Hver embedsmand har visse rettigheder og forpligtelser i forbindelse med hans officielle aktiviteter. De er direkte stavet i hans jobbeskrivelse, er angivet i ansættelseskontrakten. I artiklen vil vi analysere rettigheder og forpligtelser for dokumenthåndteringen i denne vene. Overvej, hvilke krav der stilles til denne medarbejder, at han skal vide, hvilket ansvar der stilles til ham.
kategori
Hvad betyder "jobansvar for en kategori-dokumentadministrator"? Denne position er repræsenteret af flere kategorier - med hensyn til uddannelse, arbejdstagerfaring fra arbejdstageren:
- Første. Tilstedeværelsen af professionel videregående uddannelse inden for dokumenthåndtering, erfaring i stillingen som dokumentleder i 2. kategori - mindst 3 år.
- Den anden. Tilstedeværelsen af højere erhvervsuddannelse inden for det relevante felt, arbejdserfaring som dokumentspecialist - mindst 3 år.
- Dokument kontorist. Denne medarbejder skal have en videregående faglig uddannelse inden for dokumenthåndtering. Arbejdsgiveren har ikke krav til sin arbejdserfaring.
Hvad angår en dokumenthåndterers opgaver, ydes deres maksimale sæt for specialister i den første kategori. Minimum - for arbejdere, der endnu ikke har en kategori.
Professionel viden
Dokumenthåndterers ansvar begynder med det faktum, at en specialist skal have en vis viden, der er nødvendig for at deltage i officielle aktiviteter.
Følgende standardsæt foreskrives i jobbeskrivelserne:
- Normative, lovgivningsmæssige, juridiske handlinger, ordrer, ordrer, andre beslutninger i højere strukturer vedrørende dokumentationen af arbejdsgiverens aktiviteter.
- De vigtigste bestemmelser i Unified State Records Management System.
- Standarder for en samlet struktur af organisatoriske og administrative dokumenter.
- Metoder til planlægning, design og videreudvikling af dokumentationssystemer.
- Teknikker til design, planlægning, udførelse af dokumentationssupport ved hjælp af computere og computerudstyr.
- Procedurerne for registrering, klassifikationer, opbevaring, undersøgelse af arbejdsdokumentation.
- Proceduren for udøvelse af kontrol med udførelsen af dokumentation.
- Krav til håndtering af forskellige dokumenter - indgående, interne, udgående.
- Krav til planlægning og rapportering af dokumentation om aktivitetsvektorer i en organisations strukturelle enheder.
- Organisering af arkivering.
- Lovgivningsmæssige dokumenter og metodologiske udviklinger vedrørende design og brug af automatiserede styringsinformationssystemer.
- Grundlæggende om dokumentation.
- Det grundlæggende i programmering.
- Indenlandsk og udenlandsk erfaring inden for dokumentationsstøtte til arbejdsgiverens aktiviteter.
Generel viden
Dokumentadministratorens ansvar vil også være besiddelse af den viden, der er nødvendig for ethvert medlem af teamet, en medarbejder i servicesektoren, der arbejder på kontoret:
- Proceduren for betjening af en computer, andet kontor, computerudstyr.
- Grundlæggende om sociologi, ergonomi, socialpsykologi.
- Grundlæggende om økonomi såvel som personaleledelse, ledelse, arbejdskraftorganisation.
- Russisk arbejdslovgivning.
- Reglerne for den arbejdsgiveres interne arbejdsplan.
- Charter, kollektiv aftale for den ansættende organisation.
- Bestemmelserne i den russiske forfatning.
- Eksisterende normer og regler for arbejdsbeskyttelse.
- Kontoretik.
- Kommunikationskulturen.
- Grundlæggende om forvaltningsret.
- Brandsikkerhedsbestemmelser.
Lederskab i aktiviteter
Dokumentforvalterens opgaver i skolen, i en virksomhed, i en kommerciel virksomhed er også styring af følgende handlinger i deres aktiviteter:
- Den Russiske Føderations forfatning.
- Faktisk russisk lovgivning.
- Charter for den ansættende organisation.
- Arbejdsgiverens kollektive aftale.
- De interne arbejdsbestemmelser i arbejdsgiverens organisation.
- Bestillinger, dekret, direkte ordrer fra medarbejderen.
- Jobbeskrivelse.
Dokumenthåndteres funktionelle ansvarsområder
Dette er et væsentligt element i alle jobbeskrivelser. En ansvarlig dokumentansvarlig i en organisation afhænger naturligvis af vektoren for dens aktivitet, antallet af dokumenthåndtere og andre faktorer.
Standardsættet er som følger:
- Udvikling og implementering af teknologiske processer til arbejde med dokumentation (dokumentdata) baseret på brug af computer- og kontorudstyr. Dette inkluderer regnskab, kontrol, udførelse, udstedelse af certifikater, operationel opbevaring.
- Deltagelse i planlægning, organisering, forbedring af dokumenthåndteringsafdelingen i den ansættende organisation. Overvågning af den generelle status for kontorarbejdet.
- Forberedelse af forslag for at sikre et sæt af foranstaltninger til ergonomiske arbejdsvilkår, rationalisering af arbejdspladser for arbejdstagere på dokumentationsstøtte til organisationen.
- Udvikling af forenede dokumentationssystemer, ark med forretningsdokumenter til forskellige formål, styringsniveau, dokumentdataklassificatorer.
- Organisering og implementering af et dokumentstyringssystem.
- Foranstaltninger til at strømline sammensætningen af dokumentation, forskellige informationsindikatorer, reducere deres antal, organisere søgninger efter forretningsdokumenter.
- Deltagelse i udvælgelsen af dokumenter, der er indsendt til statlig opbevaring, i undersøgelsen af værdien af forretningsdokumenter.
- Deltagelse i at sætte mål, planlægge, designe, betjene og forbedre informationsbilsystemer, informationsstyringssystemer.
- Deltager i udviklingen af innovative informationsteknologier, der er baseret på brugen af mikroprocessor- og computerteknologi, design og yderligere opdatering af databaser.
- Undersøgelse og syntese af avanceret russisk og udenlandsk erfaring inden for dokumentationsstøtteaktiviteter.
- Udvikling af normativ og metodologisk dokumentation inden for deres kompetence.
- Deltagelse i udvælgelse, placering, træning og avanceret træning af personale fra dokumentationsafdelingen.
Naturligvis kan ansvaret for en dokumentleder i børnehaven være noget anderledes. Retningen for organisationens aktiviteter påvirker direkte udfyldningen af dette afsnit i jobbeskrivelsen.
Anden variation
Hvis vi taler om jobansvar for en dokumentleder i skolen, kan følgende sæt præsenteres her:
- Registrering i overensstemmelse med den administrative dokumentation.
- Sikring af fuld, høj kvalitet og moderne udførelse af officielle opgaver.
- Rationel brug af materiale, tekniske ressourcer som en del af udførelsen af arbejdsopgaver.
- Bevaring af betroet dokumentation fra videregivelse af kommercielle, officielle hemmeligheder.
- Registrering af indgående korrespondance.
- Overvågning af rettidig udførelse af dokumentation.
- Forberedelse og levering til arkivet med udførte dokumenter.
- Sikkerhedsovervågning af pålidelige forretningsdokumenter.
- Forberedelse af rapportering, planlægningsdokumentation.
- Udskrivning og kopiering af kontordokumenter.
- Udarbejdelse af udkast til ordrer for uddannelsesaktiviteter.
- Udstedelse af certifikater til ansatte og studerende.
- Vedligeholdelse og levering af regnskabsmæssige (månedlige) timesedler.
- Udførelse af andre instrukser fra deres direkte ledelse.
Specialistrettigheder
Vi bestemte jobansvar for en dokumentleder på institutionen. Nu nævner vi denne arbejdstagers rettigheder:
- At komme med forslag til forbedring af organisationen af dokumentationsstøtte, dens rationalisering inden for rammerne af eksisterende standarder.
- Kravet fra tjenester, afdelinger, individuelle medarbejdere, der forbereder dokumentationen i organisationen til at følge visse standarder og normer.
- Udvikling og implementering af forenede, forenede dokumentationssystemer, tidsskrifter med forretningsdokumenter, overholdelse af krav og retningslinjer inden for dokumenthåndtering.
Udvidede rettigheder
En arbejdsgiver kan supplere listen over rettigheder for en dokumentforvalter med følgende bestemmelser:
- Ret til at anmode fra ledere, ansatte i virksomheden om den dokumentation, der er nødvendig for at sikre ydeevnen.
- Retten til at bruge et fælles bibliotek, informationsfonde, tjenester til sociale, medicinske, husholdningsenheder i det ansættende firma.
- Retten på den foreskrevne måde til at appellere ordrer fra både leder af afdelingen og ledelsen af virksomheden.
ansvar
En ledende dokumenthåndterers ansvar er naturligvis bredere end en almindelig specialists funktionelle ansvarsområder. Men de er begge ansvarlige for deres aktiviteter. Som standard er det som følger:
- For manglende udførelse af funktionelle opgaver (angivet i jobbeskrivelserne).
- For inkonsekvente realitydata om status for udførelsen af instruktioner og opgaver.
- For overtrædelse af reglerne i den interne arbejdsplan i arbejdsgiverorganisationen.
- For overtrædelse af sikkerhedsforskrifter på virksomheden, brandsikkerhedsstandarder.
Vi undersøgte de grundlæggende rettigheder og forpligtelser hos en dokumenthåndterer. Som det fremgår af artiklen, skal medarbejderen også have en vis viden, når han ansøger om dette job. For forkert udførelse af opgaver er han ansvarlig.