Bạn có biết rằng công việc hiệu quả của bất kỳ công ty nào không có ngoại lệ là không thể nếu không có các thủ tục như giới thiệu và điều chỉnh nhân viên mới? Nếu người lãnh đạo bỏ qua thực tế này, anh ta có thể mong đợi sự thất vọng. Có vẻ như trước khi người này cho thấy kết quả tuyệt vời. Còn bạn, ở một nơi làm việc mới, sau hai tuần, mọi thứ vẫn không quen và trở nên tốt hơn.
Tại sao điều này xảy ra? Bất kỳ người quản lý nào cũng nên nói rõ với chính mình rằng ngay cả nhân viên mới làm việc có triển vọng nhất cũng không thể biết tất cả các điều khoản và điều khoản được thông qua tại một nơi làm việc mới. Bắt đầu nhiệm vụ công việc, anh ta tiến hành từ ý tưởng và kinh nghiệm của riêng mình, điều này luôn luôn phù hợp.
Nói với anh ấy về công ty.
Trước hết, một nhân viên mới ngay từ đầu phải tự tin vào độ tin cậy của công ty, giá trị của nó đối với khách hàng và bản thân anh ta là một nhân viên. Anh ấy chắc chắn cần phải được giới thiệu với các mục tiêu và lịch sử chính của tổ chức. Biểu hiện của sự quan tâm thực sự đối với người nghe là một chỉ báo tốt.
Cần phải làm rõ rằng công việc mới ngụ ý một triển vọng tốt cho sự phát triển và phát triển chuyên nghiệp. Ngay từ đầu, người ta nên phác thảo triển vọng nghề nghiệp có thể và hành động cần thiết để đạt được chúng. Đó là khuyến khích để tiến hành đào tạo cho nhân viên mới với sự giúp đỡ của các tài liệu định hướng. Chúng có thể được trình bày dưới dạng tài liệu quảng cáo, thuyết trình hoặc video có chứa thông tin về công việc trong công ty của bạn. Lý tưởng nhất, tài liệu đào tạo nên được đi trước bởi một lời chào và một địa chỉ của người đứng đầu cho nhân viên mới.
Biết được các loại dịch vụ và hàng hóa mà tổ chức cung cấp trên thị trường sẽ thúc đẩy đáng kể việc đưa nhân viên mới vào nhịp làm việc. Sự hiện diện trong tay của họ các tài liệu tham khảo ở dạng in hoặc điện tử là một đảm bảo rằng nhân viên sẽ không làm bạn mất tập trung trong việc giải quyết nhiều vấn đề nhỏ.
Cụ thể hơn
Điều rất quan trọng để mô tả cho người mới bắt đầu những kết quả cụ thể được mong đợi từ các hoạt động của anh ấy. Bài thuyết trình của ông về vấn đề này không nên tách rời khỏi ý kiến của quản lý. Đừng cho rằng một người sẽ hiểu những điều hiển nhiên đối với bạn theo mặc định. Bất kỳ chi tiết nên được làm rõ.
Một mô tả công việc rõ ràng cho mỗi nhân viên là điều kiện không thể thiếu cho các hoạt động của bất kỳ công ty nào. Có thể đánh giá kết quả cụ thể của lao động với sự giúp đỡ của các tiêu chí được xây dựng rõ ràng, mà người mới bắt đầu cũng nên được giới thiệu.
Ở giai đoạn ban đầu, một nhiệm vụ hoàn toàn xác định nên được đặt ra cho anh ta với kết quả có thể đo lường được trong các số liệu cụ thể hoặc các chỉ số khác. Nó nên khả thi trên cơ sở kiến thức và kỹ năng mà một người sở hữu mà không cần đào tạo thêm.
Vì việc đồng hóa một lượng lớn thông tin mới không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, một người cố vấn cho nhân viên không chỉ mong muốn, mà còn cần thiết. Chọn một trong số các nhân viên có thẩm quyền nhất. Dành thời gian để thảo luận về nhiệm vụ và kết quả với người cố vấn của bạn.
Yếu tố con người
Vào ngày làm việc đầu tiên, sự thích nghi của một nhân viên mới trong nhóm bắt đầu. Nó nên được trình bày cho các đồng nghiệp những gì có thể được thực hiện trong cuộc họp chung hoặc bằng cách đi vòng quanh mọi người trong văn phòng.Một cách riêng biệt, chú ý đến người mới đến những người mà anh ta sẽ liên tục tương tác theo nhiệm vụ của mình.
Giải thích công ty nào đã áp dụng phương thức truyền thông. Nếu bạn có liên lạc Skype giữa các đồng nghiệp, đừng quên thêm người mới vào trò chuyện chung và cung cấp tất cả các liên hệ cần thiết cho công việc. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc sử dụng điện thoại của công ty với danh sách các số dịch vụ. Nói chung, một danh sách trên giấy hoặc phương tiện điện tử về tên của các đồng nghiệp chỉ ra các vị trí và điều khoản tham chiếu là một điều không thể thay thế cho bất kỳ người mới bắt đầu.
Một tour du lịch của văn phòng không làm tổn thương. Lúc đầu, một nhân viên "tươi" có thể ngại ngùng khi tự hỏi về bất kỳ chuyện vặt vãnh nào. Đã nói những gì nằm, làm thế nào để pha cà phê, vv, bạn sẽ làm cho một người cảm thấy rằng họ quan tâm đến sự thoải mái của họ.
Mỗi công ty, như một quy luật, có tiêu chuẩn ứng xử của công ty. Việc giới thiệu và điều chỉnh nhân viên mới ngụ ý, trong số những điều khác, cũng làm quen với họ. Điều này có thể liên quan đến một quy định trang phục nhất định, cấm sử dụng điện thoại di động đối với các vấn đề cá nhân trong giờ làm việc hoặc nhu cầu nhân viên được ghi chú trong một tạp chí đặc biệt vào buổi sáng. Thông báo cho người mới bắt đầu về các quy tắc này ngay lập tức để tránh hiểu lầm.
Giới thiệu về vị trí và thích ứng của nhân viên mới là những cột mốc quan trọng
Chúng ta hãy xem xét các giai đoạn quy trình thích ứng một nhân viên mới làm quen nên được chia nhỏ. Có một số giai đoạn như vậy, và mỗi giai đoạn có các biện pháp và phương pháp thích ứng riêng. Đầu tiên trong số họ bắt đầu ngay cả trước khi một nhân viên mới gia nhập đội. Cái khác - giới thiệu - kéo dài cho ngày làm việc đầu tiên của anh ấy.
Trong tuần làm việc đầu tiên, quá trình làm quen và định hướng chung của người mới bắt đầu diễn ra. Đó là về giới thiệu toàn bộ tổ chức và đơn vị cụ thể của nó. Sau đó anh ta phải vào bài. Các giai đoạn tiếp theo được chỉ định là sự thích ứng hiệu quả của nhân sự với chức năng đầy đủ.
Toàn bộ quá trình kết thúc với việc đánh giá kết quả đạt được và việc quản lý thông qua quyết định tích cực hay tiêu cực về việc tiếp tục ở lại của nhân viên ở vị trí của mình.
Và bây giờ - chi tiết đầy đủ
Việc tổ chức thích ứng của những người lao động mới bắt đầu bằng việc làm rõ mức độ sẵn sàng của mỗi người trong số họ. Dựa trên điều này, một loạt các biện pháp thích ứng được chọn (riêng trong từng trường hợp). Bởi sự xuất hiện đầu tiên của nhân viên nên chuẩn bị nơi làm việc. Khi nói đến các hoạt động sản xuất, cần phải đảm bảo có sẵn các công cụ cần thiết và một bộ quần áo làm việc (kích thước của nó có thể được chỉ định trong bảng câu hỏi khi đi xin việc). Nếu công việc mới mang tính chất văn phòng, một bàn hoàn toàn miễn phí được tổ chức với ghế, máy tính và các thiết bị cần thiết khác.
Khi nơi làm việc cần được bổ sung bất kỳ thiết bị mới nào, sự cần thiết phải được phản ánh trước trong một ứng dụng đặc biệt được gửi đến bộ phận hành chính.
Một kế hoạch gần đúng để nhập nhịp làm việc nên được người quản lý phác thảo trước hoặc tồn tại dưới dạng bản dự thảo tiêu chuẩn "Thích ứng nhân sự" cho vòng tròn chính của các bài đăng có sẵn. Tài liệu này không được vượt quá một trang.
Một người mới nên được xác định bởi một người cố vấn, và vấn đề vượt qua kiểm tra y tế nên được làm rõ với anh ta. Nhóm được thông báo về sự xuất hiện của một đồng nghiệp mới. Nếu một ứng cử viên cho vị trí quản lý được xem xét, anh ta thường được mời làm quen với cấp dưới trong tương lai trước khi đi làm.
Điều gì xảy ra vào ngày đầu tiên đi làm
Vào ngày đầu tiên của một nhân viên xuất hiện tại một nơi làm việc mới, việc giải phóng mặt bằng nên được thực hiện trong bộ phận nhân sự và làm quen với tất cả các tài liệu cần thiết.Danh sách của họ thường bao gồm một mô tả công việc và một danh sách các hành vi địa phương quy định cần thiết. Đồng thời, một hợp đồng lao động phải được ký kết và các quy tắc nội bộ được nghiên cứu.
Cuộc trò chuyện giới thiệu được tổ chức cùng ngày với người mới bao gồm các điểm bắt buộc - những điểm chính của đào tạo về bệnh lao, tiền lương với việc làm rõ thông tin về tiền thưởng và tiền thưởng, cũng như các điều kiện theo đó có thể xử lý hoặc thay đổi tiền lương. Tất cả các câu hỏi có thể được làm rõ về lịch trình làm việc, quy định nghỉ phép và thanh toán nghỉ ốm.
Người mới được thông báo hợp lệ về tiền phạt và hình phạt, cũng như các nghĩa vụ theo thời gian thử việc và được trình bày trong các yêu cầu của mình. Điều cần thiết là phải giải thích cho anh ta những tham số nào sẽ chịu sự kiểm soát đặc biệt và liên hệ với ai về các vấn đề mới nổi.
Nếu có một "bộ tài liệu dành cho người mới bắt đầu" (một bộ tài liệu thông tin), cũng như một vấn đề mới của một tờ báo công ty, chúng phải được trao cho một nhân viên mới.
Cùng ngày, nên tổ chức một chuyến tham quan nhỏ của đơn vị và làm quen với các đồng nghiệp. Cần chú ý đặc biệt đến cuộc trò chuyện với nhà lãnh đạo và cố vấn, trong đó có giải thích về các điểm của kế hoạch, theo đó bạn phải vào vị trí. Một vấn đề quan trọng là việc tổ chức các điều kiện để đưa hệ thống thông tin doanh nghiệp vào cơ sở dữ liệu với việc tạo một địa chỉ email riêng.
Làm quen với tổ chức của doanh nghiệp
Tuần làm việc đầu tiên được coi là giai đoạn làm quen và định hướng chung. Tại thời điểm này, nhân viên làm quen với công ty như vậy, các quy tắc của công ty được thông qua trong đó, lịch làm việc, cũng như các truyền thống, lịch sử và các quy tắc và nguyên tắc bất thành văn. Nếu người mới bắt đầu có kinh nghiệm làm việc trong các cấu trúc tương tự, thời gian thích ứng sẽ qua nhanh và không đau, nhưng trong mọi trường hợp, tình huống sẽ không quen thuộc ở mức độ này hay mức độ khác liên quan đến các chi tiết cụ thể của một hoạt động cụ thể.
Những sắp xếp tổ chức nên được dự kiến cho giai đoạn này? Cần phải sắp xếp cho một người mới tham gia vào một khóa đào tạo giới thiệu của công ty bao gồm một chuyến tham quan chi tiết của toàn bộ doanh nghiệp, xem một video thông tin hoặc phim, tham quan (nếu có) một bảo tàng công ty. Nhân viên được giới thiệu để quản lý các bộ phận còn lại và chuyển cho anh ta để nghiên cứu các tài liệu cần thiết.
Mức độ mà đồng nghiệp tương lai tham gia vào hệ thống các giá trị và thái độ được tổ chức phê duyệt phụ thuộc vào mức độ của giai đoạn này được thực hiện. Tại thời điểm này, mầm của sự cam kết và lòng trung thành được đặt ra. Nhân viên nhận được rất nhiều thông tin mới về số lượng đơn vị và thứ tự công việc trong mỗi đơn vị, vị trí và tính năng của hoạt động. Ông đồng hóa một chính sách quản lý liên quan đến nhân sự, nội dung của các yêu cầu kỷ luật, sự sẵn có của các cơ hội nghề nghiệp và các lợi ích có sẵn.
Trong suy nghĩ của một người mới, thông tin cần thiết được đặt ra đến từng chi tiết nhỏ nhất - tổ chức bữa ăn tối, nghỉ giải lao, phong cách giao tiếp được chấp nhận giữa đồng nghiệp và các chi tiết khác trong gia đình. Việc giới thiệu và điều chỉnh nhân viên mới liên quan đến những chuyện vặt vãnh đó có thể được giao cho người quản lý nhân sự.
Trong bộ phận của mình
Thủ tục giới thiệu một đơn vị là hình thành thái độ làm việc theo nhóm. Nhân viên mới nên làm quen với mọi người để giao tiếp trong quá trình hoạt động. Anh ta nên trở nên nhận thức về các quy tắc nội bộ của bộ phận của mình. Với người cố vấn - sự hợp tác hiệu quả đã được thiết lập, và sự thay thế sau này là có thể với sự chuyển đổi sang một giai đoạn thích ứng mới.
Trong những ngày đầu, người quản lý nhóm hoặc một trong những nhân viên giàu kinh nghiệm nhất có thể đóng vai trò là người cố vấn.Lý tưởng nhất là khi người đứng đầu bộ phận sẽ có thể khắc một phần thời gian làm việc của chính mình để thực hiện các nhiệm vụ đó. Thông thường cấp trên trực tiếp phụ trách các vấn đề lý thuyết. Ở giai đoạn phát triển và hoạt động thực tiễn, người hướng dẫn-cố vấn đồng hành cùng người mới bắt đầu. Thông thường điều này áp dụng cho bộ phận bán hàng và các chuyến thăm chung cho khách hàng.
Tiếp tục sử dụng
Ở giai đoạn thứ hai, bao hàm việc vào bài, quan hệ với các đồng nghiệp được thiết lập và các chức năng cơ bản của cả đơn vị và nhân viên đều được nắm vững, cũng như các quy tắc và thủ tục cơ bản. Điều này tiếp tục ba tháng đầu tiên làm việc bình thường. Người cố vấn hoặc người giám sát ngay lập tức đưa ra cho người mới bắt đầu với tài liệu chứa các điểm chính cần thiết trong công việc.
Nhân viên đã quen với một nơi làm việc mới, làm rõ nơi lưu trữ một số tài liệu nhất định và thiết bị văn phòng thạc sĩ (máy photocopy, fax, máy tính làm việc riêng). Các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc ở vị trí này được chỉ định và chỉ định.
Ở giai đoạn này, người cố vấn nên phác thảo các mục tiêu và mục tiêu mà thành tích của họ sẽ được đánh giá vào cuối giai đoạn thử nghiệm. Nhân viên phải được thông báo chính xác bởi những tiêu chí cần thiết để đánh giá công việc của họ. Nó nên được giới thiệu về tần suất báo cáo, cũng như các hình thức của nó. Cần duy trì đầy đủ thông tin phản hồi với nhân viên để làm rõ một số vấn đề và điều chỉnh kỳ vọng lẫn nhau.
Thay đổi trạng thái
Giai đoạn định hướng hiệu quả bao gồm việc dần dần đưa người mới vào trạng thái mới và thiết lập mối quan hệ giữa các cá nhân với đồng nghiệp. Trong khuôn khổ của mình, các nhân viên hoạt động tích cực trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau nên được khuyến khích bằng cách kiểm tra và làm rõ cách thức thu thập thông tin. Ở đây, như chưa bao giờ, điều quan trọng là tối đa hóa sự hỗ trợ của anh ấy với một đánh giá về hiệu quả của các hành động nhất định.
Sau khi hoàn thành, nhân viên của anh bước vào giai đoạn hoạt động đầy đủ. Nó được đặc trưng bởi việc hoàn thành khắc phục các vấn đề - cả sản xuất và liên cá nhân, với sự chuyển đổi sang trạng thái làm việc ổn định. Với hiệu quả thích hợp của quá trình thích ứng, điều này có thể thực hiện được chỉ sau vài tháng kể từ ngày nhập học. Việc giảm thời gian gia nhập như vậy giúp tổ chức thu được lợi ích tài chính đáng kể, đặc biệt là khi tuyển dụng nhân viên mới với số lượng lớn.
Trong tất cả các giai đoạn thích ứng, điều rất quan trọng là đảm bảo sự tương tác hiệu quả với những người được giao vai trò cố vấn, giám sát việc tuân thủ những gì được lên kế hoạch, giám sát sự tham gia của nhân viên vào các chương trình đào tạo và đảm bảo rằng họ được cung cấp bất kỳ tài liệu và công cụ cần thiết nào.
Tóm tắt
Ở giai đoạn cuối, một phân tích về sự thành công của quá trình thích ứng và các yếu tố riêng lẻ của nó nên được thực hiện. Thông thường giai đoạn này được tính đến cuối giai đoạn thử nghiệm. Hai tuần trước ngày dự kiến, người quản lý nên được nhắc nhở về thủ tục sắp tới và cung cấp cho anh ta, cùng với người cố vấn và bản thân nhân viên, các mẫu đơn để đánh giá công việc sau này trong thời gian dùng thử. Không muộn hơn ba ngày trước hạn chót, bạn nên kiểm soát việc hoàn thành các mẫu đánh giá đó, thảo luận về kết quả thích ứng và tóm tắt các kết quả cần thiết.
Nếu quyết định là tiêu cực, nhân viên sẽ được cung cấp một vị trí mới (bằng cách chuyển giao), hoặc anh ta được thông báo về việc sa thải. Khi có quyết định tích cực, xin chúc mừng bạn đã hoàn thành thành công giai đoạn thử nghiệm và một cuộc trò chuyện được tổ chức, nội dung của nó là thiết lập các nhiệm vụ chính cho năm làm việc tiếp theo và phát triển kế hoạch phát triển cá nhân.
Và hơn thế nữa ...
Ở mỗi giai đoạn, những khó khăn có thể được gọi là khủng hoảng thích ứng, gây ra tình trạng lo lắng và căng thẳng.
Nếu (như thường lệ hiện nay) nhân viên được di chuyển giữa các bộ phận công ty ở các khu vực khác nhau, dịch vụ nhân sự nên giải quyết tất cả các vấn đề tổ chức và các vấn đề khác liên quan đến việc sắp xếp lại trước. Nó sẽ không làm tổn thương bất kỳ công ty nào có số liệu thống kê cần thiết về độ dài trung bình của thời gian thích ứng cho người mới bắt đầu, điều này sẽ giúp tổ chức thành công công việc của nhân viên mới được tuyển dụng.
Quá trình thích ứng có thể được coi là hoàn thành đầy đủ khi cuối cùng nhân viên gia nhập nhóm và không còn là người mới.