Lĩnh vực thông tin của doanh nghiệp có thể được chia thành ba nhóm lớn: dữ liệu kỹ thuật, hoạt động, thương mại. Tất cả chúng đều cần thiết cho chức năng chính xác và đầy đủ. Một số thông tin có sẵn cho tất cả mọi người, thông tin khác được phân loại và tạo thành một bí mật thương mại.
Dữ liệu gì ở đó?
Những người thương mại là những người liên quan đến các sản phẩm được sản xuất bởi công ty, cũng như ý tưởng về khối lượng. Điều này bao gồm dữ liệu về các đối tác được ký kết giao dịch, giá mà hàng hóa được cung cấp cho khách hàng. Cuối cùng, thông tin thương mại là khái niệm về chi phí sản xuất, lưu trữ, bán sản phẩm.
Thông tin kỹ thuật cho phép bạn tìm hiểu tất cả về sản phẩm, về cách tạo ra nó. Từ dữ liệu này, nó tuân theo các vật liệu và thành phần nào là cần thiết để sản xuất sản phẩm, máy móc và thiết bị, công nghệ và công cụ được sử dụng trong quy trình làm việc. Cô trả lời câu hỏi về trình tự sản xuất một sản phẩm chất lượng là gì.
Cuối cùng, dữ liệu vận hành là những dữ liệu điều chỉnh công việc của nhân viên, nghĩa là họ đưa ra ý tưởng về các nhiệm vụ và cũng được sử dụng trong việc kiểm soát nhân viên. Thông tin hoạt động cho thấy quy trình sản xuất được quy định tại doanh nghiệp như thế nào, các biện pháp quản lý và thương mại có thể được điều chỉnh như thế nào. Ưu điểm của dữ liệu này là khả năng liên kết tất cả các quy trình thành một phức hợp duy nhất, cho phép tạo ra một sản phẩm chất lượng cao với số lượng đủ với chi phí tối thiểu.
Khi dữ liệu là của cải
Tại sao công ty cần một nghị định về danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại? Trường hợp thông tin được phân loại đến từ đâu? Tại sao phải ẩn dữ liệu?
Bạn cần hiểu rằng thông tin có thể có một giá trị doanh nhân nhất định. Việc tiết lộ dữ liệu đó có thể dẫn đến sự không an toàn của công ty từ quan điểm kinh tế. Dựa trên điều này, có ba nhóm thông tin lớn liên quan đến công việc của bất kỳ công ty hiện đại nào:
- mở để sử dụng trong vòng tròn rộng;
- hạn chế, có thể truy cập đối với các cơ quan có quyền được quy định bởi pháp luật (ví dụ: điều tra viên, công tố viên, thanh tra thuế);
- chỉ có thể truy cập trong công ty đối với một số nhân viên và đôi khi chỉ cho nhóm quản lý.
Cả nhóm thứ hai và thứ ba là dữ liệu bao gồm trong danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là họ có một mức độ bảo mật nhất định (được xác định riêng lẻ) và có những hạn chế nghiêm ngặt về phân phối. Vi phạm của họ có thể dẫn đến hậu quả khá nghiêm trọng.
Pháp luật và trật tự
Để một số thông tin được bảo mật, bạn phải nhập tài liệu phù hợp tại doanh nghiệp - một danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại. Xác định những gì cần bao gồm trong đó, dựa trên các đặc điểm công việc của một tổ chức cụ thể. Tài liệu bước này là một bước rất quan trọng. Nếu trong tương lai, ai đó tiết lộ dữ liệu được phân loại, bạn có thể ra tòa và chứng minh hành vi vi phạm lợi ích chỉ khi luồng tài liệu nội bộ của công ty có điều khoản liên quan và lệnh bắt buộc có hiệu lực.
Ai xác định danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại? Việc xây dựng danh sách được thực hiện chung bởi quản lý cấp cao, trưởng bộ phận và người chịu trách nhiệm về quy trình làm việc, nhưng phê duyệt là ưu tiên của tổng giám đốc. Danh sách nên có chi tiết theo các quy tắc của quy trình làm việc, được lưu trữ trên một phương tiện hữu hình. Điều quan trọng là trong hệ thống tài liệu chung về các chi tiết của anh ta đã đủ để tìm kiếm và nhận dạng nhanh chóng.Dữ liệu được chỉ định trong danh sách như vậy phải đủ để đưa ra ý tưởng về những gì cần được giữ bí mật, nhưng không tiết lộ bất cứ điều gì thừa thãi.
Bảo mật - Bảo mật
Danh sách thông tin cấu thành một bí mật thương mại (trung tâm y tế, tổ hợp sản xuất, văn phòng luật sư - không quan trọng là công ty hoạt động ở khu vực nào, hiệu lực của luật này được áp dụng như nhau đối với mọi người) là cần thiết vì một lý do. Nếu thông tin được nhập vào nó, sự bí mật của nó được đảm bảo bởi luật pháp nước ta. Các nhóm bí mật sau đây được bảo vệ bởi các tiêu chuẩn pháp lý được phân biệt:
- ngân hàng;
- thương mại;
- nhà nước;
- quân đội;
- chính thức.
Thương mại là một thuật ngữ tương đương với bí mật kinh doanh.
Và nếu đơn giản hơn?
Nếu bạn tập hợp mọi thứ được đề cập ở trên, bạn có thể đi đến kết luận sau: bí mật thương mại được hiểu là quyền bất khả xâm phạm của bất kỳ công ty nào cho phép một số dữ liệu bên trong được gọi là bí mật và bảo vệ chúng. Hơn nữa, thông tin sẽ không phải là một bí mật ở cấp tiểu bang. Bí ẩn gắn liền với các hoạt động của công ty, với các quyết định quản lý, phát triển công nghệ, khía cạnh tiền tệ. Một chỉ số quan trọng của việc phân loại thông tin nhất định là bí mật thương mại là thiệt hại cho tình hình kinh tế của tổ chức trong trường hợp công bố dữ liệu.
Không chỉ thông tin đã có giá trị từ quan điểm thương mại, mà bất kỳ thông tin nào có khả năng trở thành một thông tin đều có thể được phân loại là bí mật. Danh sách thông tin cấu thành một bí mật thương mại chính thức chứa tất cả các loại dữ liệu không nên thuộc về bên thứ ba để công ty không bị thua lỗ. Về mặt pháp lý, không thể có được quyền truy cập vào thông tin đó, nhưng doanh nghiệp phải có biện pháp bảo vệ.
Điều đó là có thể và không thể
Danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại của doanh nghiệp xác định dữ liệu nào có thể được tiết lộ cho bên thứ ba và những gì sẽ phải được giữ bí mật. Nhưng nó rất đáng để hiểu: loại thông tin nào không thể bao gồm trong đó. Năm 1991, Nga đã thông qua nghị quyết theo số 35. Nó liệt kê tất cả các loại thông tin không thể che giấu.
Vì vậy, bạn có thể ẩn đi:
- tài liệu cấu thành;
- dữ liệu theo đó doanh nghiệp có quyền làm việc;
- thông tin trên các biểu mẫu báo cáo, cho phép kiểm tra xem thuế và các khoản thanh toán khác có được quy định chính xác hay không, theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Số lượng nhân viên trong doanh nghiệp, mức thù lao, điều kiện sản xuất, vị trí tuyển dụng;
- thông tin phản ánh việc tuân thủ các quy tắc liên quan đến đóng góp bắt buộc, thanh toán, cũng như luật điều chỉnh bảo vệ môi trường, bảo hộ lao động;
- dữ liệu liên quan đến luật chống độc quyền;
- thông tin xác nhận rằng công ty đã bán hàng hóa gây hại cho sức khỏe của công dân;
- dữ liệu xác nhận rằng các quan chức cũng tham gia vào các công ty cổ phần, hợp tác xã và các doanh nghiệp khác.
Nó dành cho tất cả mọi người?
Vì vậy, việc tạo ra một danh sách thông tin cấu thành một tổ chức bí mật thương mại, tổ chức này không thể bao gồm tất cả những điều trên vào đó - luật nói rằng. Đồng thời, đối với tất cả trong một hàng, thông tin này cũng không cần thiết phải tiết lộ. Dữ liệu không thuộc danh mục truy cập mở.
Cách dễ nhất để giải thích điều này là với một ví dụ. Vì vậy, thông tin về mức lương cao và báo cáo tài chính nhà nước có sẵn chỉ dành cho các cơ quan nhà nước chuyên ngành. Chính quyền gửi cho công ty một yêu cầu tiết lộ thông tin này, và doanh nhân chỉ mở những gì được yêu cầu từ anh ta, theo cách quy định của pháp luật.
Một số pháp nhân có quyền yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu nhất định từ danh sách trên. Danh sách của họ có thể được tìm thấy trong pháp luật của đất nước.Khách hàng có thể yêu cầu họ cung cấp điều lệ của công ty, cũng như các chứng chỉ và giấy phép khác nhau xác nhận rằng công ty hoạt động hợp pháp và có trình độ chuyên môn cần thiết trong lĩnh vực của mình.
Bảo vệ thông tin là khó khăn
Tại sao việc lập một danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại của một tổ chức lại khó khăn đến vậy? Nó thậm chí không phải là một vấn đề hạn chế lập pháp. Một mặt, một khách hàng có thể bị thu hút bằng cách cung cấp cho anh ta dữ liệu toàn diện về những lợi thế của anh ta. Khách hàng tiềm năng càng có nhiều thông tin, sự hiểu biết của anh ta về công ty càng đầy đủ, khả năng đưa ra quyết định có lợi cho tổ chức đặc biệt này càng cao.
Mặt khác, các đối thủ cạnh tranh không nên lấy quá nhiều dữ liệu về công ty để luôn đi sau một bước. Chỉ cần một kink nhỏ đã dẫn đến rò rỉ, trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện đại có thể dẫn đến mất ngay lập tức một vị trí thống trị.
Một ví dụ về danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại
- Điều khoản của hợp đồng hiện tại.
- Các quy trình sử dụng trong sản xuất.
- Kế hoạch, triển vọng, các bước đề xuất cho sự phát triển của công ty.
- Tiêu chuẩn của quy trình kinh doanh.
- Dữ liệu liên quan đến đàm phán với một số người (nhà đầu tư, khách hàng, đối tác).
- Ý tưởng, nghiên cứu, bí quyết.
- Tài chính (nội bộ, bên ngoài).
- Rủi ro, kế hoạch thuế.
Danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại trong mỗi công ty được tổng hợp riêng. Đồng thời, các chi tiết cụ thể của lĩnh vực hoạt động và các tính năng của quy trình làm việc được tính đến. Có thể giới thiệu tại doanh nghiệp một danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại, một mẫu trong số đó được lấy từ World Wide Web? Xin lưu ý: trên Internet tất cả các giao dịch chuyển tiền như vậy được đưa ra theo các điều khoản chung, vì vậy bạn cần nghiên cứu kỹ tùy chọn bạn muốn để tuân thủ các chi tiết cụ thể về công việc của công ty bạn. Mặc dù, tất nhiên, như một "bộ xương" khi tạo một danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại, mẫu này có ích.
Bí mật thương mại: thêm
Trước hết, cần xem xét chi tiết hơn các tính năng của sự phát triển chiến lược của công ty. Dữ liệu được phân loại liên quan đến điều này là chìa khóa cho sự phát triển thành công của một công ty mà các đối thủ cạnh tranh không thể đi trước. Danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại trong lĩnh vực này:
- bí quyết, đổi mới sản xuất, công nghệ bí mật;
- kế hoạch phát triển doanh nghiệp, chương trình, kế hoạch phản ánh thông tin;
- đầu tư, phương thức thu hút đầu tư;
- quy trình kinh doanh, các quy tắc phù hợp với chúng được thành lập, công nghệ quản lý doanh nghiệp;
- các tính năng của thiết lập và hoạt động của bộ máy hành chính của tổ chức;
- thông tin phản ánh các chi tiết cụ thể của bảo mật công ty.
Còn tiền thì sao?
Trong lĩnh vực này, một danh sách gần đúng các thông tin cấu thành bí mật thương mại như sau:
- thỏa thuận, hợp đồng do công ty ký kết, điều kiện, nội dung của họ;
- cơ cấu định giá sản phẩm, chi phí sản xuất hàng hóa, dịch vụ giao hàng;
- ngân sách, tính năng hình thành của nó;
- thông tin phản ánh thu nhập của doanh nghiệp, lợi nhuận của công ty và khối lượng sản phẩm bán ra lớn như thế nào;
- giá trị cầu, cung;
- dữ liệu về tài sản của công ty, bao gồm quy mô, thành phần, cổ phiếu, cơ hội tiền mặt;
- lưu thông hàng hóa và tiền trong công ty;
- thông tin cho thấy tiền mặt, hoạt động ngân hàng, đầu tư, số dư tài khoản, cho vay, nợ phải trả;
- kết quả nghiên cứu tiếp thị;
- dữ liệu về tiền lương của nhân viên, bao gồm giải thưởng, thanh toán bằng hiện vật, tiền thưởng.
Thông tin cá nhân
Danh sách thông tin cấu thành bí mật thương mại trong lĩnh vực cấu trúc công ty và dữ liệu cá nhân:
- ký kết hợp đồng thay mặt doanh nghiệp với người lao động;
- địa chỉ, tình trạng hôn nhân của nhân viên, số điện thoại;
- thông tin phản ánh những thay đổi theo kế hoạch trong đội ngũ nhân viên của công ty.
Mối quan hệ với người khác
Một bí mật thương mại liên quan đến việc che giấu dữ liệu không liên quan về việc các công ty sẽ phải làm việc với điều gì, những bước nào đã được thực hiện theo hướng này, cho dù các cuộc đàm phán đang diễn ra và ở giai đoạn nào. Ngoài ra, dữ liệu phản ánh đơn đặt hàng, đề nghị mà công ty nhận được và được thực hiện bởi nó để làm việc được phân loại.
Ngoài thông tin được liệt kê trực tiếp, các bí mật gián tiếp liên quan đến nó cũng được phân loại là bí mật thương mại. Ví dụ: khi phân tích thông tin được phân loại, sản phẩm thu được là dữ liệu cũng không được phép tiết lộ.
Chúng ta còn giấu gì nữa?
Ngoài những điều trên, bạn cũng có thể thêm vào danh sách được thông qua bởi dữ liệu của công ty liên quan đến các loại thiết bị được sử dụng và các tính năng của vị trí của nó. Bạn có thể phân loại thông tin về các quyết định liên quan đến các vấn đề khác nhau của chức năng Tổ chức - từ quản lý đến khoa học.
Bạn có thể đưa ra trạng thái bí mật thương mại của thông tin liên quan đến các cuộc họp được tổ chức trong công ty, hay đúng hơn là các chủ đề được thảo luận trong khuôn khổ của họ. Trong trường hợp này, sẽ không thể tiết lộ cả mục tiêu của các cuộc họp và phương thức tổ chức chúng, cũng như kết quả của các sự kiện.
Nếu một công ty tham gia đấu giá, đấu thầu, công ty có quyền phân loại thông tin về nó. Đặc biệt, các kế hoạch của doanh nghiệp liên quan đến đấu giá, biện pháp chuẩn bị cho sự kiện này không được tiết lộ. Bạn cũng có thể tuyên bố đóng kết quả đấu thầu.
Công nghệ đến trước
Trong thực tế, hầu hết thông tin bí mật trong một công ty được gán cho thông tin liên quan đến tài chính của tổ chức và những thành tựu của nó trong lĩnh vực khoa học và công nghệ. Điều này không đáng ngạc nhiên, bởi vì trong nhiều khía cạnh, các công nghệ tiên tiến là những gì đảm bảo sự tồn tại trên thị trường trong tương lai gần.
Bạn có thể ẩn dữ liệu về loại nghiên cứu khoa học nào đang được tiến hành, kế hoạch gì, nhiệm vụ nào được đặt ra cho các nhà khoa học và những chương trình họ sử dụng trong công việc của họ. Không tiết lộ những ý tưởng chính của công ty trong lĩnh vực này.
Bạn có thể tuyên bố bí mật các đặc tính của sản phẩm, các thông số của các quy trình mà chúng được sản xuất. Trong trường hợp này, các bên thứ ba sẽ không có quyền truy cập vào số lượng và kích cỡ hàng hóa được sản xuất, từ những thành phần nào được sản xuất, trong những điều kiện. Nếu trong quá trình làm việc có thể phát hiện các mẫu chưa biết trước đó, chúng cũng có thể được phân loại bất kể hình thức biểu hiện: phân tích, đồ họa.
Và cuối cùng
Cuối cùng, các khía cạnh bảo mật nên được đề cập. Tất nhiên, bất kỳ công ty nào cũng nên bảo vệ các bí mật liên quan đến quy trình sản xuất và đổi mới, triển vọng và kế hoạch, nhưng chỉ có một luật, như bạn biết, sẽ không tiết kiệm từ các đối thủ cạnh tranh. Đó là giá trị sử dụng các biện pháp an ninh mới nhất và hiệu quả nhất. Và chính xác là một chuyện riêng tư của doanh nhân, người đứng đầu công ty. Để tiết lộ các tính năng của hệ thống bảo mật được tạo cho công ty của bạn là một công việc rủi ro.
Theo luật, bạn có thể gọi dữ liệu bí mật về cách tổ chức bảo mật trong công ty, cách kiểm soát truy cập hoạt động và loại báo động nào được cài đặt. Nếu có một số thủ tục để bảo vệ bí mật thương mại, nó cũng cần được bảo vệ khỏi những người không được ủy quyền và được ban hành dưới dạng bí mật. Cuối cùng, nếu công ty có quyền truy cập vào dữ liệu bí mật của các đối tác, thì cũng nên bảo vệ họ khỏi tiết lộ.