos ir apibrėžimai.

Detalių rūšys

Atskirai verta sustoti ties detalėmis, kurios naudojamos rengiant oficialius dokumentus:

1. Parašas - įgalioto asmens rašytinis ženklas.
2. Patvirtinimo antspaudas - išreiškia teigiamą organizacijos ar asmens, kuris nėra oficialių dokumentų autorius, vertinimą.
3. Data - nurodo dieną, kai buvo parengtas darbas, taip pat kada ji buvo priimta, suderinta ar paskelbta.
4. Ribinis antspaudas - ženklas, nurodantis, kad informacija prieinama tam tikram, ribotam žmonių skaičiui.
5. Pavadinimas - apibendrina dokumento esmę.
6. Patvirtinimo antspaudas - kalba apie dokumente esančios informacijos normatyvumą ir teisėtumą.
7. Viza - išreiškia įgalioto asmens sutikimą ar nesutikimą su dokumente nurodyta informacija.
8. Tekstas - duomenys, įrašyti bet kokio tipo raidėmis ar garso įrašymo sistema. Apima pagrindinę dokumento kalbos informacijos dalį.

Naudojimo instrukcija

Taisyklės, sąrašai, archyvinio kanceliarijos darbo instrukcijos ir kiti norminiai dokumentai padeda įgyvendinti pagrindinį įstatymą. Yra pagrindiniai reikalavimai archyvinių struktūrų veiklai, kurie buvo sukurti 2002 m.

Verta paminėti, kad tokios taisyklės nebuvo įregistruotos Rusijos Federacijos teisingumo ministerijoje. Šiuo atžvilgiu vis dar galioja 1986 m. „Pagrindinės departamentų archyvų taisyklės“.

Šie reikalavimai egzistuoja dokumentų tvarkymo ir archyvavimo srityse dėl to, kad reikia nuosekliai tvarkyti dokumentus, juos naudoti, pildyti ir saugoti archyvuose, organizuojant visus šiuos procesus. Pagrindinis dėmesys skiriamas nomenklatūrai.

Taigi, veiksmų algoritmas yra toks:

• organizuoti vertybinių popierių vertės patikrinimą;
• paruoš dokumentus siųsti į archyvą;
• formuoti verslą;
• sudaryti sunaikinimo dokumentų paskirstymo tvarką;
• nusiųsti bylą į archyvą.

Verta paminėti, kad šie reikalavimai netaikomi dokumentams, kurių darbas nereglamentuojamas 1993 m. Liepos 21 d. Rusijos Federacijos įstatyme „Dėl valstybės paslapties“.

Organizacija

Dokumentų ir dokumentų saugojimas archyvuose padeda aiškiai kontroliuoti darbą su dokumentais, užtikrinant jų saugumą ir prieinamumą. Yra tam tikros rūšies dokumentai, kuriems nustatytas konkretus terminas ir netgi saugojimo būdas.

Organizuodami archyvinį kanceliarijos darbą, valstybiniai departamentai ir įstaigos nepertraukiamai perduoda oficialius dokumentus į Rusijos Federacijos archyvinius fondus (AF RF). Komercinės struktūros savo ruožtu turi platesnį dokumentų saugojimo būdų pasirinkimą.

Kiekviena oficialių dokumentų grupė turi savo konkretų saugojimo periodą, kuris yra reglamentuojamas pagal Rusijos Federacijos norminę bazę. Taip pat sudaromas inventorius, kuriame pažymima dokumentų konfiskavimo data archyve data su galiojimo pabaigos data ir nuoroda į atitinkamą įstatymo nuostatą.

Reikalavimai dokumentų saugojimo vietai

Bendrovės viduje archyvinis dokumentų saugojimas organizuojamas specializuotuose pastatuose arba atskirose, izoliuotose patalpose. Tuo pačiu metu griežtai draudžiamas per didelis šildymas ir didelė drėgmė kambaryje. Tai yra svarbiausi archyvinių dokumentų saugojimo kriterijai. Tuo pačiu metu skirtingoms duomenų laikmenoms reikalingas savas režimas. Būtent:

1. Popieriai: 18-20 ° С, oro drėgmė - 52-57%.
2. Plėvelės: nespalvotos - 16 ° С, spalvos - 3-6 ° С. Drėgmė yra 41–44%.
3. Magnetinės juostos ir diskai: 16–19 ° С, oro drėgnumas - 52–64%.

Neįmanoma sutvarkyti dokumentų šalia sandėlių su maistu ir chemikalais, taip pat greito maisto vietose, valgyklose. Be to, dokumentams gauti turėtų būti atskira patalpa, kurioje vyks dokumentacijos aklimatizacija. Kartais šios patalpos yra naudojamos trumpalaikiam įvairių laikmenų laikymui.

Kambaryje turėtų būti reikalingos katalogų lentynos, stelažai ir archyvų aplankai, specialios dėžės. Ypač reikalingi ir ekonomiškai vertingi dokumentai dedami į metalines spinteles su saugiomis spynomis. Be pagrindinių reikalavimų, yra ir kitų, ne mažiau svarbių sąlygų:

1. Sauga Archyvo patalpos turi būti atsparios ugniai, apsaugotos nuo potvynio, yra avarinis išėjimas. Dokumentų atstumas nuo šilumos šaltinio (įskaitant langus) yra ne mažesnis kaip 0,6 m. Griežtai draudžiama dėti popierių šalia jų.
2. Naudokite tik apsauginėmis priemonėmis izoliuotus vamzdynus.
3. Paslėpti sandarūs lizdai ir elektros instaliacija.
4. Griežtas draudimas eksploatuoti visus šildymo prietaisus. Taip pat neleidžiami maistas ir kiti daiktai, nesusiję su dokumentų saugojimu.
5. Dalyvaujant turi būti mobilios arba stacionarios metalinės lentynos. Ant jų esančius popierius geriausia sudėti į dėžutes ar ryšulius. Tuo pačiu atstumas pagrindiniame koridoriuje bus ne mažesnis kaip 1,3 m, o tarp stelažų - 0,7 m. Atstumas nuo apatinio stalčiaus - ne mažiau kaip 0,1 m, o nuo stelažo iki sienos - ne daugiau kaip 0,5 m.

Taip pat privalomas saugojimo reikalavimas: spintelių vieta statmena sienoms, langams ir baterijoms.

Archyvinio popieriaus saugojimo pastate yra priimtina dirbtinė ir natūrali šviesa. Tuo pačiu metu svarbu neleisti tiesioginiams saulės spinduliams patekti į dokumentus. Jei naudojamos kaitrinės lempos, ant kiekvienos jų turi būti sumontuotas apsauginis gaubtas. Fluorescenciniai prietaisai turėtų būti pasirinkti su mažu UV spektru.

Laikymo laikas

Oficialių dokumentų archyviniam saugojimui naudojamas specifinis gamybos dokumentacijos susisteminimo metodas. Tai padeda laikytis galiojančių įstatymų ir kitų teisės aktų. Tikslas yra pašalinti svarbios informacijos praradimą.

Pasibaigus nustatytam vertybinių popierių saugojimo archyve laikotarpiui, atsakingas asmuo sunaikina oficialius dokumentus ir sukuria likvidavimo aktą.

Be to, yra dokumentų, kurių saugojimo laikas neribotas. Jiems vykdoma finansavimo procedūra. Tai archyvinės kanceliarinės veiklos dokumentų paskirstymas įvairiems fondams ir kolekcijoms.

Norminiai dokumentai

Teisės aktuose archyvinio kanceliarijos darbo srityje yra daug metodinių rekomendacijų ir norminių teisės aktų. Tai sudėtingas, bet logiškai teisingas reguliavimo mechanizmas.

Pagrindinis santykių reguliavimo ramstis yra 2004 m. Spalio 22 d. Įstatymas Nr. 125-ФЗ „Dėl archyvavimo reikalų Rusijos Federacijoje“. Jos pagrindu Rusijos Federacijos steigiamųjų vienetų lygmeniu buvo priimti įstatymai dėl darbo su dokumentais taisyklių, dokumentų su saugojimo laikotarpiais sąrašų. Tai taip pat apima kitus archyvinių įrašų tvarkymo norminius dokumentus, suderintus su archyviniais padaliniais.

Šie įstatymai ir kiti teisės aktai padeda įgyvendinti teisinį reguliavimą. Privalomas bet kokio tipo nuosavybės organizacijoms ir įstaigoms.

GOST archyvavimas ir dokumentų tvarkymas taikomi valstybės, savivaldybių ir privačios nuosavybės dokumentams. Jis nustatė pagrindines dokumentų rūšis, kurios perduodamos į valstybinę saugyklą ir yra įtrauktos į Rusijos Federacijos archyvinį fondą. Dokumentų, kurie yra privati ​​nuosavybė, įtraukimas vyksta įstatymų nustatyta tvarka.

Taip pat griežtai apibrėžtas oficialių dokumentų perdavimo į savivaldybių ir valstybės archyvus laikas. Tai taikoma savivaldybių ir valstybinėms, taip pat nevalstybinėms įmonėms, sudarančioms nuolatinio saugojimo sutartį.

Valstybės ir savivaldybių archyvai sudaro organizacijų sąrašus ir perduoda jiems dokumentus (atrankos sąrašus) saugoti ir toliau perduoti Rusijos Federacijos archyvų fondui. Nevalstybinės įmonės įtraukiamos į tokius sąrašus jų prašymu ir remiantis galiojančiu susitarimu. Be to, archyvas gali tvarkyti organizacijų, su kuriomis tik planuojama bendradarbiauti, personalo sąrašus.

Kas nutinka archyviniams dokumentams, kai organizacija išsijungia?

Likvidavus, reorganizavus ar bankrutavus įmonę, visa archyvinė dokumentacija perduodama įpėdiniams, turintiems įstatyminę teisę tai padaryti, steigėjui, valstybės ar savivaldybės archyvui.

Savivaldybių ar valstybinių organizacijų privatizavimas leidžia palikti jų archyve visus dokumentus, kurie buvo išduoti dėl jų veiklos (pavyzdžiui, įsakymai personalui).

Prieigos tvarka ir apribojimai

Juos taip pat reglamentuoja įstatymai. Apribojimai daro įtaką prieigai prie dokumentų, kuriuose yra valstybės (arba valstybės saugomų) paslapčių, ar informacijos apie asmenines ar šeimos paslaptis (šiuo atveju saugojimo laikotarpis bus 75 metai nuo dokumento sudarymo dienos).

Pažymėtina, kad archyvai juridiniams ir fiziniams asmenims privalo nemokamai išduoti juridinius dokumentus (archyvinių dokumentų kopijas ar pažymas) per įstatymų nustatytą terminą. Tokių dokumentų reikia socialinei apsaugai, pensijoms, pašalpoms ir kompensacijoms gauti.

Archyvuoti dokumentai, konfiskuoti kaip įrodymai (pagal Rusijos Federacijos įstatymus), turi būti grąžinti.

Už taisyklių nesilaikymą, Rusijos Federacijos įstatymų pažeidimus archyvų srityje užtraukiama administracinė, baudžiamoji ir teisinė atsakomybė.