Organisering af forretningsrejser er et vigtigt element i mange indenlandske virksomheders økonomiske aktivitet. Behovet for tilstedeværelse af ansatte i en bestemt organisation i fjerntliggende filialer eller filialer kan være forbundet med begivenheder af en meget anden karakter. Ofte er der arrangeret rejsearrangementer for at eliminere organisatoriske og produktionsproblemer, åbne en ny enhed i en anden by eller land, udføre praktikpladser for lejede medarbejdere og også udføre andre lignende jobopgaver.
Bevidsthed er nøglen til medarbejderes effektivitet og ro i sindet
Ud over arbejdsaspektet er det udstationerede personals arbejde tæt knyttet til etablering af kontakter med ansatte i værtsvirksomheden og udarbejdelse af forskellige former for dokumentation. Den sidste nuance er ekstremt betydelig, da det afhænger af rigtigheden af udarbejdelsen af formularer, ansøgninger, ordrer og tilladelser, om den udstationerede medarbejder får adgang til de nødvendige faciliteter, om han fuldt ud udfører sin opgave, og om han vil modtage monetær kompensation.
At vide, hvilke krav der stilles til forretningsrejsende, letter rejseprocessen for revisorer og dem, der er involveret i dokumentation, i høj grad.
Disse oplysninger er også nødvendige for den medarbejder, der skal på forretningsrejse, da det giver ham mulighed for på forhånd at forberede sig på at udføre sine opgaver og ikke komme i problemer. Og endelig er værtsfirmaets personale simpelthen forpligtet til at være opmærksom på kravene til forretningsrejsende. Ellers kan der være misforståelser relateret til søgningen efter ansvarlige parter.
Hvem og under hvilke betingelser kan udstationeres
Så en tur skal betragtes som en medarbejders rejse til en anden lokalitet for at udføre den opgave, som arbejdsgiveren har fået. Samtidig inkluderer antallet af forretningsrejser ikke ture for de ansatte, hvis aktiviteter består af konstant bevægelse eller kan udføres på vejen.
Lovgivningen, der sørger for overholdelsen af arbejdstageres rettigheder, har fastlagt begrænsninger for de kategorier af ansatte, der kan sendes på forretningsrejser:
- Gravide kvinder.
- Kvinder med børn under tre år.
- Handicappede mødre eller dem, hvis børn er 3-14 år gamle, kan kun sendes med deres samtykke.
- Forælder, der uafhængigt opdrager et mindreårigt barn.
Ved at blive ledet til en anden virksomhed underkaster medarbejderen sin interne rutine. Hvis dagen for afgang eller ankomst falder på medarbejderens lovlige ferie, frigives han en anden dag til hvile. Det er sandt, i de tilfælde, hvor forretningsrejseren med vilje rejser en weekend eller ferie, kompenseres han i overensstemmelse med arbejdsretten.
Forretningsrejser i staten bør ikke overstige en måned i varighed og to måneder uden for den.
Forretningsrejse: papirarbejde
I regnskabsføringen er rejseudgifter, der opstod under turen, inkluderet på listen over produktionsomkostninger, der er involveret i beregningen af indkomstskat.
Proceduren for at arrangere en tur består af følgende trin:
- Afgivelse af en ordre på en forretningsrejse baseret på en jobopgave.
- Registrering af et rejsebevis.
- Udstedelse af certifikatberegning af forskud på turen.
- Udstedelse af udgående midler til den udgående medarbejder.
- Trip registrering i et magasin specielt beregnet til dette.
Rejse-id - Et af de vigtigste dokumenter for en medarbejder, der rejste til en anden by eller et andet land. Det markeres ved afgang, ankomst til den udstationerede arbejdstager. Mærker ledsages af underskrifter og sæler fra befuldmægtigede embedsmænd i både den sendende virksomhed og værten.
Subtiliteter af økonomisk kompensation
Når en medarbejder vender tilbage, skal han skriftligt rapportere om, hvordan de tildelte midler blev brugt og udfyldt udgiftsrapport. At foretage en tur ender med beregningen af regnskab med den ansatte. Når de påløbne midler er betalt, afspejles denne operation i de relevante konti.
I tilfælde, hvor forskuddet ikke blev brugt fuldt ud af medarbejderen, skal restbeløbet returneres til kasseafdelingen eller til virksomhedens afviklingskonto. Dette er et af medarbejdernes hovedansvar. Sammen med dette ved at vide, hvilke krav der stilles til det udstationerede personale, kan medarbejderen anmode om kompensation for de personlige midler, han bruger. Det er sandt, at han er nødt til at fremlægge argumenter, der beviser behovet for sådanne udgifter, samt dokumenter, der bekræfter faktum, at de forekommer (kontrol, erklæring).
Hvilke udgifter kompenseres
Når han er beliggende i en anden lokalitet eller et land, modtager den udstationerede medarbejder sin sædvanlige løn, bonusser og tilskud, der skyldes ham, samt de nødvendige midler til et behageligt ophold uden for hans sædvanlige opholdssted.
Rejseomkostninger inkluderer følgende poster:
- Betaling af rejser (intercity og på bosættelsens område).
- Udgifter til lejeboliger.
- Den såkaldte dagpenge: udgifter til mad og medarbejdernes andre behov.
- Omkostninger, som medarbejderen anerkender som nødvendigt og godkendt af hans leder.
Den maksimalt tilladte rejseudgift og dagpenge bestemmes af virksomhedens kollektive aftale eller lokale regler. Da dagpenge faktisk er penge til medarbejderens daglige behov, opkræves de selv for ikke-arbejdsdage (weekender, ferier, tvungen produktionsstop, forsinkelser).
Mere detaljeret om den udstationerede medarbejders jobopgave
Dette dokument har en samlet form, det vil sige, at dets udseende og indhold er det samme for alle virksomheder på en bestemt stats territorium.
Jobopgaven udarbejdes af lederen af den ansatte på forretningsrejse og godkendes af arbejdsgiveren. Dokumentet indeholder følgende data:
- Efternavn, navn, patronym for den medarbejder, der rejser på forretningsrejse efter bestilling af chefen.
- Navnet på den organisation, der leder den.
- Medarbejderdestination (firmanavn, by).
- Start og slutdato for turen.
- Resumé af data om forløbet af tildelingen.
Den officielle opgave og forretningsrejseordren, der udarbejdes på grundlag heraf, er placeret hos den afsendende virksomhed. Sammen med andre dokumenter opbevares de i den periode, der er fastlagt ved lov.
Hvad er kravene til forretningsrejsende
I betragtning af at en forretningsrejse er overførsel af autoritet til en medarbejder til at udføre vigtige handlinger for virksomheden, skal ledelsen være sikker på, at arbejdet udføres effektivt og til tiden. Derfor sendes de mest kvalificerede, erfarne og ansvarlige medarbejdere normalt til sådanne ture.
Der er et antal kriterier, der studerer, som lederen beslutter om ansættelse af en bestemt medarbejder:
- Alder over 18 år.
- God træning.
- Tilgængeligheden af passende træning, bekræftet af certificering.
- Besiddelse af de nødvendige tolerancekategorier (når du arbejder med elnettet).
- Afhængig af specificiteten af virksomhedernes økonomiske aktivitet og formålet med forretningsrejsen, kan det være nødvendigt, at den ansatte har uddannelse og certificering i arbejdsbeskyttelse.
Hvis en medarbejder er egnet i alle henseender, og der ikke er lovgivningsmæssigt baserede hindringer for hans forretningsrejse, informerer lederen ham om en fremtidig rejse.
En udstationeret medarbejders ansvar
Hver virksomhed har sine egne krav, som medarbejderne skal overholde, men der er flere punkter, der er relevante for de fleste organisationer:
- Korrekt, kompetent og rettidig vedligeholdelse af den nødvendige dokumentation.
- Overholdelse af den rutine, der er vedtaget af værtsorganisationen.
- Opfyldelse af de mål, der er formuleret i opgaven.
- Samvittighedsfuldførelse af deres opgaver.
- Legitime udgifter til forskudsmidler, der er udstedt til en medarbejder.
- Gemme dokumenter, der bekræfter gennemførelsen af omkostningerne.
- Rettidig rapportering af turen efter afslutningen (normalt inden for tre dage).
Instruktioner til medarbejdere på forretningsrejse
Ved ankomsten til den modtagende virksomhed skal de udstationerede medarbejdere lytte til introduktions briefing, som inkluderer adfærdsregler i butikkerne, i nærheden af udstyr eller andre steder. Denne foranstaltning er obligatorisk, selv for de ansatte, der har været i denne virksomhed flere gange, og som kender alle instruktionerne udenfor.
Briefingen af det udsendte personale inkluderer også information om brandsikkerheds- og arbejdsbeskyttelsesstandarder.
I modsætning til de generelle bestemmelser i den indledende orientering vedrører målet direkte de arbejder, der vil blive udført af den udstationerede medarbejder på dette tidspunkt.
konklusion
Organisering af forretningsrejser er en ansvarlig proces, som de fleste virksomheder, organisationer og virksomheder ikke kan undvære. For med succes at nå formålet med turen såvel som for den mest effektive og effektive udnyttelse af ressourcer, er medarbejderne forpligtet til at overholde et antal krav, udføre deres professionelle opgaver effektivt og kende alle regler for vedligeholdelse af dokumentation.
