Administracinė veikla - kas tai?

Kas tai yra - administracinė veikla? Kodėl to reikia? Kaip atrodo šios rūšies veikla? Ar čia galima sutikti „spąstų“? Į šiuos ir daugelį kitų klausimų bus atsakyta šiandienos straipsnyje.

Bendroji informacija

Apie bet kokią įmonę galime pasakyti, kad yra keletas funkcijų, kurių neįmanoma atlikti be. Tai nepriklauso nuo to, ką daro struktūra. Tai apima administracinį darbą. Tai yra aksioma, be kurios sėkminga veikla dabar neįmanoma. Todėl atsižvelgiant į tai, reikia kalbėti apie reikšmingiausias vykdomas funkcijas, apie pozicijas, apie vietą ir vaidmenį įmonės struktūroje. Apskritai administracinė veikla yra labai tipiškas verslas. Nors specifinis turinys skiriasi atsižvelgiant į tikslus, su kuriais šiuo metu susiduria įmonė, nuo jos dydžio ir turimų išteklių. Bet jūs turėtumėte pradėti nuo apibrėžimo. Administracinis verslas yra darbas, susijęs su įmonės darbuotojų, departamentų ir tarnybų darbo organizavimu, siekiant aukštų organizacinių rezultatų. Apima visus lygius.

Klasifikacija

Administracinę ir ekonominę paramos veiklą galima suskirstyti į:

1. Nuolatinis veiklos teikimas. Tai kanceliarinių prekių, reikmenų, biuro įrangos, prietaisų ir darbinės būklės baldų pirkimas, taisymas ir, prireikus, profilaktinė priežiūra, ryšių palaikymas ir didelių vienkartinių pirkinių pirkimas.
2. Dokumentų srautas. Tai reiškia popieriaus mainų sistemos plėtrą, archyvų, bibliotekų ir duomenų bazių priežiūrą.
3. Pastato, patalpų ir teritorijos eksploatavimas. Turime omenyje valymą, elektros tiekimą, vandentiekį, smulkius buitinius remontus, išvaizdos dizainą, apylinkių sutvarkymą, kraštovaizdžio tvarkymą.
4. Organizacinis darbas. Tai apima renginius, darbo vietų, posėdžių kambarių sutvarkymą, darbuotojų maitinimą, transporto paslaugas, darbuotojų ir įmonių draudimą, perkėlimą.
5. Ryšių su trečiosiomis šalimis užmezgimas. Pavyzdys yra sąveika su vyriausybinėmis agentūromis, savininkais ir tiekėjais.
6. Vidaus informacijos personalas. Tai apima pranešimų apie naujus dokumentus organizavimą, užsakymų vykdymo stebėseną, naujausių skelbimų lentų organizavimą ir priežiūrą, vidinių įmonių leidinių (lankstinukų, informacinių biuletenių, laikraščių) leidimą, pranešimų siuntimą, vidaus parodų ir muziejų organizavimą.

Kaip matote, administracinė ir ekonominė veikla nėra sėdėjimas vietoje ir mušimasis už galinių durų.

Užduočių atlikimo niuansai

Skaitytojas turėtų atkreipti dėmesį į tai, kad kai kurios funkcijos yra nuolatinės, o kitos pateikiamos kaip vienkartinės užduotys. Tačiau nepaisant to, visa tai reikėtų atsiminti ir prireikus aptarti su darbuotojais. Galų gale gali būti taip, kad reikės atlikti nors ir vienkartinę, bet visuotinę užduotį, pavyzdžiui, organizuoti judėjimą. Ir tokiu atveju neturėtų kilti klausimų su klausimu „kas visa tai vykdys“. Administracinės ir ekonominės veiklos specialistas turėtų gerai suprasti, kad jo pagrindinis tikslas yra užtikrinti patogų ir nenutrūkstamą visų įmonės paslaugų teikimą.Pagrindinė užduotis yra padėti likusiems padaliniams įvykdyti gamybos planą, nesvarbu. Todėl aukščiau pateiktą funkcijų sąrašą galima tiek sumažinti, tiek išplėsti. Viskas priklauso nuo konkrečios situacijos.

Dėl įvairių veiksnių įtakos

Šie veiksniai turi įtakos konkrečiam vykdomų funkcijų sąrašui:

1. Įmonės dydis.
2. Veiklos specifika.
3. Įmonės tikslai.
4. Nuosavų / pasiskolintų lėšų ir išteklių panaudojimas.

Tai, kas naudinga mažam verslui, gali būti ypač neveiksminga vidutinio dydžio struktūrai. Gerai, jei vadovybė supranta, kad yra problemų, ir būtina tam tikra įmonės pertvarka.

Kaip apibrėžti funkcijas ir užduotis?

Taigi pamažu priėjome prie išvados, kad administracinė organizacijos parama turėtų būti vykdoma atsižvelgiant į poreikius. Bet kaip nustatyti tas specifines funkcijas ir užduotis, kurias reikės atlikti? Čia yra trumpas veiksmų vadovas:

1. Atliekama esamos įmonės padėties analizė ir nustatomos trūkstamos funkcijos.
2. Judėjimo kryptis formuojama atsižvelgiant į priimtus įmonės tikslus.
3. Nurodoma įmonės specifika ir kaip tai daro įtaką užduočių įgyvendinimui.
4. Skaičiuojamos galimybės atlikti tam tikrus darbus savarankiškai arba pritraukti trečiųjų šalių rangovus.
5. Sprendžiami pavaldumo klausimai.
6. Nustatomas geriausias reikiamos funkcijos įgyvendinimo formatas (vieno darbuotojo, skyriaus ar visos tarnybos paskyrimas).

Straipsnio formatas, deja, neleis iki galo apsvarstyti visko ir visko. Todėl darbuotojų darbo organizavimas bus laikomas vienu studijų objektu. Iš tiesų, jie dažnai turi atlikti daugiafunkcines užduotis ir dėl įvairių padalinių veiksmų nenuoseklumo kyla įvairių problemų.

Darbo organizavimas

Šis įvykis pasitaiko ne kiekvieną dieną. Todėl paprastai šiuo atveju nėra jokių reglamentų. Užduotys sprendžiamos atsižvelgiant į situaciją, labai dažnai esant avariniam režimui. Tokiu atveju reikalingi specialūs įsakymai administracinei veiklai. Pavyzdžiui, naujos darbo vietos organizavimo taisyklių įvedimas leis mums suplanuoti visą procesą popieriuje, suprasti, kaip jį galima optimizuoti, kokia ir kokia seka turėtų būti vykdoma. Tai ypač pasakytina apie tas įmones, kurios išsikėlė sau tikslą pasiekti aktyvią plėtrą. Tai labai dažnai siejama su personalo gausėjimu, todėl būtina surengti gerai parengtą viešąjį pirkimą.

Pirmieji žingsniai

Iš pradžių turėtų būti pateiktas darbo vietos aprašymas. Jame turėtų būti būtinos įrangos ir baldų sąrašas. Bet ne tik kažkas atsitiktinio ir pirmą kartą pasirodžiusio už rankos, bet ir kažkas, kas naudojama tipinėje darbo vietoje. Galima atlikti gradaciją priklausomai nuo pozicijos lygio ir paskirstyti aukščiausią valdymo grandį, vidutinio lygio vadovus ir atlikėjus. Arba galite remtis veiklos specifika. Tai lankytojų buvimas, papildomos įrangos naudojimas, inventorius, specialūs reikalavimai kambario temperatūrai, dabartinis apšvietimas ir panašiai. Idealiu atveju kiekvienos žinutės aprašymas turėtų būti parašytas. Bet tai taip pat labai sunkus darbas. Todėl pirmame etape galime apsiriboti standartinio aprašymo parengimu. Pavyzdžiui, laboratorijų darbuotojams būtina pasirūpinti pakankamu apšvietimu ir tam tikru temperatūros režimu. Klientų aptarnavimo darbuotojai privalo turėti laukimo zonas. Buhalteriams turi būti įrengtas seifas.

Kokius svarstymus reikia atsiminti?

Administracinis planas turėtų būti susijęs su daugeliu klausimų.Pvz., Ką geriau turėti nuolat sandėlyje arba turėtų būti įsigyta gavus informacijos apie naują asmenį, einantį į darbą. Pavyzdžiui, atsargų atveju pageidautina turėti nedidelį rezervą. Galų gale to gali prireikti net dirbantiems darbuotojams. Taip pat galite lankytis prie stalų su kėdėmis. Tuo tarpu atsarginis kompiuteris jau yra per didelis. Tai brangu ir greitai pasensta, be to, neveiksminga jo laikyti be darbo. Apskritai, labai geras sprendimas būtų sudaryti viso verslo proceso matricą, nurodant joje visus departamentus, kurie yra susiję su procesu. Tokiu atveju galite paprasčiausiai ir aiškiai pažymėti, kur ir per kokį laiko tarpą reikia ką nors padaryti. Tai svarbu ne mažiau dėl to, kad praleidimai dažnai nutinka dėl duomenų perdavimo gedimų. Galų gale, jei nėra tinkamos pradinės informacijos, tada net geriausi administracinės ir ekonominės veiklos įsakymai negalės patenkinti esamų prašymų.

Kiti požiūriai

Tačiau jūs neturėtumėte apsiriboti vien tuo. Pavyzdžiui, bendraudami su darbuotojais, galite sukurti užklausų žurnalą. Tada joje įregistruojami gaunami paaiškinimai ir perduodami konkrečiam atlikėjui vykdyti. Tokiu atveju būtina periodiškai peržiūrėti ir stebėti įgyvendinimo būklę. Taip pat gali būti svarbu skatinti darbuotojus gerinti paraiškų tvarkymo kokybę ir greitį. Jei yra pagrįstų skundų, kad vienas iš darbuotojų netinkamai vykdo savo pareigas, tai turėtų baigtis atlikėjo bausme. Norint užtikrinti teisingumą, labai patartina nustatyti normas. Tokiu atveju būtina sudaryti išsamų galimų paraiškų sąrašą su papildymais precedentų atveju. Ir tada kiekvienam daiktui sukuriama sava norma. Nors labai dažnai modelių standartai nepateikiami. Todėl įmonės nustato savo vertybes, remdamosi savo veiklos specifika ir dabartinėmis užduotimis. Pvz., Jei gaunamas pranešimas, kad sudegė lemputė, šiai problemai išspręsti skirta viena darbo diena.

Apibendrinant tai, kas išdėstyta aukščiau

Kaip matote, administracinės ir ekonominės veiklos organizavimo trūkumai yra tokie, kokie iš pirmo žvilgsnio nėra matomi. Rengiant nuostatus ir etatus, reikia atsižvelgti į gana didelę informacijos visumą. Tai susiję su įmonės tikslais, jos specifika ir dydžiu. Išsamus verslo procesų planavimas ir aiškus nurodymas leis sėkmingai išspręsti problemas, nes bus nustatyta tinkama darbo atlikimo tvarka. Administracinės ir verslo veiklos valdymas numato, kad visi, vykdantys ir kontroliuojantys procesą, turėtų būti susipažinę su jo įgyvendinimo teoriniu pagrindimu. Visada reikia atsiminti, kad kompetentinga vadovybė gali žymiai pagerinti proceso efektyvumą. Nesvarbu, kas tai yra - apie administracinę ir ekonominę veiklą, susijusią su valstybinių įstaigų steigimu, ne pelno siekiančia struktūra ar privačia įmone -, geras valdymas turi didžiulį plėtros rezervą. Ir tai reikia naudoti.

Išvada

Taigi buvo svarstoma, kas yra administracinė veikla. Žinoma, tik šiame straipsnyje pateiktos informacijos nepakanka, kad iškart taptumėte geru vadybininku. Net paprasto įvado į išmaniąsias knygas nepakaks. Iš tikrųjų šiuo klausimu reikia suprasti ir praktinį veiklos įgyvendinimo aspektą. Knygos nepapasakos apie absoliučiai visas „spąstus“, reikia užpildyti iškilimus ir patiems įgyti patirties.