Kế toán và cải thiện hoạt động kho là chìa khóa cho chất lượng công việc của bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào. Chính xác làm thế nào công việc của kho được điều chỉnh xác định cách thức hoạt động hợp lý của công ty, sử dụng hiệu quả các nguồn lực sản xuất. Gỡ lỗi, cải tiến hệ thống, kế toán tự động các hoạt động kho cho phép đạt được lợi nhuận và năng suất tốt hơn, và thành phẩm trở nên tốt hơn.
Tại sao chúng ta cần một nhà kho?
Mục đích chính của kho trong bất kỳ công ty nào là lưu trữ hàng tồn kho sản xuất - MPZ. Kho - một nền tảng cho các công việc khác nhau: ở đây các vật liệu được chuẩn bị để sử dụng như một phần của quy trình sản xuất, được gửi đến người tiêu dùng. Tổ chức hiện đại, hiệu quả và công nghệ vận hành kho sử dụng các phương pháp mới nhất, phần mềm cho phép giảm thiểu tổn thất vật chất cả trong quá trình lưu trữ và khi sử dụng trong công việc. Điều này, đến lượt nó, ảnh hưởng đến chi phí hàng hóa. Nhưng việc đăng ký bất cẩn của các hoạt động kho hàng tạo ra các điều kiện trong đó không thể tránh được hành vi trộm cắp. Người đứng đầu công ty, bất kể anh ta tự tin vào từng nhân viên như thế nào, phải nhận thức được rằng luôn có khả năng hành vi nhân viên không công bằng bị kích động bởi cả phẩm chất cá nhân và áp lực bên ngoài.
Một phần không thể thiếu của hệ thống kho là chuyên gia vận hành kho. Phụ thuộc vào trình độ, sự chu đáo, trình độ học vấn của anh ấy, liệu nhà kho sẽ có chính xác như một chiếc đồng hồ hay không, hay liệu các vấn đề sẽ được theo đuổi thường xuyên. Khi chọn nhân viên cho một kho, nó không đủ để đảm bảo rằng ứng viên sở hữu 1C: Kho. Bạn cần tìm hiểu xem anh ấy hiểu hậu cần như thế nào và liệu anh ấy có hiểu logic của việc tổ chức các vùng lưu trữ hay không.
Phân loài kho
Tùy thuộc vào điểm đến, có một số nhóm kho. Hệ thống phân loại cổ điển:
- vật liệu;
- sản xuất nội bộ.
Nhóm thứ hai được chia thành các kho:
- giữa các xưởng;
- bên trong xưởng.
Nguyên liệu, như tên gọi của nó, là cần thiết để lưu trữ dự trữ vật chất của doanh nghiệp. Dưới đây là tất cả mọi thứ mà công ty cần cho một quy trình làm việc mà không bị gián đoạn. Họ điều chỉnh công việc của kho nguyên liệu, tiến hành các hoạt động kho cơ bản theo cách mà quy trình sản xuất luôn được cung cấp với các vật liệu có lề. Sự rõ ràng của hậu cần kho quyết định sự thành công của công ty, dây chuyền sản xuất, khả năng của doanh nghiệp để đối phó với các đơn đặt hàng và người đứng đầu các phòng ban - với các nhiệm vụ.
Sản xuất nội bộ - đây là những loại kho tồn tại bên trong các cửa hàng và giữa chúng, cần thiết cho MPZ. Nó cũng chứa dự trữ liên hoạt động cần thiết cho các công việc được phục vụ rõ ràng và kịp thời. Lưu giữ hồ sơ hoạt động kho xảy ra khi điều chỉnh ca làm việc được giới thiệu trong sản xuất. Đó là, mỗi lịch trình mới, mỗi ca làm việc liên tiếp của công nhân phải có tất cả các nguyên liệu thô cần thiết cho hoạt động bình thường.
Còn gì nữa không?
Ngoài ra, kế toán kho cho phép bạn phân bổ các địa điểm phổ biến và chuyên biệt để lưu trữ MPZ.
Thiết kế phổ quát để bạn có thể dễ dàng lưu trữ nhiều giá trị trong một thời gian dài đến với công ty. Đây thường là cách tổ chức kho trung tâm. Các dự trữ được lưu trữ ở đây được dành cho quản lý và sản xuất.
Những chuyên ngành là những nơi chỉ có các loại giá trị cụ thể cư trú. Nó có thể là kim loại hoặc sơn, vecni hoặc gỗ, các sản phẩm điện, thực phẩm đông lạnh và như vậy.
Thiết bị kế toán
Kế toán hiệu quả của hoạt động kho chỉ có thể khi các giá trị được ghi lại được lưu trữ trong một hệ thống logic, có hệ thống. Điều này có nghĩa là phải có một không gian được thiết kế rõ ràng và các nhà khai thác kho có và có thể sử dụng cân và các dụng cụ đo lường khác. Họ đánh giá tại chỗ các thông số chất lượng của hàng hóa đến và theo dõi độ an toàn của nó, đo lường khối lượng của các mặt hàng đã ban hành và xác định sự không nhất quán, nếu có, và cũng xác định nguyên nhân của những gì đã xảy ra.
Khối lượng vật liệu nhận được được tính đến dựa trên đơn vị tài khoản được công ty áp dụng. Để kiểm soát vị trí, đo lường, cân nhắc, xem xét có bao nhiêu mảnh đến. Trong một số trường hợp, cái gọi là tính toán lý thuyết được sử dụng.
Kế toán: tại sao điều này là cần thiết?
Chương trình 1C: Kho để làm gì? Tại sao chúng ta cần lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho theo ý của doanh nghiệp? Câu hỏi này có thể nảy sinh giữa những người quản lý tin tưởng vô điều kiện vào sự trung thực của nhân viên của họ. Tuy nhiên, cho dù các nhà quản lý đã tự tin vào nhân viên như thế nào, kế toán là một phần bắt buộc của bất kỳ kho hàng nào, không có lối thoát nào từ việc này.
Kế toán cho các hoạt động kho là nhằm đảm bảo sự an toàn của các giá trị nhận được tại doanh nghiệp. Dữ liệu được tích lũy trong hệ thống kế toán giúp xác định liệu công ty có vị trí chuyển động chậm hay liệu có dư thừa nguyên liệu hay không. Từ công việc của hệ thống kế toán, rõ ràng doanh thu lớn như thế nào, không chỉ nói chung, mà còn liên quan đến một loại vật liệu cụ thể. Cuối cùng, tại bất kỳ thời điểm nào, cơ sở dữ liệu trả lời câu hỏi: Tập còn lại bao nhiêu mặt hàng trong kho?
Kho: chúng tôi chấp nhận vị trí
Một trong những hoạt động quan trọng nhất trong kho là việc chấp nhận hàng hóa. Một chương trình tự động cho kế toán chứng khoán thường được thiết lập cho kế toán định lượng, nhưng ngoài nó, chất lượng cũng nên được thực hiện.
Nhà điều hành chịu trách nhiệm đảm nhận vị trí kiểm tra số lượng vị trí nhận được và kiểm soát chất lượng của từng vị trí. Trong trường hợp này, trước tiên bạn cần làm rõ sự tuân thủ về mặt khối lượng, chỉ sau đó về chất lượng. Trong một số kho, sự chấp nhận rơi vào thủ kho, người chịu trách nhiệm về kho, người quản lý và trong một số, trách nhiệm được chia sẻ giữa người quản lý và nhân viên kỹ thuật.
Nếu vật liệu thuộc các loại đặc biệt được chấp nhận vào kho - cái gọi là cuộc hẹn có trách nhiệm, một ủy ban được chỉ định để chấp nhận. Thủ tục chấp nhận vị trí có giá trị là tương tự. Chương trình kế toán chứng khoán phải chứa danh pháp đầy đủ trong cơ sở dữ liệu theo thứ tự được phê duyệt tại sự kiện. Trình tự tương tự giới thiệu ủy ban tuyển chọn, chỉ định thành phần theo tên. Ở một số công ty, trách nhiệm ban hành một đơn đặt hàng thuộc về kỹ sư trưởng.
Kế toán kho: nó hoạt động như thế nào?
Vì vậy, các vật liệu tại kho được chấp nhận, hóa đơn được kiểm tra, vị trí được kể lại, chất lượng của từng loại đã được nghiên cứu: sờ nắn, ngửi, nếm. Tiếp theo là gì? Và sau đó, phép thuật thực sự của kiểm soát hàng tồn kho bắt đầu - một thứ không cho phép các giá trị xuất hiện trong công ty phân tán xung quanh các góc, như những con chuột muốn làm.
Một trong những trợ lý chính cho người quản lý kho, và thông qua anh ta - người đứng đầu công ty - đây là những tài liệu về hoạt động của kho. Chúng phản ánh những gì vật liệu đã đến kho, những gì đã đi, những gì đã được sử dụng và những gì nó đã được viết ra. Kế toán như vậy nên được vận hành, phản ánh tình trạng hiện tại, tính đến tất cả các nhân viên có trách nhiệm và cách họ tiến hành kinh doanh. Gán giá trị cho số lượng hàng tồn kho, sau đó nhập vào thẻ kế toán, cho biết số lượng vị trí xuất hiện trong công ty, mức tiêu thụ của họ.
Thẻ làm nền tảng của mọi thứ
Thẻ được sử dụng để lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến giá trị được gán. Việc điền vào các thẻ được giao phó cho người chịu trách nhiệm về vật chất mà họ sơ bộ ký kết thỏa thuận trách nhiệm pháp lý. Một sổ đăng ký đặc biệt được mở cho thẻ, từ đó một sổ đăng ký cụ thể được cấp nghiêm ngặt chống lại việc nhận.
Kế toán kho có thể được lưu giữ mà không cần đăng ký, nhưng với sự giúp đỡ của các cuốn sách được soạn thảo theo cách quy định. Tuy nhiên, trên thực tế, gần như tất cả các công ty hiện đại đã chuyển sang kế toán tự động. Trong trường hợp này, thẻ được duy trì ở dạng điện tử và chỉ những người dùng có tài khoản trong hệ thống mới có quyền truy cập. Chương trình lưu thông tin về những người đã thực hiện những thay đổi đó hoặc khác đối với thẻ, đóng vai trò tương tự như danh sách trong sổ đăng ký khi nhận được bản sao giấy của tài liệu kế toán.
Không báo cáo - không ở đâu
Kế toán cho các hoạt động kho liên quan đến việc theo dõi hàng ngày số dư hàng tồn kho của doanh nghiệp. Mỗi tháng, người chịu trách nhiệm về kho, phân tích các tài liệu ban đầu, chuẩn bị một báo cáo cho người đứng đầu doanh nghiệp. Báo cáo được gửi đến bộ phận kế toán, sao lưu với tài liệu phản ánh việc nhận, mất giá trị.
Báo cáo phải phản ánh các vật liệu, sản phẩm, số lượng như vậy, thành phần đã thay đổi trong kỳ báo cáo. Vào đầu mỗi tháng, một báo cáo riêng được chuẩn bị, cho biết trong đó số dư lớn như thế nào đối với các vị trí khác nhau theo ý của doanh nghiệp. Các tài liệu chính của công ty là cơ sở để sửa chữa sự xuất hiện của các giá trị, khởi hành. Trên cơ sở những dữ liệu này, hãy chuẩn bị một mã số và số dư phản ánh trạng thái của công ty vào cuối tháng. Thông tin được chỉ ra trong các báo cáo phải tương tự như thông tin có trong hệ thống kế toán kho và trong các thẻ vị trí.
Trường hợp đặc biệt
Trong một số trường hợp, kế toán của hoạt động kho được thực hiện theo các loại chung. Ví dụ, nếu một công ty có dây chuyền sản xuất cho phép sửa chữa máy móc, thì việc hạch toán tất cả các phụ tùng nhỏ có thể được coi là không thực tế. Trong trường hợp này, bạn có thể nhập một danh mục chung - ví dụ: phụ tùng thay thế cho máy phay. Điều này giúp làm cho việc xử lý dữ liệu ít tốn công và thời gian hơn. Kế toán được thực hiện trong tổng số điều khoản, tên riêng của các giá trị không xuất hiện trong đó.
Một số công ty có thuốc trong kho. Trong trường hợp này, kế toán của các hoạt động kho được thiết lập theo cách để luôn biết tổng số lượng, nhưng không liệt kê các mặt hàng cụ thể. Thẻ đặc biệt chỉ nên được sử dụng cho những loại thuốc có chứa cồn hoặc các chất độc hại. Báo cáo về thuốc được giao cho bác sĩ, bác sĩ thú y của doanh nghiệp. Họ đích thân lập danh sách, sau đó được gửi đến kế toán.
Kho bãi và hậu cần
Các kho khác nhau thực hiện các hoạt động khác nhau: điều này được xác định bởi các chi tiết cụ thể của một tổ chức cụ thể. Theo đó, điều này xác định các loại hoạt động kho theo yêu cầu của công ty. Số lượng kho lớn nhất ở nước ta hiện nay là các công ty bán lẻ, bán buôn, dịch vụ. Xem xét công việc của các công ty bán buôn, chúng ta có thể phân biệt các hoạt động kho sau:
- bốc dỡ xe có hàng hóa;
- chấp nhận mang lại;
- di chuyển các mặt hàng trong kho;
- vị trí của hàng hóa trong các phần dành riêng cho việc này;
- lựa chọn các giá trị;
- nhân sự;
- đang tải.
Nói chung, điều này có thể được mô tả bởi thuật ngữ Logistics Logistics. Trong trường hợp của chúng tôi, hậu cần mô tả việc bốc xếp các vật có giá trị.
Và chúng ta làm việc như thế nào?
Đặc điểm của hoạt động kho của bốc xếp phụ thuộc vào loại hàng hóa bạn cần làm việc với, loại vận chuyển để phục vụ. Một ảnh hưởng mạnh mẽ đến công việc được cung cấp bởi mức độ cơ giới hóa của các quy trình đơn giản nhất.Chấp nhận hàng hóa theo chất lượng là một trong những thời điểm quan trọng nhất của toàn bộ tổ hợp liên quan đến việc nhận vị trí tại kho.
Làm thế nào chính xác để kiểm soát dòng tài sản vật chất được quyết định bằng cách phân tích thông tin về số lượng và chất lượng của các vị trí trong kho. Thực tiễn cho thấy rằng thường trong các hệ thống kế toán, dữ liệu không chính xác, không đầy đủ, dẫn đến sai sót trong quản lý và tổn thất cho công ty. Hoạt động công nghệ xảy ra trong quá trình hậu cần hàng hóa có liên quan đến những thay đổi ngoài dự kiến về số lượng và chất lượng. Hàng hóa có thể bị đánh cắp, hư hỏng, mất mát, có khái niệm "sự suy giảm quá mức". Nhân viên có thể mắc lỗi, hình thành các lô không chính xác, vận chuyển hàng hóa không chính xác. Tất cả điều này dẫn đến sự thiếu hụt, phân loại lại, khối lượng dư thừa.
Khi chấp nhận hàng hóa, điều rất quan trọng là phải đánh giá cẩn thận người nộp đơn, thường xuyên so sánh các giá trị với danh sách khai báo. Do đó, đối với bất kỳ vị trí nào kèm theo tài liệu nên được phát hành, theo quy định, hóa đơn. Tài liệu từng bước là phương pháp hiệu quả nhất để có được dữ liệu vị trí chứng khoán chính xác.
Dữ liệu phải được cập nhật!
Tuy nhiên, điều quan trọng không chỉ là ghi lại chính xác tất cả các vị trí mà công ty nhận được. Cần phải giới thiệu một hệ thống kế toán cho các hoạt động kho, sẽ giữ cho cơ sở dữ liệu được cập nhật bất cứ lúc nào. Và đây là giải pháp công nghệ hiện đại nhất để giải cứu. Đây là phần mềm chuyên dụng được thiết kế dành riêng cho kho. Một ví dụ điển hình là sản phẩm của công ty 1C, được gọi là Kho Kho ". Việc sử dụng phần mềm như vậy có thể giảm thiểu các lỗi liên quan đến mất thông tin, cũng như giảm yếu tố con người.
Để dữ liệu chính xác nhất có thể và phản ánh tình hình thực tế trong kho bất cứ lúc nào, bạn cần giới thiệu một hệ thống kiểm soát chuyển động của các giá trị phản ánh bất kỳ chuyển động nào. Tất cả các bước - từ nguồn đến người tiêu dùng - phải tìm vị trí của họ trong tài liệu nội bộ của công ty. Chỉ có tổng kiểm soát như vậy mới có thể cung cấp mức độ tin cậy cao của dữ liệu được sử dụng cho các quyết định quản lý.
Chúng tôi lưu trữ và mang đi
Hàng hóa lấy từ nhà cung cấp trong kho được đặt trong một khu vực dành cho việc lưu trữ thường xuyên. Nếu hàng hóa đến trong container hoặc là hàng hóa mảnh, chúng có thể được xếp chồng lên nhau. Một lựa chọn thuận tiện là lắp đặt kệ. Tuy nhiên, các giá trị không thể nằm mãi ở đó, vì vậy sớm hay muộn thời gian cho hoạt động kho tiếp theo - lựa chọn vị trí được lưu trữ. Điều này có thể được thực hiện hoặc là một phần của gói, hoặc nói chung.
Nên cơ giới hóa hoạt động nếu có thể, nhưng điều này không phải lúc nào cũng có thể, và không phải mọi doanh nghiệp đều có đủ tiền để mua các máy móc cần thiết. Lựa chọn được phân biệt bằng cách sử dụng các kỹ thuật cơ giới hóa quy mô nhỏ và cơ giới hóa hoàn toàn.
Kho được cơ giới hóa ở các mức độ khác nhau, trên cơ sở phân biệt này: thống kê, năng động cao độ. Trong trường hợp đầu tiên, có các giá đỡ dọc theo đó nhân viên chọn các ô di chuyển. Theo quy định, anh ta làm việc như một chiếc xe nâng: nắm bắt gói hàng hóa mong muốn, lấy nó ra, chuyển nó đến một nền tảng di chuyển và đưa nó đến người lấy hàng. Nếu bạn không cần toàn bộ gói, thì số lượng vị trí cần thiết sẽ được thực hiện và phần còn lại được đưa trở lại giá đỡ.
Nhưng những người ở độ cao năng động là những người mà thang máy tự động làm việc. Họ trực tiếp các gói hàng hóa đến người lấy và trả lại cho các tế bào. Các cơ chế được trang bị dĩa để giúp lấy vật phẩm mong muốn. Nếu bộ chọn chỉ cần một phần nội dung của gói hàng, phần còn lại sẽ được gửi đến ô lưu trữ.
Chúng tôi đi đến một kết luận hợp lý
Hoạt động kho liên quan đến hậu cần của hàng hóa, hướng của các giá trị cho người mua đang được hoàn thành. Điều này diễn ra tại một trang web dành cho vị trí tải.Để kho hoạt động trơn tru, điều quan trọng là phải kiểm soát hai điểm:
- sử dụng không gian thuận tiện và hiệu quả;
- tài liệu của từng bước làm việc.
Tài liệu, như đã đề cập trước đó, là hiệu quả nhất bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử. Nếu công ty nhỏ, thậm chí không cần thiết phải cài đặt phần mềm đặc biệt, bạn có thể tự mình phát triển một cơ sở đơn giản để ghi lại chuyển động của hàng hóa.
Nhưng về hiệu quả của việc sử dụng các khu vực theo ý của công ty, họ được hướng dẫn bởi các yêu cầu:
- mỗi centimet vuông nên có lợi;
- các lối đi nên rộng;
- lối đi trung tâm cần thiết;
- địa điểm chấp nhận được tổ chức nơi hàng hóa đến;
- khu vực vận chuyển được trang bị nơi các mặt hàng được gửi từ;
- việc làm nên an toàn;
- dòng chảy hàng hóa phải được phân phối để không có chuyển động sắp tới.
Hàng tồn kho
Có lẽ hàng tồn kho là một hoạt động như vậy trong kho, điều đáng lo ngại nhất cho cả nhân viên tuyến tính và người quản lý. Nó khá phức tạp, vì nó liên quan đến một lượng lớn công việc, và thường cũng gây ra các tình huống xung đột. Bạn có thể tránh chúng nếu bạn quản lý để thiết lập quy trình làm việc hoàn hảo. Tuy nhiên, trong thực tế kinh doanh hiện đại thì rất khó.
Hàng tồn kho liên quan đến việc nghiên cứu dư lượng miễn phí, đánh giá của họ, xác định vị trí. Có một số giai đoạn chính của sự kiện. Bạn có thể giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi nếu, khi bắt đầu kiểm kê, bạn hoàn toàn thoát khỏi dự trữ của công ty.
Hàng tồn kho có trình tự sau:
- tạo thành một dự trữ trống;
- Tạo một giao dịch mua trống theo kế hoạch
- thêm vào dự trữ tất cả các vị trí có sẵn trong số dư miễn phí;
- giá trị không được tính được bao gồm trong mua theo kế hoạch;
- hàng hóa trong dự trữ miễn phí được coi là mất tích và được đưa vào một danh sách đặc biệt.
Kết quả của chuỗi này cho:
- số dư trống miễn phí;
- dự trữ tích cực, bao gồm tất cả các vị trí phù hợp;
- danh sách các giá trị còn thiếu;
- Mua sắm có kế hoạch, bao gồm tất cả mọi thứ hóa ra là hết tài khoản.
Do kết quả của hàng tồn kho, các giá trị còn thiếu thường bị xóa, dự trữ tích cực được chuyển thành số dư miễn phí. Cuối cùng, mua theo kế hoạch được mua.
Tóm tắt
Kế toán cho các hoạt động kho hàng trong bất kỳ công ty hiện đại nào muốn thành công và tránh thua lỗ nên dựa trên các chi tiết cụ thể của công ty, phạm vi và đặc điểm của hàng hóa cần thiết để tương tác. Điều quan trọng là ghi lại tất cả các quy trình làm việc của kho để tránh các tình huống xung đột khó chịu.
Kế toán chính xác và chính xác của hoạt động kho cho phép cả nhân viên và người quản lý công ty có thể truy cập nhanh vào thông tin về tình trạng hiện tại trong công ty. Dựa trên dữ liệu đó, quản lý có thể đưa ra quyết định quản lý đúng đắn. Một kế hoạch kế toán được điều chỉnh tốt giúp không chỉ loại bỏ lỗi trong việc giám sát công việc của công ty mà còn giảm thiểu tổn thất, giúp tổ chức làm việc hiệu quả hơn và cũng loại bỏ khả năng mất cắp và không trung thực.