Under enhver virksomheds aktiviteter vises der et stort antal dokumenter, der skal opbevares i en bestemt periode. I vores artikel ønsker vi at tale om, hvordan den operationelle opbevaring af dokumenter og deres ødelæggelse udføres.
Hvad er online opbevaring?
Absolut alle papirer, der er oprettet eller modtaget i løbet af virksomheden, er underlagt klar systematisering og grundig behandling. Så at du i fremtiden kan genbruge dem, skal du organisere deres sikkerhed korrekt og give hurtig adgang til nogen af dem. Faktisk er den operationelle opbevaring af dokumenter bevarelse af papirer i en organisation eller strukturel enhed, indtil de bliver ødelagt eller overført til organisationens arkiv.
Opbevaringsperioder for dokument
I enhver organisation er der en række papirer afhængigt af graden af deres værdi. Nogle har stor økonomisk eller videnskabelig værdi, andre indeholder oplysninger, der er nødvendige for at løse specifikke problemer, hvorefter de mister deres betydning. Derfor skal nogle af papirerne systematiseres og opbevares korrekt, mens andre blot ødelægges i henhold til visse regler.
Den operationelle opbevaring af dokumenter af videnskabelig eller praktisk værdi har sin egen tidsramme. De afhænger af graden af vigtighed af deres indhold.
Holdbarheden kan være som følger:
- Konstant.
- Midlertidig (mere end ti år).
- Midlertidig (højst ti år).
Det skal bemærkes, at formen på papirerne ikke påvirker lagringsperioder for dokumenter på nogen måde (lagringstabellen er angivet af os i artiklen). Det er ingen hemmelighed, at de fleste af oplysningerne i øjeblikket behandles elektronisk. Betingelser afhænger først af alt af indholdet af selve dokumentet.
Opbevaringskrav
Der er visse krav til operationel opbevaring af dokumenter. F.eks. Skal afsluttede tilfælde med midlertidig eller permanent konservering forblive i de organisatoriske enheder i flere år. Efter denne periode placeres de i virksomhedens arkiv.
Så længe papirerne er i aktiv brug, har de brug for korrekt design og vedligeholdelse. Operativ opbevaring af dokumenter indebærer, at de dannes i henhold til bestemte specifikke grupper, samt nomenklaturens specifikationer, der er vedtaget af organisationen.
For at sikre en hurtig søgning i alle papirer er det nødvendigt at udfylde navnene på mapper så informative som muligt. Som drev bruges som regel mapper, på hvis omslag der skal være en lomme til udskiftelige navne på nomenklaturer.
Under onlineopbevaring er følgende information angivet på omslagene:
- Den midlertidige periode med begyndelsen og slutningen af brugen.
- I alt rene ark i en mappe.
- Angivelse af holdbarheden for sådanne værdipapirer.
- Fuldt navn kunstner, hans kontakttelefonnummer.
- Yderligere inskriptioner kan også være til stede ("til godkendelse", "til underskrift" osv.)
Aktuel opbevaring udføres i specielt udstyrede skabe (metal) eller i et separat rum, der er lukket for adgang. Midlertidig udstedelse af værdipapirer bør kun ske efter ordre fra den ledelse af den afdeling, som dokumenterne vedrører. Ved udgangen af dagen skulle mappen vende tilbage til sin plads - et sikkert skab.
Ved afslutningen af den operationelle opbevaringsperiode tildeles dokumenter status som "afsluttet". Og først efter dette begynder proceduren for deres forberedelse til overførsel til arkivet.
Datoer for opbevaring af indgående dokumenter
I enhver organisation akkumuleres indgående dokumenter i aktivitetsprocessen. De har også holdbarhed. Generelt henviser indgående korrespondance til al den dokumentation, der ankommer til virksomheden. Opbevaringsperioderne for sådanne papirer bestemmes af indholdet. Indgående dokumenter anbefales at opbevares i mindst tre år. Imidlertid kan vigtigere bogstaver vare længere (f.eks. Mere end fem år). Varighed bestemmes af graden af vigtigheden af oplysningerne i papirerne. Derfor skal klassificeringen af sådanne dokumenter tage højde for informationens betydning. For eksempel skal breve fra myndigheder fremhæves i en mappe og korrespondance med forretningspartnere i en anden. Sådanne papirer skal opbevares i mindst fem år.
Udgående tilbageholdelsesperioder
Udgående dokumenter, som alle andre i virksomheden, er underlagt opbevaring. Som for indgående papirer har de desuden visse vilkår, som afhænger af graden af deres betydning.
Det tilrådes at systematisere dokumenterne og angive lagringsperioder i hver mappe. Logisk set skal udgående dokumenter opdeles i separate arrays: korrespondance med leverandører, med kunder, kunder, regeringsorganisationer, forsyningsselskaber osv. De vigtigste papirer skal opbevares i operationel opbevaring i mindst fem år og enklere - op til tre år. Specielt vigtige breve kan gemmes i ti år. Begrundelsen for en så lang brug skal fastlægges i en særlig instruktion om virksomhedens gejstlige arbejde.
Dokumentlogfiler
En dokumentregistreringsdagbog er tilgængelig på enhver virksomhed. Desuden tildeles der som regel separate registreringsjournaler for indgående og udgående værdipapirer, hvis organisationen er aktiv. Så meget mere praktisk at systematisere al korrespondance. Magasiner købes og skiftes hvert år. På nuværende tidspunkt foretrækker mange naturligvis at føre en lignende dagbog i elektronisk form. Der skal dog være en papirkopi.
Forespørgsler til dokumenter registreres i tidsskrifterne, numre tildeles dem, og datoer er også angivet. Sådan registrering af værdipapirer giver om nødvendigt mulighed for at finde det rigtige dokument. Magasiner opbevares i tre år. Ved afslutningen af denne periode ødelægges al dokumentation i forbindelse med indgående og udgående korrespondance, mens der udarbejdes en handling.
Dokumentundersøgelse
Som vi sagde tidligere, varigheden af brug og opbevaring af papir under ingen omstændigheder afhænger af formen (papir eller elektronisk), kun indholdet af dokumenter er af betydning. For at bestemme dens betydning udnævnes en eksamen. Dets opgave er at finde ud af, hvilke dokumenter der er vigtige for produktion, videnskab, staten osv. For dokumenter, der er valgt til operationel opbevaring, er det nødvendigt at specificere den tidsperiode, i hvilken de kan være nødvendige. Derfor er bestemmelsen af lagringstiden en anden opgave, der er sat inden undersøgelsen. Alle papirer, inden de sendes til ekspertvurdering som forberedelse til overførsel til arkivet, dannes til nomenklaturanliggender af visse strukturelle afdelinger eller kontorledelsestjenesten.
Værdiundersøgelse kan udføres hos virksomhederne selv, organisationers arkiver samt statsarkiver.
Generelt, hvis vi taler om seriøse administrationsdokumenter, er datoerne for deres lagring forudbestemt på tidspunktet for deres oprettelse. Den vigtigste reference- og reguleringshjælpemidler, der påvirker opbevaringsperioder, er lister over dokumenter, der angiver lagringsperioder. De bruges til ekspertvurdering af værdipapirer i kommunale, statlige arkiver og hos virksomheder. Og værdi, som vi har sagt, udtrykkes i holdbarheden.
Listen over dokumenter med lagringsperioder er en systematisk liste over kategorier og typer af værdipapirer, der indeholder lovgivningsmæssige oplysninger om tidspunktet for deres opbevaring.
Listerne indeholder lagringsperioder for standarddokumenter, der er tilgængelige i enhver organisation. Men specifikke papirer, der afspejler visse funktioner i virksomheden, kan muligvis vedrøre afdelingslister.
Dokumentarkiv
Et arkiv med dokumenter i en organisation kan ikke findes på egen hånd. Papirerne opbevares i det i et bestemt tidsrum, hvorefter de skal overføres til kommunale arkiver eller statlige arkiver. I føderal lov defineres klart lagringsperioden for mange værdipapirer i den. Så for eksempel skal dokumenter om personale, notarpapirer, forretningsbøger opbevares i 75 år, videnskabelig dokumentation - femten år.
I tilfælde af, at organisationen likvideres af en eller anden grund, skal arkivet med dokumenter med en fast holdbarhed samt personalepapirer overføres til det kommunale (statlige) arkiv. Ikke-statslige virksomheder for at overføre dokumenter skal først indgå en aftale med Arkiveringsfonden for Den Russiske Føderation. Hvis det ikke blev afsluttet til tiden, skal arkivet kun tage papir til opbevaring af personalet i virksomheden. Gemningsstedet for de resterende dokumenter skal vælges af formanden for likvidationskommissionen.
Hvordan ødelægger du dokumenter?
Arkiveringsdokumenter, der er gemt på virksomheden, kan fjernes, hvis deres lagerperioder er udløbet. Destruktion af dokumenter kan overdrages til en tredjepartorganisation, eller du kan udføre det selv. Der er ensartede regler, hvormed denne proces gennemføres. Det er værd at huske, at du kun kan ødelægge de dokumenter, der er udløbet lagringsperioder, som har mistet deres praktiske betydning. Det er kun muligt at gribe ind over for værdipapirer med ekspertvurdering.
Ødelæggelse af dokumenter ledsages af udførelsen af handlingen.
Udarbejdelse af en handling
Papirer kan inkluderes i ødelæggelsesakten, hvis lagringsperioden udløb den 1. januar i det år, hvor dokumentet er udarbejdet. Det vil sige, hvis tilfældet 2014 og opbevaringsperioden er fem år, kan det kun medtages i loven i 2020.
For at undgå yderligere misforståelser skal alle sager gennemgås fuldt ud, og sikre, at alle papirer i det har mistet værdien. I praksis gør de imidlertid ofte andet. Hvis dokumenter har ligget på en hylde i fem år og aldrig er blevet berørt af dem, overses reglerne. De blar gennem selektivt sager for at sikre, at de virkelig ikke længere er nødvendige.
Loven skal indeholde oplysninger, der er tilgængelige på forsiden af sager. Et sådant omhyggeligt arbejde vil virke unødvendigt for de mennesker, der ikke forstår vanskelighederne med arkivarbejde. Men i virkeligheden er det ikke sådan.
En handling skal bestemt underskrives af den person, der har foretaget ekspertvurderingen. Endvidere noterer dokumentet, at handlingerne blev aftalt med ekspertudvalget i organisationen. I sidste ende skal handlingen godkendes af virksomhedslederen.
Først efter at have fulgt alle procedurer, kan organisationen ødelægge de sager, der er anført i loven.
Hvordan ødelægger forretningsdokumenter?
Der er flere måder at ødelægge dokumenter på. Hvis virksomhedens område tillader det, kan du selv brænde papiret under overholdelse af brandsikkerhed. Derudover kan du bruge shredder-dokumenter. Men dette er en temmelig lang proces, denne metode er velegnet til små mængder. I disse tilfælde udarbejdes en handling i en vilkårlig form, hvor destruktionen registreres.
Store mængder sager, der er bestemt til destruktion, overføres normalt virksomheder til bortskaffelse eller genbrug til specialiserede organisationer, der beskæftiger sig med dette.
Faktum med overførslen skal registreres i acceptattesten. Dokumentet angiver dato, vægt og antal sager. Eksperter anbefaler, at en medarbejder i virksomheden er til stede ved ødelæggelse af papirer for at opretholde fortrolighed.