Kiểm toán nội bộ được thực hiện trong trường hợp xảy ra sự cố cần phải điều tra, khi không thể thiết lập và sau đó trừng phạt nhân viên có tội. Thông thường điều này là do sơ suất hoặc trộm cắp tại nơi làm việc. Mỗi người quản lý phải biết cách thức và thời gian thực hiện kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp.
Kiểm tra văn phòng: nó là gì?
Kiểm toán nội bộ là một cuộc điều tra trong đó nó được thành lập mà nhân viên nào có lỗi trong vụ việc và vì lý do gì nó đã xảy ra. Theo quy định, nó được thực hiện như một phần của dịch vụ công cộng, mặc dù thường các công ty thương mại cũng cần phải được kiểm tra. Nhưng trong trường hợp này, các hành vi địa phương nhất thiết phải được phê duyệt. Thông thường, kiểm tra được thực hiện trong mối quan tâm lớn.
Mặc dù thực tế là luật pháp không nêu ra thủ tục tiến hành điều tra các cấu trúc thương mại, tất cả các biện pháp phải được thực hiện chính xác và kiểm toán nội bộ phải được hoàn thành đúng thời gian. Mỗi giai đoạn được ghi lại, nó là bắt buộc trong khi nó phải được tìm thấy bằng chứng vững chắc về tội lỗi của nhân viên. Nếu các thanh tra viên không tuân thủ các quy tắc cơ bản, thì người tiến hành tố tụng có quyền liên hệ với thanh tra lao động.
Luật pháp của Liên bang Nga chỉ nêu ra khái niệm xác minh, được thực hiện liên quan đến các dịch vụ công cộng. Tất cả các quy tắc được nêu ra trong Luật Liên bang số 79 năm 2017. Và nếu việc kiểm tra được thực hiện liên quan đến các cơ quan của Bộ Nội vụ, thì lệnh số 161 năm 2013 có hiệu lực đối với họ.
Trong trường hợp nào là một kiểm tra theo lịch trình?
Bộ luật Lao động của Nga không có khái niệm chính xác về điều tra nội bộ của Hồi giáo, nhưng hình phạt cho sự bất cẩn được quy định bởi một bộ quy tắc. Tuy nhiên, không có hình phạt kỷ luật nào không được áp đặt nếu không có sự biện minh chỉ khi có sự thật và chúng được ghi lại.
Đối với điều này, các tuyên bố giải thích từ tất cả các nhân viên là bắt buộc, quy mô thiệt hại gây ra được ước tính và điều quan trọng là phải tìm hiểu xem các hành động của nhân viên có ý định độc hại hay không. Kiểm toán nội bộ nên được hoàn thành đúng hạn và không phải là một ngày nữa.
Một cuộc kiểm tra chính thức được thực hiện trong một số trường hợp:
- nếu nhân viên không đến làm việc và không cảnh báo;
- nếu thiệt hại vật chất đã được gây ra;
- nếu thực tế là nhân viên đã lạm dụng vị trí của mình được tiết lộ.
Một hình phạt kỷ luật có thể được áp dụng đối với một nhân viên vì phạm tội, anh ta có thể bị sa thải theo điều khoản và có nghĩa vụ phải trả tất cả các thiệt hại gây ra cho anh ta. Để các hành động của người sử dụng lao động được chứng minh, cần phải tiến hành kiểm toán nội bộ, và nó phải được hoàn thành chính xác theo thời gian được thiết lập bởi pháp luật.
Nhiệm vụ chính của xác minh
Trong quá trình điều tra nội bộ, điều quan trọng là tìm ra các nhiệm vụ sau:
- Để thiết lập thực tế rằng chính nhân viên này đã thực hiện hành vi sai trái, và chỉ trên cơ sở này, một hình phạt kỷ luật được áp dụng đối với anh ta.
- Xác định thời gian và hoàn cảnh xảy ra, phân tích tất cả các hành động, xác định thiệt hại chính xác gây ra cho công ty hoặc một người cụ thể.
- Tìm nhân viên đã thực hiện hành động.
- Xác định tội lỗi của người.
- Để phân tích động cơ của hành động hoàn hảo, hoàn cảnh bổ sung.
Người đứng đầu công ty nhất thiết phải phê duyệt các khuyến nghị liên quan đến việc thực hiện các biện pháp phòng ngừa, đơn giản là cần thiết để loại bỏ tất cả các nguyên nhân của vi phạm kỷ luật.
Thủ tục điều tra
Đầu tiên, người đứng đầu doanh nghiệp nhận được thông tin rằng hành vi đã được thực hiện, sau đó chính ông là người phê chuẩn quyết định bắt đầu một cuộc điều tra nội bộ. Thời hạn của một cuộc kiểm toán chính thức không quá một tháng. Thông thường, phải mất ít nhất 3 tuần, nhưng trong một số trường hợp có thể mất nhiều thời gian hơn, điều này phải được thúc đẩy. Một cuộc điều tra được thực hiện bởi một nhân viên hoặc ủy ban được chỉ định đặc biệt chỉ dựa trên đơn đặt hàng hoặc tài liệu hành chính đặc biệt, phải bao gồm thông tin đó:
- lý do nắm giữ;
- các thành viên của ủy ban và chủ tịch của nó;
- thời gian tối đa để thực hiện kiểm toán nội bộ;
- quyền hạn của ủy ban;
- điều khoản mà người đứng đầu doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả điều tra.
Theo quy định, ủy ban bao gồm nhân viên phòng nhân sự, đại diện của an toàn và tài chính. Chủ tịch chịu trách nhiệm về công việc của mình.
Hoa hồng không nên bao gồm các thành viên gia đình và người thân của nhân viên có tội (bao gồm cả anh ta). Điều này có thể dẫn đến một giải pháp thiên vị.
Một lệnh để bắt đầu công việc của ủy ban, trong đó phải chỉ ra các điều khoản kiểm toán chính thức của một công chức, phải được ký bởi tất cả các thành viên của ủy ban, cũng như người bị buộc tội cẩu thả.
Hoa hồng hành động nếu nhân viên không đi làm
Một nhân viên chỉ được vắng mặt nếu anh ta không xuất hiện tại nơi làm việc trong 4 giờ trở lên. Nhưng điều quan trọng là phải xem xét các lý do cho sự thất bại của anh ấy xuất hiện, bởi vì chúng có thể nghiêm trọng. Cho đến khi họ được làm rõ, người ta tin rằng nhân viên đã không đến làm việc vì một lý do không giải thích được. Nếu nhân viên không có lý do chính đáng và việc anh ta không xuất hiện đã dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, quá trình làm việc đã bị gián đoạn, thì nhân viên có thể bị khiển trách hoặc sa thải. Nhưng phải có lý do nghiêm trọng cho việc này, vì vậy không có cách nào để làm mà không cần xác minh.
Ban đầu, cần phải khắc phục thực tế là nhân viên đã thực sự vắng mặt tại nơi làm việc.
Một bản ghi nhớ có thể được viết trực tiếp bởi người quản lý hoặc bất kỳ nhân viên nào khác. Sau khi xuất hiện tại nơi làm việc, một lời giải thích bằng văn bản được lấy từ nhân viên vì lý do anh ta không ở nơi làm việc. Những lý do tốt để xem xét:
- Bệnh tật của nhân viên hoặc người nhà của anh ta. Thực tế này phải được ghi lại, một giấy chứng nhận được cấp bởi một tổ chức y tế hoặc nghỉ ốm.
- Sự chậm trễ do thực tế là không có phương tiện giao thông nào sẽ chuyển đến nơi làm việc. Ví dụ: nếu một tai nạn xảy ra trên đường hoặc tuyết rơi hình thành, dẫn đến dừng giao thông công cộng.
- Hoàn cảnh không lường trước độc lập với ý chí của người lao động. Ví dụ, trong một chuyến đi làm, giao thông của anh ấy đã gặp tai nạn.
Theo điều 81 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, nếu một người không xuất hiện tại nơi làm việc suốt cả ngày, thì thực tế này có thể được coi là vắng mặt. Một hành động được đưa ra trong cùng một ngày sẽ giúp khắc phục lỗi không xuất hiện.
Tài liệu được biên soạn dưới dạng miễn phí, quan trọng nhất là nó phải chứa chính xác sự thật về sự vắng mặt của một nhân viên tại nơi làm việc, cũng như thời gian. Nó phải được ký bởi các thành viên của ủy ban.
Nếu ngày hôm sau nhân viên không xuất hiện tại nơi làm việc, thì cần phải lập một hành động khác.
Những hành động được thực hiện khi thiệt hại được thực hiện?
Thiệt hại vật chất có thể gây ra cho công ty do sơ suất hoặc sử dụng mục đích xấu. Kiểm toán nội bộ được thực hiện đúng thời hạn và điều này là bắt buộc. Trong quá trình thực hiện, điều quan trọng là tìm hiểu lý do và nguyên nhân gây ra thiệt hại chính xác:
- các sản phẩm đã được thực hiện với các khuyết tật;
- Các dịch vụ có chất lượng không đầy đủ;
- có sự chiếm đoạt tài sản của doanh nghiệp;
- thực tế của việc không tuân thủ các quy tắc an toàn được ghi lại;
- phát hiện hư hỏng phần cứng.
Trong tình huống này, bạn cần thiết lập mức độ thiệt hại. Nếu trộm cắp xảy ra, sau đó một hàng tồn kho được thực hiện và một hành động được rút ra. Thiệt hại cho tài sản sẽ yêu cầu kiểm tra bổ sung, và những điều kiện này cũng phải được đáp ứng nếu các quy định an toàn đã bị vi phạm. Ví dụ, nếu một công nhân nghỉ việc và quên tắt thiết bị sưởi, dẫn đến hỏa hoạn. Trong trường hợp này, chỉ có ủy ban chuyên gia có thể tìm ra số lượng thiệt hại.
Kiểm toán nội bộ cần được hoàn thành bởi công chức đúng hạn, và trong quá trình đó, cần phải tìm ra động lực của nhân viên. Điều quan trọng là phải hiểu liệu hành vi sai trái là sơ suất hoặc nếu nhân viên bị thiệt hại nặng.
Hành động lạm dụng
Lạm dụng vị trí có nghĩa là việc sử dụng vị trí của một người để kiếm lợi nhuận. Trong trường hợp này, lợi ích của toàn bộ doanh nghiệp và nhân viên của nó có thể bị ảnh hưởng. Một ví dụ như vậy là việc ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa với mức giá tăng cao khi đối tác trả "phí bảo hiểm".
Xác định các vi phạm như vậy có thể khó khăn hơn nhiều so với nó có vẻ. Thông thường, kiểm toán viên chuyên nghiệp và kiểm toán viên không thể làm mà không cần giúp đỡ.
Kiểm toán nội bộ trong Bộ Nội vụ: quy tắc và điều khoản
Thông thường các cuộc kiểm tra được tổ chức bởi cảnh sát, trong đó cần phải thiết lập các trường hợp, lý do và bản chất của hành vi phạm tội kỷ luật được thực hiện bởi một trong các nhân viên. Trong quá trình điều tra, các sự kiện quy định tại Điều 29 của Luật Liên bang số 3 nhất thiết phải được thiết lập. Thủ tục có thể được thực hiện theo yêu cầu của một trong các nhân viên.
Trưởng phòng hướng dẫn người được ủy quyền tiến hành kiểm toán nội bộ nhân viên cảnh sát, thời hạn được ấn định, theo Lệnh số 161, theo đó một nghị quyết tương ứng được ban hành. Nó được phép đưa ra một hành động cụ thể hoặc điền vào một hình thức đặc biệt, trong đó cho biết ngày và số lượng tài liệu mà nó liên quan.
Lệnh 161 cũng quy định khoảng thời gian thực hiện kiểm toán nội bộ. Nó phải được hoàn thành không quá 30 ngày sau khi tài liệu bắt đầu cuộc họp được soạn thảo và ký tên.
Thời gian được phân bổ cho kiểm toán nội bộ không bao gồm sự bất lực của nhân viên khi anh ta đi nghỉ, đi công tác hoặc nghỉ ốm, nếu anh ta vắng mặt trong dịch vụ vì những lý do tốt khác. Tất cả các trường hợp phải được xác nhận bởi một giấy chứng nhận được cấp bởi bộ phận nhân sự.
Các điều khoản của kiểm toán nội bộ trong Bộ Nội vụ không được vượt quá một tháng kể từ ngày ban hành lệnh trên hành vi của nó. Nếu ngày cuối cùng của cuộc kiểm tra rơi vào ngày nghỉ hoặc ngày nghỉ, thì ngày hoàn thành phải được coi là ngày làm việc trước đó.
Làm thế nào để kiểm tra?
Sếp chỉ có quyền trừng phạt nhân viên của mình nếu tất cả các bước của thủ tục hình phạt, được mô tả chính xác trong điều 193 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, được tuân thủ. Nếu ít nhất một trong các đoạn của giao thức bị vi phạm, nhân viên bị buộc tội có quyền kháng cáo quyết định trước tòa và đưa chính quyền chịu trách nhiệm hình sự.
Tất cả những người được đưa vào ủy ban phải tuân theo các quy tắc về thủ tục và tuân thủ các nguyên tắc đó:
- tất cả các sự kiện được phát hiện nên được đánh giá khách quan, trong mọi trường hợp, không nên cho phép các sở thích cá nhân và không thích cá nhân ảnh hưởng đến quá trình điều tra;
- cho đến khi được chứng minh là có tội, mà sự thật xác nhận, nhân viên được coi là vô tội;
- Tất cả các hành động của ủy ban nên được thực hiện với việc tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn và mệnh lệnh.
Người quản lý phải tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp và sử dụng các hướng dẫn đặc biệt:
- ra lệnh bắt đầu một cuộc điều tra;
- nhận được một tuyên bố bằng văn bản từ một nhân viên bị buộc tội cẩu thả;
- ghi nhớ từ đầu;
- khiếu nại từ bên bị ảnh hưởng hoặc khách hàng;
- ghi nhớ từ các nhân viên khác;
- một hành vi kiểm kê xác nhận sự thiếu hụt;
- một hành động từ kiểm toán viên;
- bổ nhiệm ủy viên ủy ban;
- thời hạn được quy định, kiểm toán nội bộ phải được hoàn thành không muộn hơn ngày quy định.
Điều rất quan trọng để có được một ghi chú giải thích từ nhân viên vi phạm. Trong đó, anh ta nhất thiết phải giải thích lý do tại sao anh ta làm như vậy, điều đó khiến anh ta không đến làm việc hoặc lạm dụng vị trí của mình. Nếu anh ta từ chối giải thích bất cứ điều gì, thì một hành động được đưa ra.
Các hoạt động tiếp theo phụ thuộc vào việc người phạm tội có đưa ra lời giải thích hay không.
Ngày thực hiện kiểm toán nội bộ
Luật pháp của Liên bang Nga cho phép một khoảng thời gian không quá một tháng để cảnh sát kiểm tra chính thức, và trong các tổ chức khác, nó không được vượt quá số ngày này. Thời gian kể từ ngày ký đơn hàng được tính. Điều này được thiết lập bởi điều 192 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga.
Nhưng thời gian cho phiên tòa có thể tăng lên nếu nhân viên, người bị buộc tội cẩu thả, không có mặt tại nơi làm việc tại thời điểm đó do điều trị nội trú hoặc các trường hợp hợp lệ khác.
Theo Luật liên bang số 133, việc kiểm toán nội bộ phải được hoàn thành không quá 6 tháng sau ngày ký đơn đặt hàng.
Nếu hoa hồng trong thời gian quy định không đưa ra quyết định nào, thì nhân viên không thể bị coi là có tội, ngay cả khi trong tương lai kết luận không có lợi cho anh ta. Nếu ủy ban quản lý để tìm bằng chứng về tội lỗi của nhân viên, thì anh ta phải bị kết án không quá 6 tháng kể từ ngày thực hiện hành vi cuối cùng.
Kết quả xác minh như thế nào
Sau khi tất cả các dữ liệu đã được thu thập và xử lý, một cuộc họp được lên lịch. Tại đó, tất cả các thành viên của ủy ban nên thảo luận về một số vấn đề quan trọng:
- Là một vi phạm của hoạt động lao động tiết lộ, trong những gì nó được thể hiện?
- Điều gì gây ra hành động này?
- Bản chất của hành động của nhân viên có tội là gì?
- Hậu quả của sự cố này là gì?
- Có trường hợp đặc biệt nào sẽ giúp loại bỏ các khoản phí từ anh ta?
Chỉ thảo luận có thể giúp làm rõ tất cả những điểm này. Tất cả các đối số phải được ghi lại trong giao thức. Sau khi cuộc tranh luận kết thúc, một hành động cuối cùng được đưa ra, trong đó nhất thiết phải bao gồm 3 phần:
- Phần giới thiệu bao gồm một mô tả về bản chất của các hành động của nhân viên. Nó mô tả chính xác những gì đã xảy ra, vào thời gian nào. Dữ liệu về các thành viên của ủy ban và vị trí của họ được nhập vào. Được chỉ định khi kiểm toán nội bộ nên được hoàn thành bởi công chức hoặc đại diện dịch vụ công cộng.
- Phần thứ hai mô tả tất cả các hành động đã được thực hiện để thiết lập cảm giác tội lỗi của nhân viên và cách thu thập chính xác bằng chứng.
- Kết luận, nơi kết luận của ủy ban sẽ được đưa ra.
Một gói tài liệu phải được đính kèm với hành động này:
- ghi nhớ và ghi nhớ;
- đơn đặt hàng;
- Kết luận của ủy ban;
- và các tài liệu khác với sự thật xác nhận tội lỗi của nhân viên.
Đạo luật và tất cả các phụ lục của nó được ký bởi mỗi thành viên của ủy ban.
Kết luận
Chỉ có kiểm toán nội bộ, phải được hoàn thành chính xác đúng hạn, mới có thể buộc tội nhân viên vi phạm. Không thể đổ lỗi cho một người mà không có bằng chứng trong mọi trường hợp. Không thể đổ lỗi cho một người vô căn cứ, bởi vì anh ta có quyền ra tòa với một vụ kiện chống lại một nhà lãnh đạo đã vu khống anh ta.