I løbet af enhver virksomheds aktivitet vises et stort antal forretningsdokumenter. Blandt denne masse skiller personaldokumenter sig ud i et separat kompleks. I vores artikel ønsker vi at tale om, hvilke typer af dem der findes, hvordan de gemmes.
Medarbejderforhold
Korrekt organiseret arbejdsgang hos virksomheden er nøglen til succes for dens aktiviteter. Derfor skal forretningsdokumenter altid være opmærksomme og derfor korrekt formateret og opbevaret.
Det er værd at minde om, at arbejdsmarkedsforholdet mellem arbejdsgiveren og de ansatte altid er reguleret af arbejdsreglerne i Den Russiske Føderation. Det er på baggrund af hans artikler, at organisationen korrekt skal organisere afskedigelse, modtagelse og overførsel af ansatte. Alle de papirer, hvor stadierne i arbejdernes arbejdsaktivitet er angivet, dette er dokumenterne på personalet (personale, personale).
Opgaven med disse papirer er korrekt at udføre og sikre arbejdsforhold mellem ansatte og arbejdsgiveren. Det skal bemærkes, at personaledokumentation er en af de vigtigste aspekter af personaltjenesten i enhver virksomhed. Rigtigheden og aktualiteten af papirarbejde skal være under kontrol af hovedet.
Det meste af dokumentationen er obligatorisk og er omhandlet i Den Russiske Føderations arbejdsregler, instruktioner om vedligeholdelse af arbejdsbøger, pensionslovgivning og andre regler.
Typer af dokumenter om personale
Dokumenter om personale kan opdeles i følgende typer:
- Papirer, der er relateret til virksomhedens bemanding.
- Dokumenter, der bekræfter forfremmelse af medarbejdere.
- Dokumenter, der bekræfter gennemførelsen af arbejdsdisciplin.
- Dokumenter relateret til opsigelse af ansættelsen.
Som vi kan se inkluderer dokumenterne på personalet mange papirer, der regulerer forholdet mellem arbejdsgivere og ansatte. Alle regulerer visse problemer, der er relateret til virksomhedens personale.
Primære personaldokumenter er opdelt i to typer:
- I regnskabspersonale.
- Om bogføring af arbejdstid og beregninger relateret til vederlag.
Dokumenter om personale inkluderer: ordrer, ansættelseskontrakter, eksamensbeviser, attester, arbejdsbøger, personlige sagsmapper, kort, certifikater til certificering af ansatte, personlig fuldmagt.
Dokumentopbevaring
I de senere år har der desværre været en tendens til utilstrækkelig opmærksomhed på forretningsdokumenters sikkerhed. Ifølge resultaterne af inspektioner af den statslige arkivtjeneste blev der truffet konklusioner, der antydede, at opbevaring af dokumenter på personale kun under normale forhold kun observeres i 20% af de verificerede virksomheder.
Selvom hvert selskab skal overholde reglerne, der er forankret i loven. Den korrekte holdning til forretningsdokumenter er direkte relateret til behovet for at hjælpe organisationer med pensionsforsikringsorganer og andre offentlige myndigheder. Krænkelse af dokumenthåndtering kan føre til uønskede konsekvenser og har også en bøde.
Dokumenter om personale (typer af værdipapirer er givet af os i artiklen) vidner om arbejdserfaring hos mennesker, og er også grundlaget for udnævnelsen af pensioner og andre betalinger til borgerne. I tilfælde af at arbejdsgiveren begår fejl, der undervurderer medarbejderens indkomst, kan en person anfægte denne kendsgerning i retten.
Derudover er det værd at forstå, at opbevaring af dokumenter på personale er nødvendig, da det kun er på deres grundlag muligt at gendanne historisk information, der fandt sted. Det er ikke forgæves, at for personopapirer fastlægges de længste opbevaringsperioder ved lov.
Det er unødvendigt at sige, at dokumenter ikke kan gå tabt, og de skal desuden opbevares under passende forhold. Lederen og lederen af personaleafdelingen i enhver organisation er forpligtet til at give alle de nødvendige betingelser for aktuel og arkivopbevaring.
De vigtigste krav til indholdet af værdipapirer inkluderer:
- Tilgængelighed af et separat rum til aktuel opbevaring.
- Kasser eller skabe med papirer skal låses med en nøgle.
- Dokumenter skal begrænses.
- For arkivet skal du vælge et separat rum og kontrollere adgangen til det.
Opbevaringstid
Betingelserne for opbevaring af dokumenter på personale er de længste i sammenligning med andre forretningsdokumenter. Dokumenter med lang holdbarhed inkluderer:
- Alle administrative papirer - ordrer, ordrer, dekret.
- Lister over medarbejdere.
- Medarbejderes regnskabskort.
- Personlige anliggender.
- Personlige konti for ansatte.
- Tøj og timesedler.
- Ansættelseskontrakter og aftaler.
- Protokol fra mødet.
- Lister over personer, der går på pension ved en præferencepension.
- Bøger regnskabsmodtagelse og afskedigelse af ansatte.
Vi har givet langt fra hele listen over de papirer, der er opbevaret i 75 år. Følgende dokumenter er undtagelser:
- Retsakter om arbejdsulykker - 45 år.
- Tarifark - 25 år.
- Protokoll fra møder i Kommissionen om betaling af kvoter for lang service - 15 år.
I løbet af den specificerede tid skal virksomheden sikre sikkerheden i værdipapirer på den måde, der er foreskrevet i loven.
Forberedelse af dokumenter
Arkivet med dokumenter om personale i virksomheden skal være i et separat rum, hvor der ikke er adgang til uautoriserede personer. Sager, der er fuldt forberedt og behørigt forberedt, overføres til den. Det er værd at bemærke, at forberedelsen af papirer begynder på tidspunktet for oprettelsen.
Personaleafdelingen er ansvarlig for korrekt udførelse af dokumenter på personale. For at gøre det lettere at bruge, arrangeres hele personalemængden af personaleansvarlige som følger:
- Der udarbejdes sager for hver type dokument: for ordrer, personlige filer, protokoller osv. Overskrifter, der reflekterer nomenklaturen, er angivet i mapper.
- Alle sager er tildelt kontonumre, og en opgørelse er vedlagt.
- Fortrolig sikker strømopbevaring leveres: i et sikkert eller i et låst skab.
- Alle sagsark arkiveres og nummereres. Og firmwarepladsen er forseglet med virksomhedens segl og certificeret med underskrifter fra de ansvarlige personer.
- I begge tilfælde skal interne fortegnelser bestemt være til stede.
- På omslagene til de færdige dokumenter er alle detaljerne angivet: opbevaringsperioder, navne, datoer.
Dannelse af en personlig fil
Den personlige fil indeholder alle disse dokumenter, der indeholder oplysninger om den ansatte i virksomheden og hans arbejdsaktivitet. I princippet bør der indføres personlige filer for alle ansatte i organisationen. Men som regel udsteder personalebetjente dem i øjeblikket kun til førende specialister og chefen. Organisationen har ret til uafhængigt at beslutte, hvilken slags papir de skal få på arbejderne. Derfor kan sammensætningen af personlige filer variere fra forskellige virksomheder. Men generelt bør det omfatte følgende papirer:
- Beholdning af sagsdokumenter.
- Resume og selvbiografi.
- Profil.
- Kopier af papirer om tilgængeligheden af uddannelse.
- Kopier af specifikationer.
- Kopier af ordren, der godkender positionen.
- Ansættelseskontrakt.
- Alle former for hjælp.
- Kopier af ordrer til udnævnelse, afskedigelse og flytning.
Den interne opgørelse skal indeholde oplysninger om serienumrene for hvert dokument i filen. Et sådant dokument er underskrevet af den person, der har komponeret det.
Inde i sagen skal der være et spørgeskema, der indeholder en masse information om medarbejderens biografi, uddannelse, ægteskabelig status. For at udfylde det korrekt bruger medarbejdere normalt en arbejdsbog, militær-ID og pas, eksamensbevis.
Personale regnskabsdokumenter
Personalejournaler føres af en personaleansvarlig. På grundlag af primære værdipapirer gennemføres operationel regnskabsmæssig ændring og bevægelse i antallet af ansatte i virksomheden. Regnskabsdokumenterne inkluderer: ordrer, kort, personale, lønningsliste og mange andre dokumenter.
Ved ansættelse tildeles hver medarbejder et personalsnummer, som derefter er anført i alle papirer til personaleregnskab og lønningsliste. Selv hvis en person flyttes til en ny stilling eller ved afskedigelse, forbliver hans personalsnummer hos ham og tildeles ikke en anden person.
Personaleordrer
Bestillinger af dokumenter på personale er et af de vigtigste papirer i personalesager. De er grupperet i separate sager og har samtidig deres egen nummerering. Inde i mappen systematiseres i kronologisk rækkefølge.
Nogle ordrer oprettes i en samlet form og udfylder kun de nødvendige kolonner i fremtiden. Alle resten er udarbejdet efter behov, men på samme tid skal alle dokumenter opfylde visse krav.
Organisering af dokumenter om personale, inklusive ordrer, udføres på grundlag af betingelserne for deres opbevaring. Det er logisk at arkivere dem i tilfælde, der har samme frister. Så for eksempel skal ordrer om optagelse og afskedigelse bevares i 75 år, hvilket betyder, at de skal holdes adskilt fra de årlige dokumenter om orlov og opbevares i kun fem år.
Hvis virksomheden er stor, og dokumentstrømmen er ganske anstændig, kan forskellige typer papirer udarbejdes som en separat sag (for eksempel feriebestillinger - en mappe, ordrer til forretningsrejser - en anden). Dette vil i høj grad lette arbejdet med dokumenter. Derudover registreres hvert enkelt tilfælde i organisationens nomenklatur. Hvis ordren har et appendiks, arkiveres den også. Men hvad angår grundene til ordrene - rapporter, erklæringer, handlinger, lagres de separat.
Som det fremgår af praksis, holdes ordrene og begrundelsen for dem sammen i det aktuelle papirarbejde, men som forberedelse til arkivopbevaring begynder de at blive omorganiseret, lagt i forskellige mapper. Udsagn opbevares for eksempel op til 75 år, men de er en del af den personlige fil.
Alle andre baser har opbevaringsperioder på op til fem år, så de formes til en separat forretning.
Bestil opbevaring
For at bestemme ordreres holdbarhed skal du bruge standardlisten med dokumenter. Det gennemgås periodisk og opdateres. I øjeblikket er listen udarbejdet i 2010 relevant. Ifølge ham skal grundene til ordrer som før opbevares i cirka fem år, og de fleste af ordrene i sig selv opbevares i op til 75 år (ved udførelse af opgaver, forretningsrejser, skift af navn, ferier og certificeringer).
Derudover kan du navigere i lagringsperioderne i henhold til afdelingslister, der er udarbejdet for organisationer inden for bestemte aktivitetsområder. Reglerne giver mulighed for at undersøge værdien af værdipapirer.
Langtidsopbevaringspapirer skal overføres til personaldokumentarkivet. Der udarbejdes en opgørelse over dem, hvorefter de overføres til langtidslagring.
Sager, hvis opbevaringsperioder er gået, kan ødelægges.
Hvordan ødelægger du dokumenter?
Virksomhedens arkiverede papirer kan destrueres (hvis lagringsperioden er udløbet) alene, eller du kan søge hjælp fra specielle organisationer, der håndterer dette problem.Uanset hvordan du organiserer processen, skal der bestemt udarbejdes en ødelæggelsesakt.
Papirer kan brændes alene, hvis der er et sikkert sted til dette, eller du kan ødelægge dem ved hjælp af et specielt apparat. I sådanne tilfælde er handlingen skrevet i enhver form. Men store mængder sager er lettere at aflevere til bortskaffelse. Men i dette tilfælde skal alle handlinger ledsages af papirarbejde. I godkendelsesakten er det nødvendigt at fastsætte antallet af sager og deres vægt. Det er bedre, hvis den ansatte i organisationen personligt vil være til stede ved ødelæggelse af papirer for at opretholde fortrolighed.
Statsarkiv
I hver region i Den Russiske Føderation er der et statsarkiv med dokumenter om personale. Det vigtigste mål med hans aktivitet er at sikre pålidelig opbevaring af papirer på personale i alle virksomheder. Derudover svarer arkivet på forespørgsler fra virksomheder og borgere om spørgsmål, der er relateret til personalepapirer. Denne retning af hans aktivitet er meget nødvendig og relevant, fordi når organisationen er lukket, har folk simpelthen ingen steder at gå for at få de nødvendige oplysninger.
Af denne grund står arkiver over for at bevare alle papirer. I øjeblikket er ikke kun private, men også budgetorganisationer meget ofte likviderede og lukkede. I dette tilfælde skal de overføre dokumenter på personale til opbevaring til statsarkivet. Følgende papirer skal opbevares i det i 75 år: ordrer, bilæggelsesark, dokumenter om flytning og afskedigelse, personlige sager osv.
Det er værd at bemærke, at sager skal forberedes inden overførslen i henhold til alle regler. Kommunale arkiver leverer deres tjenester under forudgående godkendelse af indsendelse af dokumenter.
Udarbejdelse af papirer til overførsel inkluderer korrekt gennemførelse af alle sager, en ekspertvurdering af værdipapirer samt sammenstilling af varebeholdninger.
Skal jeg betale penge for opbevaring? Statlige og budgetvirksomheder betaler ikke for arkivtjenester. Likviderede virksomheder i en ikke-statlig form for ejerskab overfører korrekt udførte sager kun, hvis der er en aftale.
Sager overføres med forbehold for godkendelse og koordinering med arkivets ekspertgennemgangskommission. Accept og overførsel af værdipapirer udføres af ansatte i institutionen i nærværelse af den organisation, der er likvideret. Denne proces er ret lang og omhyggelig, da status for dokumenter kontrolleres ved at se dem visuelt. I slutningen udarbejdes en tilsvarende handling.
I stedet for et efterord
Dokumenter om personale er en speciel kategori af papirer, der er tilgængelig på enhver virksomhed. Deres betydning er, at de ikke mister relevans i meget lang tid. Selv efter en lang periode kan der opstå en situation, hvor du er nødt til at vende dig til dem igen. Det er ikke for ingenting, at netop disse papirer udarbejdes med særlig omhu og opbevares i mange år, ikke kun hos virksomheder, men også i statsarkiver.