Den praktiske anvendelse af information er grundlaget for foreningen af alle former for præsentation og formalisering af kildedata til deres fiksering, transmission og nøjagtige opfattelse af adressaten.
Når oplysninger præsenteres af et dokument, er de specifikke, er det inden for almindeligt accepterede og forenede normer, lovbestemmelser og krav i en social eller produktionsproces. Dette er altid præcise formuleringer og en bestemt form for udtryk for mening for at nå et klart defineret mål.
Oprettelse og indhold af et dokument
Forenede dokumentationssystemer spiller ingen rolle, det er så sædvanligt at oprette dokumenter hver dag på ens eget initiativ og viden eller udfylde dem efter bestemte regler.
Livet i sig selv er en boblebad af information, men på ethvert tidspunkt er det menneskelig natur at på en eller anden måde komponere og tydeligt løse noget. I henhold til uskrevet brugerdefineret form, dannes enhedsdokumentationssystemer i sindet for enhver person i skolen, hvis ikke tidligere. Men på det første stadie af sin udvikling knytter en person ikke dem den væsentlige værdi, de fortjener.
Et dokument kan være af to grundlæggende forskellige typer:
- form;
- struktur og indhold.
Formelt er tomme dokumenter almindelige formularer, hvor strengt definerede oplysninger registreres. Dokumenter af denne art behandles konstant (børnehave, skole, klinik, arbejde, passkontor, ...).
Rigtige dokumenter tager højde for de eksisterende krav til deres design. Ellers vil de blive misforstået af adressaten, og det ønskede resultat opnås ikke.
Hvert dokument skal udføres i form, have en klar struktur og forventet indhold, udtrykt i en bestemt stil.
Formelt kan man referere til dokumenter som kunstværker, artikler, eksamensbeviser, afhandlinger, bøger og andre skriftlige og grafiske værker, men dette er et meget mere sløret i struktur og indholdsresultat ved at konvertere information til en streng form til opfattelse af en bestemt forbrugercirkel (modtagere).
Essensen af enhedssystemer
Oplysningerne er omfattende, men selv hvis du ikke tager eksterne kilder i betragtning, er hver statsstruktur, virksomhed, individuel iværksætter og almindelig person under betingelser (krav) til at vælge en bestemt standard blandt de omkringliggende forskellige fælles normer.
De eksisterende statlige enhedsdokumentationssystemer er i næsten alle tilfælde rådgivende. Især i overensstemmelse med gældende regler.
- Datoen for dokumentet udarbejdes med arabiske tal i rækkefølge: dag i måneden, måned, år.
- Månedens og månedens dag - to par arabiske tal gennem en prik; år - fire cifre (4. december 2017 = 4. december 2017 ifølge GOST R 6.30-2003).
- På samme tid tillader denne GOST verbal indikation af månedens navn.
- Den samme GOST "tillader" den modsatte rækkefølge: år, måned og dag.
En væsentlig del af dokumenterne “tjener” ledelsessfæren. Arbejdssituationer gentages, handlinger, der er truffet, er ens, men der er altid funktioner. GOST R 6.30-2003 forenkler oprettelsen af dokumenter meget og ikke kun for administrationsområdet.
Efter fælles opfattelse er forening en reduktion i antallet og forskelligartede dokumenter, designkrav, logikken for indholdet og strukturen. Foreningen inkluderer også processerne til oprettelse, behandling og eksekvering af dokumenter.Størrelsen på mediet er vigtigt, hvis det er et papirdokument, eller dataformatet, hvis det er et elektronisk dokument.
Arbejdsgangsområder og dokument semantik
Organisationsstyring er et vigtigt, men ikke det eneste område, som de samlede dokumentationssystemer er direkte knyttet til. Enhver virksomheds regnskabsafdeling bruger ikke kun blanke formularer, herunder strenge rapporteringsformularer, men også en bred vifte af "gratis" udarbejdelsesdokumenter i overensstemmelse med accepterede lovgivningsmæssige og lokale standarder, GOST-bestemmelser.
Ifølge den all-russiske klassifikator opererer flere tematiske systemer:
- banksektor;
- budget-, regnskabs- og rapporteringsområde for budgetinstitutioner og organisationer;
- rapportering og statistisk sfære;
- arbejdsdokumentationssystem;
- udenrigshandel sfære osv.
De samlede dokumentationssystemer fra Den Russiske Føderation om emner dækker hele den socioøkonomiske infrastruktur i landet. De kan have specifikationer efter region, efter branche, efter virksomhedens kompetenceområde.
Hvis du overholder All-Russian Classifier, kan du tildele en ottecifret kode til hver dokumenttype og føre en separat post. De fleste organisationer bruger de eksisterende krav til papirarbejde og godkender deres egne regler på deres basis.
Nøglepositioner
Formålet med dokumentet kræver visse detaljer. Manglende den nødvendige forudsætning kan føre til ugyldighed af dokumentet eller umuligheden af dets udførelse. I dette tilfælde betyder GOST R 6.30-2003 loyalitet ikke noget.
Jobordren indeholder en bestemt række stillinger. Ordren til at oprette afdelingen er en anden. Jobbeskrivelsen er samlet helt anderledes end kvartalsrapporten for økonomiafdelingen.
På samme tid har mange detaljer applikationsfunktioner. For eksempel kan datoen have forskellige betydninger: tidspunktet for underskrivelse af ordren, tidspunktet for afskedigelse af medarbejderen, tidspunktet for produktionsstart, den multilaterale aftale. I sidstnævnte tilfælde kan der ikke kun gives dato for undertegnelse af aftalen af hver part, som altid har juridisk betydning, men også den generelle dato, for eksempel begyndelsen på gyldigheden af de aftalte bestemmelser.
Valg af ord og frasering
Enhver virksomheds arbejdsgang, som et computerprogram, er i almindelighed en strengt formaliseret proces. I modsætning til et program er det ikke en computer, der fungerer her, men en person. Forkert formulering er muligt. Men den generelle oversigt, når du opretter dokumenter, bestemmes i overensstemmelse med GOST 6.30-2003 så tæt som muligt på dens krav.
Afvigelse fra almindelig accepteret praksis og kravene fra GOST er her uhensigtsmæssig: en ordre, bestemmelse, erklæring, orden osv. Er ikke kunstværker, og der er ikke behov for at lede efter en form for tankeudtryk.
Ikke kun ordforrådet hilses velkommen, men også de dele af talen, der er nødvendige i hvert enkelt tilfælde og i den rigtige sag. I henhold til etableret praksis findes absurditeter, manglende ord, sætninger ofte i dokumenter, der er uoverensstemmelser, der ikke er karakteristiske for tale. Men det er sædvanligt, og det er upraktisk at gøre det på sin egen måde.
Med hensyn til tegninger, deres underskrifter og betegnelser er det sædvanligt at bruge oplevelsen med at udvikle designdokumentation, når det åbenbart er nødvendigt. Intet er imidlertid til hinder for design af en almindelig tegning på samme intime måde.
Med hensyn til tabellerne er bestemmelserne i GOST også fornuftige at overveje. Dette er en veletableret praksis, og enhver tabel i et arbejdsdokument er primært en guide til handling eller information til at tage en beslutning.
Ordforråd, struktur og præsentationslogik
Teksten skal altid forbindes. Sætningerne bestemmer hinanden hinanden eller foretager forbedringer. Der bruges specifikke ord og sætninger. For at rekruttere en person skriver direktøren en kort beslutning om en korrekt skrevet erklæring.
En ansøgning om ansættelse, skrevet af en medarbejder i den foreskrevne form, godkendes i virksomhedens enheder og gennemgår en foreløbig godkendelsesproces. Dette er endnu ikke et dokument, men allerede grundlaget for den endelige beslutning fra virksomhedslederen i form af en bestemt sætning “i orden”.
At skrive noget andet i opløsningen er tilladt, det er ikke forbudt, men det bør i enhver situation have en rimelig værdi. For eksempel en universitetsuddannet. En sætning kan findes i teksten til erklæringen eller i overensstemmelse med virksomhedens logik - dette overlades til direktøren til at beslutte.
Et væsentligt og traditionelt træk ved mange dokumenter er to dele:
- grund (fundament, formål);
- konklusion (beslutning, konklusion, anmodning).
Dette er ikke vigtigt, men hvor det er logisk, er det nødvendigt at opdele alle de nødvendige sætninger i to komponenter. Gosstandart, forenede dokumentationssystemer og lokale bestemmelser i selve virksomheden skal tjene som fundament for konstruktion af strukturer, hvor emnet for dokumentet bestemmer, hvordan årsagen og konklusionen skal udgøres.
I praksis øger denne fremgangsmåde oprettelsen af vigtige dokumenter, giver dig mulighed for ikke at fokusere på hele teksten, men kun på den variable del.
Virksomhedens lokale dokumenter
Enhed og standardisering af dokumenter er karakteristisk for hver virksomhed. Nogle gør dette skriftligt, andre holder sig til mundtlig praksis. Det hele afhænger af virksomhedens størrelse og ansvarsniveauet.
De fleste af de lokale bestemmelser udarbejdes under oprettelsen af en virksomhed på grundlag af gældende lovgivning, GOST, lovgivningsmæssige data, der finder anvendelse i branchen eller et specifikt forretningsområde.
Sådanne samlede dokumentationssystemer er unikke, og ofte er en bestemt virksomheds know-how baseret på den anvendte software og udgør en handelshemmelighed. De ændrer sig sjældent, og ændringer er forbundet med stadierne i virksomhedens vækst, udvidelse af dens kompetencesfære eller forretningsniveau.
Vigtige lokale dokumenter er produktionsplaner, tekniske specifikationer, arbejdsplaner. Her er foreningen og standardiseringen af dokumenter analog. Hver ny, for eksempel kalenderplan, er lavet som den foregående, og en ny regnskabsplan i regnskabspraksis er formuleret på grundlag af den foregående under hensyntagen til ændringer i eksterne krav (lovgivning, skat, statslige kontrolorganer, ...)
Informationsstrømme
En godt debugged dokumentstrøm af virksomheden, især når logikken, strukturen og ordforrådet i det samlede dokumentationssystem implementeres i form af et softwareteknisk styringssystem, tillader ikke kun at forenkle medarbejdernes forretning og funktionalitet, men også at styre deres aktivitet i den rigtige retning, hvilket giver automatisering af dokumentoprettelse, kontrol over deres behandling og udførelse.
Virksomhedsinfrastrukturen, implementeret i form af interne og eksterne informationsstrømme, tidsbestemt og indhold, giver dig mulighed for at overføre ledelsen af virksomheden til et højere niveau.
Mange moderne informationssystemer har længe arbejdet på opgaveniveau og leveret formulering af de krævede inputdata og udarbejdelse af rapporter. Arbejdstagernes rolle i et sådant system ligger inden for virksomhedens kreativitet og mål og ikke i sammenhæng med, hvordan man udarbejder et bestemt dokument.
Virksomhed og medarbejder adfærd
GOST R 6.30-2003 og andre forskriftsdokumenter bestemmer formen for dokumenter, detaljer, ord og sætninger, specificerer udtrykslogikken og størrelserne på papirmedier, indrykkning, marginer, figurer, tabeller og andre tekniske detaljer - alt dette er vigtigt og passende at overveje.
Virksomhedens normale arbejde er den sædvanlige arbejdsgang, hvor hver medarbejders rolle reguleres og forventes.
I denne sammenhæng og i forbindelse med funktionerne i det moderne niveau for udvikling af informationsteknologi er spørgsmålet om medarbejdernes adfærd blevet relevant. På baggrund af den forventede variant af udviklingen af visse begivenheder, værker, dokumenter, afvigelser kan detekteres.
Dette aspekt er ikke mindre vigtigt for opbygning af virksomhedens infrastruktur. Det er vigtigt ikke kun at organisere det rigtige arbejde med dokumenter, men også at sikre kontrol over processen med at arbejde med dokumenter.