Có các giai đoạn lưu trữ khác nhau trong giấy tờ của các tài liệu thuộc một loại nhất định. Một số trong số chúng liên quan đến những người có giá trị thông tin không giới hạn, trong khi những người khác mất đi sự liên quan đủ nhanh. Vậy những tài liệu nào và bạn cần giữ trong bao lâu? Làm thế nào họ nên được xử lý? Tất cả điều này được nêu rất rõ trong luật.
Ba loại thời gian lưu giữ
Danh sách các giai đoạn lưu trữ tài liệu trong giấy tờ: tạm thời (tối đa 10 năm), dài hạn (trên 10 năm) và vĩnh viễn. Nếu chúng ta nói về các trường hợp lưu trữ lâu dài và lâu dài, thì sau khi hoàn thành, chúng được chuyển đến các bộ phận đặc biệt trong khoảng thời gian 2 năm, và sau đó chúng được lưu trữ.
Sự xuất hiện của các phương tiện truyền thông có ảnh hưởng đến thời gian lưu trữ?
Loại nhà cung cấp thông tin (giấy hoặc điện tử) không ảnh hưởng đến thời gian lưu trữ. Điều quan trọng là thông tin mà nó chứa. Tiếp tục sử dụng một trường hợp cụ thể được xác định bằng một kiểm tra đặc biệt. Nó phân loại tất cả các tài liệu, cho biết liệu chúng có thể được sử dụng trong lợi ích (hoặc chống lại) khoa học, nhà nước, xã hội, cá nhân, v.v.
Tại sao kiểm tra để xác định giá trị của tài liệu?
Không thể làm mà không có thủ tục này trong lĩnh vực công việc văn phòng, có thể là một kho lưu trữ nhà nước, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Mục tiêu của kiểm tra - để xác định hoặc thay đổi thời hạn sử dụng của tài liệu; để lựa chọn những trường hợp có thể xử lý vì chúng không còn mang giá trị hoặc đã mất liên quan; chỉ ra thời kỳ bảo quản các tài liệu không có giá trị lịch sử hoặc khoa học, nhưng có giá trị thực tiễn. Ngoài ra, kiểm tra nên xác định loại giá trị tài liệu khác liên quan đến: chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, công nghiệp, vv
Để biết thông tin về nhân sự, kế toán, lưu trữ và bổ nhiệm các trường hợp, bạn nên tham khảo Luật Lưu trữ.
Kết quả kiểm tra phải là một danh sách chứa 12 phần tài liệu do hoạt động của các cấu trúc nhà nước, tổ chức, tổ chức và các công ty khác. Chúng tôi sẽ đặc biệt chú ý đến vấn đề kế toán và nhân sự, xem xét các điều kiện và điều khoản lưu trữ tài liệu tại các doanh nghiệp. Chạm nhẹ vào tài liệu y tế.
Hồ sơ bệnh án
Giấy tờ y tế, cũng như những giấy tờ quan trọng khác, có thời gian lưu trữ cụ thể của riêng họ đối với các tài liệu trong công tác văn thư của một tổ chức y tế. Thời hạn này được quy định bởi các hành vi pháp lý quy định của Liên bang Nga và dao động từ 1 năm đến 50 năm đối với các loại tài liệu khác nhau.
Hồ sơ kế toán
Đối với tài liệu được sản xuất bởi các bộ phận kế toán, các điều kiện riêng biệt và thời gian lưu trữ cho các tài liệu trong giấy tờ được áp dụng. Sau khi xử lý, tài liệu chính, số dư, dữ liệu của sổ đăng ký kế toán, báo cáo được yêu cầu lưu trữ trong phòng đặc biệt hoặc trong tủ kín - cho đến khi chúng được chuyển đến kho lưu trữ của tổ chức. Các mẫu báo cáo nghiêm ngặt nên được giữ trong tủ kim loại hoặc két. Kế toán trưởng chỉ định một người được ủy quyền giám sát các vấn đề này.
Nếu loại tài liệu này bị mất, bị hư hỏng, chuyển giao bất hợp pháp cho bên thứ ba, thì tổ chức quản lý tổ chức phải thông báo cho cơ quan thực thi pháp luật về thực tế này. Phá hủy hoặc thu giữ tài liệu chỉ nên xảy ra theo các yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán
Chuẩn mực kế toán hiện có:
- tài liệu chính, mẫu đơn - 3 năm;
- chứng từ tiền mặt, thông tin liên quan đến giao dịch tài chính - 5 năm;
- bảng thanh toán và thanh toán (nếu không có tài khoản cá nhân) - 75 năm.
Cấm thu giữ các trường hợp vào cuối thời gian lưu trữ mà không được cơ quan thuế xác minh, và một ủy ban được chỉ định đặc biệt phải đưa ra quyết định về việc hủy tài liệu trong công việc văn phòng với thời gian lưu trữ đã hết hạn.
Quản trị nhân sự
Tài liệu nhân sự có ý nghĩa xã hội rất lớn (trước hết, nó liên quan đến tính khả dụng của dữ liệu cá nhân), do đó, việc lưu trữ của họ được xác định bởi các quy tắc đặc biệt. Một phần quan trọng trong số chúng đóng vai trò là sự xác nhận thực tế về quyền của người lao động đối với an sinh xã hội (ở tuổi già, khuyết tật, v.v.), chứa thông tin về thâm niên của họ, v.v. nơi công dân liên hệ để biết thông tin cơ bản. Họ cũng có giá trị khảo cổ và tiểu sử, phục vụ như là nguồn cho các cuộc điều tra thống kê hoặc nghiên cứu lịch sử và xã hội.
Điều kiện chính để lưu trữ tài liệu từ bộ phận nhân sự là hạn chế truy cập bất hợp pháp vào thông tin cá nhân về nhân viên, cũng như khả năng nhanh chóng tìm thấy những điều phù hợp.
Hai loại lưu trữ có thể được phân biệt trong tổ chức công việc văn phòng và thời gian lưu trữ tài liệu nhân sự: hiện tại và sau đó. Loại đầu tiên được chia thành hai loại phụ: lưu trữ tài liệu trong khi thực hiện và lưu trữ tài liệu đã thực hiện.
Các trường hợp trong quá trình thực hiện của họ được đặt tại người giao dịch với họ trong các thư mục đặc biệt có tên (ví dụ: "Khẩn cấp", "Đối với chữ ký"). Số điện thoại, họ, tên viết tắt của nhà thầu phải được chỉ định ở đây. Sau khi chúng được nộp và lưu trữ theo danh pháp.
Đơn đặt hàng
Tất cả các đơn đặt hàng phải được giữ trong bản gốc, và các bản sao của chúng (để được khuyến khích, hình phạt, tuyển dụng, sa thải, v.v.) được nhập vào hồ sơ cá nhân của nhân viên. Nó được đặt trong một thư mục được đánh số và các trang của nó phải được flash. Bìa của tập tin cá nhân có số sê-ri riêng. Thời gian lưu trữ hiện tại cho hồ sơ nhân sự chỉ áp dụng cho nhân viên hiện đang làm việc. Sau khi sa thải, trường hợp phải được loại bỏ khỏi thư mục và thực hiện để chuyển đến kho lưu trữ.
Điều kiện lưu trữ cho sổ lao động của nhân viên, cũng như con dấu, tem, tiêu đề thư, chìa khóa tủ có tài liệu, có nghĩa là chúng được giữ trong két sắt của người đứng đầu bộ phận nhân sự. Ngoài ra, đề nghị nhân viên nhân sự, rời khỏi văn phòng của mình, dọn dẹp tất cả các ghi chú và tài liệu trong tủ quần áo và tắt máy tính. Vào cuối ngày làm việc, cần phải đặt tất cả các tài liệu trong một tủ kim loại và niêm phong nó. Chìa khóa được trao cho người đứng đầu bộ phận với một danh sách trong tạp chí tương ứng. Tất cả các bản nháp và các hình thức bị từ chối bị phá hủy, máy tính bị ngắt kết nối mạng. Nếu nhân viên đã nhận được một bản sao hoặc trích xuất từ tài liệu, anh ta phải để lại chữ ký này trên tạp chí.
Chỉ các tài liệu có thời gian lưu trữ hơn 10 năm mới rơi vào quỹ lưu trữ. Họ có giá trị xã hội, kinh tế, chính trị, lịch sử và khác. Lịch trình mà các tài liệu được gửi đến kho lưu trữ được phê duyệt bởi người quản lý hoặc sử dụng lao động. Tài liệu nên đến đây dưới dạng bản gốc. Nếu điều này là không thể, thì một bản sao của nó sẽ được chứng nhận và bàn giao.
Quy định thuật ngữ và quy trình lưu trữ tài liệu nhân sự "Danh sách tài liệu quản lý điển hình", được Lưu trữ Liên bang phê duyệt. Các giai đoạn lưu trữ tài liệu trong giấy tờ và thủ tục lưu trữ sổ lao động được phê duyệt trong một đạo luật quy định đặc biệt - Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga "Về sổ lao động".
Điều khoản lưu trữ tài liệu nhân sự
Vì vậy, trong 5 năm được lưu trữ:
- Tài liệu (chứng chỉ, thông tin, tuyên bố, v.v.) liên quan đến sự sẵn có, mua lại hoặc di chuyển của công nhân.
- Tài liệu (danh sách, thông tin, chứng chỉ) liên quan đến việc phát hành hoặc cần cho nhân viên làm việc, tạo việc làm, giới tính, tuổi tác và trình độ chuyên môn của nhân viên.
- Sự tương ứng liên quan đến vấn đề việc làm.
- Tài liệu về việc chuyển nhân viên đến một ngày hoặc tuần làm việc ngắn hơn.
- Tài liệu liên quan đến tranh chấp lao động.
- Các báo cáo liên quan đến tình trạng và xác minh công việc với nhân viên được lưu trữ trên cơ sở liên tục và các ứng dụng (chứng chỉ) để phát hành và nhu cầu của nhân viên cũng được lưu giữ trong năm năm.
Trong 3 năm được lưu trữ:
- Tài liệu (thông tin, cân bằng thời gian làm việc, thông tin, ghi nhớ) liên quan đến việc ghi lại thời gian làm việc.
- Hành vi (thông tin, đặc điểm, tin nhắn, giấy chứng nhận, v.v.), trong đó có thông tin về kỷ luật lao động.
- Hành vi (báo cáo và thông tin khác) liên quan đến kế toán chèn và lao động.
Lưu trữ trong một năm áp dụng cho bảng thời gian và sách theo dõi thời gian, cũng như lịch trình kỳ nghỉ.
Hồ sơ cá nhân và thẻ cá nhân của nhân viên được lưu trữ trong 75 năm, và nếu chúng ta đang nói về tài liệu này cho các nhà quản lý, nhân viên có giải thưởng hoặc cấp bậc nhà nước, thành viên của cơ quan điều hành, quản lý hoặc kiểm soát của tổ chức, thì sẽ vĩnh viễn.
Việc bố trí nhân sự của tổ chức và thay đổi đối với họ được lưu trữ trên cơ sở liên tục và sắp xếp nhân sự - trong 75 năm.
Một mô tả công việc điển hình tại nơi phê duyệt và phát triển được lưu trữ vĩnh viễn, cá nhân (như một phần của các tệp cá nhân) - trong 75 năm.
Chủ lao động Bản sao còn lại của hợp đồng lao động, nộp trong hồ sơ cá nhân của nhân viên, phải được lưu giữ trong 75 năm và sau đó được lưu trữ. Nếu các tệp cá nhân không được lưu giữ, thì các hợp đồng đó sẽ được hình thành thành một doanh nghiệp riêng biệt trên cùng một điều kiện lưu trữ.
Thẻ kế toán, sách, tạp chí cũng có các điều khoản riêng để lưu trữ tài liệu trong giấy tờ:
- Tiếp nhận, di dời, sa thải nhân viên - 75 năm.
- Kế toán cho khách du lịch kinh doanh - 5 năm kể từ ngày sa thải.
- Kế toán nghĩa vụ quân sự - 3 năm.
- Thông tin kỳ nghỉ - 3 năm.
- Hồ sơ cá nhân, thẻ, hợp đồng lao động và thỏa thuận - 75 năm.
- Phát hành chèn lao động và sách - 50 năm.
- Cấp giấy chứng nhận lương (nơi hoặc kinh nghiệm làm việc) - 3 năm.
- cấp giấy chứng nhận du lịch - 5 năm.
Tóm tắt tất cả những điều trên, để thuận tiện cho những người cần thông tin ở dạng lắp ráp, bạn có thể độc lập gửi thời gian lưu trữ cho các tài liệu trong giấy tờ trong một bảng.
Phải làm gì nếu tài liệu bị hỏng?
Những tài liệu này có thể được phục hồi. Ví dụ: nếu bảng thời gian bị hỏng (thời hạn sử dụng của nó là bảy mươi lăm năm), thì thông tin về nó có thể được tìm thấy trên máy tính của bộ phận kế toán. Không thể vứt bỏ một thẻ báo cáo bị hư hỏng, vì đây sẽ là sự giảm trái phép trong thời gian lưu trữ theo quy định, điều này có thể dẫn đến sự trừng phạt của ban quản lý tổ chức. Do đó, bất kỳ tài liệu nào đã trở nên không sử dụng được trước thời hạn phải được khôi phục. Bây giờ tất cả các tổ chức sử dụng phần mềm, trong đó có chứa thông tin cần thiết cho việc này.
Tóm lại
Vì vậy, thời gian lưu trữ trong giấy tờ phụ thuộc vào loại và giá trị của tài liệu. Một phần quan trọng của tài liệu nhân sự có thời hạn sử dụng tăng lên. Về phía pháp luật của Liên bang Nga, có những tiêu chuẩn quy định nghiêm ngặt cho việc này. Luật cũng quy định thủ tục và điều khoản lưu trữ của một số loại tài liệu nhất định, cũng như việc xử lý tài liệu: nó chỉ xảy ra sau khi kiểm tra và theo đó.