Một câu tục ngữ nổi tiếng nói: "Nếu bạn muốn làm điều gì đó tốt, hãy tự làm điều đó". Đồng thời, làm việc một mình không hiệu quả bằng việc chia sẻ nó giữa nhiều nhân viên. Sự ủy quyền trong một tổ chức là một trở ngại trong công việc của nhiều công ty. Làm thế nào để tách biệt nhiệm vụ và trách nhiệm, trong khi không xúc phạm chính mình hoặc nhân viên? Và có một thủ tục ủy nhiệm cụ thể hay mọi thứ được chính thức hóa bằng các thỏa thuận bằng lời nói?
Tại sao không?
Tại sao có vấn đề của ủy quyền trong tổ chức? Thông thường, người quản lý không muốn chuyển một phần nhiệm vụ của mình sang cấp phó hoặc trưởng phòng vì anh ta sợ sự bất tài của họ trong một số vấn đề. Yếu tố mà một số nhà lãnh đạo có xu hướng tin vào sự tất yếu của họ, đó là, họ tin rằng không ai có thể làm công việc của họ, đóng một vai trò ở đây. Như chúng ta biết, không có những thứ không thể thay thế. Đầu tiên, sau khi ủy nhiệm, trưởng trong mọi trường hợp sẽ phải theo dõi cẩn thận các hoạt động của người có nhiệm vụ để đảm bảo rằng mình đã lựa chọn đúng. Nếu một nhân viên không sống theo mong đợi, anh ta có thể bị tước bỏ tất cả các quyền hạn bổ sung và chọn người khác ở vị trí của mình, hoặc một lần nữa nhận mọi trách nhiệm lên vai lãnh đạo của mình. Quá trình ủy nhiệm là dễ dàng đảo ngược. Chuyển một số công việc sang vai khác sẽ giúp người đứng đầu công ty dỡ bỏ và chú ý đến một số vấn đề trong doanh nghiệp mà trước đây anh ta không đạt được hoặc đơn giản là anh ta không chú ý đến. Một nhân viên được vinh dự giúp đỡ, sau khi tin tưởng như vậy, có khả năng trở nên có động lực hơn nhiều, điều này chắc chắn sẽ có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng công việc của anh ta.
Đại biểu cho ai?
Ngay cả khi nhận ra lợi ích của việc phân phối và ủy quyền trong tổ chức, một số người không vội sử dụng các công cụ quản lý này, không biết chọn ai làm người thay thế cho mình. Có một số điều kiện theo đó một phái đoàn sẽ thực sự thành công:
- Mặc dù thực tế là tại thời điểm này, sự chú ý đến bất kỳ vấn đề nào chỉ đơn giản là quan trọng, nó có thể được trao cho anh ta không chỉ trực tiếp bởi nhà lãnh đạo. Đó là, các câu hỏi, giả sử, việc giao hàng có thể được chuyển sang người đứng đầu bộ phận tương ứng, do ít trách nhiệm hơn, sẽ có thể giải quyết vấn đề này hoặc vấn đề đó chặt chẽ hơn.
- Đương nhiên, nhân viên được giao nhiệm vụ phải có kinh nghiệm nhất định trong một lĩnh vực cụ thể và, không cần phải nói, kiến thức liên quan. Sẽ không hoàn toàn hợp lý khi giao phó nhân viên tiếp thị thuê nhân viên và khiến nhà hậu cần chịu trách nhiệm quảng cáo ngoài trời. Điều kiện này là một trong những lợi thế chính của ủy quyền: người đứng đầu dường như không có kiến thức tốt như nhau trong tất cả các lĩnh vực có liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình, do đó, giao một phần thẩm quyền của mình cho chuyên gia sẽ giúp xem xét nhiều vấn đề theo một cách hoàn toàn khác.
- Chúng ta có thể nói rằng có thể ủy quyền quản lý một tổ chức hoặc một số lĩnh vực khác trong cuộc sống của mình, nếu người đứng đầu công ty không tin tưởng người mà anh ta sẽ giao nhiệm vụ. Chuyển dây quyền lực sang tay khác là điều không dễ dàng, và chuyển chúng cho một người hoàn toàn xa lạ, người không chỉ cải thiện tình hình trong công ty, mà còn làm xấu đi, là điều hoàn toàn đáng sợ.Do đó, chỉ một người thích sự tự tin của một nhà lãnh đạo mới có thể trở thành đại biểu;
- Chuyển giao trách nhiệm cho một người là không đủ, cũng cần phải chuyển giao cả phương tiện để thực hiện chúng. Ngay cả một kế toán chuyên gia cũng sẽ không thể phân tích các hoạt động tài chính của công ty nếu anh ta không nhận được báo cáo liên quan trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, không chỉ các chức năng được ủy quyền mà cả các tài nguyên mà không có các chức năng không thể thực hiện được.
Chỉ có ý chí tốt!
Đương nhiên, phái đoàn, giống như bất kỳ hình thức hợp tác nào khác, nên được tự nguyện. Không có khả năng rằng bất cứ ai, dưới nỗi đau bị sa thải, đã bị buộc phải đảm nhận phần nhiệm vụ của con sư tử, sẽ có thể làm việc thực sự hiệu quả. Hơn nữa, trước khi chuyển giao trực tiếp, các bên phải hiểu đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm nào được chuyển giao. Đại biểu phải có ý tưởng về các phương pháp được người đứng đầu sử dụng để giải quyết các vấn đề nhất định để xây dựng công việc của riêng họ trên cơ sở. Vì vậy, điều quan trọng nhất trong việc chuyển giao quyền là giải thích rõ ràng những gì được yêu cầu của một người sẽ được vinh danh để giúp đỡ người đứng đầu công ty.
Đại biểu gì?
Mặc dù ủy quyền của nhiều người được coi là một phần quan trọng của chức năng tổ chức, ngay cả khi tầm quan trọng của thủ tục này được công nhận, không phải ai cũng luôn hiểu những gì có thể được truyền lại cho cấp dưới. Có thực sự về quyền đưa ra quyết định? Không, nó không quá nghiêm trọng ngay lập tức.
Bạn có thể bắt đầu với việc chuyển giao các nhiệm vụ chịu trách nhiệm cụ thể. Ví dụ, người đứng đầu hướng dẫn một nhân viên chuẩn bị một báo cáo quan trọng về các hoạt động của công ty trong một khoảng thời gian nhất định, thay vì tự làm. Ngay cả những nhiệm vụ tưởng chừng nhỏ nhặt như vậy cũng là một phần của quá trình ủy nhiệm.
Việc chuyển giao toàn bộ dự án là cấp độ tiếp theo có sự ủy quyền trong một tổ chức. Ví dụ: một công ty cần thiết kế bao bì sản phẩm mới. Thay vì trở thành người đứng đầu, chương này hướng dẫn nhân viên có trách nhiệm đảm nhận nhiệm vụ của người quản lý: chọn người phù hợp nhất cho nhiệm vụ này, tổ chức công việc và giám sát chất lượng của nó. Người đứng đầu với việc chuyển giao nhiệm vụ như vậy sẽ chỉ nhận được một báo cáo về những gì đã được thực hiện và, nếu điều gì đó không phù hợp với anh ta, anh ta sẽ đưa ra một số khuyến nghị nhất định mà người quản lý đại biểu sẽ phải tính đến khi tiếp tục làm việc với dự án. Mặc dù thực tế rằng việc quản lý một dự án cụ thể ít nhiều gần với những gì người đứng đầu công ty làm hàng ngày, việc ủy thác các trách nhiệm đó sẽ cho phép anh ta tập trung vào các vấn đề đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của mình.
Mức độ tin cậy cao nhất là sự ủy thác của toàn bộ các lĩnh vực hoạt động. Trong các công ty lớn, các ví dụ về việc chuyển giao quyền như vậy là trưởng phòng. Họ đối phó độc quyền với cung cấp, truyền thông, tiếp thị, v.v., chỉ cung cấp các báo cáo về hoạt động của họ. Chức năng của người lãnh đạo với phái đoàn như vậy là tối thiểu: anh ta chỉ cho biết các mục tiêu và mục tiêu, và đạt được chúng đã là một vấn đề đối với các đại biểu. Phương pháp này thuận tiện nhất cho các tổ chức lớn có thể đủ khả năng giảm tải cho nhà lãnh đạo theo cách này.
Làm thế nào để giao phó?
Vì vậy, nhà lãnh đạo đã tìm ra người mà phái đoàn quyền lực trong tổ chức sẽ được thực hiện. Là các loại quyền hạn có thể được chuyển giao cũng xứng đáng được đề cập riêng?
Nó nên bắt đầu với thực tế là, trong bất kỳ vấn đề nào, có nhiều lựa chọn để phân loại các loài. Đối với một số người, có hàng tá danh mục có thể phân chia trách nhiệm được chuyển giao, đối với một số loại, ít hơn. Phân loại phổ biến nhất đã trở thành, trong đó tất cả các quyền lực chỉ được chia thành hai nhóm: tuyến tính và nhân viên.
Thẩm quyền tuyến tính là nền tảng của bất kỳ hệ thống phân cấp của công ty.Có một số trách nhiệm của người đứng đầu, mà ông chuyển giao cho người đứng đầu bộ phận. Người đứng đầu bộ phận, lần lượt, chuyển một phần các chức năng này cho một nhân viên tuyến dưới. Đó là, nhiệm vụ đi từ đỉnh cao của hệ thống phân cấp dịch vụ đến dưới cùng của nó.
Trong trường hợp quyền hạn của nhân viên, nhân viên được trao quyền giúp đỡ người thực hiện quyền hạn tuyến tính. Nghĩa là, nhân viên thứ hai có thể chọn thông tin cần thiết cho người được hướng dẫn lập báo cáo bán hàng cho một sản phẩm cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể.
Đăng ký pháp lý thì sao?
Người đứng đầu đã biết các nguyên tắc ủy quyền trong tổ chức, và trên cơ sở họ đã xác định việc ứng cử mà anh ta sẽ chuyển một phần mối quan tâm của mình, anh ta thậm chí đã chọn những gì anh ta sẽ giao phó cho nhân viên mới. Nhưng làm thế nào để bản thân phái đoàn xảy ra? Được thực hiện bằng miệng, đơn giản là theo đơn đặt hàng, hoặc nó được chính thức hóa bằng cách nào đó lập pháp?
Để bắt đầu, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể từ chối các chức năng được ủy quyền cho anh ta, điều này được quy định trong Bộ luật Lao động, là cơ sở của mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và cấp dưới của anh ta. Điều đáng chú ý là việc ủy quyền xa hơn (như trong các quyền lực tuyến tính) cũng chỉ có thể với sự cho phép của người đứng đầu: mặc dù thực tế là anh ta đã chuyển tất cả các nhiệm vụ của mình cho người khác, anh ta vẫn chịu trách nhiệm với họ. Đó là, nếu phái đoàn đi đến các cấp thấp hơn của hệ thống phân cấp, người đứng đầu công ty sẽ chịu trách nhiệm cho các nhân viên khác, những người sẽ được giao nhiệm vụ của mình.
Có thể bằng miệng?
Tổ chức của phái đoàn thẩm quyền được thực hiện, như đã đề cập, trên cơ sở Bộ luật Lao động. Theo ông, để phái đoàn được chính thức hóa theo tất cả các quy tắc, bạn sẽ phải ký giấy ủy quyền để chuyển một số quyền hạn. Tất nhiên, các chức năng ban đầu của nhân viên được quy định trong hợp đồng lao động, do đó, giấy ủy quyền sẽ là cần thiết nếu người đứng đầu quyết định mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình (thậm chí là tạm thời). Nhưng trong hầu hết các trường hợp, mọi thứ đều có thể làm mà không cần thêm giấy tờ.
Đồng thời, một số nhân viên khác cần được thông báo về việc chuyển giao nhiệm vụ mới để đánh giá năng lực của đại biểu và cung cấp cho anh ta sự hỗ trợ có thể trong việc thực hiện các nhiệm vụ mới, để các nhà quản lý thích ra lệnh cho tất cả các bên quan tâm làm quen. Mặt khác, tất cả những người bị ảnh hưởng bởi cuộc hẹn này chỉ có thể được mời tham dự một cuộc họp mà mọi người sẽ tìm hiểu về thông tin đăng nhập mới của đại biểu.
Nhưng nếu sự phân công nhiệm vụ và quyền hạn trong tổ chức được lên kế hoạch trong một thời gian dài và toàn bộ trách nhiệm mới có thể được coi là một công việc khác, tốt hơn là nên chính thức hóa một cách hợp pháp việc chuyển một nhân viên sang một vị trí mới, thay vì liên tục viết giấy ủy quyền mới.
Quá trình đoàn là gì?
Tất cả các thủ tục cần thiết được giải quyết, vẫn chỉ để tìm hiểu tổ chức của phái đoàn của quá trình thẩm quyền là gì. Đương nhiên, không ai sẽ rời bỏ người mới với nhiệm vụ của mình từng người một trong những ngày đầu tiên thực hiện, vậy người lãnh đạo nên tuân theo những nguyên tắc nào để phái đoàn thành công?
Những ngày đầu tiên, chương này cho thấy đại biểu hoàn toàn mọi thứ, nói chi tiết về tất cả các khía cạnh của các quyền lực mới. Tóm lại: "Xem cách làm." Khi trưởng phòng viết báo cáo, đại biểu quan sát các hoạt động của mình, ghi nhớ thứ tự các hành động, tính năng của các chương trình làm việc, v.v. khi người đứng đầu phân phối trách nhiệm trong một dự án mới, người mới cố gắng phân tích sự lựa chọn của người lãnh đạo. Chính trong giai đoạn này, đại biểu nhận được nhiều lời chỉ trích nhất, với một sự xây dựng. Trong tương lai, tất cả những lời khuyên mà người đứng đầu đưa ra trong những ngày đầu này sẽ rất hữu ích.
Bước tiếp theo là bắt đầu hoạt động độc lập.Tất cả các báo cáo tương tự, đại biểu đã tự viết dưới sự kiểm soát cảnh giác của người đứng đầu, người tiếp tục chỉ trích ông và chỉ ra lỗi. Bản thân người mới bắt đầu cố gắng phân phối các vai trò trong dự án mới, không có lời khuyên và lời khuyên từ điều chính. Giai đoạn này khó khăn hơn nhiều so với giai đoạn trước, bởi vì nó không dễ để nhận trách nhiệm sau khi bạn chỉ xem cách thực hiện đúng nhiệm vụ hiện tại của mình. Nhưng sau khi vượt qua những khó khăn ban đầu, mọi thứ sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Giai đoạn thứ ba, có sự ủy quyền trong tổ chức, là sự độc lập tương đối. Đó là ở nhiều khía cạnh tương tự như trước đây, chỉ có điều khiển ít hơn ở đây. Ở giai đoạn này, nhân viên cần sự hỗ trợ của giám đốc, người đánh giá cao những nỗ lực của anh ấy và thậm chí giải thích vấn đề nhẹ nhàng hơn nhiều so với trước đây nếu anh ấy làm điều đó. Thời gian này được đưa ra để đại biểu phát triển quyền tự chủ tối đa trong việc đưa ra quyết định của mình, chỉ dựa vào lời khuyên của người đứng đầu trong các tình huống rất khủng hoảng. Sau đó, giai đoạn dễ nhất cho người chính và giai đoạn dễ chịu nhất cho đại biểu bắt đầu - hoàn toàn tự do.
Nó đã làm việc ra?
Làm thế nào để tôi biết nếu một tổ chức được ủy quyền thành công? Trách nhiệm, quyền hạn đã được nhân viên chấp nhận hoàn toàn mà người quản lý đã tin tưởng? Tất cả những ai đã trải qua toàn bộ quá trình chuyển giao quyền lực nên có quyền tự chủ tuyệt đối, trong khuôn khổ nhiệm vụ của họ, tất nhiên. Do đó, nếu một người chỉ thích chịu trách nhiệm cho một số phần cụ thể của công việc hoặc vẫn cần lời khuyên của những người cấp cao hơn, có thể nói rằng phái đoàn đã hoàn toàn thất bại.
Mặt khác, nếu người đứng đầu hướng dẫn người mà anh ta chọn làm đại biểu của mình, khối lượng công việc tối thiểu, kiểm soát các hoạt động của anh ta cẩn thận hơn, liên tục cố vấn cho nhân viên của mình, thì một lần nữa chúng ta có thể nói về sự thất bại của quá trình như phân phối và ủy quyền trong tổ chức. Về phía hiệu trưởng, cần có sự tin tưởng, về phía cấp dưới, sự sẵn sàng để biện minh cho sự tin tưởng này. Đây là nguyên tắc chính của đoàn.
Kết luận
Sự ủy quyền trong một tổ chức là một ví dụ về cách một nhà lãnh đạo có thể làm cho cuộc sống của mình dễ dàng hơn bằng cách làm phức tạp nó cho những người khác, và làm phức tạp nó sẽ là một niềm vui cho các nhân viên khác. Những lợi thế của việc chuyển giao quyền lực, như đã đề cập ở trên, bao gồm khả năng chính tập trung vào các vấn đề nghiêm trọng hơn, chuyển qua một thứ không đòi hỏi sự chú ý trực tiếp của anh ta đến người khác. Một lợi thế khác sẽ là việc xác định những nhân viên tài năng nhất, người ở vị trí mới sẽ có thể thể hiện mình trong tất cả vinh quang của mình. Sự liên lạc thường xuyên của người lãnh đạo và nhân viên sẽ dạy họ hiểu rõ hơn về nhau, điều này sẽ hữu ích trong các hoạt động trong tương lai của cả hai. Sự ủy quyền trong tổ chức tạo thêm động lực: nhân viên nào không muốn được chú ý và nâng cao? Và với sự kỳ vọng liên tục của sự gia tăng này, nhân viên sẽ ở lại nơi làm việc của anh ta lâu hơn mà không thay đổi nó thành một công ty nơi việc chuyển giao nhiệm vụ từ một người cao hơn là không thể.
Do đó, các công ty trải qua các bước đơn giản để cả người quản lý và nhân viên chuyển giao quyền lực sẽ có được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh không muốn chia sẻ quyền lực trong công ty. Vì vậy, nó rõ ràng: sự ủy quyền trong tổ chức là cần thiết cho cả các nhà lãnh đạo và nhân viên bình thường. Điều này cần luôn được ghi nhớ.