I enhver organisation skal hvert dokument registreres og indføres i en særlig journal. Dette gælder også for arbejdsaftaler. Et ansættelseskontraktregister, hvis stikprøve vil blive yderligere analyseret, er påkrævet i ethvert selskab, der fører journal over sine medarbejders dokumenter og data.
Har jeg brug for et magasin
Ledere af organisationer bør forstå, at registeret over ansættelseskontrakter og yderligere aftaler ikke er spild af tid, men en mulighed for at forsikre dig selv. For det første er det meget praktisk. Al information om dokumenterne findes ét sted i stedet for at opbevare en bunke kontrakter med alle ansatte på dit skrivebord. For det andet kan et magasin være nødvendigt, hvis der opstår konflikter mellem medarbejderen og arbejdsgiveren. For det tredje kan en personaleansvarlig takket være magasinet udstede enhver information til en medarbejder på kort tid.
I nogle organisationer er det sædvanligt at opbevare flere sådanne tidsskrifter: for evige kontrakter og for presserende.
Lovens ord
For øvrig angiver lovgivningen intetsteds, at registret over arbejdskontrakter er påkrævet. Men det skete så, at dette er et givet kontorarbejde og dets generelle regler. I henhold til normerne skal hvert dokument rettes. Derudover er denne journal opført på listen over styringsdokumenter. Og dens fravær i organisationen kan forårsage problemer med kontrolorganer.
Erfarne medarbejdere i personaleafdelingen hævder, at tilstedeværelsen af et register over ansættelseskontrakter, hvis stikprøve vil blive præsenteret senere, markant letter arbejdsdage og giver dig mulighed for at organisere data om medarbejdere og føre journal over dem.
Udfyldning
Det er ikke lovreguleret, hvordan en regnskabsmagasin skal se ud. I de fleste tilfælde er formen på registeret over ansættelseskontrakter en almindelig notesbog. Det vigtigste er, at dækslet er tæt til større udnyttelse.
Tidsskriftet på tidsskriftet skal angive navnet på organisationen, navnet på tidsskriftet, begyndelsen på dets vedligeholdelse. Derefter vises på det første ark de personer, der er ansvarlige for vedligeholdelse af bogen. Hvis det antages, at autoriserede personer kan ændre sig, er det bedre at indtaste oplysninger om dem på en ordnet måde:
- Antal i rækkefølge.
- Detaljer om medarbejderen.
- Indlæggets titel.
- Årsagerne til, at denne person kan foretage ændringer i tidsskriftet.
- Underskrift af medarbejder.
Udfyldning af registeret over ansættelseskontrakter kan kaldes standard. Alle oplysninger indtastes i en tabel, hvor antallet af kolonner varierer afhængigt af organisationens ønsker. I gennemsnit kan der være op til ti kolonner. Tabellen er befolket som følger:
- Serienummeret på dokumentregistreringen.
- Dato for kontraktens indgåelse.
- Kontraktsnummer.
- Detaljer om medarbejderen.
- Navnet på positionen eller specialiteten.
- Navnet på afdelingen eller enheden.
- Kontraktens gyldighedsperiode.
- Arten af arbejde.
- Tilstedeværelsen af yderligere aftaler.
- Særlige bemærkninger.
Valgfrit kan du indtaste en anden kolonne, hvor medarbejderen underskriver ved siden af de angivne oplysninger. Derudover vil underskriften indikere, at medarbejderen modtog en kopi af kontrakten.
De, der ikke ved, hvordan registeret over ansættelseskontrakter ser ud, kan se eksempeldokumentet på billedet herunder.
Papirversion
På trods af det faktum, at computerteknologiens æra blomstrer i dag, opbevarer næsten alle virksomheder en papirudgave af registreringsbogen.
For det første skal dette dokument sys, nummereres og certificeres af organisationens leder. For det andet forsikrer personaleafdelingen, at det er meget mere praktisk at føre en sådan journal. Og for det tredje skal der i journalen være underskrifter fra medarbejdere, der angiver deres aftale med de specificerede oplysninger.
Elektronisk version
Den elektroniske form for registrering af ansættelseskontrakter har både fordele og ulemper. Uden tvivl er elektroniske dokumenter meget praktisk at bruge. Bunker med mapper og papirer rodrer ikke på skrivebordet og hylderne, fordi alt er gemt på en computer. Men i den elektroniske version kan du ikke få medarbejderens underskrift i dokumentet, og det sker ofte, at computere går i stykker, og al information kan simpelthen forsvinde.
Derfor er mange personalledere, hvis de fører en elektronisk journal, kun det som en backup-version af papirmedier.
De fremstiller normalt en elektronisk version i Excel-format. Denne tabel har mange funktioner og er let at udfylde. Det elektroniske format af magasinet er:
- kontrol over lagring af information;
- hemmeligholdelse af oplysninger;
- øjeblikkelig dannelse af kopier af ordrer og certifikater;
- Øjeblikkelig søgning af de nødvendige dokumenter.
Derudover kan du separat føre en log med yderligere. aftaler om ansættelseskontrakter. Men nogle gange er det ubelejligt at se efter information om en medarbejder i forskellige dokumenter. Det er bedre, hvis disse oplysninger fremhæves som en separat kolonne i et fælles dokument.
Egenskaber
Der er nogle funktioner, der bedst bevares, når du logger. Dette kan omfatte:
- Registeret over aftaler om ansættelseskontrakter og selve kontraktene kan startes på ny hvert år. Dette gælder især for store virksomheder, hvor der er mange dokumenter.
- Hvis den autoriserede person har begået en fejl ved indtastning af oplysningerne, antages det ikke bøder for dette.
- Et sådant dokument skal opbevares i mindst 75 år.
- Når logbogen er afsluttet, skal den blinkes og nummereres. Derefter skal du sætte seglet og indsende det til arkivet med dokumenter, hvor det faktisk er gemt.
- Hvis en tidsbegrænset kontrakt indgår i kategorien ubegrænset, skal denne kendsgerning registreres. Dernæst genregistreres kontrakten eller gøres en tilsvarende note i journalen.
- Lederen skal certificere registreringsjournalen ved at lægge sin underskrift på bagsiden af den bærbare computer.
Hvem holder et magasin
Som vi allerede har fundet ud af, er kontraktregnskabets journal et dokument, der bekræfter tilstedeværelsen af vigtige dokumenter i en organisation.
I henhold til reglerne udfyldes og vedligeholdes sådanne dokumenter af autoriserede personer. I sin kerne er dette HR-medarbejdere eller HR-ledere. De er ansvarlige for forskellige kontroller, det vil sige den fulde information om medarbejdere.
De samme medarbejdere bærer også ansvaret for originaler af alle kontrakter og yderligere aftaler til dem. Start disse dokumenter i henhold til arbejdsgiverens rækkefølge.
Ordren bestemmer:
- logningstype (papir eller elektronisk);
- medarbejder med ansvar for logning;
- registreringsjournalformular.
Tidligere blev der forelagt et register over ansættelseskontrakter (stikprøvedokument). Nu kan du se på billedet herunder, hvordan tidsskriftet for registrering af yderligere aftaler til kontrakterne ser ud.
ændringer
Tidligere blev det sagt, at med en lille overvågning bærer den ansatte ikke særlig ansvar eller sanktioner. Men stadig skal du udfylde journalen omhyggeligt.
Det er strengt forbudt at foretage ændringer uanset dokumenttypen. Hvis en autoriseret medarbejder begår en alvorlig fejl, skal journalen lukkes. Dette betyder, at på bogens sidste side er årsagen til dens lukning angivet. Yderligere skal problemet rapporteres til lederen af virksomheden. For at starte et nyt regnskabstidsskrift skal du udstede en ordre.
Med hensyn til de yderligere ændringer, der vedrører en bestemt medarbejder, inkluderer de:
- afskedigelse fra embedet;
- ændring i arbejdsvilkårene
- overførsel af en medarbejder til en anden afdeling, afdeling eller ændring af en medarbejders position.
Til sådanne oplysninger oprettes enten en separat bog for supplerende aftaler eller en separat kolonne i kontraktregistreringsdagbogen.
Det er vigtigt at huske, at en sådan journal primært er vigtig for en medarbejder, der opretholder information om medarbejderne.
Takket være dette dokument kan du nemt finde oplysninger i de tidsskrifter, der længe er blevet overført til arkivet. Og bladet betragtes også som en juridisk bekræftelse af eksistensen af alle de arbejdskontrakter, der er indgået med ansatte, der udfører deres aktiviteter på virksomheden.