Forretningsrejser er repræsenteret af forretningsrejser, hvor ansatte i virksomheden løser vigtige problemer for organisationen. Ture kan være inden for Rusland eller i andre lande. De betales af arbejdsgiveren, som medarbejderen udarbejder en udgiftsrapport på en forretningsrejse. Dette dokument indeholder oplysninger om, hvor mange penge der blev brugt på turen. Baseret på denne rapport skal regnskabsfører overføre det krævede beløb til medarbejderen til dækning af de afholdte omkostninger.
Dokument koncept
For forretningsrejser blev forudrapporten i 2017 udarbejdet i form af AO-1. I 2018 forblev formen af dette dokument uændret. Dette dokument er godkendt af de statistiske myndigheder, men hvert selskab har mulighed for at tilføje eventuelle tilføjelser til denne rapport.
Du kan ikke kun tilføje nye kolonner, men også ekskludere nogle linjer, der betragtes som overflødige. Omkostningsrapporten på en forretningsrejse præsenteres af det primære regnskabsdokument. Det fungerer som bekræftelse af, at de midler, der blev udstedt til medarbejderen til turen, blev sendt til et eller andet formål.
Samling Nuancer
At udarbejde en udgiftsrapport på en forretningsrejse er ganske enkelt. Denne proces udføres af en ansvarlig person eller en repræsentativ medarbejder, der modtog et bestemt beløb for turen fra lederen af virksomheden. For at sikre, at disse midler faktisk blev brugt under forretningsrejsen, udarbejdes en rapport og sendes til virksomhedens regnskabsfører.
Rapporten kontrolleres af hovedkonti og overføres derefter til direktøren for underskrift. Hvis medarbejderen har brugt mere end det, han modtog før turen i form af et forskud, kan han modtage erstatning. Det udstedes kontant fra organisationens cash desk. Til dette modtager en borger først en kontantudgiftsordre, der angiver, til hvilket formål midlerne blev brugt.
Hvilke former kan jeg bruge?
Ved udarbejdelse af en udgiftsrapport kan ansatte i virksomheder bruge følgende dokumenter:
- AO-1 form godkendt af statistikere;
- en form, der er specielt udviklet af en bestemt virksomhed på basis af AO-1-formularen;
- elektronisk dokument, hvis virksomheden bruger elektronisk dokumenthåndtering.
Hvis virksomheden beslutter at udvikle sin egen form, er det vigtigt at indtaste nogle krævede detaljer i den. Hvis de ikke er til stede, kan dette medføre visse problemer med skatteinspektører.
Hvordan er det lavet?
Alle virksomhedens ansatte, der rejser på forretningsrejser, skal forstå, hvordan man udfylder en udgiftsrapport på en forretningsrejse. Det er ved hjælp af dette dokument, at de vil være i stand til at bekræfte gyldigheden og lovligheden af de afholdte omkostninger. Designreglerne inkluderer:
- en rapportformular udstedes til medarbejderen af en ekspert i regnskabsafdelingen;
- Du kan udfylde dokumentationen selv eller ved hjælp af en revisor
- data indtastes umiddelbart efter turen;
- nogle oplysninger passer ind i virksomhedens regnskabsfolk.
Medarbejderen skal vedlægge andre dokumenter til en sådan rapport, der tjener som bekræftelse af visse udgifter. De præsenteres af forskellige kontroller, kvitteringer eller andre betalingsdokumenter.
En prøverapport om rejseudgifter kan findes nedenfor.
Hvilke oplysninger er inkluderet?
Udfyldelse af dette dokument udføres på grundlag af officielle dokumenter, der er tilgængelige for den ansatte i virksomheden, der ankom fra en forretningsrejse.Hvis beregningerne blev foretaget kontant, vedhæftes forskellige betalingsdokumenter til rapporten. Hvis der blev anvendt ikke-kontante udgifter, kræves et uddrag fra banken.
Følgende information er inkluderet i dokumentationen:
- information om den rejste borger;
- data om den bogholder, der udfylder flere afsnit i denne rapport;
- navnet på den organisation, hvor borgeren arbejder;
- personale antal;
- formålet med forskuddet, repræsenteret ved husholdnings- eller underholdningsudgifter;
- information om omkostningsoverskridelser eller kontantbeholdning;
- lister dokumenter, der bekræfter borgerens omkostninger, mens han er på forretningsrejse;
- Det samlede beløb, som en virksomhedsmedarbejder har brugt på en forretningsrejse
- borgeres signatur.
Efter at have studeret denne rapport lægger revisor sin underskrift på den. Derudover angiver de nummer og dato for rapporten. De udgifter, der skal bogføres, er angivet såvel som antallet af regnskabskonti. Et korrekt udarbejdet og verificeret dokument overføres til direktøren for virksomheden til undersøgelse og underskrift.
Et eksempel på udfyldning af en udgiftsrapport på en forretningsrejse er nedenfor.
Hvilke dokumenter er vedhæftet?
En medarbejder i virksomheden under en forretningsrejse skal gemme alle betalingsdokumenter, der bekræfter visse udgifter. De er registreret i rapporten under dens afslutning. Denne dokumentation kan præsenteres i forskellige former. Følgende papirer er derfor knyttet til rapporten:
- kassererchecks betragtes som den mest almindelige dokumentation;
- strenge rapporteringsformularer;
- kontante warrants;
- kvitteringer;
- overliggende;
- andre betalingsdokumenter.
Alle disse papirer skal kontrolleres omhyggeligt og opbevares under optimale forhold. Hvis de går tabt, vil medarbejderen ikke være i stand til at bevise, at han virkelig brugte de midler, der er modtaget fra arbejdsgiveren til de nødvendige formål. I dette tilfælde kan regnskabsførelse nægte at godtgøre udgifter.
Hvis der bruges midler i organisationer og butikker, hvor der ikke er udstedt en kassecheck, skal du anmode om råvarekontrol.
Hvad er vanskelighederne?
I processen med at udfylde en udgiftsrapport på en forretningsrejse kan der opstå forskellige vanskeligheder. Disse inkluderer:
- hvis en person sendes til et andet land, skal han bekræfte udgifterne med betalingsdokumenter, der er modtaget fra udlændinge, men hvis han ikke har kendskab til et fremmedsprog, har han muligvis ikke forskellige kvitteringer og kontroller;
- ofte, umiddelbart efter en sådan rejse, rejser en borger på ferie, så han ikke har tid til at udarbejde en rapport umiddelbart efter ankomst, men du kan også være nødt til at formulere dokumentation umiddelbart efter en hvileperiode;
- alle dokumenter, der er modtaget fra udlændinge, skal oversættes til russisk.
Det afhænger af rigtigheden af at udfylde rapporten og udarbejde andre dokumenter, om udgifter vil blive godtgjort godt til borgeren.
Funktioner, når du rejser i udlandet
Forretningsrejser kan ikke kun gennemføres inden for Rusland, da det ofte er nødvendigt at besøge udenlandske partnere, og derfor er en forretningsrejse i udlandet påkrævet. Hvordan udsender man en udgiftsrapport i dette tilfælde? Til dette tages funktionerne i betragtning:
- når han vender tilbage fra en rejse, skal medarbejderen udarbejde en rapport inden for tre arbejdsdage;
- hvis pengene blev udstedt i fremmed valuta, er det bestemt angivet i dokumentationen;
- oplysninger om udgifter i udenlandsk valuta skal indtastes uden overførsel til rubelkursen;
- Hvis dokumenter, der bekræfter visse udgifter, er udarbejdet på et fremmedsprog, bliver du nødt til at behandle deres line-for-line-oversættelse til russisk;
- oversættelsesprocessen kan udføres af en direkte medarbejder i virksomheden eller af ansatte i specialiserede virksomheder;
- Hvis billetter til forskellige køretøjer oprettes på et fremmed sprog, er det bestemt nødvendigt at overføre detaljer, som det fulde navn henviser til.passager, ankomststed, fly, dato for afgang og ankomst samt billetpris;
- det er ikke nødvendigt at oversætte oplysninger, der ikke har nogen betydning, f.eks. dette inkluderer flyregler eller funktioner i bagagetransport;
- der er ikke behov for en overførsel, hvis en borger har en elektronisk billet, da alle oplysninger udfyldes på grundlag af kravene i Unified International Codifier;
- der kræves en overførsel til alle andre bilag, der inkluderer en hotelregning eller en check for biludlejning.
Først når alle de ovennævnte krav tages i betragtning, kan en medarbejder i virksomheden bekræfte målforbruget af penge, der er modtaget fra arbejdsgiveren. Hvis ansatte i specialiserede virksomheder er involveret i overførslen, er omkostningerne til sådanne tjenester inkluderet i virksomhedens andre udgifter.
Kan en medarbejder tage på ferie efter en rejse?
Ofte varer forretningsrejser længe nok, så medarbejderen har brug for hvile umiddelbart efter en sådan rejse. Det er tilladt straks at tage en ferie efter en sådan tur. Til dette er det ikke nødvendigt at komme på arbejde og straks overføre en forhåndsrapport på en forretningsrejse.
Det er tilladt at udarbejde dokumentation umiddelbart efter afrejse og ikke inden for tre dage efter hjemkomst fra turen.
Leveringsfrister
Dokumentet lejes inden for tre dage. Nedtællingen begynder med følgende punkter:
- vende tilbage fra en forretningsrejse;
- udgang fra ferie;
- vende tilbage fra sygefravær.
Derfor starter nedtællingen på tre dage fra det øjeblik, hvor borgeren vender tilbage til arbejde for at fortsætte sin karriere. Hvis fristerne for overførsel af forhåndsrapporten på en forretningsrejse overtrædes, fører dette til det faktum, at medarbejderen ikke modtager penge fra virksomheden til at dække de udgifter, der er afholdt af ham. Derudover kan denne situation blive grundlaget for at holde virksomheden ansvarlig, hvis overtrædelser identificeres af skatteinspektører.
Hvilke ledninger bruges?
For at godkende en korrekt udfyldt form af en forskudsrapport på en forretningsrejse er det nødvendigt at indtaste de relevante data i regnskabsregistret. For at gøre dette bruger regnskabsfører posteringer til at reflektere indkomst- eller udgiftstransaktioner. Omkostninger bogføres til konto 71.
Hvis en borger tilbragte mere på en rejse, end han modtog fra arbejdsgiveren, kan han regne med kompensation for sådanne udgifter. For at gøre dette skal han bekræfte dem med officielle dokumenter. Kun i dette tilfælde indføres de nødvendige oplysninger af regnskabsføreren i selskabets bogføring.
konklusion
Forretningsrejser kan kræves af ethvert selskab af forskellige grunde. De kan udføres i Rusland eller i andre lande. Arbejdstagere på forretningsrejser kan forvente at modtage kompensation for deres udgifter. For at gøre dette skal de gemme betalingsdokumenter, der bekræfter de afholdte udgifter.
Efter en forretningsrejse udarbejdes en forskudsrapport af virksomhedsmedarbejderen. Den indeholder information om alle udgifter under turen. Andre dokumenter, der er knyttet til det, studeres af selskabets revisor og direktør. Baseret på denne rapport indføres de nødvendige data i virksomhedens regnskab.