Som svar på spørgsmålet: "Hvad er EDI?" der gives en kort udflugt til arbejdsgangens historie, arten og formålet med intern og ekstern cirkulation af organisationens dokumenter bestemmes. Faktorerne for succes med implementeringen af EDI-systemer i virksomheden og rollen som elektronisk dokumenthåndtering som et middel til at optimere indkøb er beskrevet. Elektroniske underskrifter, certificeringscentre og operatører betragtes som centrale komponenter i EDI. Organisering af arbejdsgang med regeringsorganer præsenteres som et middel til at reducere tid og omkostninger. Moskva-regeringens EDM-system er givet som et eksempel på implementeringen af papirløs arbejdsgang på en megalopolis skala.
Hvad er EDI?
Dokumentstrøm - bevægelse af dokumenter fra en organisation fra det øjeblik, de oprettes eller modtages, indtil gennemførelsen eller afsendelsen er afsluttet; et kompleks af arbejde med dokumenter: modtagelse, registrering, mailing, kontrol med henrettelse, sagsdannelse, opbevaring og genbrug af dokumentation, referencearbejde. Begrebet elektronisk dokumenthåndtering er fastlagt i den statslige standard. Det giver en streng, men snæver definition:
Elektronisk dokumenthåndtering (EDF) er en enkelt mekanisme til arbejde med dokumenter indsendt i elektronisk form med implementering af konceptet "papirløs papirarbejde".
(GOST R 7.0.8-2013).
Arbejdsgang: fra lertabletter til Industri 4.0
De første dokumenthåndteringssystemer dukkede op med opfindelsen af at skrive eller snarere symbolsk skrivning. Familielederen noterede med udskæringer på et træmærke antallet af poser med korn indsamlet og lammene født. Dette kan betragtes som begyndelsen på virksomhedens interne arbejdsgang.
De assyriske præster og embedsmænd fra de gamle kinesiske kongeriger, efter at have modtaget skrivning fra opfinderne, tilpassede det straks til opgaven med den offentlige administration - at opkræve skatter, kodificere love, sende ordrer til guvernører og diplomati. Denne arbejdsgang blev mere eller mindre formaliseret.
Det var allerede en interstate og endda interstate dokumentflow.
Med udviklingen af civilisationen blev reglerne for udveksling af information registreret på et medium mere komplicerede. Den første revolution i arbejdsgang kom med opfindelsen af overkommeligt papir. De skriftlærde, der skrev ned det vigtigste på pergamentruller ganget med antallet og dannede masserne af lavere rangordnede embedsmænd - ikke beslutningstagere, men kopiering af andres dokumenter, kopiering, udstedelse af certifikater, skrivning af anmodninger, under hensyntagen til de dokumenter, der flydede ind i magasinerne og aflevering af vigtige papirer til en anden afdeling.
Og netop i det øjeblik, kurerer, kurerer, kurerer ... du kan forestille dig 35.000 kurere alene!
A. Griboedov
Byråkratiet har som ledelsesteknologi modtaget et instrument med enorm magt. Til tider knuste det staten, økonomien og samfundet.
Den anden revolution kom med opfindelsen af skrivemaskiner. Ledelsesteknologi har ikke ændret sig, bureaukraternes produktivitet og deres magt er steget.
Den tredje - med ankomsten af computere og e-mail. I den første fase, der slutter i dag, er teknologierne til produktion og levering af dokumenter ændret. Ledelsesteknologier forblev næsten uændret. Byråkratiet har fordøjet denne revolution. Det var på dette tidspunkt, at konceptet om EDI dukkede op. Først gengiver elektronisk dokumenthåndtering omhyggeligt alle administrationsprocesser, procedurer og ruter for den traditionelle distribution af dokumenter.
Fjerde - kommer og banker på døren. Essensen er, at programmer og enheder begynder at udveksle data og træffe beslutninger uden menneskelig indblanding. Køleskabet bestiller levering af produkter, RTE-klassesystemet (realtidsvirksomhed) modtager ordrer, køber råvarer, rekonfigurerer produktionslinjen og sender produkterne til kunden. På dette tidspunkt får menneskeheden en chance for at slippe af med hæren hos kontorer, der ikke træffer beslutninger og ikke skaber merværdi. Avancerede virksomheder og stater gør allerede dette.
EDI-systemernes placering blandt informationssystemer
Afhængig af graden af modenhed for informationssystemet i virksomheden eller institutionen, kan EDI-systemet være:
- Et separat implementeret softwareprodukt udveksler lejlighedsvis data med andre undersystemer via grænseflader eller manuelt.
- Separat software, dybt integreret med virksomhedsstyringssystemet, er dataudveksling organiseret online eller efter forekomsten af en given begivenhed.
- Modulet til et stort virksomhedsstyringssystem (klasse ERP eller PLM).
Blandt de systemer, der præsenteres på verdensmarkedet, indtager EDI-systemer et sted mellem workflow-systemer og Record Management-systemer.
Den direkte implementering af elektronisk dokumenthåndtering baseret på vestlige systemer hos en russisk virksomhed (organisation) er sjældent vellykket. Verdenssynet og de etiske forskelle mellem forretningsmodeller og servicemodeller er for store. En rørende hindring er også den rørende russiske kærlighed til bureaukratiet, ikke som teknologi og et middel, men som et selvforsynende mål for en kontorist eller embedsmand.
Elektronisk dokumenthåndtering: typer og formål
Cirkulationen af dokumenter fra en virksomhed eller organisation er opdelt i to hovedtyper - ekstern og intern. Historisk set blev automatiseringen af den interne arbejdsgang først udviklet.
I et velopbygget informationsmiljø i en virksomhed eller organisation er alle dokumenthåndteringssystemer sammenkoblet, udveksler data med hinanden og er udstyret med et krydsreferencesystem. Så for eksempel er den endelige aftalte tekst til kontrakten tilgængelig for logistik til dannelse af ansøgninger om betaling, til finansfolk til kontrol, til teknologer og designere - med hensyn til mandat osv.
Hovedformålet med det interne EDI-system er at give deltagerne i systemet den nødvendige information til deres arbejde og vedtagelse af ledelsesmæssige, tekniske, økonomiske og personalebeslutninger. Organisering af kontrollen med gennemførelsen af de trufne beslutninger er også en af de vigtigste funktioner i EDI. Elektronisk dokumenthåndtering er også et middel til at organisere et elektronisk arkiv.
Den eksterne EDI har yderligere funktioner - det giver organisationer mulighed for at udveksle juridisk og økonomisk betydningsfulde dokumenter gennem kommunikationskanaler. En vigtig rolle her spilles af elektronisk signatur, som gør det muligt at identificere afsenderen endnu mere pålideligt end de sædvanlige underskrifter og frimærker på traditionelle dokumenter.
Automatisering af arbejdsgang i virksomheden
På tidspunktet for beslutningen om automatisering har virksomheden et papir-workflow-system. Medarbejdere opretter dokumenter i forskellige programmer, sender dem til hinanden via e-mail. Det har et vist modenhedsniveau og afspejles i forskriftsdokumenter: forskrifter, instruktioner og forskrifter.
Det team, der vil være involveret i automatisering, bør bestemt studere sættet med disse dokumenter, forstå, hvor meget de afspejler de forretningsprocesser, der faktisk har udviklet sig i organisationen. I det elektroniske dokumentstyringssystem skal hver informationsstrøm afspejle den reelle strøm:
- materiale;
- finansielle;
- arbejdskraft.
Og server en bestemt forretningsproces.
Den forretningsmodel, der er oprettet på grundlag af en sådan analyse, skal ikke kun implementeres i informationssystemet, men skal også afspejles i den opdaterede lovgivningsmæssige dokumentation.
Medarbejderne i organisationen opretter de fleste af dokumenterne i elektronisk form i forskellige programmer, sender dem til hinanden via e-mail. Dokumentets form er reguleret, men reglerne for sådanne udsendelser, tidspunktet og indholdet af reaktionen er ikke særlig formaliserede. Dette kan allerede kaldes et EDI-system på det embryonale udviklingsniveau. Nu kan vi tale om automatisering af elektronisk dokumenthåndtering - opbygning af et system til at oprette, udfylde, behandle, dirigere elektroniske dokumenter. En vigtig tilføjelse til systemet vil være et undersystem til overvågning af ydeevne og rapportering.
Hvis modenheden for processerne i virksomheden er tilstrækkelig, er der enhver chance for, at overgangen til elektronisk dokumenthåndtering vil være en succes. Den vigtigste succesfaktor i implementeringen er medarbejderne i virksomheden. De udgør også den største risiko.
Under tilrettelæggelsen af elektroniske dokumenthåndteringssystemer skal implementeringsteamet ikke kun justere formene for dokumenter og standardgodkendelsesruter, men ofte - systemets grundlæggende logik. Ellers er det umuligt at opfylde kravene fra en kunde, der er overbevist om, at de forretningsprocesser, der historisk har udviklet sig i deres organisation, ikke kan forbedres og ikke under nogen omstændigheder kan berøres.
Et sådant kompromis fører til en stigning i prisen på både implementeringen og understøttelsen af systemet - hver installation af opdateringer fra sælgeren bliver til en implementering i miniature. Kvaliteten af systemet reduceres.
Som det fremgår af Gartner-gruppen er virkelig unikke forretningsprocesser, såsom dem, der giver virksomheden en konkurrencefordel, endnu mindre end 1-5% hos førende virksomheder. De resterende processer kan (og bør) erstattes med standardprocesser fra den grundlæggende systemkonfiguration, uden at dette berører organisationen.
Faktisk er den grundlæggende konfiguration den generelle oplevelse fra de mest succesrige virksomheder i branchen. Overgangen til standard forretningsprocesser fører til lavere transaktionsomkostninger og en stigning i den samlede forretningseffektivitet. Elektronisk dokumenthåndtering vil være let og praktisk. Dette betaler fuldt ud for engangsindsatsen for organisatorisk ændring, regulering af tilpasningen og uddannelse af medarbejdere. Under træningen er det nødvendigt at tålmodig og konsekvent forklare brugerne, hvad EDI er, hvordan det vil ændre deres liv og hele virksomhedens liv til det bedre.
EDI mellem virksomheder. Økosystemer til arbejdsgange
EDI-systemer (Electronic Data Interchange) optrådte i Vesten i 70'erne af XX århundrede.
De gennemførte elektronisk dokumentcirkulation mellem organisationer, gav virksomheder mulighed for at placere og modtage ordrer på markedet, arrangere forsendelse af fremstillede produkter til kunden og generere passende logistiske og økonomiske dokumenter i elektronisk form.
Om nødvendigt blev papirer udarbejdet i slutningen af måneden eller kvartalet, deres dannelse, levering, accept, levering tilbage bremsede ikke handels- og produktionsprocessen. Samtidig blev EDI-dataudvekslingsstandarden dannet, som overlevede til implementeringen af XML.
Forbindelse til elektronisk dokumenthåndteringssystem EDI har i høj grad accelereret virksomheders kommercielle og produktionsaktiviteter.
EDI med regeringen
Oprindelig også i Vesten. Emnerne for økonomisk og økonomisk aktivitet kunne indgive en indkomsterklæring i elektronisk form i slutningen af forrige århundrede. I det tyvende århundrede fik russiske skuespillere også denne mulighed. I de senere år er indsendelse af oplysninger til skatteinspektoratet, pensionskassen (PFR), arbejdskontrol i elektronisk form blevet obligatorisk, først for store, derefter for mellemstore og i de sidste faser - for små virksomheder og organisationer.
Virksomheder skal indgå en aftale med FIU om elektronisk dokumenthåndtering. Borgerne fik også muligheden for at oversætte deres kommunikation med skattekontoret i elektronisk format. Hvert år vokser populariteten af sådanne tjenester blandt befolkningen.
Elementer af eksterne EDI-systemer
Klient - en organisation eller en person, der deltager i en EDI og har en elektronisk signatur. EDI-operatøren giver sine kunder en platform for dokumentudveksling.
Elektronisk signatur (ES) - et specielt dannet datasæt, der giver dig mulighed for entydigt at identificere deltageren EDI. Dette sæt er knyttet til et elektronisk dokument og bekræfter dets ægthed.
En elektronisk signatur er oplysninger i elektronisk form, der er knyttet til andre oplysninger i elektronisk form (underskrevet information) eller på anden måde er forbundet med sådanne oplysninger og bruges til at bestemme underskriveren af informationen. (Federal Law of April 6, 2011 No. 63-FZ "On elektronisk signatur ")
Tre klasser af elektronisk signatur accepteres i Den Russiske Føderation. De adskiller sig i niveauet for beskyttelse og formål.
- Enkel underskrift - bekræfter, at dokumentet er sendt af en bestemt person - ejeren af denne signatur. Det bruges til at bekræfte identiteten af afsenderen af e-mailen til adressen på officielle institutioner på forskellige niveauer eller specifikke embedsmænd.
- Forbedret ukvalificeret underskrift - bekræfter både afsendelse af et elektronisk dokument af en bestemt person og det faktum, at der ikke blev foretaget ændringer i dokumentet fra underskrivelsesøjeblikket. Det bruges til certificering af dokumenter, som udskrivning er valgfri for. Denne signatur genereres ved hjælp af krypteringsværktøjer, certifikater udstedt af en ikke-godkendt certificeringsmyndighed er tilladt.
- Enhanced Qualified Electronic Signature (CEP) - genereres ved hjælp af krypteringssoftware certificeret af FSB. CEP bruger et certifikat fra en akkrediteret certificeringsmyndighed, der fungerer som en garant for ægtheden af underskriften. ED underskrevet af CEP har lige rettigheder med et dokument på papir, der er certificeret ved personlig underskrift. Protest CEP er kun mulig ved retsafgørelse. CEP bruges til interaktion mellem offentlige myndigheder, der bruger statslige informationssystemer
Certification Authority (CA) - en stat eller offentlig organisation, der udsteder elektroniske underskrifter (certifikater).
CA's omdømme accepteres af alle parter, der er involveret i cirkulation af elektroniske dokumenter. CA udsteder certifikater til organisationer og enkeltpersoner - deltagere i omsætningen. Under transaktioner bekræfter CA CA ægtheden af en bestemt elektronisk signatur.
Det akkrediterede certificeringscenter er i et kontraktforhold med rod CA og er forpligtet til at overholde alle krav i lovgivningen i det land, hvor det befinder sig.
EDO-operatør - kommerciel organisation, der giver deltagerne en teknologisk platform til implementering af EDI. Hensættelsen gennemføres på kommercielt grundlag med indgåelse af en kontrakt. Operatøren EDI er underlagt obligatorisk certificering i statslige organer
Elektronisk handelsplatform (ETP) er et kompleks af kommunikationskanaler, software og hardware, designet til at organisere handel mellem kommercielle og statslige organisationer såvel som private.
Den elektroniske handelsplatform forener sælgere og købere af forskellige produkter og tjenester i et enkelt informationsmiljø og giver dem et antal relaterede tjenester. Mange ressourcer i det globale netværk tilbyder tjenester til at samle leverandører og forbrugere, hjælpe dem med at indgå en aftale og handle i større eller mindre grad som garant for en sådan aftale.
For at minimere deres omkostninger kan købere organisere elektronisk bud i form af direkte og omvendte auktioner, konkurrencedygtige indkøb, anmodninger om tilbud og tilbud, optimere omkostninger.Sælgere får let, hurtig og bekvem adgang til markedet og en praktisk platform til at markedsføre deres produkter.
- En ETP til afgivelse af en statsordre er en ETP valgt af RF Ministeriet for Økonomisk Udvikling og FAS til åbne auktioner i elektronisk form.
- ETP til salg af debitors ejendom (konkurs). De blev alle de elektroniske websteder, der udførte offentlige indkøb.
- ETP for placering af ordrer under 223-ФЗ.
- ETP for kommercielle kunder - kommercielle virksomheder byder her i henhold til mere fleksible regler.
- Kommercielle specialiserede ETP'er oprettet til et specifikt selskab. For eksempel: et Gazprom-sted til salg af olieprodukter.
- Kommercielle tværfaglige elektroniske handelsplatforme med et universelt sæt af produkter og tjenester.
ETP'er som Aliexpress og E-bay er almindeligt kendt.
For dem er forbrugerrettigheder beskyttet af både reglerne for platforme og ratingsystemet - hver køber vurderer sælgeren.
Regeringstjenester
Webstedet for statstjenester integrerer internetportaler for mange regeringsagenturer og -tjenester i en samlet konsolideret portal. Det blev skabt i udviklingen af statskonceptet ”Enkelt vindue” for at forenkle kommunikationen med statsmyndighederne for borgerne. Efter at have været logget ind én gang ved hjælp af en kvalificeret elektronisk signatur, kan en russisk statsborger modtage oplysninger om hans:
- Ejendommen.
- Skatter.
- Uddannelse.
- Pensionsydelser.
- At transportere.
- Til dokumenterne.
Og mange andre vigtige punkter.
Du kan kontrollere og betale skatter, bøder og offentlige gebyrer. En borger har også mulighed for at anmode om udstedelse af ethvert officielt dokument, certifikat, pas, visa, certifikat osv. For dette behøver han ikke at gå til institutionen selv eller endda til det multifunktionelle center - ansøgningen indsendes elektronisk, i samme form findes kopier af nødvendige dokumenter.
Efter forberedelse af det ønskede dokument er et besøg i MFC tilstrækkeligt, hvor dokumenterne vil blive verificeret, en registrering af biometriske parametre (om nødvendigt) og udstedelse af det krævede dokument. Denne type elektronisk dokumenthåndtering sparer meget tid for både borgere og ansatte i institutioner - de behøver ikke at bruge tid på den første modtagelse af borgere og dokumenter, og for personlige tilføjelser og rettelser har de heller ikke brug for en personlig tilstedeværelse.
Det elektroniske dokumenthåndteringssystem fra Moskvas regering
I hovedstaden er MosEDO-systemet dannet og har fungeret siden 2011. Elektronisk dokumentcirkulation med dens hjælp udføres indbyrdes af regeringsorganer, tjenester, kommercielle og offentlige organisationer. Systemet er veletableret og nyder velfortjent anerkendelse blandt muskovitter.
Systemet er implementeret og vedligeholdt af Electronic Moscow OJSC og forener mere end 78.000 brugere fra 3.000 organisationer. Kontorarbejde, organisatorisk og administrativ arbejdsgang for Moskva-regeringen overføres fuldt ud til MosEDO-systemet. Den elektroniske dokumentcirkulation af regeringen i den største by er et fremragende bevis på udsigterne og levedygtigheden af EDI-systemer i regeringsorganer.
Med udviklingen af teknologi vil elektronisk dokumenthåndtering erstatte den traditionelle i de kommende år. De vigtigste grunde til fordel for EDI er dem, det giver:
- Hastighed.
- Lav pris.
- Bekvemmelighed for alle deltagere.
- Høj sikkerhed.
- Effektiv kontrol.
Allerede gennemføres de fleste af indkøbene i landet ved hjælp af EDI. Traditionel dokumentation udarbejdes efter afsluttede transaktioner. Snart udstedes papirdokumenter kun i de vigtigste, usædvanlige tilfælde, og spørgsmålet "Hvad er EDI?" til sidst mister sin relevans.