Registrering af organisationsdokumenter er en vigtig del af arbejdskraftigt papirarbejde. Hovedmålet med denne proces er at give dokumenter retlig kraft. Takket være dette tages de også i betragtning, overvåges og hurtigt søges, hvis der opstår et presserende behov. At få de nødvendige oplysninger om dokumenter, uanset hvor man arbejder med dem, kan let udføres på kort tid, hvis alle de etablerede regler for dokumentcirkulation følges.
Konceptet
Registrering af dokumenter fra en organisation er en fastlæggelse af deres dannelse eller indkomst ved at anvende et indeks og angive visse data i specielle former. Indekset inkluderer et nummer i rækkefølge, suppleret med andre nomenklaturindekser, klassifikatorer og andre komponenter. De dele af indekset, der følger hinanden, adskilles med en skråstreg.
Registrering af organisationens dokumenter oprettes for at modtage certifikater af en planlagt, regnskabsmæssig, administrativ, rapporterende, økonomisk og anden art. De bruges internt og sendes også til andre strukturer eller kommer fra dem. Både håndskrevne papirer og trykt ved hjælp af moderne tekniske enheder er registreret.
mål
I organisationen af papirarbejde hører det vigtigste sted til registreringsprocessen. Kun med veletablerede operationer, der følger efter hinanden, løses de operationelle styrings opgaver let. For dette skal embedsmænd levere alle dokumenter på kort tid, både interne og dem, der er modtaget fra andre virksomheder.
Når du registrerer organisationens dokumenter i specielle former, angives de vigtigste fakta, herunder perioden for oprettelse, afsendelse eller modtagelse. Således bliver dokumentet lovligt. Indtil dette betragtes det som om det ikke eksisterer. Det vil sige, at organisationen ikke er ansvarlig for dens bevaring såvel som for modtagelse.
værdi
Registrering er et af de første faser af arbejdet efter den indledende behandling efter modtagelse af dokumentet, eller den næstsidste, hvis det sendes til en anden struktur. Efter dette trin forsegles udgående papirer i konvolutter og sendes med post eller andre kommunikationskanaler.
Registrering betragtes som en af de mest tidskrævende og ansvarlige operationer inden for papirarbejde. Derfor, hvis spørgsmålet opstår om at strømline arbejdsgangen, begynder de med denne proces.
Opgaverne
De vigtigste opgaver for registrering inkluderer:
- Regnskab.
- Udførelse kontrol.
- Referencearbejde.
Ved regnskabsføring indhentes kvantitativ information om arbejdsmængden, analysen af både dokumenter som helhed og individuelle typer, efter struktur og andre elementer. I fremtiden dannes en database i form af en speciel søgemaskine.
Reglerne
Kun om nødvendigt er yderligere brug organisering af arbejde med dokumenter. Registrering af dokumenter er ikke nødvendig, hvis de kun accepteres til information. Hver virksomhed skal have godkendt en liste over dokumenter, der ikke bør registreres. Som regel findes det i bilaget til instruktionerne for kontorister, men kan også sammensættes i form af et selvstændigt papir. Det skal opdateres, hvis situationen kræver det.
Uregistrerede værdipapirer inkluderer typisk:
- Salgsfremmende materialer.
- Tillykke.
- Invitationer til seminarer og konferencer.
- Bøger og andre trykte medier.
- "Personlige" pakker modtaget via mail.
- Kopier af regeringsdokumenter.
- Informationsbreve.
Under registreringen tildeles hvert dokument et tilsvarende nummer. Indgående papirer har deres eget nummersystem, der er stemplet på kvitteringen.
Proceduren udføres kun én gang. Dette er en af hovedreglerne for organisering af arbejde med dokumenter. Registrering af dokumenter i et stort firma udføres i den geografiske afdeling. Hvis det er et lille firma, behandler sekretæren dette spørgsmål. I en virksomhed med afdelinger og andre strukturelle grupper kan denne proces udføres på en decentral måde. Dette gælder dog kun for interne papirer. Deres registrering skal udføres på dagen for modtagelse, godkendelse eller afsendelse.
Produktionsmetoder
Dokumenter kan fås på følgende måder:
- Pr. Mail.
- Gennem kurer tjenester.
- Pr. Fax.
- Pr. E-mail.
Forskellige former for organisering af registrering af dokumenter udføres i relation til følgende korrespondance:
- Indgående.
- Udgående.
- Indersiden.
Registreringsinformation
For et indgående dokument skal data såsom:
- Dato modtaget.
- Indgående nummer.
- Dato for udarbejdelse af dokumentet.
- Index.
- Registreringsnummer.
- Forfatteren af dokumentet.
- Navn.
- Opløsning.
- Udførelsesperiode.
- Kunstner.
- Fremskridt i arbejdet.
- Antallet af sager, hvor han går efter de nødvendige manipulationer.
Indtastning af oplysninger
For det første udføres organisationen af registrering af primære dokumenter, som ikke udfyldes fuldstændigt, da de endnu ikke er forelagt chefen og ikke har en tilsvarende beslutning, samt en udpeget gennemførelsesperiode og entreprenør. De resterende data vises efter fortrolighed med autoriserede personer. Hvis der er etableret et godt forhold til lederen, og han gennemgår korrespondancen hver morgen, kan du først vise dokumentet til ham, og straks indtaste alle de nødvendige data, når du har truffet den rette beslutning.
Hvis vi taler om organiseringen af registrering og kontrol med udførelsen af interne dokumenter, kan dataene angives i den passende form med mulighed for efterfølgende ændringer og tilføjelser. Datoen for modtagelse i dem er naturligvis fraværende. Derfor, i modsætning til et indgående dokument, har et internt dokument et enkelt registreringsnummer.
Ethvert selskab har ret til at ændre og supplere dataene på det indgående dokument under hensyntagen til aktiviteten. Angiv for eksempel ofte antallet af ark og applikationer.
form
Registreringsformularer er i form af:
- Magasiner.
- Cards.
- Automatiske elektroniske systemer.
Lad os overveje hver form separat.
tidsskrifter
Et journalsystem er nyttigt, når en organisation behandler et lille antal dokumenter. Hvis virksomheden har et stort volumen af arbejdsgange, bruges det ikke længere, da det i mange henseender er ringere end andre, mere avancerede systemer.
Oplysninger er angivet i organisationens tidsskrifter for registrering af dokumenter i den rækkefølge, de er modtaget i. Denne proces involverer en person. Når en masse dokumenter ankommer, tager registrering således lang tid. Dette bremser naturligvis arbejdsgangen meget.
Derudover skal operationen duplikeres, da der kræves information både på kontoret og i individuelle strukturelle enheder, hvor dokumentet vil blive udført i fremtiden. Som et resultat af det samme selskab bør de samme værdipapirer registreres 3-5 gange i separate tidsskrifter.
Samtidig bliver det umuligt at få referenceroplysninger på kort tid, da journalposter holdes i kronologisk rækkefølge. For at få information skal du mindst vide, hvornår dokumentet blev registreret.
Det vil ikke være muligt at kontrollere tidsfristerne, da de alle har deres egne og ikke kan klassificeres separat.Brug derfor kortsystemet, hvor kontrolfunktionen har prioritet.
kort
Kortregistreringssystem løser de mangler, der findes ved papirarbejde til magasiner. Det optrådte i begyndelsen af forrige århundrede og er meget almindeligt i europæiske lande. I Rusland blev det udbredt under udviklingen af det samlede statsregistreringssystem. Dette system med dokumentregistrering i organisationen er nødvendigt for at klare en stor mængde værdipapirer uden problemer. Det har følgende fordele:
- Registreringsprocessen kan håndteres af flere ansatte på én gang.
- Dokumenter kan produceres i den mængde, der er nødvendig for, at organisationen kan fungere problemfrit.
- Kort kan systematiseres såvel som oprette kortfiler. Dette gør hjælpefunktionen tilgængelig.
- Et specifikt tilfælde kan overføres til kontrol med udførelsen af dokumenter.
- Form og angivelse af detaljer bestemmes direkte i organisationen og foreskrives i instruktionerne til papirarbejde.
- Den valgte kortform kan propagere ved hjælp af en fotokopimaskine. For at føre poster skal du have en cirkulation, der er tilstrækkelig i mindst 1 år.
En organisation kan have så mange kopier af kort som nødvendigt. Normalt skal du udfylde mindst to. Derefter gemmes den ene kopi i et midlertidigt filskab, og den anden i informations- og referenceafdelingen. Selve dokumentet sendes til entreprenøren for arbejde. Men ofte bruger de tre kort for at overføre sidstnævnte også til udøveren.
Et sådant system er velegnet både til dokumenter til registrering af en offentlig organisation og til at udføre kontorarbejde i en statsinstitution. Referencekortfiler oprettes om forskellige emner, for eksempel efter region. Derefter stiger deres antal automatisk. Naturligvis er dette system arbejdskrævende og kan kun formes effektivt i organisationer, hvor kontoradministrationstjenesten udfører sine funktioner fejlfri. Et mere moderne system hjalp med at slippe af med behovet for at udfylde et stort antal kort. Det blev muligt takket være introduktionen af computerteknologi.
Automatiske elektroniske systemer
Denne form for dokumentation udføres via software (eller software). Det er installeret på en pc, server eller flere integrerede pc'er. Når du bruger et automatiseret system, indlæses information på et elektronisk kort, der gemmes i den tilsvarende database. For at sikre sikkerheden gemmes information parallelt i en yderligere (backup) database.
Det er denne form, der har modtaget den største ansøgning i øjeblikket, da den har betydelige fordele sammenlignet med de foregående to muligheder. Disse er især:
- Hurtig søgning på ethvert grundlag, for eksempel dato.
- Generering af rapporter og analytisk information i automatisk tilstand.
- Evnen til at registrere sig fra forskellige arbejdspladser på samme tid.
- Muligheden for dokumenthåndtering på en decentral måde i separate enheder med integration af information i en enkelt database.
- Andre funktioner.
Et program til registrering af dokumenter kan udvikles af organisationen selv. I langt de fleste tilfælde bruges der imidlertid færdige løsninger, der gør det nemt at arbejde med et stort antal dokumenter, startende fra oprettelsesstadiet og slutter med dens udførelse eller afsendelse til et andet firma.
I et automatiseret system kan de mest komplette oplysninger om alle dokumenter indsamles og gemmes. Takket være dette implementeres effektiv kontrol, og der udføres referencearbejde og om nødvendigt en intern opgørelse.
konklusion
I øjeblikket genereres en stor mængde dokumenter ved enhver virksomhed og institution. Kontorarbejde, der er korrekt etableret i overensstemmelse med loven og imødekommer alle opstillede opgaver, øger ledelseseffektiviteten mange gange. Personlige computere, programmer og nye teknologier har gjort denne proces mere organiseret. Et automatiseret system fremskynder og letter arbejdet som helhed såvel som registrering og bogføring af dokumenter i organisationen, især.
Denne proces er vigtig i hele den gejstlige cyklus. Takket være organiseret arbejde kan du nemt finde de nødvendige oplysninger og et specifikt dokument på kort tid. Og dette giver igen en operationel løsning på problemer.
Kort, der indtil for nylig blev distribueret overalt, erstattes gradvist med et automatiseret system, også til registrering i en non-profit organisation af dokumenter. Hele processen udføres i en accelereret tilstand, inklusive effektiv kontrol over dokumentstrømmen.