Khi vào làm, một nhân viên mới cung cấp cho nhà tuyển dụng một lượng thông tin cá nhân khổng lồ. Điều này một phần là do nhu cầu sản xuất. Bất kể bản chất của dữ liệu được cung cấp, chúng phải được lưu trữ và bảo vệ đúng cách. Nếu điều này không xảy ra và thông tin cá nhân của nhân viên được tiết lộ, thì thiệt hại đáng kể sẽ gây ra cho nhân viên (cả nhân phẩm và an toàn cá nhân của họ). Do đó, điều quan trọng là phải xem xét khái niệm "dữ liệu cá nhân" chi tiết hơn. Điều gì áp dụng cho họ? Chúng nên được lưu trữ như thế nào? Các phương pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì? Ai quy định quá trình lưu trữ và xử lý của họ? Câu trả lời cho những điều này và một số câu hỏi khác sẽ được cung cấp trực tiếp trong bài viết này. Cẩn thận nhất có thể.
Đạo luật dữ liệu cá nhân
Một loạt các quy định cung cấp các định nghĩa khác nhau về khái niệm "dữ liệu cá nhân của nhân viên". Để hiểu chính xác ý nghĩa của nó là gì, cần phải tương quan các vị trí khác nhau của chúng. Cơ sở lập pháp của họ là luật "Về dữ liệu cá nhân" và một số quy tắc có trong Hiến pháp Liên bang Nga.
Vậy, những thông tin được thu thập từ các nhân viên của doanh nghiệp thì sao? Những nhân viên như vậy trở thành đối tượng của dữ liệu cá nhân. Loại thông tin này bao gồm các dữ liệu sau: tên đầy đủ, dữ liệu sinh, tình trạng hôn nhân, nơi cư trú, tình trạng xã hội, thông tin về thu nhập hiện tại, dữ liệu giáo dục, v.v.
Dữ liệu này đề cập đến loại thông tin có quyền truy cập hạn chế, bởi vì nó được xác nhận hợp pháp rằng không ai có thể can thiệp vào cuộc sống cá nhân của anh ta. Điều này cũng áp dụng cho dữ liệu cá nhân.
Thông tin như vậy là cần thiết để xác định hiệu quả công dân. Và nếu chúng ta đang nói về một nhân viên, thì dữ liệu cá nhân cung cấp thông tin về anh ta như một chuyên gia trong một lĩnh vực hoạt động nhất định. Do đó, điều hợp lý là chỉ thông tin cá nhân liên quan đến thông tin cá nhân của nhân viên, có liên quan đến tiềm năng nghề nghiệp của anh ta và các chi tiết cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ công việc của anh ta.
Hiến pháp Liên bang Nga đảm bảo cho công dân sự bí mật của cuộc sống cá nhân của họ. Và thông tin cá nhân có liên quan trực tiếp đến nó. Điều này được xác định bởi Nghị định liên quan của Tổng thống Liên bang Nga, trong đó xác nhận tính chất bí mật của loại thông tin này và đảm bảo việc không truy cập được cho công chúng.
Đồng thời, Bộ luật Lao động của Liên bang Nga đưa ra một định nghĩa khá hẹp về khái niệm đang được xem xét. Anh ta tuyên bố rằng dữ liệu cá nhân của nhân viên là thông tin cần thiết cho người quản lý của anh ta liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trực tiếp của anh ta và liên quan đến một nhân viên cụ thể.
Xử lý dữ liệu cá nhân
Tại sao tôi cần xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân? Chúng là cần thiết để thực hiện đúng hoạt động lao động của doanh nghiệp.
Mục tiêu xử lý của họ như sau:
- thực tế việc làm;
- cơ sở để thăng tiến nghề nghiệp;
- thanh toán tiền lương;
- giám sát việc thực hiện công việc.
Có một số phương pháp để bảo vệ thông tin cá nhân. Công nhân có mọi quyền để biết dữ liệu cá nhân của họ được lưu trữ và sử dụng như thế nào. Trách nhiệm của các nhà quản lý là làm quen với nhân viên với thông tin này. Nhân viên xác nhận thực tế thông báo bằng chữ ký cá nhân.
Các loại dữ liệu cá nhân
Những loại thông tin cá nhân nào về nhân viên nên được thu thập được xác định bởi Bộ luật Lao động, Hiến pháp Liên bang Nga và một số luật liên bang. Vì vậy, hai loại tài liệu là cần thiết. Đầu tiên là các giấy tờ liên quan đến việc nộp hợp đồng lao động. Thứ hai là các tài liệu được yêu cầu hoặc biên soạn bởi nhà tuyển dụng trực tiếp.
Vì vậy, dữ liệu cá nhân được phân loại theo các tiêu chí sau:
Mức độ truy cập
- Có sẵn công khai. Có sẵn cho nhiều người.
- Bí mật. Chỉ dành cho những người mà nhân viên cho phép.
Hướng
- Đặc biệt. Đời sống cá nhân, hồ sơ tội phạm, tín ngưỡng, tín ngưỡng chính trị.
- Bình thường. Tất cả mọi thứ không áp dụng cho dữ liệu đặc biệt.
Nội dung
- Sinh trắc học. Đặc điểm sinh lý.
- Không sinh trắc học. Dữ liệu không phải là sinh trắc học.
Các loại dữ liệu cá nhân
Những loại dữ liệu cá nhân được chia thành? Điều gì áp dụng cho họ?
Điều quan trọng là phải hiểu rằng tất cả các thông tin được lưu trữ trong doanh nghiệp liên quan đến một nhân viên cụ thể có thể được xem từ hai quan điểm khác nhau.
- Dữ liệu về tình trạng hôn nhân và gia đình của nhân viên (các thành viên cá nhân), cụ thể là: sự hiện diện của người phụ thuộc, sự hiện diện của trẻ em, tuổi và số lượng, tình trạng sức khỏe của họ.
- Thông tin về một nhân viên cụ thể, cụ thể là: tên đầy đủ (hộ chiếu), nghề nghiệp, tình trạng sức khỏe, cũng như bất kỳ trường hợp đặc biệt nào.
Người đứng đầu doanh nghiệp có nghĩa vụ xây dựng một hành vi quy định có tầm quan trọng của địa phương, xem xét thủ tục xác định việc lưu trữ dữ liệu cá nhân. Nó có thể được trình bày dưới các hình thức khác nhau. Ví dụ, nó có thể là Quy định về dữ liệu cá nhân.
Vì vậy, chúng tôi sẽ thảo luận về một trong những sắc thái chi tiết hơn. Dữ liệu cá nhân: những gì áp dụng cho họ? Thông tin chứa trong các tập tin cá nhân. Đó là về những điều sau đây:
- chi tiết hộ chiếu (nơi và năm sinh và như vậy);
- bản sao bằng tốt nghiệp;
- bản sao các tài liệu xác nhận sự hiện diện của các kỹ năng và kiến thức đặc biệt;
- bản sao hồ sơ bảo hiểm hưu trí nhà nước;
- tài liệu khác.
Vì vậy, để tóm tắt, khái niệm dữ liệu cá nhân có ý nghĩa gì? Điều gì áp dụng cho họ? Đây là thông tin cá nhân về nhân viên mà chủ lao động cần để sử dụng hiệu quả nhất tiềm năng và kỹ năng của nhân viên. Dĩ nhiên, người sau phải đồng ý cho việc xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu tất cả các thủ tục được tuân theo, thì thông tin sẽ được bảo mật nhất có thể.
Tiết lộ trách nhiệm
Điều quan trọng là phải tính đến 152 Luật liên bang "Về bảo vệ dữ liệu cá nhân" chỉ quy định trách nhiệm hành chính của công ty đối với việc tiết lộ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Điều này có nghĩa là nếu một tổ chức không thể đảm bảo nhân viên bảo vệ tuyệt đối thông tin cá nhân của họ, thì chỉ có một khoản tiền phạt đang chờ nó. Hơn nữa, số tiền phạt tiền cho việc lưu trữ dữ liệu cá nhân không đúng cách là hoàn toàn vô lý. Nói chung, chúng dao động từ năm đến mười ngàn rúp. Tất nhiên, đây là trường hợp khi chỉ nói đến thanh toán duy nhất. Theo quy định, trong các doanh nghiệp có vấn đề như vậy, vi phạm là nhiều, có nghĩa là số tiền phạt tăng đáng kể.
Tuy nhiên, chi phí tiền mặt khác xa với hậu quả quan trọng nhất của việc sử dụng dữ liệu cá nhân xảy ra sai cách. Điều này ảnh hưởng lớn đến danh tiếng của công ty. Rốt cuộc, khi nhân viên đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân, họ mong đợi rằng sự an toàn của họ được đảm bảo. Nếu nó khác, nhân viên như vậy từ chối giao dịch với một công ty loại này.Công ty đang mất khả năng thuê các chuyên gia.
Làm thế nào Roskomnadzor kiểm tra việc bảo vệ dữ liệu cá nhân
Trong trường hợp này, chúng tôi quan tâm đến 152 Luật liên bang "Về bảo vệ dữ liệu cá nhân". Chính ông là cơ sở lập pháp cho việc thực hiện chức năng này.
Thông thường, Roskomnadzor kiểm tra ba khu vực chính của quả cầu được xem xét:
- Các phương tiện truyền thông.
- Truyền thông
- Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Quy định dữ liệu cá nhân khuyến nghị Roskomnadzor tiến hành kiểm tra như vậy ít nhất ba lần một năm. Quy tắc này áp dụng cho kiểm tra theo lịch trình. Không theo quy định được sản xuất khi cần thiết. Điều gì có thể là lý do cho điều này? Ví dụ, nếu một cuộc kiểm toán theo kế hoạch đã được thực hiện trong một thời gian dài. Hoặc nếu bạn cần đảm bảo rằng các bình luận trong quá khứ đã được tính đến và những thay đổi cần thiết đã được thực hiện.
Quy tắc lưu trữ dữ liệu cá nhân
Mỗi công ty phải phát triển các quy tắc đặc biệt về cách lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân của nhân viên. Có một số tùy chọn về cách chính xác tài liệu được mô tả có thể được thực thi. Đây có thể là một điều khoản riêng biệt hoặc một phần được bao gồm trong Quy tắc nội bộ địa phương. Mỗi nhân viên có quyền tham gia xây dựng và triển khai các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đó là lý do tại sao tất cả nhân viên phải được làm quen cẩn thận với tài liệu được mô tả.
Sẽ cần thiết để biên dịch một danh sách dữ liệu cá nhân và danh sách nhân viên, cũng như tạo một mẫu tài liệu. Nó phải được ký bởi tất cả những người làm việc tại doanh nghiệp.
Lưu trữ vật lý
Có nhiều cách khác nhau để lưu trữ dữ liệu. Một số chưa sẵn sàng để chuyển sang lưu trữ điện tử, có nghĩa là họ thích tiến hành kinh doanh theo cách truyền thống (nghĩa là trên giấy tờ). Bản chất của phương pháp là lưu trữ tất cả dữ liệu về nhân viên, tài liệu cá nhân và bản sao của anh ta trong một thư mục bằng chữ gọi là tệp cá nhân.
Những lợi ích của loại lưu trữ hồ sơ cá nhân này là gì? Trong số đó là:
- tất cả thông tin đều dễ tìm, vì nó nằm ở một nơi;
- dữ liệu có thể dễ dàng hệ thống hóa;
- tìm kiếm thông tin mất một thời gian ngắn nhất có thể.
Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm. Ví dụ: như sau:
- sự sẵn có của các tài nguyên bổ sung để lưu trữ, chẳng hạn như phòng đặc biệt, thiết bị, két, v.v.
- sự phức tạp của quá trình;
- Kỹ năng đặc biệt cần thiết cho tài liệu giấy.
Đôi khi các bộ phận nhân sự thích lưu trữ thông tin về một nhân viên một cách riêng biệt (trong các thư mục chuyên đề khác nhau). Vì vậy, tất cả các hợp đồng lao động, bảng câu hỏi và các tài liệu khác cho tất cả nhân viên được lưu trữ riêng. Chúng được đánh số để tìm kiếm thuận tiện hơn. Phương pháp này ít tốn nhiều công sức hơn so với phương pháp được mô tả ở trên và không yêu cầu bất kỳ kỹ năng đặc biệt nào từ một nhân viên của bộ phận nhân sự.
Tuy nhiên, anh không phải là không có sai sót. Trong số đó là:
- một lượng lớn thời gian được yêu cầu để tìm dữ liệu cần thiết về một nhân viên cụ thể;
- nguy cơ rò rỉ thông tin bí mật được tăng lên đáng kể.
Lưu trữ điện tử
Trong trường hợp này, các bộ phận nhân sự thích sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử và nhiều hệ thống thông tin khác nhau. Thông thường điều này đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân.
Những lợi ích của loại lưu trữ thông tin này là gì? Những cái chính sẽ được liệt kê dưới đây:
- không cần phải có một kho lưu trữ lớn;
- tiết kiệm không gian đáng kể;
- không có hạn chế về thời hạn sử dụng;
- Nó rất thuận tiện để xử lý dữ liệu cá nhân và không mất nhiều thời gian;
- truy cập trái phép vào dữ liệu thực tế bị loại trừ;
- không cần thêm tài nguyên.
Tất nhiên, có một số nhược điểm. Ví dụ: như sau:
- sự cần thiết phải sao lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu;
- cần một chuyên gia sẽ quản trị hệ thống thông tin;
- chi phí cho thiết bị và phần mềm được thiết kế đặc biệt sẽ được yêu cầu;
- Một nhân viên xử lý dữ liệu cá nhân phải cực kỳ có năng lực.
Những phương pháp nào được sử dụng để bảo vệ hiệu quả thông tin cá nhân của nhân viên?
- Làm cho các cơ sở trong đó dữ liệu cá nhân được xử lý hoàn toàn đóng cho các nhân viên khác.
- Nhân viên phải có được sự cho phép đặc biệt để nhận được bất kỳ thông tin.
- Lưu trữ dữ liệu nên được tổ chức rõ ràng.
Với sự hiện diện của cả nhược điểm và ưu điểm của từng phương pháp, theo quy định, nhà tuyển dụng kết hợp chúng. Việc sử dụng phương pháp lưu trữ thông tin nào không quan trọng, chủ nhân, bằng cách này hay cách khác, phải có được sự đồng ý của nhân viên để xử lý thông tin cá nhân của anh ta.
Kết luận
Dữ liệu cá nhân - thông tin bí mật có thể được sử dụng bởi chủ lao động để xác định danh tính nhân viên, cũng như để xác định mức độ trình độ của nhân viên và tiềm năng nghề nghiệp của anh ta. Có một số cách để lưu trữ và xử lý thông tin cá nhân (có thể được ghi lại trên giấy hoặc phương tiện điện tử, tùy thuộc vào sở thích của bộ phận nhân sự và khả năng của doanh nghiệp). Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân nên là ưu tiên hàng đầu của bộ phận liên quan, vì đây là quyền của nhân viên, được Hiến pháp Liên bang Nga bảo đảm cho anh ta. Điều quan trọng là phải biết rõ các quyền của bạn để có thể tự bảo vệ mình trong một tình huống gây tranh cãi.